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SENA

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EVIDENCIA AP01-AA1-EV01
IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

TUTOR

JORGE ARMANDO PIEDRAHITA CABRERA

APRENDIZ

ANDRES FELIPE CARDOSO YUSTY

JEAN POOL RAMIREZ VARGAS

CAMILO ANDRES VIRGÜES GUERRERO

YEFRI DAVID GUERRERO SANTACRUZ

KAROL VANESSA BEDOYA PEREZ

BOGOTA D.C.
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
MAYO 04 DE 2021
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4
2. DISEÑAR INSTRUMENTOS 5
3. EJECUTAR LAS ENTREVISTAS 5
4. DESCRIBIR LA 8
5. PLANTEAR UNA 9
6. VALIDAR LA 9
7. CONCLUSIONES 7
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LISTA DE FIGURAS
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de información enfocado al apartado de inventarios y facturación que

permita llevar un orden en los productos, así mismo generar seguridad y disminuir el margen de
error a la hora de realizar la tarea de conteo de productos de la PAPELERÍA YUSTY´S.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Tener un inventario contable de toda la empresa.

● Garantizar el adecuado almacenamiento y seguridad de la información.

●
● Calcular los movimientos de ingresos y egresos.

● Motivar al trabajador para realizar un máximo uso de este sistema de información.

● Aplicar sistemas tecnológicos e integrarlos con los procesos productivos y

administrativos de la empresa.
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INTRODUCCIÓN

Mediante el presente trabajo se busca analizar e implementar un sistema de información

mediante la recolección de datos. El cual sea convertido en un elemento totalmente funcional
para cualquier negocio o empresa actualmente. De esta forma se pretende crear una herramienta
muy eficaz que brinde la posibilidad de incrementar satisfactoriamente la capacidad de
organización de dicha empresa para un mejor rendimiento y productividad sin tantos percances
en el funcionamiento. Por ende, se requiere de forma responsable un buen uso de la recolección
de información suministrada por el cliente y así poder brindarle la mejor solución para el
inconveniente presentado.
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1. IDENTIFICAR UN ÁMBITO EMPRESARIAL

La PAPELERÍA YUSTY´S pensando en la gran demanda que requieren personal de oficina,

instituciones educativas y demás clientes, ha contribuido surtiendo y entregando artículos
variados por más de 10 años logrando satisfacer de forma responsable necesidades a quienes
requieran, conforme pasa el tiempo y aumenta el número de clientes es necesario el desarrollo e
implementación de un sistema de información que facilite a los empleados manejar de forma más
organizada el apartado de inventarios

● MISIÓN

La PAPELERÍA YUST’YS es una microempresa que está orientada a satisfacer las necesidades
de los clientes en cuanto útiles escolares, artículos para oficinas y papelería en general, a un buen
precio y con excelente calidad. Ofrecemos de la mejor manera nuestro servicio con un personal
comprometido a orientar y dar solución a sus requerimientos.

● VISIÓN

Ser reconocida en el mercado, disfrutar de la preferencia de nuestros clientes priorizando siempre

un servicio con calidad y eficiencia, así mismo expandirse a diferentes puntos de la capital
huilense
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2. DISEÑAR INSTRUMENTOS

● ¿Qué servicios presta la empresa?

● ¿Actualmente el comercio de la empresa cuenta con algún sistema de información para el
desarrollo de sus actividades?
● ¿Qué herramientas utiliza la empresa para el manejo de información?
● ¿Qué opina acerca de la forma en que actualmente la empresa maneja la información?
● De acuerdo con los procesos que realiza en el comercio, ¿ve la necesidad de implementar
un sistema de información?
● ¿Actualmente cómo maneja todo en proceso de ventas, inventario y factura?
● ¿Considera que en su empresa se hace un buen manejo de la tecnología?
● ¿La empresa maneja algún sistema de control de inventarios?
● ¿Qué características buscaría usted en el sistema de información que se quiere
implementar?

● Tabulación Cuestionario.

PREGUNTAS RESPUESTAS
¿De qué manera se lleva el Manualmente.
inventario?
¿Qué sistemas de información se Word
manejan en la empresa?
¿Cuáles son las áreas que integran Papelería, bisutería, perfumería, ropa, detalles, piñatería,
su empresa? gaseosa, golosinas, artículos desechables, artículos de
aseo, cosméticos.
¿Le han surgido problemas a la Sí
hora de inventariar los productos
de la empresa?
¿La empresa cuenta con un equipo Sí
de cómputo?
¿Cuál de estos sistemas de Microsoft Office
información conoce?
¿Cómo organiza sus campos Toda la organización de la microempresa se hace de
laborales? forma manual con la dueña y la ayuda de una persona
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3. EJECUTAR LAS ENTREVISTAS

Evidencias de la Entrevista
https://www.youtube.com/watch?v=2F-HWaUO1QQ

4. DESCRIBIR LA SITUACIÓN PROBLEMA E IDENTIFICARLO

Un pequeño problema, pero que a la vez puede llegar a grandes consecuencias es el mal uso
de los inventarios, pues este se hace de manera manual y pueden llegar a descuadrar al punto
de quedarse sin idea de lo que pueda o no tener en la PAPELERÍA…

Este problema de no llevar con exactitud sus cuentas es debido al manejo manual de las
mismas y no se puede inventariar de una manera amena todos los artículos de la
PAPELERÍA. Este fue el problema encontrado gracias a la recolección de datos proveniente
de la entrevista.
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5. PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN.

Después de aplicar las diferentes técnicas de recolección de datos se logró evidenciar que la
empresa “PAPELERÍA YUSTY´S” no contaba con la sistematización de los siguientes procesos:

● Control de inventarios

● Control de facturación

Por tal motivo vemos la necesidad de desarrollar e implementar un sistema de información que
permita a “PAPELERÍA YUSTY´S” llevar control de todos sus productos vendidos, en stock y
nuevos para de esta forma dar un mejor servicio al cliente, no obstante que pueda brindar también
una factura digital o llegado el caso impresa para que el cliente se sienta mejor atendido y seguro,
el proyecto se desarrollara mediante una aplicación local (Escritorio) ya que por el momento se
manejara en un solo sitio.

6. VALIDAR LA SOLUCIÓN O IDEA

Con base en la información recolectada, se determina que la manera adecuada para

solucionar los inconvenientes de la empresa es implementando un sistema de información
adecuado para el inventario y facturación, de esta forma poder colocar un orden en el que se
facilite el manejo de ventas de esta empresa. Actualizando sus sistemas de datos y lograr un
proceso más satisfactorio
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7. CONCLUSIÓN

Finalmente se puede concluir que el sistema de información que se va a realizar cumple al darle al
usuario no sólo una herramienta útil y que cuente con los requerimientos necesarios para el
desarrollo de inventario y facturación, sino una herramienta que favorece y estimula el uso y
aprendizaje de otras herramientas técnicas y métodos para el desarrollo de inventario y facturación.
Se evidencia que es necesario de forma urgente un sistema de información el cual ayudará a
disminuir el tiempo que actualmente usan para realizar todos estos procesos manualmente y así
dar solución a las necesidades básicas que existen en el momento en la empresa, tales como;
agilizar los procesos de trabajo, mejorar la entrega de la información, realizar un seguimiento a la
empresa obteniendo reportes de entrada y salida de productos.