SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Formato para Desarrollo de Evidencia

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN E INFORME DE

ANÁLISIS

ANA CRISTINA VALBUENA ROJAS

MONICA ALEXANDRA RUEDA RAMIREZ
EDWIN DAVID CARO AVELLA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROGRAMA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C 
2020
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DIAGRAMA DE CASO DE USO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE INVENTARIO

Fuente: Elaborado por autores, 2020.

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DOCUMENTACIÓN DE LOS CASOS DE USO

Caso de uso CU - 01. Registrar Usuarios

Este caso de uso consiste en diligenciar los datos del perfil correspondiente ya sea
Descripción
administrativo o colaborador con el fin de registrarlos en el sistema.
Precondición Los usuarios no se encuentran registrados en el Sistema de Información pero hacen
parte de la microempresa y se cuenta con la información para registrarlos.
Paso Acción

1 El administrador ingresa al sistema y selecciona la opción registrar usuario.

2 El sistema carga el respectivo formulario para registrar los datos del

Secuencia usuario: (identificación, nombre, apellido, dirección, cargo, teléfono).
3 El administrador digita la información solicitada y le da la opción guardar.
4 El sistema valida la información ingresada.

5 El sistema guarda los datos suministrados por el administrador y confirma

que los datos han sido registrados de forma exitosa.
Post condición La información del usuario se almacena en una base de datos.
Acción

Si el sistema al validar la información de identidad del usuario detecta que

4 este ya ha sido registrado, emite un mensaje indicando que el usuario ya
Excepciones existe y lo devuelve al paso 2.
Si el sistema al validar la información registrada del usuario verifica que
4 dejo datos sin diligenciar, emitirá un mensaje indicando que debe
diligenciar toda la información y lo devuelve al paso 2.

Caso de uso CU – 02. Validar Usuario

El sistema verifica los datos establecidos para el perfil administrativo y da acceso a las
Descripción
funcionalidades correspondientes,
Precondición El administrador se registra como usuario del sistema y establece un nombre de
usuario y contraseña.
Paso Acción

1 El usuario ingresa al sistema y elige el botón con el nombre

correspondiente ya sea “administrador o colaborador”.
2 El sistema carga el respectivo formulario solicitando los siguientes datos:
Secuencia (usuario y contraseña).
3 El actor digita la información solicitada y le da la opción ingresar.

El sistema valida información ingresada y emite un mensaje indicando que

4
se ha validado exitosamente.

Post condición El usuario fue validado por el sistema y permite acceso a las funciones que le
corresponde.
Acción

4 Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,

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Excepciones emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y

devuelve al paso 2 limpiando los espacios de usuario y contraseña.

Caso de uso CU – 03. Editar información

Este caso de uso permite modificar los nombres de usuarios y contraseñas del
Descripción sistema. Adicionalmente muestra la funcionalidad para registrar productos y
proveedores.
Precondición El perfil administrador debe ser validado para editar información del sistema.

Paso Acción
1 El administrador ingresa al sistema con su usuario y contraseña
correspondiente.
El sistema valida la información y da acceso al perfil, en el menú
2 desplegable de funcionalidades del perfil, se encuentra la opción para
editar nombres de usuario y contraseñas, registrar productos y registrar
Secuencia proveedores.
3 El administrador elige la opción “editar nombres de usuario y contraseña”
para visualizar los perfiles actuales del sistema.
4 El sistema muestra los perfiles creados y el administrador elige el perfil
que desea modificar.
5 El sistema habilita tres cuadros para que el administrador edite el nombre
del usuario, la contraseña y confirme la contraseña.
Post condición La nueva información del usuario se almacena en una base de datos.

Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
2 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
Excepciones devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
Si el sistema detecta que la contraseña nueva no coincide en la
5 confirmación de contraseña emitirá un mensaje indicando que debe
corregir la información limpiando nuevamente los cuadros del paso 5.

