Está en la página 1de 22

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

PROCEDIMIENTO
AUDITORA INTERNA
MACROPROCESO: Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento
PROCESO: Inspeccin y Auditora
Cdigo:
MD-CGFM-CEIGE-P-002

Versin:
2

Fecha de
emisin:
2011-02-04

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial

Nmero de
Pginas:
22

Procedimiento Auditora Interna

Control de Actualizaciones

Actualizacin a la
versin No.

Actualizacin realizada

Fecha de emisin

Procedimiento Inicial

2008-02-25

Se actualiz el contenido general del


procedimiento
Se ajust y complement en forma
general la informacin
correspondiente a los controles,
definiciones y documentos
relacionados.
En el flujograma, se incluyeron y
detallaron ms actividades,
especialmente en cuanto a la
seleccin y evaluacin de auditores y
se redefinieron otras ya existentes
Se ajust la informacin del perfil y
se complementaron los criterios de
evaluacin de las competencias y
desempeo de los auditores internos
de calidad en el Formato Perfil
auditor de calidad, seleccin y
evaluacin CEIGE-R-021
Se
crearon
los
Formatos
Informacin auditores internos de
calidad CEIGE-R-102 y Listado
auditores internos de calidad
CEIGE-R-103

2009-03-01

2011-02-04

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 2 de 22

Procedimiento Auditora Interna

CONTENIDO

1. OBJETIVO: .........................................................................................................4
2. ALCANCE: ..........................................................................................................4
3. CONTROL:..........................................................................................................4
4. DEFINICIONES: ..................................................................................................4
5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA:....................................................................8
5.1 Programar las Auditoras Internas: .......... ..8
5.2 Seleccin Auditores de Calidad: ........... ..8
5.3 Planear las Auditoras Internas:........... ...8
5.4 Preparacin de la Auditora: ............ ...9
5.5 Desarrollo de la Auditora: ............ ......9
5.6 Preparar y Elaborar el Informe de Auditora por cada proceso aprobado
y las Conclusiones Generales de la Auditoria: ........... ..........11
5.7 Reunin de Cierre: .......... ...12
5.8 Distribuir el Informe:................13
5.9 Evaluar a los Auditores: .......... ...13
5.10 Flujograma:.......... ..14
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS ...................................................................14
7. NORMATIVIDAD APLICABLE ..........................................................................19
8. ANEXO CONSIDERACIONES PARA LA REALIZACIN DE

AUDITORAS

INTERNAS (NTC-ISO 19011) ...........................................................................19

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 3 de 22

Procedimiento Auditora Interna


1. OBJETIVO:
Determinar los parmetros para asegurar la realizacin de Auditoras Internas, con el fin
de verificar que los procesos y procedimientos desarrollados estn de acuerdo con las
disposiciones planificadas en el Sistema de Gestin de Calidad SGC y Modelo
Estndar de Control Interno MECI del Ejrcito Nacional y que stos se han
implementado y se mantienen, de conformidad con los requisitos establecidos en las
Normas NTCGP1000, ISO 9001 y el Sistema de Control Interno.
2. ALCANCE:
El procedimiento de Auditora Interna aplica a todos los procesos y procedimientos del
Sistema de Gestin de Calidad SGC, complementado con el Modelo Estndar de
Control Interno MECI, adoptados por el Ejrcito Nacional.
3. CONTROL:
La Inspeccin General como ente evaluador independiente, es el responsable de
establecer y coordinar las directrices generales para el desarrollo de las Auditoras
Internas.
Con el fin de determinar la conformidad, implementacin y mejora del sistema se
realizar un ciclo de auditoras al ao.
La Inspeccin General a travs del Inspector Delegado de Control Interno, seleccionar
los equipos auditores. En atencin al principio de independencia, los auditores no
auditarn procesos en los cuales participen o sean responsables.
Los auditores debern tener las competencias requeridas para lo cual debern ser
seleccionados acorde con los parmetros establecidos: perfil, seleccin y evaluacin de
los auditores.
El Auditor Lder designado para una auditora en coordinacin con el Inspector Delegado
de Control Interno, elabora el Plan de Auditoria.
La Inspeccin General del Ejrcito en cabeza del Inspector Delegado de Control Interno,
responde por la informacin a presentar en la Revisin por los Altos Mandos, con base
en los resultados de las auditoras.
4. DEFINICIONES:
Accin correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una
no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 4 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Accin preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una
no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Acompaante: persona que apoya al auditor en una auditora, como prctica para
desempearse como auditor.
Adecuacin: Suficiencia de las acciones, para cumplir los requisitos.
Alcance de la auditora: extensin y lmites de una auditora.
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las
actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.

