Vaf PR 006 Udes

SGC - VAF
Procedimiento de Gestión
del Cambio
Vicerrectoría Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC - VAF
Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Versión: 03
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
VAF-PR-006-UDES
SC-CER440961 Página 2 de 16
1. PROPÓSITO
Establecer la metodología para la identificación de factores internos y externos que

pueden afectar el desempeño de los diferentes procesos y/o subprocesos del
SGC-VAF, y en materia de la seguridad y salud en el trabajo, a la comunidad
académica, análisis del impacto de estos factores y determinación de los cambios
requeridos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que
establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6,
artículo 2.2.4.6.26, para toda la comunidad Universitaria de la UDES en todos sus
campus, cuando se requiera algún cambio o transformación debido a factores
internos o externos afecten el desempeño o el desarrollo de actividades propias o
afecten la seguridad y salud en el trabajo.
3. RESPONSABLE
3.1 Aplicación del procedimiento para el SGC-VAF:
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para evaluar el impacto de los
factores internos o externos, definir las actividades a realizar para la implementación
de los cambios solicitados por la Alta Dirección, para garantizar el desarrollo de las
actividades, continuidad de la prestación del servicio y la eficacia del SGC-VAF.
3.2 Aplicación del procedimiento para el SG-SST:
Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal de los

procesos académico-administrativos, contratistas, estudiantes y visitantes de la UDES
en todos sus campus, podrán identificar posibles afectaciones por factores internos y
externos, pero corresponderá al líder del proceso académico-administrativo la
aplicación del procedimiento.
La Coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la

responsable del seguimiento a la implementación de los cambios solicitados y de
coordinar con el líder del proceso académico-administrativo respectivo, la
capacitación del cambio antes de su implementación, cuando aplique.
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
3.3. Actualización de la información documentada:
La Coordinación de Calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización de este

documento con el apoyo de la Coordinación del SG-SST, en cuanto al contenido
relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. SGC-VAF
Para el sistema de gestión de calidad, se establece en la ISO 9001:2015, en el

requisito 6.3 Planificación y control de cambios, que la organización debe planificar
los cambios que requiere su Sistema de Gestión de Calidad y considerar para la
implementación de los cambios:
a. El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

b. La integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
c. La disponibilidad de recursos.
d. La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
4.2. SG-SST
De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, en el artículo ARTÍCULO 2.2.4.6.26. el

empleador debe implementar y mantener un procedimiento que le permita la
identificación oportuna de cambios que requiere para atender factores internos y
externos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo de la población
identificada dentro del alcance de su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el trabajo.
5. DESARROLLO DEL CONTENIDO
5.1 ROLES DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
a. Promotor del cambio: la Alta Dirección de los sistemas de gestión implementados

solicita o inicia un cambio a partir de una necesidad manifiesta o identificada a
partir de los factores internos o externos en el desarrollo de las actividades de
los procesos y/o subprocesos académico-administrativos, por necesidades de los
clientes o por afectaciones de la seguridad y salud en el trabajo de la población
identificada dentro de su campo de acción.
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
b. Gestor del cambio: es el responsable de velar por la coordinación en el

tratamiento de los cambios y asesora y apoya al responsable del cambio en la
operación, en el proceso de cambio. En ambos sistemas de gestión será el
Representante de la Dirección quien asumirá este rol.
c. Responsable del cambio: es el líder del proceso y/o subproceso que debe
implementar el cambio aprobado, efectuar las actividades de seguimiento de los
controles definidos y obtener e informar los resultados del cambio implementado,
al promotor del cambio para el seguimiento y a las respectivas coordinaciones
de los sistemas de gestión para la evaluación y cierre de las acciones.
5.2 FACTORES INTERNOS O EXTERNOS FUENTES PARA LA APLICACIÓN DE ESTE

PROCEDIMIENTO
La planificación de los cambios en los Sistemas de Gestión de la UDES, se realiza a

partir de factores internos o externos identificados y su impacto en el desempeño de
los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, del Sistema de Gestión de Calidad VAF y/o
afectación de la seguridad y salud en el trabajo de la comunidad académica de la
Universidad de Santander.
En el siguiente cuadro se identifican posibles factores internos o externos a considerar

para identificar cambios en los sistemas de Gestión. Para el Sistema de Gestión de
Calidad VAF, estos se mencionan en el numeral 5.1 del Manual de Calidad.
SGC-VAF SG-SST SGC- SG-SST

