PROCESOS AREA DE CARTERA: RT SAS Y ROSEN TANTAU COLOMBIA S.A.S.

LEGALIZACION CONTRATOS DE REGALÍAS:

La Gerente Comercial, pasa una solicitud para Elaborar el Respectivo contrato, Cliente al que se le
debe realizar, Plantas a legalizar por variedad y Cantidad, Valor unitario de las regalías y condiciones
de pago, si el contrato es por Rosen Tantau colombia o Rosen Tantau KG, cuando lo recibimos
debemos sacar una copia y archivar en la AZ de solicitud de Contratos (para seguimiento), luego se
solicita al cliente cámara de Comercio con vigencia NO mayor a 30 dias, esto con el fin de que el
contrato quede con la razón social que debe ser, confirmar la dirección comercial y nombre del
Representante Legal, ya con estos datos procedemos a elaborar el respectivo Contrato que se
encuentra en: Escritorio/Cartera Servidor/contratos1/contratos en pesos/Contratos elaborados
2014/Rosen Tantau:
Aquí elegimos el ultimo consecutivo e iniciamos a la respectiva elaboración, cambia el numero del
consecutivo, razón social, representante legal:

CONTRATO DE LICENCIA Y PAGO DE REGALIAS POR VARIEDADES VEGETALES

Con. # 011

Entre nosotros, JUAN CARLOS MADRIÑAN BORRERO, mayor de edad y domiciliado en Bogotá, D.C.
(Cundinamarca), identificado como aparece al pie de la firma, actuando en nombre propio y quien en adelante se
denominará MADRIÑAN y ROSEN TANTAU COLOMBIA SAS, ente de comercio debidamente constituido y con
domicilio en Bogotá, D.C. (Cundinamarca), representada legalmente por JUAN CARLOS MADRIÑAN
BORRERO, mayor de edad y domiciliado en Bogotá, D.C. (Cundinamarca), y quien en adelante se denominará
EL EJECUTOR CONTRACTUAL, por una parte y por la otra, FLORES MARAVILLA S.A., ente de comercio
debidamente constituido y con domicilio en Bogotá D.C., representada legalmente por ARTURO ESCALLON
LLOREDA, mayor de edad y domiciliado en Bogotá D.C., quien en adelante se denominará EL CULTIVADOR,
hemos decidido celebrar el presente CONTRATO, previa las siguientes CONSIDERACIONES, a saber:
Variedades y condiciones de pago, para este procedimiento se maneja una formato que se encuentra
en: : Escritorio/Cartera Servidor/contratos1/variedades:

Esta en hojas diferentes una por variedades y otra por pagos: Aquí debemos tener en cuenta la
cantidad de plantas y el valor tanto en números como letras y cambiar el numero de cuotas:
SEGUNDA. DEL COBRO Y PAGO DE REGALÍAS. EL CULTIVADOR pagará a MADRIÑAN como
contraprestación a la autorización objeto de este contrato, las regalías de acuerdo con el importe que aquí
aparece respecto de las siguientes variedades vegetales:

Nombre Comercial o
Marca con que se
Denominación Varietal comercializa la Variedad No. de Plantas Regalías por Total Regalias
De la variedad Vegetal Vegetal por variedad planta USD USD
Tan97544 Freedom® 41,090 1.00 41,090.00
Tan02474 Green Tea® 1,160 1.00 1,160.00
Tan96295 Hot Lady® 4,560 1.00 4,560.00
Tan00942 Topaz® 11,860 1.00 11,860.00
   TOTALES 58.670 1.00 58.670.00

EL CULTIVADOR pagará incondicionalmente a MADRIÑAN la suma de UN DÓLAR ESTADOUNIDENSE

(USD $1.00) por cada planta licenciada, para un total de SETENTA Y SEIS MIL TRESCIENTOS SETENTA
DÓLARES ESTADOUNIDENSES (USD $76.370.00), por concepto de regalías. Esta suma se pagará
incondicionalmente en siete (7) cuotas sucesivas, de acuerdo con los siguientes valores y vencimientos, así:

Cuota No. Vencimiento   Valor

1 10 de septiembre de 2014 USD 1,950.00
2 10 de diciembre de 2014 USD 5,820.00
3 10 de junio de 2015 USD 14,625.00
4 10 de diciembre de 2015 USD 9,750.00

Datos del cultivo, según clausula Octava del Contrato:

OCTAVA. DEL LUGAR DE CULTIVO DE LAS PLANTAS DE LAS VARIEDADES LICENCIADAS. EL

CULTIVADOR se compromete a cultivar las plantas de las variedades aquí licenciadas solamente en su propio(s)
cultivo(s) floral(es) en la República de Colombia, situado(s) en vereda Bebederos, predio Tariba, Km 1 Vía
Puente Piedra - Madrid, del Municipio de Madrid, en el Departamento de Cundinamarca.

Clausula Penal, corresponde al 25% del valor total del Contrato (hasta nueva orden), tener enh cuenta
el valor en número y letras:
VIGÉSIMA PRIMERA. DE LA CLÁUSULA PENAL. A título de pena y sin que ello implique extinción de la
obligación principal, se establece como cláusula penal a cargo de EL CULTIVADOR, la suma de DIECINUEVE
MIL NOVENTA Y DOS DÓLARES ESTADOUNIDENSES CON CINCUENTA CENTAVOS DE DÓLAR
ESTADOUNIDENSES (USD $19.092.50), para el evento en que EL CULTIVADOR incumpla una o más de
las obligaciones aquí estipuladas, sin perjuicio de que MADRIÑAN pueda demandar perjuicios adicionales en
tanto el daño exceda la estimación anticipada pactada en esta cláusula. Se exceptúa de lo aquí estipulado, de
manera expresa, el incumplimiento de la obligación relacionada con el pago de las regalías, por cuanto dicha
obligación tiene pactada una sanción consistente en el pago de los intereses moratorios.