Auditado: organizacin que es auditada.


Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora
Auditor Lder: persona designada para dirigir una auditora
Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se realizan por, o en
nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para
una autodeclaracin de conformidad de una organizacin.
NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y tercera parte. Las
auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tal como los clientes, o por
otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y
externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de las
Normas NTCGP 1000, ISO 9001 y otros.

Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener


evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad
del Sistema de Gestin de Calidad con los requisitos establecidos y que se ha
implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Cliente de la Auditora: Organizacin, rea, dependencia o persona que solicita la


auditora.
NOTA El cliente de la auditora puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o
contractuales para solicitar una auditora.

Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos


y habilidades.

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 5 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Conclusiones de la auditora: resultado de una auditora que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la
auditora.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito
Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las
metas y polticas organizacionales.
Coordinador de Grupo Auditor: persona que apoya al Auditor Lder en la
conduccin de un grupo de auditores, cuando se conforman varios grupos de trabajo
que deben desplazarse a otras ciudades.
Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados planificados.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados


planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo,
si es necesario, de expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

Evidencia de la Auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra


informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
NOTA La evidencia de la auditora puede ser cuantitativa o cualitativa.

Evidencia objetiva: dato que respalda la existencia o veracidad de algo.

Experto tcnico: persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al


equipo auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar,
el idioma o la orientacin cultural.
Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL
No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 6 de 22

Procedimiento Auditora Interna


NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.

Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora


recopilada frente a los criterios de auditora.
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como
oportunidades de mejora.

Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad


para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Plan de auditora: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una


auditora.
Programa de auditora: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras.

Observador: persona que presencia una auditora sin interferir en ella, como
preparacin para desempearse como auditor.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de


actividades ejecutadas.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin,


eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos
objetivos establecidos.

Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han


cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se


han cumplido los requisitos especificados.

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 7 de 22

Procedimiento Auditora Interna


5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA:
5.1 Programar las Auditoras Internas
Para la programacin de auditoras internas de calidad se debe tener en cuenta lo
siguiente:
Cada ao se debe realizar a intervalos planificados un ciclo de auditoras internas, para
ello se elabora anualmente el programa de auditoras.
Las auditoras internas se programan teniendo en cuenta los procesos identificados y
definidos por la entidad en el Manual de Calidad.
5.2 Seleccin Auditores de Calidad
La Inspeccin General del Ejrcito tendr un listado con la informacin de Auditores
Internos de Calidad, con base en el cual se seleccionan los auditores, teniendo en
cuenta el perfil establecido y la competencia.
Actualizar peridicamente el listado de los Auditores Internos de Calidad, teniendo en
cuenta el retiro de personal o ingreso de nuevos auditores
5.3 Planear las Auditoras Internas
Con base en el Programa de Auditoras se elabora el Plan de Auditora por el Auditor
Lder en coordinacin con el Inspector Delegado de Control Interno.
En el Plan de Auditora se registra:











El proceso a auditar y responsable


No. de la auditora
Fecha de elaboracin
Objetivo de la auditora
Alcance de la auditora
Criterios de la auditoria (Documentos de referencia requeridos elementos de la
norma aplicable)
Nombre del Auditor Lder
Nombre de los integrantes del Equipo Auditor
Agenda de la auditoria: fecha y sitio, hora, proceso y/o actividades, auditor,
responsables del proceso
Recursos Requeridos

Una vez revisado y aprobado el Plan de Auditora, se enva a los Lderes de los
procesos a auditar, mnimo ocho (8) das antes de iniciar las actividades de la Auditora.
Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL
No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 8 de 22

Procedimiento Auditora Interna

5.4 Preparacin de la Auditoria


Asignacin de las tareas al equipo auditor:
El Auditor Lder en reunin con el Equipo Auditor, deber asignar los procesos a auditar
y comunica lugares, reas o actividades especficas. Tales asignaciones debern
considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores y el uso eficaz
de los recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores,
acompaantes, observadores y expertos tcnicos. Se pueden realizar ajustes en la
asignacin de tareas a medida que la auditora se va llevando a cabo, para asegurar que
se cumplan los objetivos de la misma.
Preparacin de los documentos de trabajo:
Los integrantes del Equipo Auditor debern revisar la informacin pertinente a los
procesos y tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo como la lista de
verificacin para registrar las evidencias.
Cualquier objecin del auditado debe ser resuelta entre el Auditor Lder, el auditado y el
Inspector Delegado de Control Interno; cualquier revisin o ajuste al Plan de Auditora
debe ser acordado entre las partes interesadas antes de continuar la auditora.
5.5 Desarrollo de la Auditora Interna
En la ejecucin de las auditoras internas se llevan a cabo las siguientes etapas:
a. Reunin de apertura:
Es la primera actividad que se debe considerar en la Agenda del Plan de Auditora; a
ella asisten el Equipo Auditor y los Lderes y Responsables de los procesos a auditar,
es presidida por el Inspector General del Ejrcito o el Inspector Delegado de Control
Interno. En el caso donde se conforman Grupos de Trabajo, ser el Coordinador
quien la presida.
El propsito de la reunin de apertura es:

Confirmar el plan de auditora.


