ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ASPECTOS CLAVES PARA LA

PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

YULIETH FERNANDA DIAZ MEDINA

VIVIANA TOVAR

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ID FICHA 1902664-2
PITALITO
2020
ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ASPECTOS CLAVES PARA LA
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

YULIETH FERNANDA DIAZ MEDINA

Aprendiz

VIVIANA TOVAR

Instructora

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ID FICHA 1902664-2
PITALITO
2020
 ENSAYO

Siempre es importante tener en cuenta la preservación y conservación de los

documentos de una empresa y por qué no los de nuestro hogar, ya que en ellos se
guarda, esta información importante y relevante que en algún momento debemos
utilizar ya sea para comprobar y comparar, es por esto que debemos tener en cuenta
los procesos de cuidado, de manejo a la hora de hacer la respectiva limpieza y
organización de los mismos.

Es de mucha importancia tener en cuenta la infraestructura del lugar en el cual se

estarán guardando los documentos para así no tener perdidas en información, como
también es de gran importancia tener en cuenta los factores que pueden afectar
nuestros documentos como lo son factores ambientales y factores externos,
debemos visualizar minoicamente el proceso por el cual los profesionales de
limpieza de documentación lo harán en nuestras unidades de correspondencia para
que así podamos tener mayor control de desinfección del lugar y mejor limpieza del
mismo.

Un buen manejo en la recopilación y revisión de los documentos es muy importante

ya que de ahí se clasificara la información para tener acceso más rápido y
resumido, un buen manejo en este aspecto es muy importante ya que si la
información no es verídica tendremos muchas dificultades.

El edificio especial para el resguardo de archivos requiere de materiales especiales

en la construcción tanto del suelo, las paredes y el techo, así como la búsqueda de
un espacio geográfico idóneo para ello, asimismo, se deben de tomar aspectos
como, la humedad, la temperatura, en el caso de los países tropicales como el
nuestro, se necesita que se tomen en cuenta medidas en cuenta los fenómenos
naturales que afectan como lo son los sismos, tormentas e inundaciones.

Áreas con las que debe contar:

Cuatro áreas especiales son las que esencialmente se requieren en un edificio de

archivo dentro de ello podemos mencionar: el depósito documental el cual debe ser
de gran tamaño para poder concentrar y resguardar en él la documentación existen
y la que pueda ingresar; servicios internos: en este se encuentran los locales donde
se realizan los procesos archivísticos y de recepción de documentos, así como los
locales de reprografía, encuadernación y restauración, fumigación y limpieza
documental.