Factores Internos Factores Externos
VAF
Cambios en la Política u Objetivos. Nuevas versiones de la NTC-

√ √ ISO 9001. √ N/A
Cambios en la estructura organizacional

como creación de nuevos cargos,
eliminación de cargos actuales, y Cambios en especificaciones
√ √ √ √
modificación de funciones de las de los diferentes Convenios
personas que interactúan con el establecidos.
Sistema de Gestión.
Inclusión de nuevos procesos, Cambios en la legislación
subprocesos o procedimientos del SGC. aplicable.
√ √ √ √
Cambios en la realización del servicio. Directrices

√ √ √ √
gubernamentales.
Evolución del conocimiento
Cambios en las instalaciones o equipos. √ √ en Seguridad y Salud en el √ √
Trabajo.
Asesoría y asistencia técnica
Cuando se implementan acciones de brindada por la ARL para el
√ √ N/A √
mejoramiento propuestas. desarrollo de programas de
prevención.
5.3 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO
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VAF-PR-006-UDES
5.3.1 SGC-VAF
Anualmente en la revisión por la dirección, la Alta Dirección del SGC-VAF determina

los cambios a implementar en los procesos y/o subprocesos que conforman el SGC-
VAF, en la realización del servicio, en el Sistema de Gestión de Calidad y comunica la
decisión a la Representante de la Dirección para que informe al proceso o subproceso
responsable de la implementación del cambio.
Teniendo en cuenta los factores internos y externos identificados, el líder del proceso
o subproceso responsable del cambio solicitado, evalúa el impacto del cambio en el
desempeño del proceso o subproceso, en la prestación del servicio, el Sistema de
Gestión y Calidad, el cumplimiento de los requisitos aplicables y la satisfacción de las
partes interesadas y formula las estrategias a implementar para el tratamiento de los
riesgos u oportunidades identificados a partir del cambio solicitado, las cuales se
presentan a la Alta Dirección para la respectiva aprobación.
Una vez aprobadas las estrategias formuladas por parte de la Alta Dirección,
comunica a la Representante de la Dirección quien notifica al líder del proceso y al
líder responsable del cambio, para que proceda con la definición del plan de acción o
planes de acción requeridos.
5.3.2 SG-SST
A partir de la solicitud del cambio, el líder del proceso académico administrativo

responsable del cambio, realiza el análisis de los factores internos o externos
reportados o identificados, evalúa el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo
que pueden ocasionar estos los factores internos o externos identificados y determina
las estrategias tendientes a mitigar o controlar la situación no deseada o mejorar el
desempeño del SG-SST.
La Coordinación del SG-SST debe realizar la identificación de peligros y evaluación de
riesgos que puedan derivarse de estos cambios y definir las acciones para abordar los
riesgos y oportunidades identificados.
El líder responsable del cambio, registra la solicitud de autorización del cambio en el

formato SST-FT-014-UDES y gestiona la aprobación del cambio a implementar con el
líder de SST. Los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF registrarán las solicitudes
de actualización de documentos y de oportunidades de mejora de acuerdo a los
lineamientos de los procedimientos de Control de Documentos VAF-PR-002-UDES y
Registros y Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora VAF-PR-003-UDES.
5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Y CONTROLES
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VAF-PR-006-UDES
5.4.1 SGC-VAF
El líder del proceso o subproceso del SGC-VAF, responsable de la implementación del

cambio, debe definir el plan de acción o planes de acción con las actividades a
realizar, en cumplimiento a lo indicado en el procedimiento de ACPM VAF-PR-003-
UDES, teniendo en cuenta que el plazo para definir el plan de acción, aplica a partir
de la notificación del cambio solicitado por parte de la Representante de la Dirección.
En caso de requerirlo, el responsable del cambio puede solicitar apoyo o asesoría del
Gestor del cambio para el SGC-VAF, quien está facultado para realizar
recomendaciones adicionales previas a la implementación del cambio, si lo considera
necesario. También para coordinar con otros procesos y/o subprocesos involucrados
en la implementación del cambio.
Una vez definidas las actividades a realizar, se registra el plan de acción, en el