Proporcionar informacin de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditora.
Confirmar los canales de comunicacin
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Atender cualquier inquietud planteada por los auditados

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 9 de 22

Procedimiento Auditora Interna


En la reunin de apertura, el auditor lder presenta a los auditados la siguiente
informacin:

Objetivo y Alcance de la Auditora


Agenda prevista
Metodologa a emplear de acuerdo con las tcnicas de auditora:
o Escrita
o Verbal entrevistas
o Inspeccin fsica
o Ocular - observacin en el sitio
o Documental - revisin de documentos y registros.

b. Comunicacin durante la auditora:


Dependiendo del alcance y la complejidad de la auditora, puede ser necesario llegar
a acuerdos formales para la comunicacin entre el Equipo Auditor y el auditado
durante la auditora.
Los integrantes del Equipo Auditor debern consultarse peridicamente para
intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar las tareas
entre los auditores del equipo segn sea necesario.
Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y
significativo, debern comunicarse sin demora al auditado.
Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la
misma no son alcanzables, el Auditor Lder deber informar las razones al Inspector
Delegado de Control Interno y al auditado, para determinar las acciones apropiadas.
Estas acciones pueden incluir la reconfirmacin o la modificacin del Plan de
Auditora, cambios en los objetivos de la auditora o su alcance, o la terminacin de la
auditora.
c. Recopilacin y verificacin de la informacin:
Durante la auditora, deber recopilarse la evidencia mediante un muestreo apropiado
y verificarse la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la
misma, incluyendo la informacin respecto a las interrelaciones entre procesos y
actividades. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la
auditora y se basa en muestras de la informacin disponible; la evidencia deber ser
registrada.
Los mtodos para recopilar informacin se basan en las tcnicas de auditora:

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 10 de 22

Procedimiento Auditora Interna


 Entrevistas, revisin de documentos y registros: Se desarrollan entrevistas a
los auditados. Durante las mismas se van revisando los documentos y registros
que el auditor solicite para verificar la veracidad de la informacin suministrada
por los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a los requisitos
establecidos. Los hallazgos hechos durante las entrevistas se consignan por los
auditores en el formato listas de verificacin para auditoras internas de calidad.
 Observaciones en el sitio: Cuando sea necesario, se realizan observaciones
directas en el lugar de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos
establecidos.
La informacin recopilada puede ser: registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra informacin que sea verificable.
d. Evaluar la evidencia
La evidencia de la auditora deber ser evaluada frente a los criterios de auditora
para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios.
Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos pueden
identificar oportunidades de mejora.
El equipo auditor deber reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de
la auditora en etapas adecuadas durante la misma.
La conformidad con el criterio de auditora deber resumirse para indicar ubicaciones,
funciones o procesos que fueron auditados.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern
registrarse. Las no conformidades debern revisarse con el auditado para obtener el
reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que se han
comprendido. Se deber realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier
opinin divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora.
5.6 Preparar y elaborar el informe de auditora por cada proceso auditado y las
conclusiones generales de la auditora
El Auditor Lder es el responsable de la preparacin y del contenido del Informe de la
Auditora, el cual debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la
auditora y hacer referencia a lo siguiente:
 Informacin general: Macroproceso, proceso y responsable del proceso auditado,
No. de la auditora, lugar y fecha del informe.
Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL
No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 11 de 22

