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ACTIVIDAD MÓDULO 5 DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La gestión documental resulta muy útil y sobretodo necesario en una

organización puesto que facilita el manejo de documentos y evita que
haya un mayor desgaste en quienes manejan toda la documentación de
la empresa. Realizar gestión documental evita se empapelen documentos,
que se pierdan algunos y que sea difícil encontrar el documento que se
necesita. Una gestión documental que siga los parámetros como se debe
aporta al buen funcionamiento de cualquier entidad y a la calidad en la
labor de sus trabajadores, lo que impacta positivamente en los servicios
brindados a los clientes o usuarios.

Mejora de la satisfacción del cliente ya que Los sistemas de gestión de

calidad posibilitan que el proceso productivo esté enfocado tanto en las
necesidades de los consumidores como en los parámetros de la empresa,
permitiendo integrar las demandas del cliente en el producto o servicio
final, lo que permitirá que tenga acceso a una mejor oferta y esté más
satisfecho; igualación de los productos o servicios porque gracias al
sistema de gestión de calidad, la organización no solo conseguirá
resultados de mayor calidad, sino que también obtendrá una producción
uniforme y estable, al aplicar durante el proceso unas pautas
estandarizadas; Aumento de la eficiencia y reducción de costos ya que
Debido a que el sistema de gestión de calidad establece cuál es el
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procedimiento óptimo para crear un producto o servicio, la organización

podrá eliminar los pasos innecesarios, desarrollar una gestión del tiempo
más eficiente, detectar las áreas de mejora y reducir los fallos o errores
en la fabricación del producto o prestación del servicio, consiguiendo una
mayor eficiencia y el ahorro en costes innecesarios; Incremento de la
rentabilidad económica, si la empresa logra la satisfacción del cliente con
el menor coste posible, la consecuencia es que aumentará las ventas y
reducirá gastos, repercutiendo directamente en el balance financiero de
la compañía; Potenciación de la imagen positiva de la empresa. El hecho
de contar con un sistema de gestión de calidad va a favorecer que mejore
la reputación de la marca en el mercado, tanto entre los consumidores
actuales que podrán acceder a productos y servicios de alto valor como
en los potenciales clientes quienes oirán hablar del buen trabajo que
desarrolla la empresa; Impulso de la motivación de los trabajadores.
Integrar a los empleados en el análisis de los procesos, para estudiar los
aspectos mejorables, hará que se sientan más implicados con los
objetivos de la empresa. Además, al conocer en todo momento cómo
deben llevar a cabo el trabajo y qué se espera de ellos, les permitirá
conseguir los resultados esperados, incrementando su satisfacción;
Crecimiento de la coordinación interdepartamental, Dado que cada área
o equipo de trabajo es consciente de su papel dentro del proceso, la
interacción entre los diferentes departamentos se agiliza y simplifica,
mejorando la producción final de la organización

Para concluir en la administración documental se debe tener en cuenta

el tipo de información que maneja, organizar los flujos de información de
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acuerdo a los temas de cada área, identificar el ciclo de vida de la

información, diseñar los sistemas de gestión documental de acuerdo a sus
necesidades, registrar, controlar y almacenar la información producida en
la organización y algo que se debe realizar de manera constante difundir
y socializar la información con actividades de seguimiento en cada área
que permita un mejoramiento continuo del proceso de la administración
documental.

BIBLIOGRAFIA

https://politecnicosuperior.co/campus/pluginfile.php/1045349/mod_reso
urce/content/3/GD1-
Gestion%20de%20Documentos%20y%20Archivos.pdf

https://politecnicosuperior.co/campus/pluginfile.php/1045358/mod_reso
urce/content/2/GD2-
Gestion%20de%20Documentos%20y%20Archivos.pdf

https://politecnicosuperior.co/campus/pluginfile.php/1045369/mod_reso
urce/content/4/GD3-
Gesti%C3%B3n%20de%20Documentos%20y%20Archivos.pdf

https://politecnicosuperior.co/campus/pluginfile.php/1045379/mod_reso
urce/content/4/GD4-
Gesti%C3%B3n%20de%20Documentos%20y%20Archivos.pdf

https://youtu.be/BfoooZ86IJ0
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