1- ¿Qué es la edad activa de un documento?

La edad administrativa o activa (archivo de gestión), se refiere al período

activo de un documento. Comienza en el momento de su creación y pasa
por diferentes etapas en las cuales es consultado, transferido y
compartido de manera frecuente.

2- ¿Cuáles son las edades de los documentos?

1. La edad administrativa o activa (archivo de gestión).
2. La edad intermedia o semiactiva (archivo central).
3. La edad inactiva o edad histórica (archivo histórico).

3- ¿Qué es una documentación activa?

La documentación activa es aquella que todavía está en el ciclo de vida
del archivo de gestión, esta documentación suele estar en trámite o es
sometida a continua utilización y consulta administrativa en ella misma.

4- ¿Cuáles son los ciclos del archivo?

1. Archivo de Gestión.
2. Archivo Central.
3. Archivo Intermedio.
4. Archivo histórico.

5- ¿Qué es la edad inactiva del documento?

La edad inactiva o edad histórica (archivo histórico), se refiere al período
final de los archivos. Sin embargo, no todos los archivos tienen el mismo
destino. Dependiendo de su naturaleza, pueden ser convertidos en
históricos o ser destruidos. Los archivos históricos son aquellos que
tienen un valor cultural o de investigación. Por lo tanto, durante esta
etapa se les procuran métodos de preservación que los conserven de la
manera más íntegra que sea posible.

6- ¿Cuáles son las tres edades del documento?

La edad administrativa o activa (archivo de gestión).
La edad intermedia o semiactiva (archivo central).
La edad inactiva o edad histórica (archivo histórico).

7- ¿Cuál es el ciclo de vida de un documento?

El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle, es la secuencia
de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que
debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su destrucción.
Este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para
determinar su eliminación o retención.

8- ¿Cuál es el ciclo de vida de los documentos y sus fases?

La teoría de las tres edades establece de manera general las fases
fundamentales por las que atraviesan todos los documentos. Sin
embargo, también existen otras etapas más específicas que definen la
utilidad y la manipulación de los documentos.

Fases:
1- Creación: Consiste en la creación del documento, bien sea en formato
impreso o digital.
2- Almacenamiento: De acuerdo con el formato en que haya sido creado
el documento, éste se almacena de forma física o digital. En algunos casos
también se considera la fase de digitalización, cuando ésta hace parte del
proceso.
3- Categorización: Se refiere a la organización, clasificación o indexación
de los documentos de acuerdo con los parámetros establecidos en cada
contexto.
4- Transferencia: Se refiere al envío y/o entrega de un documento según
sus características. En la actualidad esto puede hacer referencia a una
entrega por correo físico o a un envío por correo electrónico según sea el
caso.
5- Distribución: Esta etapa se refiere a documentos que son de uso o
necesidad pública, por lo tanto después de ser creados requieren ser
divulgados a un determinado grupo de personas.
6- Uso colaborativo: En la actualidad, los archivos pueden disponerse
para su uso y edición compartida. Esta fase es de reciente aparición y se
considera exclusivamente para los documentos digitales.
7- Consulta: Se refiere a aquella etapa en la cual los documentos se
disponen con la intención de que éstos puedan ser consultados. Durante
este proceso son muy importantes las disposiciones de seguridad y/o
accesibilidad, dependiendo del público que se espera que acceda a la
información.
8- Archivado o destrucción: Esta es la fase final en el ciclo de vida de
todos los documentos. Corresponde al momento en que se decide si éste
tiene valor histórico suficiente como para ser conservado o por el
contrario, es destruido.

9- ¿Qué es el archivo inactivo o muerto?

Los archivos muertos son todos los documentos que la empresa recolecta
durante el desarrollo de su labor y que hoy no cumplen con ningún
propósito.

10- ¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?

El tiempo de retención del archivo muerto depende de su relevancia. En
promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos.
Después del tiempo de vida de los documentos, usted debe decidir si
digitalizarlos o destruirlos.

11- ¿Qué es un archivo inactivo?

Es aquel documento que pierde su valor administrativo y se vuelve
testimonial o histórico de una actividad desarrollada por la institución.
Su consulta es infrecuente y esporádica. Pertenece al ciclo de vida del
archivo histórico.