Procedimiento Auditora Interna


 Fecha de inicio y trmino de la auditora y lugares donde se realizaron las
actividades de la auditora
 Los objetivos de la auditora
 El alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades y/o
dependencias de la organizacin, los procesos auditados y el intervalo de tiempo
cubierto.
 Criterios de la auditora. (Documentos de Referencia y Documentos Analizados)
 Resultados de la auditora. (Descripcin de los Hallazgos: Fortalezas, No
conformidades y oportunidades de mejora)
 Conclusiones de la auditora.
 Identificacin del Auditor Lder y Equipo Auditor.
El Auditor Lder se rene con el Equipo Auditor antes de la reunin de cierre para
formular las Conclusiones Generales de la Auditora; en el caso de las Auditorias donde
se conforman varios grupos de Auditores con un Coordinador, ser ste quien se rena
con los Auditores para preparar las conclusiones de la Auditora.
Para las conclusiones se tienen en cuenta los hallazgos establecidos por los auditores,
los objetivos del Plan de Auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada
durante la misma.
Las conclusiones pueden tratar aspectos como:
 Grado de conformidad del SGC con los criterios de Auditora.
 Eficacia de la implementacin, mantenimiento y mejora del SGC.
 Capacidad de los Lderes de proceso para asegurar la continuidad, adecuacin,
eficacia y mejora del SGC.
El Auditor Lder deber presentar los Informes de Auditora por cada proceso y las
Conclusiones Generales de la Auditora, al Inspector General del Ejrcito y al Inspector
Delegado de Control Interno para su conocimiento.
5.7 Reunin de cierre:
Es la ltima actividad programada en la agenda del Plan de Auditora.
La Reunin de Cierre es presidida por el Inspector General del Ejrcito o el Inspector
Delegado de Control Interno; el Auditor Lder deber presentar las conclusiones
generales de la auditora de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los
Lderes y Responsables de los procesos auditados.
En el caso de las Auditorias donde se conforman varios grupos de Auditores con un
Coordinador, ste presentar a los Auditados las conclusiones de la Auditora y
posteriormente har entrega de los informes de los procesos auditados.
Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL
No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 12 de 22

Procedimiento Auditora Interna

Si se presentan diferencias respecto del resultado del informe, entre el auditado y el


equipo auditor, stas sern presentadas al Inspector General del Ejrcito y/o Inspector
Delegado de Control Interno, para que adopte las medidas que considere pertinentes.
5.8 Distribuir el informe
El Informe de la Auditora por cada proceso y las Conclusiones Generales de la Auditora
deber entregarse a los Lderes y Responsables de cada proceso mximo a los ocho (8)
das siguientes a la realizacin de la Auditora.
Los integrantes del Equipo Auditor y todos los receptores del informe deben respetar y
mantener la debida confidencialidad de los informes.
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se
hayan realizado y el informe de la auditora aprobado se haya distribuido.
5.9 Evaluar los auditores
Con el fin de monitorear el cumplimiento de los objetivos de la auditora interna de
calidad se debe evaluar el desempeo de los auditores utilizando para ello el formato de
Perfil Auditor de Calidad, Seleccin y Evaluacin.
Una vez el Equipo Auditor entregue el informe de la auditora practicada, el Auditor Lder
realizar la evaluacin a cada uno de los auditores que participaron en la auditora y las
presentar al Inspector Delegado de Control Interno para su anlisis y consolidacin,
dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la distribucin del informe de auditora.
Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeo de los
Auditores Internos, el Inspector Delegado de Control Interno adoptar las acciones
pertinentes, orientadas al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el
mejoramiento continuo del procedimiento.
Los auditados mediante cuestionario de percepcin, dan su concepto sobre el
desempeo de los auditores.

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 13 de 22

Procedimiento Auditora Interna


5.10 Flujograma de Actividades
A continuacin se relacionan las actividades a realizar en la Auditora Interna, segn las
directrices de la norma ISO 19011.
Flujograma

Descripcin de la Actividad

Responsable

1. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE


AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD, con base en
el Plan de Accin Anual, resultados de auditoras
anteriores, solicitudes del cliente de las Auditoras
(Altos
Mandos),
disponibilidad
de
recursos,
presentarlo al Inspector General del Ejrcito e
Inspector Delegado de Control Interno para su
aprobacin.

Inspector Auxiliar Control


Interno

Si est de acuerdo con el contenido y las fechas


programadas, aprueba y firma.

Inspector Delegado de Control


Interno

Inicio

Elaborar el programa de
Auditora

No
Verifica y
aprueba

No est de acuerdo, devuelve para los ajustes del


caso.

Si
Aprobar el Programa
de Auditoras

Seleccionar Auditor Lder y


Equipo Auditor, teniendo en
cuenta los requisitos y perfil

Elaborar y revisar el Plan de


Auditora

2. APROBAR EL PROGRAMA DE AUDITORAS,


verifica y aprueba con su firma.

Inspector General del Ejrcito

3. SELECCIONAR EL EQUIPO AUDITOR, con base


en el listado de Auditores Internos de Calidad, se
selecciona el Auditor Lder y el Equipo Auditor,
teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos
establecidos.

Inspector Delegado de Control


Interno

4. ELABORAR Y REVISAR EL
AUDITORIA entre el Auditor Lder y
Delegado de Control Interno, con
Programa de Auditoras y la seleccin
acompaantes y observadores.