aplicativo de administración del SGC-VAF por el módulo de mejoramiento continuo.
Una vez aprobado el plan de acción o planes de acción requeridos para la

implementación del cambio por el responsable, registra la ejecución de las
actividades en la fecha límite programada, con sus respectivas evidencias objetivas
para el seguimiento respectivo.
Adicionalmente, el líder del proceso y/o subproceso responsable de la implementación

del cambio, debe aplicar el procedimiento de la Gestión del Riesgo VAF-PR-007-UDES
para determinar las acciones para el tratamiento de los riesgos identificados en la
aplicación del cambio.
5.4.2 SG-SST
En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable

del proceso académico administrativo que debe ejecutar el cambio solicitado, con el
apoyo del COPASST, deberán implementar el cambio aprobado. De acuerdo a lo
establecido en el Decreto 1072 de 2015, también debe actualizarse el plan de trabajo
anual en seguridad y salud en el trabajo incluyendo las actividades de control para
verificar la eficacia de las acciones implementadas para mitigar o eliminar el riesgo
asociado al cambio implementado. Como lo establece el requisito legal, antes de
implementar los cambios se debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados
con las modificaciones.
El responsable del cambio realiza el registro a las actividades realizadas en el formato

SST-FT-014-UDES. En caso de requerirlo, el líder responsable del cambio puede
solicitar apoyo o asesoría del Gestor del cambio del SG-SST, cada Sistema de Gestión,
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VAF-PR-006-UDES
quien está facultado para realizar recomendaciones adicionales previas a la

implementación del cambio, si lo considera necesario. También para coordinar con
otros procesos y/o subprocesos involucrados en la implementación del cambio.
5.5 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y CONTROLES DEFINIDOS
5.5.1 SGC-VAF
Cuando se registra el plan de acción en el aplicativo, se determinan las fechas de

ejecución de las actividades definidas para implementar el cambio, y para el
respectivo seguimiento por parte del responsable que se indica en el procedimiento
de ACPM VAF-PR-003-UDES. Con el registro de la ejecución de la actividad y evidencia
que se aporte, el responsable del seguimiento determinará la necesidad de ajustes al
plan de acción o planes de acción, en los casos que aplique.
Cuando el plan de acción se haya ejecutado al 100%, la Coordinación de Calidad del

SGC-VAF, evalúa la eficacia del plan de acción frente al objetivo del cambio, para lo
cual considerará la evidencia objetiva aportada para verificar el cumplimiento de las
actividades y el impacto de lo ejecutado frente a la meta establecida para cada
actividad.
5.5.2 SG-SST
Para el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable del proceso académico

administrativo aplica los controles establecidos, hace seguimiento a los resultados y
los comunica a la Coordinación del SG-SST, quien valida la información y determina
el cierre de las actividades definidas en la Gestión del Cambio.
5.6 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En los casos que aplique la actualización de la información documentada relacionada

con el cambio implementado, ésta se realiza de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento de Control de Documentos y Registros VAF-PR-002-UDES.
5.6.1 SGC-VAF
Una vez implementado el cambio, si se requiere actualización de la información

documentada institucional aplicables al proceso o subproceso que ha implementado
el cambio o del SGC-VAF, los documentos se actualizan por los responsables definidos
en cada caso. Teniendo en cuenta que para la gestión del cambio se considera la
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VAF-PR-006-UDES
revisión de los riesgos y oportunidades deben revisarse las Tablas de Identificación y

Valoración de Riesgos y el Programa de Capacitación, en los casos en que el cambio
se oriente a la realización del servicio.
5.6.2 SG-SST
Para el SG-SST el responsable actualiza el Programa de Capacitación y el Plan de