Y por ultimo viene la Direccion comercial que se encuentra en la Camara y comercio , fecha de elaboración del
contrato y nombre y numero de cedula del Representante Legal y razón social:

c) EL CULTIVADOR en la Cra. 15 No. 90 - 46 OF 301, BOGOTA D.C.

En la ciudad de Bogotá, D.C., se firma por quienes en él intervienen en señal de aprobación, en tres (3) originales
de igual tenor literal y valor con destino a cada una de las partes contratantes, a los cuatro (4) días del mes de
diciembre del año dos mil catorce (2014).

EL CULTIVADOR,

ARTURO ESCALLON LLOREDA

C.C. 437.809 de Usaquen
Representante Legal
FLORES MARAVILLA S.A.

Ya elaborado y revisado el contrato se imprime en papel oficio cuatro (4) originales, se le pasa a la Gerencia
Comercial para el respectivo Vo. Bo. con el Memorando remisorio del contrato, luego se envía tres (3) originales
con el memorando remisorio al Cliente, el otro Original junto con la solicitud , la cámara de Comercio se archiva
en la AZ (contratos pendientes por firma del Cliente) y se hace el respectivo seguimiento estar llamando para
recogerlo ya firmado por el cliente. Luego de que se recibe se le pasa al Gerente Administrativo para firma de
Don Juan Carlos si son varios se archivan en la AZ (pendiente por firma de don JCMB) se le debe dejar la ultima
hoja arriba a todos los contratos.
Con la firma ya del cliente se procede a ingresar a la Cartera Administrativa y viene el procedimiento de
Facturacion y cobro, asi:

 CONTRATOS CLIENTES: Se recibe el borrador firmado por el Cliente por parte de la persona
encargada de la elaboración de los mismos y se ingresa en el programa de Cartera
Administrativa, asì:


NOMBRE : LGARCIA
CONTRASEÑA : 1973
CONTRATOS/

Aquí empezamos a ingresar los detalles del contrato:

NUEVO/Seleccionanos el cliente/Contrato le digitamos el numero asignado al momento de la
elaboracion/fecha de elaboracion del contrato año, mes , dia/TRM de la fecha de elaboracion del
contrato/Valor total del contrato en USD $

Luego va el detalle de las variedades le debemos dar agregar buscamos la variedad, luego la cantidad
de plantas y por último el valor de las regalías y le decimos sumar que debe coincidir con el valor total
del contrato en USD $, luego agregamos las cuotas (se refiere a la forma como se debe facturar y
cancelar el contrato) aquí colocamos fecha: año, mes y día. Vr. Cuota y sumar, confirmamos que todo
esté bien y le damos grabar.

 Luego ingresamos al Estado de Cuenta de Cada Cliente asì: Cartera Administrativa/

regalías/estado de cuenta/ seleccionamos el cliente/ numero de contrato y luego estado de
cuenta aparece un pantallazo con el estado de cuenta para revisar , imprimir y archivar con el
contrato en la carpeta del cliente y de acuerdo a las cuotas se procede a facturar.
FACTURACIÓN REGALIAS: La facturación se realiza mensualmente de acuerdo a las cuotas
establecidas en el contrato de cada cliente y se revisa con la Sra. Rubiela Zapata esto se hace
los 5 primero días de cada mes. Luego se elabora en un cuadro de Excell , se ingresa a la
Cartera Administrativa así: RT y Cia/Regalias/Facturacion y cartera: Luego ingresamos al
icono de Facturas, le decimos nuevo/ y ahí empezamos a completar cada uno de los datos
requeridos para la elaboración de la Factura:

Datos requeridos: Cliente (a quien le vamos a facturar, No. Contrato a facturar, fecha( año,
mes, día) concepto Regalías, cuenta del IVA de acuerdo al bimestre ejemplo (24080541 primer
bimestre) y cambia el ultimo digito por cada bimestre (2,3,4,5 y 6) cuenta de ingreso 41050701,
cuenta del deudor 13050601, Cantidad se refiere a la cantidad de plantas a facturar de acuerdo a
la cuota en dólares (para saber a cuantas plantas equivale según la cuota la forma es: el valor de
la cuota divida en el valor unitario de la regalías, eje: USD $8.400/0.95=8.842) las plantas deben
ser en cantidad cerrada ya que no podemos parcializar la cantidad de plantas, TRM
correspondiente al dia en que estamos elaborando la factura (consultar la TRM en el banco de la
Republica, IVA corresponde al porcentaje a aplicar, es decir el 16% en el programa digitamos
016, Retencion en la fuente corresponde al porcentaje a aplicar, es decir en Regalías es el 2.5%
en el programa digitamos .25 (tener en cuenta que todos los clientes aplican el 2.5%, por ahora
hay una excepción y es DAFLOR SAS que practica el 4%, cuota corresponde a como se firmo el
contrato es decir; si son 10 cuotas y empezamos con la primera cuota es 1/10 y asi
sucesivamente hasta terminar el contrato en 10/10, luego le decimos grabar y ya queda lista la
factura, luego le pasamos al depto. De Contabilidad el cuadro en Excell para la revisión,
después de que Contabilidad las revisa les debe colocar la R (revisado) se imprimen los tres
originales se firman y se coloca el sello de acuerdo (RT SAS o Rosen Tantau), se pasa a
contabilidad dos originales para que la persona encargada le coloque firma de revisión, al otro
original se le saca dos copias, (una para enviar con el original al cliente y la otra se deja en
contabilidad para el respectivo seguimiento), se pasa a Recepción el Original con copia para
radicar al cliente y los otros dos originales para que el cliente les coloque sello, fecha y firma de
recibido. Después que devuelvan los dos originales archivamos uno en la AZ de contabilidad y
cambiamos la copia para la AZ de copias en cartera y el otro original lo archivamos en la AZ de
Facturas mensuales (de acuerdo al mes).
 FACTURACIÓN MATERIAL VEGETEAL: Propagación pasa la solicitud de facturación. la
elaboramos en el programa de Cartera Administrativa así:

RT y Cia/Material Vegetal/Facturacion y cartera:

Luego ingresamos al icono de Facturas, le decimos nuevo/ y ahí empezamos a completar cada
uno de los datos requeridos para la elaboración de la Factura:

Datos requeridos: Cliente (a quien le vamos a facturar), fecha( año, mes, día), fecha de
vencimiento (de acuerdo a la información de propagacion), Concepto de acuerdo a información
de Progagacion ( Miniplantas, tallos, yemas o Patrones), Cantidad se refiere a la cantidad de
plantas a facturar de acuerdo a información de Propagación, en este caso el valor a facturar en
dólares es la cantidad de plantas por el valor unitario del material vegetal, ejemplo:
11.472x0.62=USD $7.112.64), luego le sacamos una copia a la solicitud de Facturacion y se la
pasamos al depto. De Contabilidad para la revisión, después de que Contabilidad las revisa les
debe colocar la R (revisado) se imprimen los tres originales se firman y se coloca el sello de
acuerdo (RT SAS o Rosen Tantau), se pasa a contabilidad dos originales para que la persona
encargada le coloque firma de revisión, al otro original se le saca tres copias, (una para enviar
con el original al cliente, otra para el Depto. De Propagacion y la otra se deja en contabilidad
para el respectivo seguimiento), se pasa a Recepción el Original con copia para radicar al cliente
y los otros dos originales para que el cliente les coloque sello, fecha y firma de recibido. Después
que devuelvan los dos originales archivamos uno en la AZ de contabilidad y cambiamos la copia
para la AZ de copias en cartera y el otro original lo archivamos en la AZ de Facturas mensuales
(de acuerdo al mes).

 FACTURACIÓN DE EXPORTACIÓN Y/O PROFORMAS: El Depto. de Propagacion pasa una

solicitud por correo, pero quien realmente define la facturación es el Depto, de Compras ellos
deben general el Packing List y en el colocan la cantidad de plantas a facturar, el valor unitario, el
numero de cajas, el peso en Kg, y si tiene o no costos de fletes, y otras observaciones a que hay
lugar; asi:
 PACKING LIST
   
Cliente : Green Grand for Agriculture Contracting Co.  
Dirección : P.O. Box 20716 Safat 13068 - Kuwait  
Teléfono : + 96525731642  
Fax : + 96525732138  
Fecha : 23 de enero de 2015  
   
Unidades por No. de Total Precio
Descripción Variedad
Caja Cajas Unid. Unitario
Miniplanta Cherry Brandy 100 10 1,000 USD 0.90
Miniplanta Giardina 100 5 500 USD 1.20
Miniplanta Romance 100 5 500 USD 1.20
TOTALES:     20 2,000  
   
PESO BRUTO : 200 KILOS MEDIDAS DE LAS CAJAS
Despacho programado para semana 2-2015 ANCHO 29 CM  
  ALTO 25 CM  
Aeropuerto de destino: Kuwait LARGO 57 CM  
   
CONDICIONES DE PAGO: TOTAL USD 2,100.00
  FREIGHT AND COST 1,076.00
33% one month after delivery date TOTAL USD 3,176.00 Con
33% two month after delivery date   esta
34% three months after delivery date  
  CPT Kuwait - Kuwait  
   
Observación:  
The price could be modified according to final value of the budwoods from Germany  
The Freight and cost will change on January 2015      
información procedemos a Elaborarla en Excel:

 Formato de Facturas que se encuentra en Excel: CarteraServidor/FormatoFacturasde

Exportación así:
 Datos requeridos: Ciudad y fecha(mes ,día, año), Cliente (a quien le vamos a facturar),
Destino es la misma dirección del cliente (de acuerdo a información de Propagacion),
vencimientos (son las condiciones de pago de acuerdo a información de Propagacion) No, de
unidades (equivale a la cantidad de plantas solicitadas (si son varias variedades hay que
detallarla), variedad (nombre de la variedad), Descripción (si son miniplantas, patrones, tallos,
yemas, varas u otros), Valor unitario (el valor indicado por Propagacion), Valor total en dólares
USD $ ( revisar la formula en el formato ya que corresponde a: (valor de las plantas por el Valor
unitario, ejemplo 16.100 miniplantas por USD $1.31 es igual a USD $21.091.00), cantidad de
cajas de acuerdo a Packing List, pesos total aproximado el que se indica en el Packing List,
Observaciones: las que se indican en el Packing List, asì:

FACATATIVA, ENERO 23 DE 2015

GREEN GRAND FOR AGRICULTURE CONTRACTING CO.

