SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

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NOMBRE DE EVIDENCIA:
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INTEGRANTES GRUPO 01:

● Cris Valbuena
● Mónica Rueda
● Jairo Díaz
● David Caro

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Con base en las técnicas aprendidas en el Objeto de Aprendizaje “Técnicas de recolección de Datos”,
disponible en el material de estudio, genere un documento en el que registre lo siguiente:

● Ámbito empresarial
● Diseño de instrumento entrevista
● Entrevistas realizadas
● Identificación de la necesidad o situación problema
● Idea de solución
● Diseño de instrumento encuesta
● Validación de la idea de solución
● Ajustes de la idea

1. Identificar el ámbito empresarial

La empresa seleccionada corresponde al Minimercado Supervariedades Mary Elena, el cual se

encuentra legalmente constituido ante la Cámara de Comercio de Bogotá, este se clasifica como
una microempresa ya que, en Colombia, según la Ley 905 del año 2004, "Por la cual se dictan
disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa" las
PYMES se clasifican como microempresa cuando cuentan con un personal no superior a 10
colaboradores o activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes.

2. Diseñar Instrumentos

Actividad económica: Comercialización de abarrotes, productos de aseo, cigarrillos y licores.

Número de colaboradores: El equipo de trabajo de la microempresa está conformado por cinco

(5) personas así: un (3) comerciales, una (1) administradora, un (1) químico de productos de aseo.

Misión: Nuestra misión es comercializar gran variedad de productos de excelente calidad a los
mejores precios, brindando la mejor opción en surtido, con el fin de satisfacer las necesidades de
los clientes, acompañado de un buen servicio y atención.

Visión: Nuestra visión es ser la primera opción de compra para nuestros clientes ofreciendo
siempre productos de excelente calidad y al precio justo, para brindar confianza a nuestros
clientes que son nuestra razón de ser.

Ubicación:
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El minimercado Supervariedades Mary Elena se encuentra localizado en la ciudad de Bogotá en la

dirección Calle 77A No. 105A – 10 / Portal 80.

En la imagen que se encuentra a continuación, se muestra en color rojo, la localización exacta de

la microempresa en estudio.

Figura 1. Localización del minimercado Supervariedades Mary Elena,

Fuente: Autores, 2020 – Tomada de Google Maps.

Como información adicional de la microempresa en los anexos se encuentran los siguientes

documentos:

● ANEXO A: CÁMARA DE COMERCIO

● ANEXO B: RUT

Entrevista:

MINIMERCADO SUPERVARIEDADES MARY ELENA

Entrevista para obtener información de la empresa e identificar una

necesidad que requiera un sistema de información

Encuestado: Propietaria de la microempresa.

Encuestador(es): Cris Valbuena, Mónica Rueda, Jairo Díaz, David.

Fecha: 25 de septiembre de 2020 Hora: 8:00 pm

Inicialmente, se realizará la presentación del grupo como aprendices del Servicio Nacional de
Aprendizaje – SENA del programa de formación Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información.

1. ¿Cuál es su actividad económica?

2. ¿Cuántas personas conforman su equipo de trabajo? ¿Cuáles son sus funciones?

3. ¿Hace cuánto tiempo se creó su microempresa?

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4. ¿Sabe usted qué es un Sistema de Información?

5. ¿Tiene usted sistematizado alguna actividad o proceso de su negocio?

6. ¿Cree que su microempresa necesite un Sistema de Información?

7. ¿Cuál considera usted que es la principal actividad de su negocio que presenta dificultades en su
ejecución?

8. ¿Estaría dispuesta a brindar información específica de la actividad identificada para elaborar un

Sistema de Información?

9. ¿Cuál es el procedimiento para realizar la actividad mencionada en su microempresa? ¿Utiliza algún

formato de entrada para registrar información?

10. ¿Usted identifica en su negocio cuál es el producto con más rotación? ¿Tiene fácil acceso a la
información de proveedores de su microempresa?

11. ¿Maneja algún tipo de programa informático? ¿Cuenta con infraestructura tecnológica en su
negocio?

12. De acuerdo con la información suministrada en esta entrevista ¿Estaría usted interesada en
implementar un Sistema de Información en la actividad mencionada? ¿Por qué?

Muchas gracias por su tiempo y atención.

Fuente: Autores, 2020.

3. Realizar las entrevistas:

La persona seleccionada para la realización de la entrevista fue la propietaria de la microempresa

Mary Elena Valbuena quién está a cargo de la actividad que presenta dificultades en su ejecución
la cual consiste en la gestión del inventario, rotación de producto y acceso fácil y rápido a la
información de proveedores.

Es importante mencionar que solo se realizó la entrevista a la propietaria por ser la persona que
conoce cada una de las actividades de la microempresa, los demás colaboradores formarán parte
de fases posteriores del proyecto como la validación de la idea de solución a la problemática
identificada.

