Buenas Prácticas en la Administración de

Inventarios

Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones.

Es necesario que se realice un análisis y se determine la mejor práctica de
acuerdo con cada organización.

Práctica SI NO N/A

Lineamientos

Se tienen definidas y documentadas las políticas y

procedimientos para la administración de los
inventarios.

Las políticas y procedimientos de inventarios han

sido divulgadas a todos los niveles que
corresponden.

Las políticas y procedimientos de inventarios se

encuentran publicadas de forma permanente en
un repositorio al cual pueden acceder todos los
usuarios que participan en los inventarios.

Las políticas y procedimientos son revisados y

actualizados de forma periódica, considerando los
cambios en la industria y la organización.

Los procedimientos de inventarios están

diseñados dentro del marco de segregación de
funciones.

Se tiene definido un nivel jerárquico superior

como responsable por la administración de los
inventarios.
 Práctica SI NO N/A

La organización ha establecido una estrategia

clara de inventarios.

Se han establecido objetivos de inventario para

cada tipo de producto y según el pronóstico de la
demanda.

Los objetivos de inventario se actualizan

periódicamente.

Se han designado los responsables en el

cumplimiento de los objetivos.

La compañía no desarrolla estrategias mensuales

de reducción de inventarios por medio de precios
especiales, pues los mismos limitan la rotación de
los inventarios, únicamente a las fechas de dichos
descuentos.

La organización evalúa la tendencia de los precios

de sus productos y materias primas, según
corresponda, para definir si realiza contratos con
los proveedores y clientes de precio fijo y a largo
plazo.

Se han establecido niveles de aprobación de

compras de inventario y de despacho, de acuerdo
con el monto de las operaciones.

Establecer los códigos para la identificación de los

productos, así como la nomenclatura de los
mismos.

Custodia e Infraestructura
 Práctica SI NO N/A

El acceso a los inventarios es restringido.

Todos los productos considerados de mayor valor

y suceptibles a pérdida se encuentran aislados del
resto de inventario.

El acceso a los productos de mayor valor es

restringido solo a los funcionarios que lo
administran.

Los productos de mayor valor se encuentran

aislados físicamente con elementos de seguridad,
del resto de inventario

Se realizan inventarios de forma recurrente o

cíclica, identificando oportunamente diferencias
en los saldos de inventarios.

La bodega donde se almacenan los inventarios

cumple con los niveles de seguridad física tanto
para los colaboradores como para los productos
(rutas de evacuación, red contra incendios, salidas
de emergencia, cámaras de seguridad,
señalización, temperatura).

Las Bodegas donde se custodian los inventarios

cumplen con la normatividad interna y externa en
los temas relacionados con su infraestructura.

La Bodega cuenta con muelles de descargue

aislados del inventario.
 Práctica SI NO N/A

El despacho o recepción de los productos se

realiza por los muelles más cercanos a su
localización, optimizando los tiempos de cargue y
descargue.

Se han establecido horarios de despacho y

recepción de inventario, de acuerdo con el tipo de
producto y al tiempo estimado para el cargue o
descargue.

Se tiene un plan de mantenimiento para la bodega,

el cual considera:
• Aseo
• Iluminación
• Orden
• Temperatura
• Señalización
• Mantenimientos locativos.

Se mantienen actualizados los requerimientos

normativos para el almacenamiento de los
productos, de tal forma que siempre se cumplan
con las normas que lo regulan.

Todos los funcionarios de la bodega cuentan con

los elementos de seguridad necesarios para
desarrollar su labor.

Se tienen pólizas de seguro para el inventario por

pérdida o daño.

Disponibilidad de los Inventarios

 Práctica SI NO N/A

La bodega del inventario es organizada de

acuerdo con la demanda por producto, así como al
volumen y cantidad de los mismos, manteniendo
en todos los casos libres los pasillos.

Si la organización tiene una agremiación sindical,

se tiene un plan de almacenamiento para cubrir
posibles huelgas.

El abastecimiento de inventario corresponde al

análisis de la oferta y la demanda para periodos
cortos de tiempo.

El análisis de la oferta y la demanda se enfoca en

aquellos productos que representan el 80% de las
ventas, reduciendo costos de almacenamiento.

El análisis de la oferta y la demanda es realizado

por un equipo multidisciplinario, de tal forma que
no es una actividad exclusiva del área de ventas,
asignando metas reales y retadoras para la
organización.

Se solicita a los clientes estratégicos su plan de

compras, para garantizar el cumplimiento de las
entregas, así como la reducción de costos.

Se trabaja con herramientas online para el

registro de los pedidos del cliente, manteniendo
disponible los productos.

Periódicamente los productos en mal estado, con

fecha de vencimiento y lenta rotación son
identificados, señalados y separados del
inventario.
 Práctica SI NO N/A

Se tiene definida una estrategia de abastecimiento

del inventario, orientada a los siguientes aspectos:

• Disminución del inventario obsoleto, dados los

niveles de rotación.
• Mejorar la competitividad, por la calidad de del
producto entregado y por la disponibilidad del
mismo.
• Cumplimiento en las entregas.
• Reducción de costos dado los niveles de
rotación.

Se cuenta con procedimientos definidos y

documentados para el retiro de los productos que
no se pueden comercializar por mal estado, fecha
de vencimiento y lenta rotación, así como para su
registro contable.

Se generan reportes periódicos sobre los

productos obsoletos o en mal estado, incluyendo
aspectos tales como:

• Cuantía de los productos obsoletos.

• Descripción de las referencias.
• Causas de la obsolescencia o el mal estado
• Fecha de identificación de su estado.