P.O. BOX 20716, SAFAT 13068- KUWAIT Phone +96525731642
33% one month after delivery date, 33% two month after delivery date, 34% three months after delivery date

   
VALOR VALOR
No. DE UNIDADES VARIEDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO USD $ UNITARI TOTAL
O USD $ USD $

CHERRY BRANDY MINIPLANTA 0.90 900.00

1,000
GIARDINA MINIPLANTA 1.20 600.00
500
ROMANCE MINIPLANTA 1.20 600.00
500
 TOTAL 2,100.00
2,000
  FREIGHT AND COST USD $ 1,076.00

  TOTAL USD $ 3,176.00

   
CANTIDAD 20 CAJAS  

PESO TOTAL APROX 200 KG  

   
The price could be modified according to final value of the budwoods from Germany
The Freight and cost will change on January 2015

      CPT: KUWAIT - KUWAIT    

Ya elaborada imprimimos el borrador adjuntamos el correo de compras, el Packing List y la
pasamos para revisión en Contabilidad y luego al Depto. de Propagacion, después de revisada la
imprimimos en limpio (Proforma o Factura Original) firmamos, nuevamente la pasamos a
contabilidad los otros dos (2) originales para el Vo. Bo., al original le sacamos cuatro (4) copias,
una se le adjunta al original del Cliente, una para el Depto. de Compras, otra para Contabilidad,
otra para el Depto. de Propagacion y la otra para la carpeta del cliente.
Antes de archivarla en la carpeta del cliente debemos elaborarla en la Cartera
Administrativa asi:

Cartera Administrativa/Exportación/facturacion/cartera/Facturas/nuevo:

Aquí empezamos a elaborar la factura al Detalle:

Cod.cliente (nombre del cliente),Fecha de factura: (año,mes,dia), Concepto (miniplantas,
patrones, tallos, yemas u otros)TC (la tasa de cambio del dia en que se elabora la factura), Total
Factura (el valor en dólares antes de fletes), IVA (porcentaje 0) las facturas de exportación en
material Vegetal no generan este impuesto), Rte.Fte (porcentaje 0) las facturas de exportación
en material Vegetal no generan este impuesto), Total Pedido (el mismo solicitado en el Packing
List), No. Cajas (el indicado en el Packing List),Peso Bruto (el indicado en el Packing List),
Fletes (el indicado en el Packing List), para ingresar el detalle del pedido debemos damos
Agregar, Descripcion (corresponde a la cantidad de plantas a Facturar), Variedad (corresponde
al nombre de la variedad solicitada), Valor Unitario (corresponde al valor indicado en el Packing
List), Valor Total USD $ UNICAMENTE SE REVISA, (este valor ya esta formulado y equivale a
la cantidad de plantas por el Valor Unitario) y ya procedemos a grabarla.

Cuando son Facturas del Exterior, luego de radicarla debemos liquidar la factura en pesos y la
ruta del archivo es: Cartera Administrativa/FormatoLiquidacionFactura: esta liquidación es en
pesos y solo de elabora en la copia de Contabilidad y la del archivo de Cartera, asi:
La cuenta (de acuerdo al concepto miniplantas, yemas, patrones o varas), cantidad de dólares
facturado (incluido fletes si hay), la TRM del dia en que se elaboro la factura), el valor total en
pesos solo hay que revisarlo, pues ya esta formulado (este valor equivale al VR. En dólares por
la TRM del día) y luego imprimimos

 NOTAS CREDITO: Estas se generan de acuerdo al requerimiento ya sea por cruce interno con
los clientes, legalizar anticipos, o cancelar facturas por solicitud del cliente y pueden ser por
Regalías, material Vegetal o Exportación, la elaboración se realiza en el programa de Cartera
Administrativa según caso (regalías, material vegetal o exportación) asì:

Cartera Administrativa/Regalías/facturación/Notas Crédito:

 Elegimos Notas Credito/nuevo y digitamos NC y el numero de la Nota Crédito,
cliente/digitamos la fecha (año mes y dia) , observaciones: la misma leyenda del concepto,
Código (el número de cuenta/digito el valor sea crédito o debito/el numero de factura que va
afectar el pago/le marco si es cancelación/trm de pago/ y así con cada cuenta que genere, por
ultimo grabar y debe salir un mensaje Grabación Exitosa/salir, luego vuelvo a ingresar a la nota
la selecciono en la parte inferior le diligenciamos los campos de elabora que son las iniciales en
minúscula de quien elabora, revisa (asm) y autoriza (jgs) y luego imprimir/se genera el
pantallazo y luego imprimimos en borrador se pasa a Asistente Financiera para la revisión y
luego se procede a imprimir en cuatro originales para su respectiva aprobación y tramite. El
Original se envía al cliente Copia de la factura (s) en limpio y el memorando remisorio, el cual
está en: Cartera servidor/correspondencia clientes/remisión notas crédito) Original Rosada va
para contabilidad con los soportes originales (facturas, Recibo de caja, soporte de pago y
aplicación recibida del contador ), Azul para el archivo de Notas crédito con copia de todos los
soportes y aplicación recibida del contador (a), y la Amarilla para la carpeta del cliente con copia
de la factura y soporte de pago.

 NOTAS DEBITO: De acuerdo a las que se requieran se elaboran en el programa de Cartera

Administrativa y luego de la elaboración en el programa se pasa a Asistente Financiera para la
revisión y luego se hace el trámite correspondiente de las fotocopias y el envió para el cliente a
través de Recepción.