Inspector Delegado de Control


Interno
Auditor lder

PLAN DE
el Inspector
base en el
de auditores,

5. APROBAR EL PLAN DE AUDITORA

No
Verifica y
aprueba el
Plan

No es conducente el contenido,
correcciones o ajustes del caso.

Inspector General del Ejrcito


ordena

las

Si es conducente, aprueba y firma.

Si
Comunicar a los auditados

6. COMUNICAR A LOS AUDITADOS, enviar el Plan


de Auditora al Lder y Responsable del proceso
mnimo ocho (8) das antes de la fecha programada
para iniciar la auditora.

Inspector Delegado de Control


Interno

Realizar reunin previa con el


Equipo Auditor

7. REALIZAR REUNIN PREVIA con el Equipo


Auditor, a fin de impartir instrucciones sobre la
Auditora a efectuar, informando procesos, situaciones
especiales, alcance de la auditora, tiempo
programado, entre otros aspectos.

Auditor Lder
Equipo auditor

8.
PREPARAR LA AUDITORA: revisar
los
documentos del Sistema de Gestin de Calidad,
procesos asignados y elaborar la Lista de
Verificacin en la cual se relacionen los aspectos a
verificar en el desarrollo de la auditora.

Auditor Lder
Equipo auditor

Preparar la Auditora

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 14 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Flujograma

Descripcin de la Actividad

Responsable

Realizar actividades de la
Auditora

8. REALIZAR ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA, de


acuerdo con el Plan de Auditora.

Auditor Lder
Equipo auditor

Reunin de Apertura

8.1 REUNIN DE APERTURA, el Inspector General


del Ejrcito y/o el Inspector Delegado de Control
Interno, preside la Reunin de Apertura, a la cual
asiste el Equipo Auditor y los Lderes de los procesos
a auditar. Para el caso de las Auditorias donde se
conforman varios Grupos de Auditoria con un
Coordinador, ste preside la reunin.

Inspector General del Ejrcito


Inspector Delegado de Control
Interno
Auditor Lder

Presentar Plan de Auditora y


Auditores

El Auditor Lder explica el objetivo y alcance de la


Auditora y metodologa a utilizar por el Equipo
Auditor. Presenta a los auditores y los procesos a
auditar. Se elabora un Acta de esta reunin.

Auditor Lder
Equipo Auditor

Recopilar y verificar la
informacin

8.2. RECOPILAR Y VERIFICAR LA INFORMACIN


DE LA AUDITORA, se lleva a cabo de acuerdo con
lo establecido en el Plan de de Auditora.
La
informacin se recolecta mediante la aplicacin de
tcnicas de auditora (entrevistas, verificacin de
documentos y registros) y se registra en las listas de
verificacin y/o notas de cada auditor.

Auditor Lder
Equipo Auditor

Generar Hallazgos

8.3. GENERAR HALLAZGOS, se evala la


informacin obtenida frente a los criterios establecidos
y se identifican los hallazgos: No conformidades,
oportunidades de mejora y fortalezas.

Auditor Lder
Equipo Auditor

Preparar y elaborar el
informe de Auditora

9. PREPARAR Y ELABORAR EL INFORME DE


AUDITORA POR CADA PROCESO AUDITADO Y
LAS CONCLUSIONES GENERALES DE LA
AUDITORIA, teniendo en cuenta los hallazgos
(Fortalezas, oportunidades de mejora y no
conformidades), cada auditor elabora el informe
correspondiente. El Auditor Lder con el Equipo
Auditor prepara las Conclusiones Generales de la
Auditora y las presenta al Inspector General y/o al
Inspector Delegado de Control Interno, previo a la
reunin de cierre. En el caso de los grupos de
auditora, el Coordinador es quien presenta las
conclusiones.

Auditor Lder
Equipo Auditor

Aplicacin cuestionario de
percepcin del auditado

10. PERCEPCIN QUE DEJA EL AUDITOR


FRENTE AL AUDITADO. Suministrar a los lderes de
los procesos auditados el cuestionario de percepcin,
para su diligenciamiento.
Al final de la auditora
entregar esta informacin al Inspector Delegado de
Control Interno.

Auditor Lder y/o Coordinador


de Grupo

Reunin de Cierre

11. REUNION DE CIERRE, el Inspector General del


Ejrcito y/o el Inspector Delegado de Control Interno,
preside la Reunin de Cierre, a la cual asiste el
Equipo Auditor y los Lderes y Responsables de los
procesos auditados, programada como mximo ocho
(8) das despus de realizada la auditora.