Trabajo Anual, incluyendo los controles aplicables, teniendo en cuenta el cambio
implementado. Una vez se haya determinado la eficacia de los controles se
actualizan la Matriz de Peligros, Evaluación y Valoración del Riesgo TAH-FT-006-UDES
y demás documentos relacionados con el cambio implementado.
5.7 CIERRE DEL CAMBIO
En caso que el cambio afecte la prestación del servicio, será el responsable del cambio
quien debe comunicar a los clientes y otras partes interesadas.
5.7.1 SGC-VAF
En el SGC-VAF, la Coordinación de Calidad, será la responsable de validar la eficacia

del cambio implementado y de los controles y posteriormente, solicitar a la Alta
Dirección o su representante la aprobación para realizar el cierre del plan de acción.
De acuerdo al objetivo del cambio, la Alta Dirección o su Representante avalan el

cierre del plan de acción o solicitan ajustes al plan de acción o un nuevo plan de
acción, si lo consideran necesario.
5.7.2 SG-SST
Después de transcurrido el tiempo estimado para la implementación del cambio y de

aplicar los controles establecidos, se realizará la verificación de la eficacia del cambio.
Esta revisión será realizada por el responsable del cambio y el líder de SST en el
campus, con la participación de un integrante del COPASST.
La coordinación del SG-SST validará el resultado del cambio implementado y evaluará

la eficacia de los controles establecidos. Cuando se consideren 100% eficaces
autorizará el cierre del cambio y actualizará el estado del cambio en el formato
SST-FT-014-UDES.
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VAF-PR-006-UDES
6. FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO
Dependencia Cargo
INICIO
La Alta Dirección del SG-SST solicita los

cambios a implementar en las unidades
académico-administrativos a partir de los
factores internos o externos que pueden
afectar la Seguridad y Salud en el trabajo.
Para ello la Coordinación de SST, debe realizar

la identificación de peligros y evaluación de
riesgos. Registra el cambio a implementar en
Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF

el formato SST-FT-014-UDES para la revisión
Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-014-UDES

y autorización por parte del promotor del
cambio.
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Para el SGC-VAF, anualmente la Alta Dirección
del SGC-VAF en la revisión por la dirección,
Identificación determina los cambios a implementar en los
del cambio en el procesos y/o subproceso del SGC-VAF, en la
Rector General
SGC-VAF y el realización del servicio y en el Sistema de
Rectoría
Formato
SG-SST. Gestión de Calidad y comunica a la
Representante de la Dirección para que
notifique al líder del proceso y líder
responsable del cambio,
El responsable del cambio considerando los

factores internos y externos, formula las
estrategias para el tratamiento de los riesgos
u oportunidades identificadas a partir del
cambio, las cuales son aprobadas por la alta
Dirección.
Una vez aprobadas las estrategias, la

Representante de la Dirección informa al
responsable del cambio para que defina el
plan de acción o planes de acción para la
implementación del cambio de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento de ACPM VAF-
PR-003-UDES y para el tratamiento del riesgo
u oportunidades identificados, aplicando el
procedimiento de la Gestión del Riesgo VAF-
PR-007-UDES.
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
Si se requiere, solicita la asesoría y apoyo del

Gestor del Cambio para cada Sistema de
Gestión.
Líder del proceso académico-administrativo
Registro en el aplicativo de administración

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-
Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-

Una vez aprobada la solicitud, el líder del
Coordinación de Seguridad y Salud en el

Todos los procesos y/o subprocesos del
proceso académico administrativo, con el
apoyo del COPASST debe implementar el
Todos los procesos académico-

administrativos de la UDES
cambio autorizado. Se actualiza el plan de
trabajo anual en seguridad y salud en el
trabajo incluyendo las actividades de control
del SGC-VAF
de la UDES
del cambio. Antes de implementar el cambio
014-UDES
SGC- VAF
Trabajo
informar y capacitar a los trabajadores
VAF
relacionados con las modificaciones.
Para el SGC-VAF, el líder del proceso y/o

Implementación subproceso responsable, ejecuta las acciones
del cambio y definidas en el plan de acción o planes de
controles acción registrados para la Gestión del Cambio
y capacita al personal sobre el cambio
implementado cuando se requiera.