Caso de uso CU – 04. Registrar productos en el sistema

Descripción Este caso de uso permite alimentar el sistema de inventario.

Precondición El perfil administrador debe ser validado para editar información del sistema.

Secuencia Paso Acción

1 El administrador ingresa al sistema con su usuario y contraseña
correspondiente.
El sistema muestra un menú desplegable de funcionalidades del perfil, en
2 este se encuentra la opción de editar nombres de usuario y contraseñas,
registrar productos y registrar proveedores.
3 El administrador elige la opción “registrar productos” para acceder al
formulario de registro de producto.
4 El sistema carga el formulario con los siguientes datos:
● Código de producto
● Tipo de producto (Abarrotes, producto de aseo, cigarrillos, licor)
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● Descripción del producto (Nombre del producto y fecha de

vencimiento).
5 El administrador da clic en la opción “Guardar información” para que el
sistema registre el producto.
El administrador da clic en la opción “registrar otro producto” o en la
6 opción “finalizar” para que el sistema cargue la información suministrada
por el administrador.
El sistema almacena la información registrada por el administrador de uno o más
Post condición
productos de acuerdo con su necesidad en una base de datos.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
Excepciones
devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
4 Si el sistema reconoce la duplicación de información del producto
permitirá actualizar los datos en el formulario del paso 4.

Caso de uso CU – 05. Registrar proveedores en el sistema

Este caso de uso permite alimentar el Sistema con la información de los proveedores
Descripción
para que sea de fácil acceso para el administrador.

Precondición El perfil administrador debe ser validado para editar información del sistema.

Paso Acción
El administrador ingresa al sistema con su usuario y contraseña
1
correspondiente.
El administrador da clic en el menú desplegable de funcionalidades del
2 perfil en donde se encuentran las opciones: editar nombres de usuario y
contraseñas, registrar productos y registrar proveedores.
El administrador elige la opción “registrar proveedores” para que el
3
sistema cargue el formulario de registro del proveedor.
El administrador diligencia el formulario con los siguientes datos:
Secuencia
● Nombre
● Dirección
4
● Teléfono (s)
● Información sobre la anticipación con la cual se debe realizar el
pedido.
El administrador da clic en la opción “Guardar información” para que el
5
sistema registre el proveedor.
El administrador da clic en la opción “registrar otro proveedor” o en la
6
opción “finalizar” para cargar la información suministrada en el sistema.
El sistema almacena la información registrada por el administrador de uno o más
Post condición
proveedores de acuerdo con su necesidad en una base de datos.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
Excepciones devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
4 Si el sistema reconoce la duplicación de información de proveedores
permitirá actualizar los datos en el formulario del paso 4.
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Caso de uso CU – 06. Consultar datos del proveedor

Este caso de uso permite al perfil administrador consultar la información del
Descripción
proveedor.
Se debe validar el perfil administrador.
Precondición
El perfil administrador debe haber registrado previamente los proveedores en el
sistema.
Paso Acción
El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y
1
contraseña correspondiente.
El administrador o colaborador da clic en el menú de funcionalidades del
2
perfil, en el cual se encuentra la opción de “consultar proveedores”
Secuencia
3 El administrador o colaborador elige la opción “Consultar proveedores”.
En el espacio de búsqueda el administrador o colaborador ingresa el
4
nombre del proveedor requerido.
El sistema realiza la búsqueda y el administrador o colaborador selecciona
5
el proveedor para visualizar la información correspondiente.
El sistema muestra la información disponible del proveedor requerido previamente
Post condición
almacenada en una base de datos.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
Excepciones 1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.

Caso de uso CU – 07. Consultar el stock de productos

Este caso de uso permite a partir del código del producto identificarlo y encontrarlo
Descripción
en el sistema.
El perfil administrador y colaborador deben estar previamente registrados en el
Precondición sistema, es decir, contar con nombre de usuario y contraseña para acceder.

Los productos deben estar previamente registrados por el administrador.