Inspector General del Ejrcito


Inspector Delegado de Control
Interno

Presentacin para la
Reunin de Apertura y
Acta

Conclusiones Generales
de la Auditora
Informe de Auditora por
cada proceso

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 15 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Flujograma

Descripcin de la Actividad

Responsable

Presenta las Conclusiones Generales de la Auditora,


de tal manera que sean comprendidas y reconocidas
por los auditados. Se elabora un Acta de esta reunin.

Auditor Lder

Distribuir el informe de
auditora por cada proceso

12. DISTRIBUIR EL INFORME, el informe de cada


proceso auditado y las conclusiones generales de la
auditora, se envan mediante oficio a los Lderes y
Responsables de los Procesos auditados mximo
ocho (8) das hbiles, despus de realizada la
Auditora.

Inspector Delegado de Control


Interno
Secretaria Control Interno

Evaluar a los Auditores

13. EVALUAR A LOS AUDITORES, desarrollando las


siguientes actividades:

Auditor Lder y/o Coordinador


de Grupo

B
Presentacin para la
Reunin de Cierre con
las conclusiones de la
auditora y Acta

Evaluacin de los Auditores, en los aspectos


relacionados con la calidad y redaccin de los
hallazgos, identificacin de los numerales de la norma
afectados, soportes y evidencias de los mismos,
dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la
distribucin del informe de auditora y los entrega al
Inspector Delegado de Control Interno.
Con base en lo anterior, se determinan los factores a
mejorar por cada auditor interno de calidad y si se
requieren acciones para fortalecer las competencias y
el mejoramiento continuo del procedimiento.
El resultado de esta evaluacin se registra en el
listado de auditores.
14. ARCHIVAR copia del Informe en el Archivo de
Gestin del rea de Control Interno de la Inspeccin
General del Ejrcito.

Secretaria Control Interno

Presentar los resultados de


las Auditoras Internas

15. PRESENTAR LOS RESULTADOS DE LAS


AUDITORAS INTERNAS, CUANDO SE REALICE
LA REVISIN POR LOS ALTOS MANDOS, de
acuerdo con los resultados de las Auditoras prepara
la informacin para presentarla a los Altos Mandos en
los periodos que se determinen.

Inspector Delegado de Control


Interno

Adoptar Acciones
Correctivas, preventivas o de
mejora

16.
ADOPTAR
ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS DE MEJORA, de acuerdo con los
hallazgos registrados en los Informes de Auditora y
con base en el procedimiento establecido: Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Lderes y Responsables del


Proceso

17. SELECCIONAR EL EQUIPO AUDITOR. Para la


seleccin de los Auditores Internos de Calidad, se
realiza la evaluacin de las competencias de los
Auditores, acompaantes y observadores, previo a la
Auditora a realizar, con las siguientes actividades:

Inspector Delegado de Control


Interno
Auditor Lder

ARCHIVAR

1
Seleccionar el Equipo Auditor
Desarrollo Actividad 3

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 16 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Flujograma

Descripcin de la Actividad

Responsable

C
Mantener actualizado el
listado de los Auditores
Internos de Calidad

Mantener actualizado el listado de Auditores


Internos de Calidad, con registro de formacin,
cursos, especialidad y experiencia.

Convocar al personal que se


va a desempear como
Auditor, acompaante y
observador

Convocar al personal que va a ser seleccionado


como auditores, acompaantes y observadores,
informando lugar, fecha y hora de presentacin.

Aplicar prueba de
conocimientos

Aplicar prueba de conocimientos para evaluar la


competencia del personal convocado.

Para la seleccin de auditores, prueba sobre la


NTCGP 1000, ISO 9001, MECI, tcnicas de
auditora, conocimientos del SGC de la
Institucin.

Prueba Acompaantes

Para la seleccin de Acompaantes, prueba de


conocimientos generales de la NTCGP 1000,
ISO 9001, MECI y SGC de la Institucin.

Prueba Observadores

Para seleccionar los observadores, prueba de


conocimientos bsicos de la NTCGP 1000, ISO
9001, MECI y SGC de la Institucin.

Prueba
Calidad

Auditores

de

Seleccionar a los Auditores


Internos de Calidad,
acompaantes y
observadores

Con base en los resultados de las pruebas


aplicadas,
seleccionar
los
Auditores,
acompaantes y observadores, que hayan
obtenido un promedio de calificacin entre 75% y
100%, para conformar el Equipo Auditor.

Personal que no obtuvo el


promedio, se tendr en
cuenta en prximas
auditoras.