El responsable del cambio aplica los controles
Todos los procesos académico-administrativos de la
establecidos, hace seguimiento a los
Todos los procesos y/o subprocesos del SGC- VAF
Coordinadora de Seguridad y Salud en el Trabajo

resultados y los comunica a la Coordinación del
SG-SST, quien valida la información y
Solicitud y Aprobación del Cambio

Coordinadora de Calidad SGC-VAF
determinar el cierre de las actividades
Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES

definidas en la Gestión del Cambio.
De acuerdo a las fechas definidas para
SST-FT-014-UDES
seguimiento del plan de acción o planes de
Seguimiento a acción definidos, el responsable revisa el
UDES
las acciones y registro de ejecución y las evidencias que se

controles aportan y revisa el cumplimiento de la
definidos actividad y el resultado. En caso necesario,
solicita ajuste del plan de acción.
Cuando el plan de acción se haya ejecutado al

100%, la Coordinación de Calidad evalúa la
eficacia de las acciones frente al objetivo del
cambio. Documentos y Registros
Registro de la solicitud
Todos los procesos y/o
Se deben cumplir los lineamientos del

subprocesos del SGC-
administrativos UDES
Listados Maestros de
Documental GED-FT-
Líder del proceso y/o
subproceso del SGC-
Formato de Solicitud
Todos los procesos
documental en el
Líder del proceso
procedimiento de Control de Documentos y

administrativo
Registros.
académico-
académico-
aplicativo
VAF
VAF
Del SG-SST, se actualizan:

Plan de Trabajo anual;
Programa de Capacitación;
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
Matriz de Peligros, Evaluación y Valoración de

Riesgos TAH-FT-006-UDES y demás
documentos relacionados con el cambio.
Actualización de Del SGC-VAF se actualizan:

Documentos Tablas de Identificación y Valoración de
Riesgos;
Programa de Capacitación;
Documentación del SGC-VAF e institucional
relacionada con el cambio.

En el SG-SST se evaluarán la eficacia de las
Vicerrectora Administrativa y financiera/ Asesora VAF

acciones y de los controles por parte de la
Coordinación del SG-SST y realizará el cierre
del cambio.
Coordinadora de Calidad SGC-VAF
Solicitud y aprobación del cambio

Para el caso del SGC-VAF, cuando las acciones
Coordinadora del SG-SST

se consideren eficaces, la Coordinación de
Calidad solicitará a la Alta Dirección o su
SST-FT-014-UDES
representante la aprobación para realizar el
SGC – VAF
cierre del plan de acción o planes de acción.
De acuerdo al objetivo del cambio, la Alta SG-SST

Dirección o su Representante avalan el cierre
del plan de acción o solicitan ajustes
Cierre del
requeridos o definición de un nuevo plan de
cambio
acción, en caso de ser necesario.
El responsable de cambio socializará con los

clientes y otras partes interesadas el cambio
realizado, cuando este implique afectación en
la prestación del servicio,
FIN
7. FORMATOS
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
 Formato de SOLICITUD Y APROBACIÓN DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.

 Formato de SOLICITUD DOCUMENTAL GED-FT-004-UDES.
8. DEFINICIONES
A continuación, se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en

este procedimiento:
CAMBIO: modificación significativa de un proceso, métodos de trabajo, infraestructura

y equipos.
EFICACIA: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.
EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La

evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición,
ensayo/prueba u otros medios.
GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
GESTIÓN DEL CAMBIO: conjunto de actividades que se emplean en una organización

para garantizar que los cambios significativos se realizan en forma ordenada,
controlada y sistemática.
ORGANIZACIÓN: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.
REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos especificados.
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
ANEXOS
Anexo 1. Formato de SOLICITUD Y APROBACION DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Carmen E. Guerrero G.
29/09/2017
00 Versión Prueba Coordinadora de Calidad del
SGC-VAF
Carmen E. Guerrero G.
Ajuste de pie de página de acuerdo a Coordinadora de Calidad
01 Procedimiento Control de Documentos del SGC-VAF 14/05/2018
y Registros v 10.
Esperanza Rojas Rojas
Directora de Gestión
Documental
Revisión general del documento. Se
realizan los siguientes cambios:
En la identificación de cambios a
implementar. Se indica como
responsable a la Alta Dirección de los
Sistemas de Gestión de Calidad y de
SST. Carmen E. Guerrero G.
02 13/06/2019
Coordinadora de Calidad del
Para el SGC-VAF, se establece que SGC-VAF
antes del cierre del plan de acción o
planes de acción definidos para la
implementación del cambio, la
Coordinación de Calidad, deberá
solicitar el concepto de la Alta Dirección
o su Representante.
Se elimina numeral 5.8 INFORMES.
Versión: 03
VAF-PR-006-UDES
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se ajusta en el encabezado logo