Paso Acción

El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y

1
contraseña correspondiente.
Secuencia El administrador o colaborador hace clic en el menú desplegable
2
“Consultar el stock de productos” y elige la opción “Buscar producto”
El administrador o colaborador en la barra de búsqueda ingresa el nombre
3
del producto y elige el requerido.
4 El sistema muestra la información disponible del producto requerido.
El sistema muestra la información disponible del producto requerido previamente
Post condición
almacenada en una base de datos.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
Excepciones devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
Si el producto no se encuentra en el sistema este dará la opción de
3
registrarlo devolviéndose al caso de uso “registro de productos”.
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Caso de uso CU – 08. Verificar la disponibilidad del producto en stock

Este caso de uso permitirá verificar la cantidad de producto disponible en el
Descripción
inventario.
El perfil administrador y colaborador deben estar previamente registrados en el
Precondición sistema, es decir, contar con nombre de usuario y contraseña para acceder.

Los productos deben estar previamente registrados por el administrador.

Paso Acción

El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y

1
contraseña correspondiente.
El administrador o colaborador hace clic en el menú desplegable
Secuencia 2
“Consultar el stock de productos” y “Buscar producto”
El administrador o colaborador hace clic en la barra de búsqueda e ingresa
3 el nombre del producto y elige el requerido, en la parte inferior aparecerá
la opción “Verificar la disponibilidad del producto en stock”
4 El sistema muestra la información de producto en stock disponible.
El sistema permite visualizar la información en pantalla de los productos disponibles
Post condición
en el stock.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
Excepciones devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.

Si el producto está próximo a agotarse el sistema enviará una alerta en

3
pantalla “producto con pocas unidades en stock”.

Caso de uso CU – 09. Consultar la descripción del producto

Descripción Este caso de uso permite visualizar datos adicionales del producto.
El perfil administrador y colaborador deben estar previamente registrados en el
Precondición sistema, es decir, contar con nombre de usuario y contraseña para acceder.

Los productos deben estar previamente registrados por el administrador.

Paso Acción

El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y

1
contraseña correspondiente.
El administrador o colaborador hace clic en el menú desplegable
2
Secuencia “Consultar el stock de productos” y “Buscar producto”.
El administrador o colaborador en la barra de búsqueda ingresa el
3 nombre del producto y elige el requerido, en la parte inferior aparecerá
la opción “Consultar la descripción del producto”.
El sistema muestra en pantalla la información de la descripción del
4
producto.
El sistema permite visualizar la información en pantalla la descripción del producto
Post condición
específico.
Acción
1 Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y
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Excepciones devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.

Si el producto no se encuentra en el sistema este dará la opción de
3
registrarlo devolviéndose al caso de uso “registro de productos”.

Caso de uso CU – 10. Registrar venta

Este caso de uso permite descontar los productos registrando la venta del producto
Descripción
ya sea por venta directa en el local o por ventas comerciales.
El perfil administrador y colaborador deben estar previamente registrados en el
sistema, es decir, contar con nombre de usuario y contraseña para acceder.
Precondición
Los productos deben estar previamente registrados por el administrador.

Verificar la disponibilidad de productos en stock.

Paso Acción

El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y

1
contraseña correspondiente.
El administrador o colaborador hace clic en el menú desplegable
2
Secuencia “Consultar el stock de productos” y “Buscar producto”
El administrador o colaborador en la barra de búsqueda ingresa el nombre
3 del producto y elige el requerido, en la parte inferior aparecerá la opción
“Verificar la disponibilidad del producto en stock”.
En el sistema muestra en pantalla la disponibilidad del producto y un
4
botón con la opción “Descontar producto vendido del stock disponible”.
El administrador o colaborador hace clic en la opción “Descontar producto
5 vendido del stock disponible” para registrar la venta y descontar el
producto del inventario.
El sistema descuenta el producto vendido de la base de datos de los productos
Post condición
registrados y guarda la información de registro de ventas.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y se
Excepciones
devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
Si por error se descuenta el producto, el sistema permitirá deshacer el
5
registro de la venta devolviéndose al paso 3.