El personal que no obtenga el promedio esperado


en las pruebas de conocimientos, debe
actualizarse, se tendr en cuenta en las
capacitaciones que se programen y en prximas
auditoras.

Registrar los resultados en el


listado de auditores

Registrar en el listado de auditores la calificacin


obtenida en la prueba de conocimientos.

Contactar auditores Externos


segn resultados

Si no se cuenta con personal idneo, contactar


Auditores Externos.

Incluir el personal en el Plan


de Auditora

Incluir en el Plan de Auditora a los Auditores,


acompaantes y observadores, de acuerdo con los
resultados.

Prctica del Acompaante o


Auditor en Formacin

18. PRACTICA DE LOS AUDITORES EN


FORMACIN. Los Acompaantes apoyan al Auditor
con verificaciones y preguntas que consideren
necesarias, previa coordinacin con el Auditor. El
auditor da inicio a la auditora y en el momento
acordado el acompaante interviene, desarrollando la
entrevista y la recoleccin de las evidencias de
acuerdo con el Plan de Auditora.

Auditor Interno
Acompaante

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 17 de 22

Procedimiento Auditora Interna


Flujograma

Descripcin de la Actividad

D
Responsabilidad del Auditor y
desempeo del
Acompaante

La responsabilidad de la auditora es del Auditor


Interno, de tal forma que, si el Acompaante no
profundiza o se desva del plan acordado, el Auditor
Interno debe retomar el dominio de la auditora y
realizar las aclaraciones, indagaciones, o sntesis
pertinentes ante el auditado, para dejar nuevamente el
desarrollo del plan al Acompaante.

Evaluacin del desempeo


de Acompaante

Durante la auditora el auditor tomar nota tanto de los


hallazgos que se vayan identificando en la auditora,
como del desempeo del Acompaante.

Presentacin de hallazgos a
los auditados

Al terminar la Auditora el Auditor debe presentar al


auditado los hallazgos identificados y posteriormente
se rene con el acompaante para retroalimentarlo y
diligenciar el registro de evaluacin de la prctica.

Definir el alcance y duracin


de las prcticas a medida
que se mejoran las
competencias del
acompaante

Con cada prctica el Acompaante va a mejorar sus


competencias, por lo cual el Auditor puede modificar
el alcance y la duracin de las prcticas, de acuerdo
con el desempeo observado, para permitir que la
intervencin del Acompaante sea mayor, a medida
que se avanza en las prcticas.

Responsable

Se ha previsto realizar un mximo de 3 prcticas de


auditora (3 procesos) a fin de adquirir las habilidades
bsicas requeridas para realizar las auditorias. El
puntaje para considerar satisfactoria la prctica es del
70%.
Evaluar la competencia para
ubicar al personal como
auditores, acompaantes u
observadores en prximas
auditoras

Los Acompaantes que no logren este puntaje en la


tercera prctica, deben
recibir nuevamente
capacitacin en el proceso de auditora, o participar
como observador en tres procesos, antes de
comenzar un nuevo ciclo de evaluacin de las
prcticas.

3
Realizar Seguimiento

Desarrollar las actividades

Efectuar el seguimiento

Elaborar el informe de
seguimiento
Presentar los resultados de
las Auditoras Internas

ARCHIVAR
Fin

19.
REALIZAR SEGUIMIENTO.
La Inspeccin
General del Ejrcito realiza el seguimiento a las
acciones adoptadas por los procesos auditados, de
acuerdo con el Programa de Auditora.

Inspector Delegado de Control


Interno

20. DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES 4, 5 Y 6.


Para la Seleccin de auditores se toma la evaluacin
que se haya realizado durante la vigencia, al inicio de
las Auditoras.
21. EFECTUAR EL SEGUIMIENTO. Se verifica el
avance y cumplimiento de las acciones propuestas.

Equipo auditor

22. ELABORAR EL INFORME DE SEGUIMIENTO,


el cual debe ser especfico, claro, concreto y preciso,
estableciendo la efectividad de las acciones tomadas.

Equipo auditor

23. PRESENTAR INFORME DE SEGUIMIENTO a los


Lderes de los procesos correspondientes.

Equipo auditor

24. ARCHIVAR copia del Informe en el Archivo de


Gestin del rea de Control Interno de la Inspeccin
General del Ejrcito.

