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condicionar la recepción de
documentos?
El autor es abogado por la Universidad de San Martín de Porres, con estudios de
maestría en Ciencias Penales en la misma casa de estudios.
1. Introducción
Uno de los temas de mayor relevancia en el sector público, sobre todo en los
últimos tiempos, tiene que ver con la necesidad de mejorar la gestión, el desarrollo
de la función pública y la prestación de los servicios a cargo del Estado. Y no cabe
duda que todo ello tiene que ver con la calidad y con el grado de preparación,
formación y profesionalismo de quienes laboran en las diversas entidades del
sector público.[1]
Debemos recordar que la Ley pretende asegurar la mayor calidad posible a los
servicios brindados por la Administración Pública[2], en beneficio de los usuarios,
es por eso que a continuación realizaremos preguntas y respuestas sobre las
funciones y deberes que tiene el personal de mesa de partes en la recepción y
tramitación de documentos de conformidad al TUO, norma que es aplicable en
toda la Administración Pública incluida la Policía Nacional del Perú y Fuerzas
Armadas.
El artículo 135.1 del TUO señala que (…) en ninguna caso pueden
calificar, negar o diferir su admisión, el personal de mesa de partes se encuentran
obligados a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos;
“no puede calificar su contenido, pues la tarea de decidir sobre lo solicitado
corresponde a las autoridades destinatarias mediante el procedimiento
administrativo pertinente”[3]. Es decir “no puede calificar previamente ni
tampoco condicionar la presentación de los mismos, toda vez que dicha labor debe
ser realizada luego por otros órganos distintos a la mesa de partes[4]
5. ¿Existen plazos para tramitar los documentos una vez que fueron
recepcionados en mesa de partes?
El art. 128.2 del TUO precisa que, concluido el registro, los escritos o resoluciones
deben ser cursados el mismo día a sus destinatarios, del mismo modo el art. 143.1
del mismo cuerpo normativo señala que, a falta de plazo establecido por ley
expresa, para recepción y derivación de un escrito a la unidad competente debe
realizarse el mismo día de su presentación. A modo de ejemplo: Si un
administrado presenta en mesa de partes una solicitud peticionando vacaciones,
el escrito debe ser tramitado en el día a la autoridad encargada de conocer y
resolver ese pedido.
El art. 130 del TUO señala que los escritos pueden ser presentados de modo
personal o a través de terceros, ante las unidades de recepción. Es normal que los
administrados cuenten con múltiples dificultades que le impiden concurrir a las
Mesas de Partes, por eso la ley prevé que los escritos pueden ser presentados por
terceras personas. “Ello permite que el administrado pueda habilitar a otras
personas la presentación de sus documentos. Para ello no se requiere poder
alguno, en mérito de una aplicación del principio de informalismo[7] (no es un
tema de representación).
Puede darse el caso que el personal de mesa de partes niegue la recepción de los
documentos. Si se da este supuesto el administrado puede recurrir al superior
jerárquico, o dirigirse mediante carta notarial. Independientemente de este
procedimiento también puede presentar una queja, pero la situación se complica
cuando el que niega la recepción es la única autoridad de la entidad existente en el
lugar.
En ese caso, el art. 132.2 del TUO a previsto que también se puede presentar en
las oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su
domicilio; es decir, el documento puede ser presentado ante el Prefecto,
Subprefecto o Teniente Gobernador del lugar, el mismo que se encargará de
remitir a la unidad competente dentro de las veinticuatro horas, indicando la fecha
de su presentación (Art. 132.3)
El art. 136.1 del TUO dispone que, deben ser recibidos todos los formularios o
escritos presentados, no obstante incumplir los requisitos establecidos en la
presente Ley, que no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se
encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que
amerite corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al
momento de su presentación realizará las observaciones por incumplimiento de
requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a
subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos días hábiles.
El artículo 136.2 de la Ley señala que la observación debe anotarse bajo firma del
receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las
alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá
por no presentada su petición. El plazo de subsanación es de dos días hábiles.
Teniendo en cuenta lo anterior, el inciso 136.2 determina cómo es que debe
proceder la unidad de trámite documentario una vez que se le comunica al
administrado el incumplimiento de requisitos así como de la carencia de los
recaudos oportunos o la presencia de defectos u omisiones formales advertidas por
mesa de partes.
Para empezar, debe anotarse en la solicitud o petición así como en la copia que
obra como cargo aquello que es materia de omisiones a lo que sigue la
consignación de la firma del sujeto presentante de manera tal que, a través de dicho
proceder, no sólo toma conocimiento de las observación sino que se obliga a
levantar la omisión de modo tal que posteriormente no pueda alegar
desconocimiento de la misma. Anexo a esto, se debe señalar aquello de lo que
carece la petición administrativa conforme al TUPA debiendo dejarse establecido
que, en caso no se levantarán las omisiones, carencias o falencias advertidas en la
solicitud, la administración se inclinará por el rechazo del pedido, aspecto que de
ninguna manera confronta el derecho de petición atendiendo a que la falta de
respuesta de la institución se encuentra condicionada a levantar la omisión
provocada por el propio administrado por lo que la inactividad del particular jugará
en su contra sino cumple con aquello que le ha sido requerido por la unidad de
recepción documentaria o mesa de partes.[9]
El art. 137.2 del TUO precisa que las entidades de la Administración Pública se
encuentran obligadas a realizar una revisión integral del cumplimiento de todos los
requisitos de las solicitudes que presentan los administrados y, en una sola
oportunidad y en un solo documento , formular todas las observaciones que
correspondan. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente, la entidad
mantiene la facultad de requerir única y exclusivamente la subsanación de aquellos
requisitos que no hayan sido subsanados por el administrado o cuya subsanación
no resulte satisfactoria, de conformidad con lo dispuesto por a norma
correspondiente. En ningún caso la entidad podrá realizar nuevas
observaciones invocando la facultad señalada en el presente párrafo; el
incumplimiento de esta obligación constituye una falta administrativa
sancionable (art. 137.3).
Cuando sea ingresada una solicitud que se estima competencia de otra entidad, la
entidad receptora debe remitirla, en el término de la distancia, a aquélla que
considere competente, comunicando dicha decisión al administrado. En este caso,
el cómputo del plazo para resolver se iniciará en la fecha que la entidad competente
recibe la solicitud, así lo dispone el art.141.1 del TUO.
[1] MURO ROJO, Manuel. Administración Pública y Control Nº. 27, Gaceta
Jurídica. Marzo 2016. p. 1.
[3] Idem.
[7] GUZMÁN NAPURÍ, Christian. Manual del Procedimiento… Op. cit., p. 465