Caso de uso CU – 11. Descontar productos no conformes del inventario

Este caso de uso permite descontar productos que no son aptos para la venta (mala
Descripción
presentación, producto vencido, etc.)
El perfil administrador y colaborador deben estar previamente registrados en el
Precondición sistema, es decir, contar con nombre de usuario y contraseña para acceder.

Los productos deben estar previamente registrados por el administrador.

Secuencia Paso Acción

El administrador o colaborador ingresa al sistema con su usuario y

1
contraseña correspondiente.
2 El administrador o colaborador hace clic en el menú desplegable
“Consultar el stock de productos”.
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En la barra de búsqueda el administrador o colaborador ingresa el nombre

3
del producto y elige el requerido.
El sistema muestra en la parte inferior la opción “Descontar producto no
4 conforme del inventario” en la cual el administrador o colaborador hace
clic.
El sistema almacena en una base de datos la información de los productos no
Post condición
conformes del inventario.
Acción
Si el sistema al validar el usuario o clave detecta que no son correctos,
Excepciones
1 emite un mensaje indicando que el usuario y clave son erróneas y se
devuelve al paso 1 limpiando los espacios de usuario y contraseña.
Si por error se descuenta un producto no conforme del inventario, el
4 sistema permitirá deshacer el registro devolviéndose al paso 3 (limpiando
la barra de búsqueda).

INFORME DE ANÁLISIS

1. Análisis DOFA del sistema de información actual.

VARIABLES INTERNAS

Objetivo: Analizar, desarrollar Debilidades: Fortalezas:

e implementar un sistema de
información de control de
inventario en el Minimercado
Supervariedades Mary Elena.
● No se realiza control de
inventario.
● Todas las actividades de registro
de mercancía se realizan de
forma manual.
● La información de proveedores
se registra de forma manual.
● No hay planeación en la orden
de nuevos pedidos.
● Falta capacitación del personal.
● La microempresa reconoce la
necesidad de implementar un
sistema de información de
control de inventario.
● Compromiso por parte de la
microempresa.
● Apoyo por parte de los
colaboradores.
● La microempresa cuenta con
infraestructura tecnológica.
● La microempresa cuenta con
servicio de internet.

VARIABLES EXTERNAS

OPORTUNIDADES: ESTRATEGIA DO: ESTRATEGIA FO:


● Colaboración por parte de
aprendices del SENA para
elaborar el sistema de control
de inventario.
● Mejorar el control de los
productos.
● Evitar realizar pedidos
innecesarios.
● Obtener información segura y
oportuna de fácil acceso para
conocer la disponibilidad del
producto en stock y acceder
a los datos de los
proveedores.
● Otorgar un mejor servicio al
cliente al evitar mal
entendidos por la
disponibilidad del producto.
● Brindar una herramienta de
trabajo que optimice el
tiempo de consulta de
producto disponible de los
colaboradores de venta
directa y del área comercial
de la microempresa.
AMENAZAS:
● No tener un plan de trabajo
definido.
● No cumplir con la entrega de
información requerida por los
aprendices del SENA.
● No asistir a los encuentros
programados con los
aprendices del SENA.
● No capacitar a los
colaboradores que serán
usuarios del sistema de
información.
● Perder el interés en participar
en el proyecto.
● Continuar con el mal manejo
del inventario.
● El equipo de cómputo de la
empresa presente fallas.
● No capacitar a los
colaboradores de la
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● Participar en las
actividades propuestas por
los aprendices del SENA
en el proceso de
elaboración del Sistema de
Información.
● Suministrar la información
disponible sobre los
productos que maneja la
microempresa.
● Suministrar la información
disponible sobre los
proveedores de la
microempresa.
● Capacitar al personal en el
uso del sistema de
información.
● Implementar un sistema
de información de control
de inventario en la
microempresa.
ESTRATEGIA DA:
● Crear planes de trabajo
para hacer la transición de
registro manual a registro
en el sistema de
información.
● Trabajar de la mano con
los aprendices del SENA.
● Implementar la solución
propuesta a la necesidad
identificada en la
microempresa que
proponen los aprendices
del SENA.
● Mejorar progresivamente
el manejo del inventario
en la microempresa.
● Mantenerse motivado
hasta alcanzar el objetivo.
● Suministrar la información
que los aprendices del
SENA requieren en el
proceso de desarrollo de
software.
● Participar activamente del
proceso de análisis,
desarrollo e
implementación del sistema
de información de control
de inventario en la
microempresa.
● Asistir a los encuentros
sincrónicos programados
por los aprendices del
SENA.
● Incentivar a los
colaboradores a realizar la
transición del registro de
información manual al
sistema de información.
ESTRATEGIA FA:
● Comprometerse con los
aprendices del SENA y el
proyecto propuesto.
● Seguir los planes de trabajo
propuestos.
● Buscar la constante
capacitación de los
colaboradores en relación
con el manejo de
herramientas informáticas.
● Enfocarse en los beneficios
de la implementación del
sistema de información
para mantenerse activo y
motivado en el proyecto.
● Realizar mantenimiento
continuo del equipo de
cómputo de la
microempresa.
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microempresa que serán