Se tiene un plan de acciones correctivas para

disminuir y/o gestionar los saldos de inventarios
obsoletos, tales como:

• Aumento de la periodicidad para el

seguimiento realizado a los productos.
• Reclamaciones al proveedor.
• Descuentos especiales para su
comercialización, siempre que el mismo no
ponga en riesgo a los clientes.
• Donación.
• Uso del producto para otros fines.
• Venta como material reciclable.
 Práctica SI NO N/A

Se tiene un programa para ofrecer productos

sustitutos, cuando los productos no se encuentran
disponibles para la venta, reduciendo la
posibilidad de perder la venta.

Se mantiene un stock de inventario permanente,

de los productos que representan el mayor
número de ventas.

Ingreso y Despacho de Inventarios

El ingreso de productos al inventario es realizado

por una única área.

Todos los productos que se reciben son

identificados inmediatamente con la etiqueta o
código que corresponde a nivel interno en la
organización.

La función de compras y facturación es

independiente a la de administración de
inventarios.

Se tienen en las filiales la misma parametrización

para identificar cada uno de los productos.

Los requerimientos de producto parten de una

estrategia de abastecimiento, tales como:

• Máximos y mínimos
• Descuentos por volumen
• Descuento por volumen acumulado para
las ventas de un periodo especifico.
• Menor precio de productos.
 Práctica SI NO N/A

Se verifica que las cantidades y referencias

despachadas, correspondan con las órdenes de
compra, las notas de transportes y los informes de
la recepción del producto.

El sistema permite generar de forma automática

alertas sobre los ingresos o despachos de
inventarios que requieren validaciones o
controles de autorización.

Se llevan controles de monitoreo sobre el

comportamiento de los productos, identificando
de forma oportuna su ubicación y estado.

Se verifica periódicamente que se cumplan con los

descuentos por volumen pactados con los
proveedores.

Se toman muestras periódicas de los productos,

para revisar su calidad, así como posteriormente
los resultados de dichos análisis son reportados a
un nivel jerárquico superior.

Todos los ingresos y salidas de producto llevan un

control consecutivo del documento con el cual se
registran.

Los números consecutivos de ingreso y salida de

producto no pueden ser modificados, así como los
mismos son verificados.

Los documentos con los cuales se registran las

entradas y salidas de productos generan copias
para el reporte de dichos movimientos para las
áreas como contabilidad, cartera, compras y
seguridad, entre otras.
 Práctica SI NO N/A

Todos los productos recibidos o despachados son

verificados por un área que garantiza el estado,
cantidad y referencia con lo facturado.

Toda entrega o recepción parcial de producto está

asociada de forma automática a la orden original,
controlando que se complete el número total de
unidades de la orden.

Se han establecido controles de monitoreo, para

verificar el comportamiento de las devoluciones
bien sea de los productos comprados o vendidos.

Se tiene un procedimiento establecido para la

recepción y manejo de las devoluciones bien sea
en buen o mal estado.

Se han implementado indicadores de seguimiento

para medir la administración de los inventarios,
tales como:

• Devoluciones por errores en el despacho o

la calidad del producto.
• Limitaciones en la
fabricación dada la ausencia de productos.
• Operaciones sin aprobación del nivel que
corresponde.
• Deficiencias en el despacho de inventarios,
dado los retrasos de producción.

Se han implementado planes de acción correctivos

tanto a nivel interno como con los proveedores,
cuando los productos recibidos o despachados
son devueltos.

Se solicita la acreditación de certificaciones a los

proveedores, de acuerdo con el tipo de industria.
 Práctica SI NO N/A

Todas las notas débito o crédito se encuentran

asociadas en el sistema a la factura que están
afectando.

Se realizan evaluaciones a los proveedores,

considerando aspectos en la prestación del
servicio, tales como:

• Cumplimiento.
• Calidad.
• Precio ofrecido vs el precio del mercado.
• Errores en la entrega.
• Eficiencia en la solución de reclamos o
inconvenientes presentados ante las
reclamaciones.

Todas las notas débito o crédito se encuentran

asociadas en el sistema a la factura que están
afectando.

Se verifican periódicamente las localizaciones

donde se registra el producto en tránsito,
validando que no se tengan saldos superiores al
número de días máximo tolerado.

Los inventarios de clientes no despachados se

encuentran separados e identificados del
inventario de la organización.

Cada cliente recibe un reporte de la mercancía que

ha sido despachada a su nombre y de la fecha de
entrega de la misma.

El programa de entrega de los inventarios

propende por mejorar las eficiencias y los tiempos
de entrega a los vehículos asignados a cada ruta.
 Práctica SI NO N/A

Los vehículos seleccionados para la distribución

cumplen con los requerimientos técnicos y
normativos para el transporte del producto.

Reporte

Periódicamente se generar informes de los

inventarios recurrentes para el análisis de
variaciones y aprobación de los ajustes.

Se realizan conciliaciones periódicas con el área

de producción, para verificar que las cantidades
recibidas y despachadas según producción sean
iguales a las ingresadas al inventario.

Se realizan inventarios periódicos o cíclicos de

control, para las unidades de mayor valor,
rotación o según su ubicación, entre otros.

Los conteos cíclicos se realizan en

horarios en los que todas las transacciones se
encuentran registradas, antes o al finalizar el día
laboral.

Todas las diferencias de los conteos cíclicos son

investigadas.

Se han establecido procedimientos de autocontrol,

para verificar los saldos de los inventarios por
referencias.

Se tiene un área destinada para la creación de

localizaciones y referencias de productos,
independiente al área que administra y custodia
los inventarios.