Lubtec tiene poco tiempo de haber iniciado sus operaciones en la ciudad de Lima, motivo

por el cual aún están afinando los procedimientos con su sistema, de acuerdo a las
necesidades y a las mejoras que vayan presentando los involucrados.

El sistema SIGECO esta implementado en módulos, los cuales dan la opción de trabajar en
un mismo entorno varias opciones sin la necesidad de cambiar de sistemas para realizar
una determinada labor, lo cual facilita el trabajo diario.
Es de fácil acceso ya que se necesita de una computadora con internet o un dispositivo
celular par acceder con el usuario y contraseña.

Los módulos con los que cuenta son:

- Módulo de seguridad
- Módulo de administración
- Módulo de ventas
- Módulo de inventarios
- Módulo de tesorería
- Módulo de logística
- Modulo de operaciones
- Módulo de contabilidad

Estos módulos son asignados según los permisos que necesita el usuario por medio de los
perfiles.

A continuación, se relata los procedimientos actuales en relación al área de atención de

pedidos.

Creación de Clientes

Lubtec tiene una ficha de creación de clientes, donde el asesor ingresa los datos de la
persona Natural o Jurídica, no asigna al vendedor al cliente desde la ficha, ya que lo
realizan desde la data de VENDEDORES por la zona que le corresponde.

Ingreso de Pedido

El proceso inicia con una ORDEN DE FACTURACION donde el asesor ingresa el pedido bajo
la condición de venta que requiera:

 CONTADO--- REQUIERE APROBACION

 CREDITO--- REQUIERE APROBACION DE AUMENTO TEMPORAL DE LINEA
 DESCUENTO O PRECIO ESPECIAL---- solicitud de aprobación del Ítem

Dichas condiciones se solicita al “AUTORIZADOR DE PASES DE ORDEN DE FACTURACION” (un

usuario encargado de “liberar”)

En pedido permite el ingreso de 21 ítems, si el producto tiene promoción, el “regalo” se

ingresa en un ítem separado del producto, no hay paquetes promocionales, donde el
asesor puede escoger la promoción.
Los pedidos pendientes por la condición de venta que requiera aprobación se visualizan
en una lista de ORDEN DE FACTURACION, hasta que tenga la aprobación, y se pueda
generar el documento.

El pedido ingresado puede ser modificado o eliminado, antes de generar el documento.

Pedidos pendientes por stock

En la lista de ORDEN DE FACTURACION, los pedidos se quedan marcados como pendientes

por Back Order, hasta el ingreso de mercadería, para recién generar la facturación.

Facturación Electrónica

Lubtec tiene el proceso de facturación electrónica, con su propio servidor, no tienen

proveedor electrónico, donde no requiere cuadres manuales, ya que, en su sistema de
facturación electrónica, calcula el total de documentos emitidos, con los que recibió
SUNAT, asimismo ingresando a su página web, el cliente y el vendedor puede descargar las
facturas.

Ingreso de Cobranza

El asesor ingresa el depósito del cliente, espera que lo confirmen, y el usuario encargado,
aplica el depósito al documento que el asesor solicito.

Observaciones:

 El ingreso de pedido no está restringido para la sucursal que corresponde el cliente,

es decir puedes ingresar el pedido desde cualquier sucursal
 Necesita campos donde se ingrese la información de los tipos de entrega: VENTA
ENTREGA A TERCEROS, OTROS TRANSPORTISTAS y RECOJO EN ALMACEN.
 Los pedidos de Contado, no se muestra el descuento de forma de pago
 Los precios están ingresados por cliente, no por lista de precios producto en caso de
Viajero-Local
 No tiene la rutina de aplicación de Bonos, BBP, BBC, CPV, FMN
 No cuenta con “Tipo de Operaciones” en el caso que requiera la facturación de
una TG, Servicios, DM
 No tiene la opción de Glosa
 Lubtec, no tiene cuenta recaudadora, por lo que los depósitos se registran, se
confirman, y son aplicados a los documentos que solicita el vendedor.

Con respecto a la logística y su forma de aplicación, empezando por la creación de

proveedores se cuenta con un módulo en el cual únicamente se agrega el RUC y la
información necesaria se llena automáticamente desde la base de datos de SUNAT.