4. Describir la situación problema e identificarlo:

De acuerdo con las respuestas dadas en la entrevista por la propietaria de la microempresa

Supervariedades Mary Elena se evidencia la falta de control y organización que tiene la empresa
en sus operaciones desde un punto de vista interno en el cual aparece el problema relacionado
con el inventario en donde no existe el control adecuado.

El principal problema que se identificó es sobre el control del stock ya que no se ha realizado una
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práctica de supervisión constante ni se ha asignado personal para realizar dicha actividad, esto se
evidenció en la parte de la entrevista en donde la propietaria de la microempresa presentó el
equipo de trabajo y mencionó sus funciones, también se evidenció, en la parte donde se realizó la
explicación del procedimiento de elaboración del inventario. Adicionalmente, en general, en la
microempresa no se diligencia ningún formato de entrada para la toma de datos, además, no se
hace uso de ningún Sistema de Información que permita optimizar dicha actividad, lo que
ocasiona un almacenaje de productos sin control y genera inconformidad tanto en la
microempresa al no poder generar nuevos pedidos a tiempo de productos y en el cliente al
percibir un escenario de escasez, en donde la propietaria manifiesta que puede perder clientes y a
su vez dinero.

De acuerdo con lo anterior, la microempresa Supervariedades Mary Elena tiene la necesidad de

implementar un Sistema de Información que le permita controlar el inventario de productos a
partir de la identificación de los diferentes factores que interviene en el desempeño de dicha
actividad, como el registro de proveedores, datos de localización, tiempo de anticipación con el
que se debe realizar el pedido, entre otros.

5. Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información

La idea que proponemos como grupo de trabajo para dar solución a la problemática de inventario
identificada en la microempresa Supervariedades Mary Elena es: elaborar inicialmente un
diagnóstico a partir de herramientas como el mapa de procesos de la organización con la
información suministrada por la propietaria, con el fin de reconocer los diferentes factores que
influyen en el diseño e implementación de un Sistema de Información de Control de Inventario.

El Sistema de Información propuesto contará con funciones que permitan controlar la entrada y
salida de productos con el fin de verificar las unidades existentes y/o faltantes, su clasificación
serial, fechas de vencimiento, entre otros datos que faciliten la organización y obtención de los
productos como por ejemplo tener fácil acceso a la información de proveedores, notificar cuando
queden pocas unidades de un producto para realizar el pedido con anticipación, cuál es la
cantidad de producto óptima a ordenar etc. Con dicho sistema se podrá solucionar e implementar
la gestión de inventarios y ejercer un mejor control sobre el negocio.

Dicho Sistema de Información puede solucionar el problema identificado ya que el correcto orden
y administración de inventarios es uno de los principales factores que inciden en el desempeño de
las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo cual es de gran importancia para la
microempresa contar con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta área
debe ser el de mantener un nivel óptimo para no generar costos innecesarios.

Adicionalmente, es importante mencionar que el seguimiento y control de inventarios es una

actividad medular en la microempresa ya que al tener una visibilidad confiable del mismo se
pueden tomar mejores decisiones, como reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de
mercancía y por lo tanto ofrecer un mejor servicio al cliente. También, al tener niveles óptimos de
inventario se puede ayudar a liberar flujo de efectivo,

6. Validar la solución o idea:

En esta sección se presenta el cuestionario que se elaboró para la validación de la idea de solución
al problema identificado en la microempresa Supervariedades Mary Elena relacionado con el
Control de Inventario.

Es importante mencionar que se agregaron dos preguntas relacionadas con la creación de un sitio
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web porque se observó que el control de inventario puede generar un valor agregado si es
vinculado a las ventas en línea de la microempresa, es por esto que es de interés para el grupo de
trabajo conocer si le gustaría al cliente (Supervariedades Mary Elena) tener un sitio web o si ya lo
tiene.

La aplicación del cuestionario se realizó a partir del uso de la plataforma Google Forms, a
continuación, se muestra una imagen del formato de la entrevista (Figura 2), en donde se aclara a
quién está dirigido el cuestionario, se menciona que la información recolectada es confidencial y
se utilizará solamente con fines académicos y se realiza una breve presentación del grupo de
trabajo como aprendices del SENA pertenecientes al Programa de Formación Análisis y Desarrollo
de Sistemas de Información.

Figura 2. Cuestionario elaborado en Google Forms.

Fuente: Autores, 2020.

CUESTIONARIO

Cuestionario – Validación de la solución

Este cuestionario está dirigido a los colaboradores de la microempresa Supervariedades Mary Elena
con el fin de validar si la idea planteada por el grupo de trabajo acerca del Control de Inventario es
necesaria y se ajusta a la solución del problema identificado en dicho proceso.

Es importante aclarar que las respuestas proporcionadas son confidenciales y serán utilizadas
solamente con fines académicos.

Este cuestionario fue elaborado por: Cris Valbuena, Mónica Rueda, Jairo Diaz y David Caro.
Aprendices del SENA - Programa de Formación Análisis y Diseño de Sistemas de Información

PREGUNTA OPCIÓN MÚLTIPLE

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1. ¿En este momento Supervariedades Mary ● Sí

Elena está inventariado? ● No

2. En la microempresa ¿Existe un formato en ● Sí

el cual se registre la entrada y salida de ● No
productos?