usuarios del sistema de
información.

Diagnóstico y necesidades del hardware, software y servicios informáticos.

La microempresa cuenta con un portátil Hewlett Packard con sistema operativo Windows 7, adicionalmente el
servicio de internet en el local se encuentra activo. En general, el hardware y software del equipo se encuentran
en buen estado.

IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

2. A continuación, se muestra la identificación de las oportunidades de mejoramiento de acuerdo con el

análisis de los requerimientos:

Nombre oportunidad Descripción Alcance de la implementación

Optimizar el manejo de la información Debido a que en la microempresa se El Sistema de Información propuesto

de productos y proveedores a partir
de la implementación de un Sistema
de Información de control de
inventario.
realizan todos los registros de forma
manual, se pueden presentar pérdida
de datos, al implementar un Sistema
de Información de control de
inventario se podrá llevar un registro
de la entrada y salida de mercancía a
partir de la codificación de los
productos, optimizar la realización de
pedidos por falta de existencias y
reducir costos al controlar excesos o
faltantes de mercancía.
Adicionalmente, permitirá llevar un
control de los productos no
conformes que salen del inventario y
recopilar y unificar la información
correspondiente a proveedores.
no incluye ningún proceso relacionado
con la gestión contable y financiera
relacionada con el inventario, ni el
valor total del stock, este proyecto se
limita solamente a su control con las
funciones y características
mencionadas en la descripción.
Se recomienda realizar un plan de
trabajo para el análisis, diseño,
desarrollo e implementación del
Sistema de Información de Control de
inventario.

Capacitar a los colaboradores de la
microempresa para el buen uso y
manejo del Sistema de Información de
control de inventario.
Al capacitar a los colaboradores que El plan de capacitación se limita
serán usuarios del Sistema de solamente al uso del Sistema de
Información se podrá optimizar el uso Información de control de inventario.
de sus funcionalidades y sacar mayor
provecho de este. Adicionalmente, la Se recomienda realizar un plan de
capacitación en el manejo del sistema trabajo de capacitación en el cual se
se convierte en una herramienta de exploren todas las funcionalidades del
trabajo que optimiza el tiempo de Sistema de Información.
consulta de producto disponible de
los colaboradores de venta directa y
del área comercial de la
microempresa.

PLAN DE TRABAJO
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Oportunidad

Optimizar el manejo de la información de productos y proveedores a partir de la implementación de un Sistema de

Información de control de inventario.