En el módulo de logística también se ingresa los requerimientos de compras, los datos

solicitados son el pronóstico, la frecuencia de compra, lo cual genera automáticamente la
orden de compra; los backs orders son generados por el sistema.
El ingreso de mercadería, se hace a través de las guías de remisión, que la empresa de
transporte socorro que son el soporte logístico en la operación ingresa directamente en el
sistema ya que tienen un módulo dedicado a esta operación.
Con esto se llega a actualizar el almacén de tránsito y una vez que se reciben las facturas
de Mobil y se hace una confrontación de ítems, se da paso al almacén principal.
Con el uso de este módulo sería muy poco probable que existieran saldos en negativo ya
que en la facturación si no hay del producto estos quedan en back orders, no permitiendo
jalar ítems que no existen.
Por otro lado, se puedo apreciar la generación de reportes donde se tienen los inventarios
en tiempo real, para todos los usuarios que necesitan de la información principalmente los
jefes de ventas y así realizar un mayor seguimiento a sus órdenes de facturación, ya que
pueden ver desde el número de picking, la guía, la hora de entrega y la hora en la cual ha
sido facturado su pedido incluso desde el celular o un ordenador que esté conectado a
internet.
Dentro de las opciones de distribución que tiene SIGECO, permite realizar cambios según la
necesidad como por ejemplo en el caso de que una unidad debe repartir varios pedidos a
un cliente en la misma ruta y estos sobre pasen la capacidad de la unidad, el responsable
puede separar la cargar y seleccionar la mercadería que ira a reparto sin necesidad de
cancelar el reparto o anular el pedido.
También permite realizar un control más exacto de las unidades de reparto ya que cuenta
con una aplicación para celulares que les permite registrar los puntos de entrega marcando
la hora e inclusive subir una foto.
Por medio de la aplicación se llega a generar las geocercas, lo cual permite llevar un mejor
control de las unidades de reparto y las zonas en las cuales se desplazan generando una
ruta de reparto.

Continuando, se relata los procedimientos actuales en relación al área de Tesorería.

En el procedimiento de recaudación y cobranza, por el momento no tienen cuenta

recaudadora, hacen la confirmación de los depósitos de manera manual. Sin embargo,
asegura lo implementarán en un futuro.

Manejan las condiciones de venta al contado y crédito. Si fuera venta al contado, el jefe
de ventas desde la emisión de orden de facturación envía mensaje escrito al área de
tesorería, en donde detalla la información del depósito, para que puedan confirmarlo.

En caso la condición de venta fuera al crédito, en el módulo de ventas, gestión de clientes,

desde la creación se le asigna una línea de crédito para cada cliente, previa evaluación.
Por lo tanto, cuando el jefe de ventas genera la orden de facturación el sistema
automáticamente se rige a lo permitido para cada cliente; en caso este necesite sobregiro
o haya alguna solicitud especial de este tipo, el sistema no permite guardar la orden de
facturación, primero el jefe de ventas envía la solicitud vía mensaje al área de tesorería
para solicitarle autorización, luego procede a guardar la orden.

En las cobranzas, cada jefe de ventas ingresa la información del depósito de su cliente y las
facturas que cancela al sistema. Una vez que ya está guardado, no se puede editar,
automáticamente, se bloquea; entonces tesorería va a la opción de Aprobación de
Cobranza, aquí aparecen las opciones: pendientes, aprobados y rechazados. Tesorería
valida con el banco, si rechaza comunica al jefe de ventas; si confirma, se genera y termina
el procedimiento de cobranza.

En el procedimiento de pagos, Lubtec actualmente son dos los pasos que siguen para
terminar este flujo operativo. El área de Logística en coordinación con Contabilidad, le
entrega físicamente los comprobantes de pago a Tesorería, quien realiza los pagos
mediante el Telecrédito del Banco de Crédito. Tesorería ingresa al módulo correspondiente
y va a la opción Nota de Banco, en donde ingresa la información del pago realizado.
Finalmente, va a la opción Pagos, en donde aplica los pagos realizados a las facturas y
automáticamente se genera el asiento contable.

PUNTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EXPUESTOS POR EL RESPONABLE DEL SISTEMA:

PROCEDIMIENTOS QUE OPTIMIZAN LOS TIEMPOS.
El sistema integra todas las operaciones de las empresas de un grupo empresarial.
En el caso que la empresa tenga varias sucursales, en cada una de ellas, cada usuario hace
su liquidación de caja desde su sucursal de todo lo que ha cobrado y de todo lo que ha
pagado, de acuerdo a cada tipo de operación (caja chica, gastos varios, gastos de viaje,
entregas a rendir entre otros), imprimen sus resúmenes y lo envían a Contabilidad, en donde
sólo se valida los documentos con el sistema, ahí termina el procedimiento.
En el caso que exista un proveedor nuevo, al momento de crearlo, al colocar su número de
RUC, automáticamente el sistema muestra la información del proveedor validado con la
SUNAT.
Los asientos contables son automáticos.
Generan reportes.
En un corto plazo utilizaran el sistema de cobranza mediante letras de descuento.

En conclusión, el sistema que actualmente Lubtec utiliza, tiene algunos procesos que
mejorar y rutinas que implementar para hacer más simple el manejo de la información de
los usuarios.