ICONTEC según protocolo de Aplicación
de la marca de conformidad de la Gloria Osorio Avendaño
certificación ICONTEC v03 Representante de la
Dirección
03 Se elimina del encabezado la fecha de 05/10/2020
implementación del formato, según Esperanza Rojas Rojas
disposición de la Alta dirección Consejo Directora de Gestión
Superior. Documental
En la revisión anual del documento no

se identifican cambios

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SGC - VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Establecer la metodología para la identificación de factores internos y externos que

3.1 Aplicación del procedimiento para el SGC-VAF:

3.2 Aplicación del procedimiento para el SG-SST:

Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal de los

La Coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la

3.3. Actualización de la información documentada:

La Coordinación de Calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización de este

Para el sistema de gestión de calidad, se establece en la ISO 9001:2015, en el

a. El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, en el artículo ARTÍCULO 2.2.4.6.26. el

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO

5.1 ROLES DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

a. Promotor del cambio: la Alta Dirección de los sistemas de gestión implementados

b. Gestor del cambio: es el responsable de velar por la coordinación en el

5.2 FACTORES INTERNOS O EXTERNOS FUENTES PARA LA APLICACIÓN DE ESTE

La planificación de los cambios en los Sistemas de Gestión de la UDES, se realiza a

En el siguiente cuadro se identifican posibles factores internos o externos a considerar

SGC-VAF SG-SST SGC- SG-SST

Cambios en la Política u Objetivos. Nuevas versiones de la NTC-

Cambios en la estructura organizacional

Cambios en la realización del servicio. Directrices

Anualmente en la revisión por la dirección, la Alta Dirección del SGC-VAF determina

A partir de la solicitud del cambio, el líder del proceso académico administrativo

El líder responsable del cambio, registra la solicitud de autorización del cambio en el

5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Y CONTROLES

El líder del proceso o subproceso del SGC-VAF, responsable de la implementación del

Una vez definidas las actividades a realizar, se registra el plan de acción, en el

Una vez aprobado el plan de acción o planes de acción requeridos para la

Adicionalmente, el líder del proceso y/o subproceso responsable de la implementación

En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable

El responsable del cambio realiza el registro a las actividades realizadas en el formato

quien está facultado para realizar recomendaciones adicionales previas a la

5.5 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y CONTROLES DEFINIDOS

Cuando se registra el plan de acción en el aplicativo, se determinan las fechas de

Cuando el plan de acción se haya ejecutado al 100%, la Coordinación de Calidad del

Para el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable del proceso académico

5.6 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En los casos que aplique la actualización de la información documentada relacionada

Una vez implementado el cambio, si se requiere actualización de la información

revisión de los riesgos y oportunidades deben revisarse las Tablas de Identificación y

Para el SG-SST el responsable actualiza el Programa de Capacitación y el Plan de

5.7 CIERRE DEL CAMBIO

En el SGC-VAF, la Coordinación de Calidad, será la responsable de validar la eficacia

De acuerdo al objetivo del cambio, la Alta Dirección o su Representante avalan el

Después de transcurrido el tiempo estimado para la implementación del cambio y de

La coordinación del SG-SST validará el resultado del cambio implementado y evaluará

La Alta Dirección del SG-SST solicita los

Para ello la Coordinación de SST, debe realizar

Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF

Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-014-UDES

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Vicerrectora Administrativa y Financiera

El responsable del cambio considerando los

Una vez aprobadas las estrategias, la

Si se requiere, solicita la asesoría y apoyo del

Líder del proceso académico-administrativo

Registro en el aplicativo de administración

Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-

Coordinación de Seguridad y Salud en el

Todos los procesos académico-

Para el SGC-VAF, el líder del proceso y/o