Objetivo General

Realizar el análisis, diseño e implementación de un Sistema de Información para la gestión de inventario del minimercado
“Supervariedades Mary Elena” con el fin de controlar su principal necesidad en el control del stock.

Objetivos Específicos

● Determinar las especificaciones y requerimientos del Sistema de Información para su desarrollo de acuerdo con
las necesidades del minimercado Supervariedades Mary Elena.

● Identificar la información necesaria a sistematizar para el control de inventario del minimercado Supervariedades
Mary Elena.

● Diseñar un Sistema de Información de control de inventario a partir de la arquitectura del software y modelos de
base de datos.

● Desarrollar, implementar y probar el Sistema de Información de inventario usando buenas prácticas de calidad.

● Entregar informes de requisitos y análisis del Sistema de Información de acuerdo con las necesidades de control
de inventario del minimercado Supervariedades Mary Elena.

Justificación

En cada actividad que realizan las empresas se genera información que debe ser registrada, una empresa avanza a medida
que toma decisiones de acuerdo con sus necesidades y la información almacenada en su sistema. Para que se tomen las
decisiones más adecuadas se debe tener la información disponible, ya que si los registros son erróneos se optará por tomar
medidas que no son viables.

Con el desarrollo de la oportunidad se pretende cubrir las necesidades de la microempresa con una herramienta enfocada a
un Sistema de Información para generar un buen manejo de las actividades básicas de inventarios acordes a las necesidades
identificadas, esto con el fin de alcanzar una buena gestión que le permita tener a la mano la información importante en el
momento que se requiera. Considerando que es de suma importancia llevar el control del inventario, la implementación del
sistema tendrá múltiples beneficios, como los que se citan a continuación:

● Controlar el proceso de entradas y salidas de productos de diferentes referencias.

● Brindar seguridad al usuario del Sistema de Información para no permitir la manipulación de la base de datos y
evitar la pérdida de información.
● Generar pedidos a tiempo con el fin de optimizar los tiempos de recepción y abastecimiento del producto para
evitar escenarios de escasez que generen como consecuencia la pérdida de un cliente potencial.

De acuerdo con lo anterior, el desarrollo de este proyecto permitirá automatizar el proceso de control de
inventario, mejorar los tiempos de registros e información actualizada de proveedores, optimizar las actividades
internas operativas relacionadas y contribuir al avance de la microempresa en la gestión de información.

Cronograma

FASE ACTIVIDAD DURACIÓN - SEMANAS

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Identificació Determinar las especificaciones

7
n funcionales del sistema de información

Analizar los procesos y datos del

6
sistema de información
Análisis
Especificar el modelo conceptual del
5
sistema de información

Determinar la estructura lógica del

6
sistema de información
Diseño
Diseñar la estructura tecnológica del
7
sistema de información

Desarrollar la estructura de datos y la

interfaz del usuario del sistema de 9
información

Codificar los módulos del sistema de

Desarrollo 6
información

Determinar el cumplimiento de las

buenas prácticas de calidad en el 4
desarrollo del software

Desarrollar las tareas de configuración y

puesta en marcha del sistema de 10
información
Implantación

Validar los procesos de implantación

5
del sistema de información

Duración del proyecto 81 semanas

NOTA: Es importante aclarar que las actividades y su duración se tomaron del cronograma general del programa de
formación debido a que así se avanzará con la microempresa en el desarrollo del Sistema de Información de control de
inventario.

Recursos

● Físicos: Computador en buen estado, módem con servicio de internet.

● Lógicos: Sistema operativo Windows.
● Humanos: Stakeholders del proyecto, aprendices e instructores SENA.

Observaciones

● El proyecto se llevará a cabo de acuerdo con el cronograma general del proceso de formación del programa de
Análisis y Desarrollo de Sistema de Información (ADSI).
● El Sistema de Información propuesto no incluye ningún proceso relacionado con la gestión contable y financiera
relacionada con el inventario, ni el valor total del stock, este proyecto se limita solamente a su control con las
funciones y características mencionadas en la descripción.
● Son responsables del cumplimiento del Plan de Trabajo la administradora de la microempresa como parte vital de
comunicación y aporte de información de esta y los aprendices del SENA, encargados de la ejecución de las
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actividades mencionadas en el cronograma.