3. ¿Con qué frecuencia se realiza inventario? ● Diaria

● Semanal
● Mensual
● Anual
● No realiza inventario

4. ¿Existe un control sobre el mínimo y ● Sí

máximo de existencia de los productos? ● No

5. ¿En Supervariedades Mary Elena se ● Sí

controlan las fechas de vencimiento de los ● No
productos?

6. ¿Le gustaría saber con anticipación que ● Sí

productos se están agotando en la ● No
microempresa?

7. ¿Cómo guarda los datos de los ● Manual

proveedores? ● Base de Datos
● Celular
● Programa de Computador (Excel, Word.
Etc.)
● No guarda los datos

8. ¿Cuenta con los datos de contacto (razón ● Sí

social, teléfono, dirección, email, etc.) de ● No
sus proveedores?

9. ¿Quién realiza el proceso de recepción de ● Administradora,

mercancía? ● Colaborador comercial
● Químico de productos de aseo
● Domiciliario
● Quien esté disponible en el momento

10. ¿Los productos cuentan con códigos de ● Sí

barras o con un número de identificación? ● No

11. ¿Le gustaría llevar un control de los ● Sí

productos no conformes que se sacan del ● No
inventario?

12. ¿La microempresa cuenta con sitio web? ● Sí

● No
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13. Si su respuesta anterior fue NO ¿Le gustaría ● Sí

que la microempresa tuviera un sitio web? ● No
● Ya tiene sitio web
Fuente: Autores, 2020.

7. Tabular la información: con las encuestas realizadas deberá cuantificar los resultados a través del
proceso de tabulación y generar un informe de validación de la idea donde se podrá analizar qué
se debe mejorar de la idea o si por el contrario la idea propuesta está alineada con la situación
problema.

RESULTADOS

1. ¿En este momento Supervariedades Mary Elena está inventariado?

De acuerdo con los resultados todos los colaboradores de Supervariedades Mary Elena coinciden en
que actualmente no existe un inventario.

2. En la microempresa ¿Existe un formato en el cual se registre la entrada y salida de productos?

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De acuerdo con los resultados todos los colaboradores de Supervariedades Mary Elena coinciden en
que no hay formato establecido para la entrada y salida de mercancía.

3. ¿Con qué frecuencia se realiza inventario?

Los resultados muestran que no existe una periodicidad establecida para realizar inventario de los
productos.

4. ¿Existe un control sobre el mínimo y máximo de existencia de los productos?

En esta pregunta el 80% de los colaboradores que respondieron la encuesta no tiene conocimiento
sobre la cantidad de productos en existencia.
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5. ¿En Supervariedades Mary Elena se controlan las fechas de vencimiento de los productos?

Los resultados muestran que todos los colaboradores tienen conocimiento del control que se realiza
de las fechas de vencimiento de los productos.

6. ¿Le gustaría saber con anticipación que productos se están agotando en la microempresa?

De acuerdo con los resultados de esta pregunta, se puede observar que es necesaria la
implementación de un Sistema de Información que notifique con anticipación cuando un producto
está próximo a agotarse.
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7. ¿Cómo guarda los datos de los proveedores?

Como se observa en el gráfico, es indispensable unificar el registro de la información de los

proveedores ya que de acuerdo con los resultados en su mayoría se registra de forma manual y en el
celular lo que conlleva a una pérdida de información.

8. ¿Cuenta con los datos de contacto (razón social, teléfono, dirección, email, etc.) de sus
proveedores?

En las respuesta a esta pregunta se observó que es importante que el personal a cargo del manejo de
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mercancía tenga acceso fácil y completo a toda la información de los proveedores.

9. ¿Quién realiza el proceso de recepción de mercancía?

Como se observa en el gráfico, la recepción de la mercancía generalmente la realiza la administradora,

esto evidencia que es importante designar responsabilidades de dicha actividad.

10. ¿Los productos cuentan con códigos de barras o con un número de identificación?

Se evidencia en las respuesta a esta pregunta que en general los productos no cuentan con un código
de barras o número de identificación, lo que hace necesario que en el Sistema de Información
planteado se generen códigos para cada producto.
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11. ¿Le gustaría llevar un control de los productos no conformes que se sacan del inventario?

Nuevamente en la respuesta a esta pregunta se evidencia la necesidad de implementar un

Sistema de Información.

12. ¿La microempresa cuenta con sitio web?

13. Si su respuesta anterior fue NO ¿Le gustaría que la microempresa tuviera un sitio web?
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La respuesta a las dos anteriores preguntas, muestran la importancia de la creación de un sitio

web como valor agregado al control de inventario, si este es vinculado a las ventas en línea de la
microempresa.

ANEXOS

ANEXO A: CÁMARA DE COMERCIO

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ANEXO B: RUT
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