 PROCESO DE COBRO:

Para este procedimiento se genera un informe según el caso (regalias, material Vegetal o
Exportacion) así: pagina web/informes cartera:

Elegimos si es cartera de RT SAS o Rosen Tantau, el procedimiento es igual en ambas carteras:

Facturacion y Cartera:
 Elegimos el tipo de cartera (regalías, material vegetal o exportación) digitamos la fecha el
sistema pide fecha inicial y fecha final (aquí digitamos dia,mes y año)así:

Luego le decimos view Report (generar reporte), luego lo exportamos a excell :

Aquí lo arreglamos y empezamos a llamar a cada uno de los clientes según el caso (adjunto
reporte con cada uno de los clientes para conocer su estado) Este proceso se realiza todos los
viernes en el cual se llama al cliente y se cobra de acuerdo a la cartera y los casos que se
presenten en varias oportunidades, si de llamar no se recibe pago ni respuesta efectiva se envía
email modelo enviado por los abogados (ver enviados pago pendiente), este se envía con copia
al correo de la Gerencia Comercial (Sra. Rubiela Zapata-rzapata@rosentantau.com)

 RECIBOS DE CAJA:

El primer procedimiento es la elaboración de la Aplicación Contable:

 Luego de recibir el pago por parte del cliente (cheque, transferencia o efectivo), se procede hacer
la respectiva legalización del pago recibido así: si se recibe cheque y/o efectivo se entrega al
Depto, de Tesoreria y con la copia de la consignación legalizamos el pago cuando es cheque se
deben sacar tres copias, si es transferencia el Depto. De compras envía correo y nos entrega un
 original de la transferencia, y ya con esto procedemos a identificar el pago a que cliente
corresponde, Numero de factura, luego procedemos a elaborar la Aplicación Contable en el
respectivo formato que esta en: Cartera Servidor/Recaudo/Formato de Aplicación: es este se
procede asi:

 Cada que recibimos un pago debemos verificar a que factura corresponde, si es abono a
cancelación, si el cliente hace o no Diferencia en Cambio, para saber generamos un informe de
cartera según el caso( Regalías, Material Vegetal o Exportación) el mismo procedimiento que se
utiliza para el cobro.
 Si es abono tener en cuenta que siempre con el primer pago se cancelan los impuestos es decir;
(IVA menos Retención en la Fuente, Retención de IVA y Retención de ICA, según el caso)
 Tener en cuenta como convertimos pesos a dólares, tomamos el valor en pesos y lo dividimos
en la TRM de pago, ejemplo $18.968.400/2293.47= USD $8.271.00
 Para saber a la TRM de pago tomamos el valor recibido en pesos y se divide en la cantidad de
dólares cancelados (esto se hace con cada factura), ejemplo $39.105.198/ USD $17.025= TRM
$2.296.93

Nombre del cliente: Razon Social

FECHA DE PAGO : LA MISMA EN LA QUE SE REALIZA EL PAGO

METODO DE PAGO: TRANSFERENCIA, CHEQUE, O EFECTIVO
Recibo de Caja No. El del consecutivo

OBSERVACIONES: Informarle a Contabilidad si hacen Reliquidacion de impuestos, si hay diferencia en cambio o mayor o
menor valor pagado
ABONO A
CAPITAL Valor fact. % Rte. Vr. Rte. Total a
Estado Factura No. RECIBIDO $ T.R.M. USD $ En pesos IVA 16% Fte. Fte. Pagar en $ DIFERENCIA
de es igual a igual a la
tasa de liquidacion el mismo el mismo
Se Refiere a Factura a la Valor acuerdo al valor en diferencia
cambio con en pesos , valor valor
Cancela, que se vr. A aplicar a aplicado a % pesos mas el entre el valor a
la que se es igual al liquidado liquidado
Abono o aplica el la factura capital en aplicado valor del iva, pagar menos
realiza el Vr. USD $ x en la en la
Anticipo pago dolares por el menos las el valor
pago TRM factura factura
cliente Retenciones recibido

TOTAL TOTAL TOTAL

PAGO RECIBIDO PAGO A
RECIBIDO EN RECIBIR EN TOTAL
EN PESOS DOLARES PESO DIFERENCIA
 Teniendo claro lo anterior procedemos a elaborar la Aplicación Contable en el respectivo
formato que esta en: Cartera Sevidor/Recaudo/Formato de Aplicación: es este se procede asi:
ELABORACION RECIBO DE CAJA EN CARTERA ADMINISTRATIVA

Procedemos a Elaborar el Recibo de Caja en el Programa de Cartera Administrativa asi: ingresamos a

cartera Administrativa: RT y Cia /Recibos de Caja:

Aquí iniciamos la elaboración del Recibo de Caja, este se realiza en dos pasos:

 CONSIGNACION: cliente (quien nos realizo el pago), numero de Recibo de Caja (según
consecutivo), fecha del Recibo (fecha efectiva del pago, cuando se consigna el cheque o se
recibe la transferencia), método de transferencia (efectivo, transferencia o cheque, si es cheque
seleccionamos el banco de sonde esta girado el cheque, y numero de cheque, Observaciones,
aquí colocamos si hay diferencia en cambio digitamos la cantidad de dólares cancelados por la
TRM de pago, ejemplo (USD $880.00x2293.47), código de cuenta (corresponde a la cuenta del
Banco 11100501 si es Rosen Tantau o 11100502 si es RT SAS) ya que el primero procedimiento
es la consignación), Tipo de cartera (regalías, material o exportación), Numero de Factura (de
acuerdo a la que vamos a aplicar el pago y si son varias tomamos la primera), TRM del pago,
tipo de pago (cancela, abona o anticipo), cuenta corresponde a la cuenta del disponible
11050501), valor (aquí digitamos el valor recibido total), base no colocamos nada, Documento de
Referencia (el mismo número de Recibo de Caja), comentarios el mismo sistema coloca el
nombre del cliente, centro de costos nada y luego agregar
  RECIBO DE CAJA: Luego vienen las cuentas para el Recibo de caja así:

Cuenta en la que aparece la factura en contabilidad es decir; 13050601 Regalías, 130505 Tallos y
yemas, del Exterior 130510, 139001 Deudas Difícil Cobro, Otros 130507, siempre verificar estos datos
en contabilidad así:
Mecosoft:

Se ingresa asi:
USUARIO : SA
Pasword : Tantau2008
Nombre del Usuario: LGARCIA (se puede escribir en mayúsculas o minúsculas)