Secretaria de Control Interno

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 18 de 22

Procedimiento Auditora Interna


6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Programa de Auditorias
Informacin Auditor de Calidad
Listado de Auditores Internos
Perfil Auditor de Calidad, Seleccin y Evaluacin
Plan de Auditoria
Listas de Verificacin
Acta Reunin de Apertura Cierre de Auditoria
Informes de Auditoria

7. NORMATIVIDAD APLICABLE

Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario- NTC -ISO - 9000


Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos NTC - ISO -9001
Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva del poder pblico y otras
entidades prestadoras de servicios NTCGP -1000
Directrices para la Auditora de los Sistema de Gestin de la Calidad y/o Ambiental.
NTC-ISO 19011
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000
8. ANEXO CONSIDERACIONES PARA LAS AUDITORAS INTERNAS (NTC-ISO
19011 / DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE
LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL)
PRINCIPIOS DE AUDITORA
La auditora se caracteriza por depender de varios principios. Estos hacen de la auditora
una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin,
proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar
su desempeo. La adhesin a esos principios es un requisito previo para proporcionar
conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes y para permitir a los
auditores trabajar independientemente entre si para alcanzar conclusiones similares en
circunstancias similares.
a. Conducta tica: El funcionamiento de la profesionalidad, la confianza, integridad,
confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar.
b. Presentacin Ecunime: La obligacin de informar con veracidad y exactitud.
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y
exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 19 de 22

Procedimiento Auditora Interna


encontrados durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el
equipo auditor y el auditado.
c.

Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar.


Las Auditoras proceden con el debido cuidado, de acuerdo a la importancia de la
tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el cliente de la
auditora y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la
competencia necesaria.

Los principios que siguen se refieren a la auditora:


d. Independencia: La base para la imparcialidad de la Auditora y la objetividad de las
conclusiones de la Auditora.
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de
sesgo y conflicto de inters. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo
del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la
auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.
e. Enfoque basado en la evidencia: El mtodo racional para alcanzar conclusiones
de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.
La evidencia de la Auditora es verificable, est basada en muestras de la
informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de
tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est
estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las
conclusiones de la auditora.
CRITERIOS PARA LA SELECCIN Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES
Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades
Los Auditores deben cumplir con determinadas cualidades personales, conocimientos y
habilidades, a fin que las auditoras realizadas por ellos sean lo ms objetivas posibles y
contribuyan a mejorar el desempeo de la Institucin.
1. Atributos Personales
Los auditores deberan poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con
los principios de la auditora descritos.
a. tico: imparcial, sincero, honesto y discreto
b. Mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos
c. Diplomtico: con tacto en las relaciones con las personas
Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL
No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 20 de 22

Procedimiento Auditora Interna


d.
e.
f.
g.
h.
i.

Observador: activamente consciente del entorno fsico y las actividades


Perceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones
Verstil: se adapta fcilmente a diferentes situaciones
Tenaz: persistente, orientado hacia el logro de los objetivos
Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamiento lgicos.
Seguro de s mismo: acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona
eficazmente con otros.

2. Conocimientos y Habilidades
Los auditores deben poseer conocimientos y habilidades relacionadas con:
Habilidades

Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora


Planificar y organizar el trabajo eficazmente
Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado
Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia
Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos.
Registros y datos,
Entender lo apropiado del uso de tcnicas de muestreo y sus consecuencias para la
auditora,
Verificar la exactitud de la informacin recopilada,
Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditora,
Evaluar aquellos factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos y
conclusiones de la auditora
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora,
Preparar informes de auditora,
Mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin
Comunicarse eficazmente

Conocimientos

Documentos del sistema de gestin y de referencia: para permitir al auditor comprender el


alcance de la auditora y aplicar los criterios de auditora.
Sistemas de informacin y tecnologa para la autorizacin, seguridad, distribucin y
control de documentos, datos y registros.
Situaciones de la organizacin: estructura, funciones interaccin de procesos y
terminologa relacionada.
Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables a la organizacin

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 21 de 22

Procedimiento Auditora Interna


RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES:
Auditor lder

Participar en la seleccin del Equipo Auditor


Elaborar el Plan de Auditora
Participar en las reuniones de apertura y cierre de la auditora
Representar al Equipo Auditor ante la Direccin
Reunirse con el equipo auditor y analizar las evidencias para que sean pertinentes y
suficientes y permitan la deduccin de conclusiones con respecto al Sistema de
Gestin de la Calidad Auditado.
Preparar y presentar el informe de auditora

Auditor

Verificar que los requisitos de la auditora sean aplicables.


Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditora
Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas.
Revisar la documentacin relacionada con el Sistema de Gestin de la Calidad
existente.
Documentar las observaciones.
Presentar el informe con los resultados de la auditora.
Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y
de mejora.
Conservar y salvaguardar los documentos de la auditora en forma confidencial.
Tratar la informacin confidencial con discrecin.
Cooperar y apoyar al auditor lder.

Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL


No esta autorizado su reproduccin total o parcial
Pgina 22 de 22