CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

YULIETH FERNANDA DIAZ MEDINA

VIVIANA TOVAR VARGAS

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ID FICHA 1902664-2
PITALITO
2020
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

YULIETH FERNANDA DIAZ MEDINA

Aprendiz

VIVIANA TOVAR VARGAS

Instructora

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ID FICHA 1902664-2
PITALITO
2020
 Valores secundarios
2- Almacenamiento
3- Categorización

Disposición final
Eliminación

Archivo central.
5- Distribución

7- Consulta
Archivo de gestión
6- Uso colaborativo 1-8- Archivado o destrucción
Creación
Valores primarios Archivo histórico
4- Transferencia
La teoría de las tres edades establece de manera general las fases fundamentales por las que atraviesan todos los documentos. Sin embargo, también
existen otras etapas más específicas que definen la utilidad y la manipulación de los documentos.

Las etapas por las cuales atraviesa un documento dependen de su valor, su uso y su contexto. De acuerdo con estas características se determina cuáles
son las fases que debe atravesar y cuáles son las disposiciones técnicas y administrativas para cada una de ellas.

1-Creación: consiste en la creación del documento, bien sea en formato impreso o digital.

2-Almacenamiento: de acuerdo con el formato en que haya sido creado el documento, éste se almacena de forma física o digital. En algunos casos
también se considera la etapa de digitalización, cuando ésta hace parte del proceso.

3-Categorización: se refiere a la organización, clasificación o indexación de los documentos de acuerdo con los parámetros establecidos en cada
contexto.

4-Transferencia: se refiere al envío y/o entrega de un documento según sus características. En actualidad esto puede hacer referencia a una entrega
por correo físico o a un envío por correo electrónico según sea el caso.

5-Distribución: esta etapa se refiere a documentos que son de uso o necesidad pública, por lo tanto después de ser creados requieren ser divulgados a
un determinado grupo de personas.

6-Uso colaborativo: en la actualidad, los archivos pueden disponerse para su uso y edición compartida. Esta etapa es de reciente aparición y se
considera exclusivamente para los documentos digitales.

7-Consulta: se refiere a aquella etapa en la cual los documentos se disponen con la intención de que éstos puedan ser consultados. Durante este
proceso son muy importantes las disposiciones de seguridad y/o accesibilidad, dependiendo del público que se espera que acceda a la información.
8-Archivado o destrucción: esta es la etapa final en el ciclo de vida de todos los documentos. Corresponde al momento en que se decide si éste tiene
valor histórico suficiente como para ser conservado o por el contrario, es destruido.

La edad administrativa o activa (archivo de gestión)

Se refiere al período activo de un documento. Comienza en el momento de su creación y pasa por diferentes etapas en las cuales es consultado,
transferido y compartido de manera frecuente.

Por ejemplo, la edad administrativa de una boleta de servicios públicos comienza cuando ésta se genera. Luego, continúa en movimiento durante
un tiempo limitado: mientras un cartero la entrega o se envía por correo electrónico, cuando se consulta y cuando se paga.

La edad intermedia o semiactiva (archivo central)

Es aquel período en que el documento ha perdido la utilidad para la cual fue creado. Por lo tanto, no tiene un uso tan activo como en la edad
administrativa. Sin embargo, se conserva y puede ser consultado de manera poco frecuente.

Por ejemplo, la edad intermedia de una boleta de servicios comienza cuando, después de pagarla, se archiva en una carpeta. Es muy probable
que nunca vuelva a ser consultada, sin embargo, se mantiene archivada en caso de que surja alguna inquietud.

La vida semiactiva de los documentos puede ser variable según el tipo de documento y según el contexto. Un documento jurídico, por ejemplo,
puede tener una vida activa más extensa que una boleta de servicios públicos.

La edad inactiva o edad histórica (archivo histórico)

Se refiere al período final de los archivos. Sin embargo, no todos los archivos tienen el mismo destino. Dependiendo de su naturaleza, pueden
ser convertidos en históricos o ser destruidos.
 Los archivos históricos son aquellos que tienen un valor cultural o de investigación. Por lo tanto, durante esta etapa se les procuran métodos de
preservación que los conserven de la manera más íntegra que sea posible.

Valores primarios: Se encuentran los documentos legales, contables, administrativos, técnico y fiscal.

Valores secundarios: Se encuentran los documentos cultural, histórico, científico.