Elegimos la compañía de Acuerdo a la que vayamos a trabajar, ejemplo 19 – RT SAS y 55 ROSEN

TANTAU

Seleccionamos Contabilidad
Elegimos el Periodo; (de acuerdo al mes que estemos trabajando), luego , Informes/Adicionales/Saldo
por Documentos

En este pantallazo le digitamos en Terceros el Numero del Nit con digito de verificación desde y hasta,
luego le damos aceptar

Elegimos Impresora Grafica y Aceptar

Y Luego nos genera el informe detallado de las facturas y el numero de cuenta en el que se encuentra
registrado en Contabilidad

Luego viene el Recibo de caja como tal:

Digitamos la cuenta de acuerdo al registro de Contabilidad, si el cliente realiza o No diferencia en
cambio y esta cancelando la factura digitamos el mismo valor registrado en contabilidad, hayamos la
Diferencia en cambio, la cual se calcula así: TRM de la Factura menos TRM de pago, por la Cantidad
de Dólares cancelados, ejemplo

DIFERENCIA EN
TRM CAMBIO Vr. EN
FACTURA TRM PAGO DIFERENCIA USD $ PESOS
1,928.67 2,286.03 -357.36 53,426.06 -19,092,336.80

Tener en cuenta la cuenta de la Diferencia en cambio, si es a pérdida es la cuenta 530525 y le

colocamos Centro de Costo asi: GAP si es Material Vegetal o Exportación y GRE, si es Regalías, si es
Ganancia 421020 y NO digitamos Centro de Costos.

 Ahora si es abono tener en cuenta que primero se cancelan los Impuestos es decir; (IVA menos
Retención en la Fuente, Retención de IVA y Retención de ICA, según el caso) y el saldo se lleva
a Capital, si el cliente hace diferencia en cambio en contabilidad se debe registrar asi: ( en este
paso tener en cuenta el formato de Aplicación que esta en: Cartera
Administrador/Recaudo/Aplicación/ :

USD $ TRM FACTURA

10,431.75 2,293.47
Valor en Pesos $ 23,924,905.67
IVA 16% el mismo de la Factura 8,812,000.00
RTE. FTE 2.5% el mismo de la Factura 1,376,875.00
RTE. IVA 15%, el mismo de la Factura 1,321,800.00
Valor a registrar en Contabilidad en pesos $ 30,038,230.67

En el recibo de Caja se digita el numero de la cuenta 13050601 valor $30.038.231 (redondeamos los
valores), base no digitamos nada, Documento de Referencia (el mismo de la Factura),comentarios el
sistema trae el mismo del tipo de pago (cancela, abona o anticipo), y agragar, luego va la diferencia en
cambio la cual se haya la Diferencia en cambio así: TRM de la Factura menos TRM de pago, por la
Cantidad de Dólares cancelados, ejemplo $2.293.47-1926.83=366.64x USD $10.431.75= $3.824.697, si
es a perdida es la cuenta 530525 y le colocamos Centro de Costo asi: GAP si es Material Vegetal o
Exportación y GRE, si es Regalías, si es Ganancia 421020 y NO lleva centro de Costos.

Si al cliente en contabilidad no se le ha registrado la Retencion de IVa, debemos registrarla en el Recibo

de Caja asi: 135517 valor $1.321.800 (tener en cuenta que es el valor del IVA x 15% ejemplo
(8.812.000x 15%=1.321.800) base $8.812.000 (el mismo valor de iva registrado en la
factura)Documento de Referencia el mismo de la Factura, Comentarios aquí digitamos
S/$8.812.000x15% (es el valor del iva por el porcentaje retenido) agragar y si no hay mas cuentas
Grabar.

Este procedimiento se realiza con cada factura que estemos afectando con el pago y aplica para
regalías, Material Vegetal y Exportacion.

Ya terminado nuestro registro procedemos a grabar el Recibo de Caja , el cual si están las sumas
iguales (Debito y Crédito ) genera un mensaje de Grabado con Éxito, ejemplo:

Luego de Grabado lo Imprimimos en Orginal y dos copias (rosada y azul) si es RT SAs o Rosada y
verde si es Rosen Tantau, se firman los tres y se pasa a Contabilidad con el soporte correspondiener;
es decir, Aplicación Contable, soporte de Pago (CHEQUE se debe pasar copia de consignación, copia
del cheque y las facturas que se afectan con el pago) (EFECTIVO se debe pasar copia de la
consignación y las facturas que se afectan con el pago), (TRANSFERENCIA se debe pasar el soporte
que genera el banco , correo enviado por el Depto. de Comprar, y las facturas que se afectan con el
pago) para la Revisión y firma, luego de que Contabilidad devuelve los Recibos se procede sacar
copias para el soporte de cada recibo, Original a la carpeta del cliente al cual se le anexa copia de la
factura (s). soporte de pago (según caso) si el cliente cancelo en Efectivo se le debe radicar el original
al cliente y nos quedamos con una copia del Recibo, Rosada para Contabilidad todos los soportes
deben ser en papel limpio (factura (s) soporte de pago y Aplicación contable, Azul archivo cartera copia
de la factura (s) soporte de pago y los demás soporte que tengamos.

Cuando se realiza cruce (notas crédito, Debito) el procedimiento es el mismo tanto en la aplicación
contable como en la elaboración del Recibo de Caja, Tener en cuenta que la cuenta a la que se lleva
es la 13050602 (regalías pendiente de cobro).
  RECIBO DE CAJA DE CRUCE RECIBIDO POR PARTE THE ELITE : The elite realiza giro y
envía el soporte asi:

La legalización de este cruce se realiza asi:

1 La Aplicación contable se genera desde el informe de cruces (según soporte adjunto)

2 Se procede con la elaboración del Recibo de Caja en Mecosoft, asi:
Mecosoft/tesorería/captura/rec/adicionar/ se ingresa la fecha en la que se recibió el pago y el
detalle completo asi:

Se registra a la cuenta 13050602 (como este en contabilidad) y diferencia en cambia si existe.