Oportunidad

Capacitar a los colaboradores de la microempresa para el buen uso y manejo del Sistema de Información de control de
inventario.

Objetivo General

Capacitar a los colaboradores del Minimercado Supervariedades Mary Elena en el manejo del Sistema de Información de
control de inventario para el fortalecimiento de sus competencias laborales.

Objetivos Específicos

● Presentar el sistema de información de inventarios de forma general y la necesidad que cubre en la

microempresa.
● Describir los módulos que lo conforman y sus funcionalidades.
● Mostrar el funcionamiento del sistema de información.
● Crear un espacio de práctica para el uso del sistema de información.

Justificación

La capacitación continua de los colaboradores de la microempresa permitirá a estos mejorar y realizar de manera más
eficiente sus actividades, en colaboración con los demás integrantes del grupo de trabajo. En específico, la capacitación en
el manejo del sistema de información de control de inventario les permitirá trabajar de forma más organizada y tener
información importante disponible y de fácil acceso, funciones que son indispensables para que se motiven a realizar sus
actividades, la microempresa funcione mejor y en consecuencia se brinde un mejor servicio al cliente.

Alguna de las ventajas que ofrece el proceso de capacitación son:

● Permite un mejor ejercicio de las actividades de los colaboradores.

● Ayuda a resolver problemas y a la toma de decisiones.
● Formar líderes y mejora la comunicación.
● Permite lograr metas individuales.
● Permite una continua actualización de conocimientos y habilidades.
● El tener elementos competitivos favorece el desarrollo y crecimiento de la empresa.
● Disminuye la necesidad de supervisar las tareas.
● Los colaboradores se identifican con la organización.
● La microempresa mejora su imagen.
● Se optimiza la operación del colaborador al brindar nuevas herramientas de trabajo que faciliten el desarrollo
de sus actividades.

Cronograma

FASE ACTIVIDAD DURACIÓN - MINUTOS

Se compartirá la necesidad que se

identificó en la microempresa y se
Presentación realizará una presentación general 10
del proceso y el sistema de
información que se desarrolló.
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Se describirán cada uno de los

módulos que conforman el sistema 15
de información.

Descripción
Se realizará énfasis en cada una de
las funcionalidades que conforman
15
los módulos del sistema de
información.

El capacitador mostrará el
funcionamiento de cada uno de los
20
módulos del sistema de
Funcionamient información.
o
Después de mostrar su
funcionamiento se realizará un 15
ejemplo práctico.

Se creará un perfil de práctica en el

sistema de información para que los
colaboradores apliquen el 25
conocimiento adquirido en la
capacitación.

Práctica
Se resolverán las dudas que surjan
en el momento de utilizar el sistema 10
de información.

Sesión de comentarios y resolución

10
de dudas en grupo.

Duración de la capacitación 120 minutos

Recursos

● Físicos: Computador en buen estado, módem con servicio de internet, cámara, micrófono.
● Lógicos: Sistema operativo Windows, aplicación zoom.
● Humanos: Stakeholders del proyecto, aprendices del SENA.

Observaciones

● Los recursos pueden variar dependiendo de si la capacitación es virtual o presencial, en este plan de trabajo, la
capacitación se propuso virtual.
● Los responsables de la capacitación serán los aprendices del SENA a cargo del proyecto.
● Los recursos físicos y lógicos solicitados para la capacitación los debe tener el cliente y los aprendices del SENA
para tener una comunicación efectiva durante la capacitación.
● La fase de práctica se realizará con cada uno de los stakeholders del proyecto, con el fin de responder las dudas
individuales, posteriormente se socializarán en grupo con el fin de no dejar dudas sin resolver y retroalimentar
la actividad.