3 Se ingresa el Recibo de Caja en Excel y se imprime teniendo en cuenta los datos a

modificar (adjunto recibido de caja modelo)

 CRUCE ELITE FLOWER:

El cliente envía carta de autorización para el cruce, el formato se encuentra en Escritorio/Cartera

Servidor/CartasCruce:
se le envía al cliente por correo electronido, con los datos requeridos por Elite y son: Dirigida a quien el
cliente le haya facturado (THe Elite Flower SAS CI. Elite Flower Farmers SAS), No. De las facturas que
el cliente autoriza cruzar, el valor el Dolares y si autoriza impuestos en pesos también. Después de que
el cliente la firma se debe enviar Elite para ser radicada. Después Elite (Contabilidad debe generar una
Nota para legalizar el respectivo cruce, la idea es que no nos demoremos con la legalización del pago el
cual se debe realizar como si recibiéramos el pago y se procede con la respectiva aplicación contable y
legalización con el Recibo de Caja, después de dar el trámite normal del recibo de Caja, se debe
escanear y enviar al cliente por correo electrónico para que se entere que ya quedo legalizado y
descontando del Estado de Cuenta.
Se debe mantener actualizado el informe de Cruces que se encuentra en:Escritorio/Cartera
Servidor/Informes/2014/Cruces y se deben diligenciar los datos requeridos asi:

CRUCE SALDO
AUTORIZADO A Vr. Autorizado en PENDIENTE POR SALDO PENDIENTE
CLIENTE CAPITAL USD $ pesos GIRAR USD $ POR GIRAR USD $
FLORES ABELLO 6,607.67 1,655,776.00 7,372.41 15,962,372.70
INVERSIONES BELLA FLOR 7,952.50   2,759.00 5,973,648.85

 ABOGADOS: Cuando la oficina de abogados solicita los contratos originales, se les saca una
fotocopia de este y se deja archivado en la carpeta luego se envía a la oficina con un
memorando. Y los informes solicitados de acuerdo a solicitud de cada uno de los abogados
 Hay reunión semanal en la cual se debe generar un reporte de Cartera con corte actual a la
reunión, con los clientes clasificados verde, amarillo, rojos, abogados , refinanciada), el dia de
reunión de debe ir actualizando el informe de acuerdo a la reunión el cual se encuentra
en:Escritorio/cartera servidor/abogados/casos2014:

REUNION DE CARTERA CON ABOGADOS

ITEM CLIENTE SITUACION DEL CLIENTE
1 MILENIUM 1. Legalización:
FLOWERS
2. Contratos:
Contrato No. 520: Saldo a la
fecha USD $14.435.50 mas
impuestos, el total de la deuda
esta autorizada en cruce.
ESTADO DEL CLIENTE CON ABOGADOS
17 DE OCTUBRE-2014:
El Sr. Jesús Murcia manifestó telefónicamente,
que no tiene como cancelar por ahora que
debemos esperar haber si le vende flor a Elite.
20 DE AGOSTO-2014:
 Contrato No. 661: Saldo a la
fecha USD $12.650.00 mas
impuestos, cuota Noviembre de
2013 y cuota Abril de 2014.
Contrato No. 662: Saldo a la
fecha USD $1.320.00 mas
impuestos, cuota Noviembre de
2013 y cuota Abril de 2014.
El Sr. Jesús Murcia manifestó telefónicamente el
dia 15 de agosto de 2014, que no tiene como
cancelar por ahora que debemos esperar a
Septiembre y tratara de cancelar con flor que le
venda a Elite.

 INFORMES:

 Los cinco (5) primeros se debe general el informe de Facturacion mensual (regalías, material
Vegetal y Exportacion) se debe pasar uno para Contabilidad y se deja uno para el archivo de
Facturacion, a la Asistente Financiera se le pasa el informe de Facturacion de Material Vegetal
con el porcentaje facturado: estos informes se generan asi: pagina WEB: Facturacion y cartera
(si es RT SAS) 0 Rosen Tantau facturación (si es Rosen Tantau Colombia SAS), Facturacion
regalías (a material Vegetal o Exportacion), elegimos cual y le damos el rango solicitado ya que
es por mes, ejemplo del 12/1/2014 al 12/31/2014, generar reporte:
Lo exportamos a Excel y lo imprimir de acuerdo al requerimiento asi:
Contabilidad:
Facturación Regalias - Octubre de 2014

Fecha Nit # Entidad Cantida Concepto Vr. tc Valor Vr. pesos Vr. iva Total Vr.
Factur d unitari Facturad Factura retencion
a o o USD $

18/10/20 9002112 8001 HOLLY SPIRIT 1,000.00 REGALIAS 1.00 2,064.43 1,000.00 2,064,430.00 330,309.00 51,611.00 2,394,739.00
14 20 FLOWERS E.U.
2,064,430.0 2,394,739.
TOTAL REGALIAS FACTURADAS 1,000 1,000.00 0 330,309.00 51,611.00 00

Facturación Material vegetal - Octubre de 2014

Fecha Nit # Entidad Cantida Concepto Vr. tc Valor Vr. pesos Vr. iva Total Vr.
Factur d unitari Facturad Factura retencion
a o o USD $
18/10/20 8600435 2501 PARDO 2,682.00 MINIPLANT 0.82 2,064.43 2,199.24 4,540,177.00 726,428.00 5,266,605.00 68,103.00
14 88 CARRIZOSA AS
NAVAS S.A.S.
18/10/20 8605358 2507 AKALIA FLORES 1,000.00 TALLOS 800.00 1.00 0.00 800,000.00 128,000.00 928,000.00 12,000.00
14 74 Y DETALLES
LIMITADA
18/10/20 9003880 2508 FLORES LUNA 600.00 PATRONES 0.23 2,064.43 138.00 284,891.00 45,583.00 330,474.00 0.00
14 24 NUEVA SAS
18/10/20 8603505 2509 INVERPALMAS 4,750.00 YEMAS 0.12 2,064.43 570.00 1,176,725.00 188,276.00 1,365,001.00 0.00
14 64 S.A.S.
20/10/20 9004124 2513 ELITE FLOWER 1.00 OTROS 1.00 1.00 0.00 324,807.00 51,969.00 376,776.00 12,992.00
14 66 FARMERS S.A.S.
7,126,600.0 1,140,256. 8,266,856.0
TOTAL REGALIAS FACTURADAS 9,033 2,907.24 0 00 0 93,095.00

Facturación Exportacion - Octubre de 2014

Fecha Nit # Entidad Cantida Concepto Vr. tc Valor vr. pesos Fletes Total vr.
Factur d unitari Facturad factura retencion
a o o USD $
21/10/20 8001415 401 THE ELITE 127,732. FLOR 0.20 2,065.82 25,546.40 52,774,264.00 0.00 52,774,264.00 0.00
14 06 FLOWER SAS 00 CORTADA
C.I.
2,065.8 25,546.4 52,774,264. 52,774,264.
127,732 2 0 00 0.00 00 0.00

Para la Asistente Financiera: este se debe totalizar por concepto (flor cortada, miniplantas, tallos,
yemas, patrones)
Facturación Material vegetal - Octubre de 2014
Fecha Nit # Entidad Concepto Cantid Vr. tc Valor Vr. Vr. iva Total Vr. % Tota
Fact ad unita Facturado pesos Factura retenci FACTURA Ped
ura rio USD $ on CION
21/10/2 80014 401 THE ELITE FLOWER FLOR 127,73 0.20 2,06 25,546.40 52,774,2 0.00 52,774,2 0.00 127
014 1506 SAS C.I. CORTADA 2.00 5.82 64.00 64.00 100% 2
TOTAL FLOR CORTADA 127,73     25,546.40 52,774,2 0.00 52,774,2 0.00 127
2 64.00 64.00  
18/10/2 86004 2501 PARDO CARRIZOSA MINIPLAN 2,682. 0.82 2,06 2,199.24 4,540,17 726,428. 5,266,60 68,103. 5,36
014 3588 NAVAS S.A.S. TAS 00 4.43 7.00 00 5.00 00 50%
TOTAL MINIPLANTAS 2,682     2,199.24 4,540,17 726,428. 5,266,60 68,103. 5,3
7.00 00 5.00 00  
20/10/2 86005 2511 FLORES TIBA S.A. PATRONE 6,000. 0.23 2,06 1,380.00 2,848,91 455,826. 3,304,74 42,734. 6,00
014 3966 S 00 4.43 3.00 00 0.00 00 100%
TOTAL PATRONES 6,000     1,380.00 2,848,91 455,826. 3,304,74 42,734. 6,0
3.00 00 0.00 00  
30/10/2 31470 2527 URIBE ARBELAEZ TALLOS 750.00 500.0 1.00 0.00 375,000. 60,000.0 435,000. 0.00 750
014 173 LUZ CONSUELO 0 00 0 00 100%
TOTAL TALLOS 750     0 375,000 60,000 435,000 0 7
 
18/10/2 86035 2509 INVERPALMAS YEMAS 4,750. 0.12 2,06 570.00 1,176,72 188,276. 1,365,00 0.00 9,50
014 0564 S.A.S. 00 4.43 5.00 00 1.00 50%
TOTAL YEMAS 4,750     570.00 1,176,72 188,276. 1,365,00 0.00 9,5
5.00 00 1.00  

141,91 61,715,0 1,430,53 63,145,6 110,837 149

4 29,695.64 79.00 0.00 10.00 .00

Estos informes se acuerdo al año trabajo, ejemplo para el 2014 la ruta es: Escritorio/cartera
servidor/Facturacion/facturacion2014/ y asi se guarda por hoja (todo el 2014 es un mismo libro pero
separado por mes)

 INFORME MENSUAL DE CARTERA, (RT SAS y ROSEN TANTAU COLOMBIA SAS)

Ubicado en Escritorio/Carteraservidor/Informes/2014/Informe mensual de cartera2014, este es un
informe de cómo detallado de Cartera de Regalías, Material Vegetal, Exportación y Cartera en
Dólares (rosen Tantau KG), separados por colores (Verde cartera de 0-60 días, Amarillo 61 a
120 días, Roja Mayor a 121 días), se debe actualizar todos los días, (con lo facturado y los
pagos recibidos) este mismo informe es que se revisa en la reunión de abogados, l cual se
encuentra en,

 El segundo Martes del mes se envía a través de un E-mail el Informe mensual de Cartera de
Regalías, Material Vegetal, Exportación y Cartera en Dólares, separados por colores (Verde
cartera de 0-60 días, Amarillo 61 a 120 días, Roja Mayor a 121 días) a la Gerencia
Administrativa, Gerencia Comercial y Gerente de Propagacion.

 Trimestral se elabora el Informe de Miniplantas de acuerdo a la despachado (informe de

propagación) Facturado y cobrado (cartera), se imprime y se archiva en la carpeta
correspondiente para la revisión del señor Jairo Gomez Sandoval (Gerente Adtivo. y Financiero)

 ARCHIVO: se archiva todos los sábados.