ACTIVIDAD CARACTERISTICAS RESPONSABLE FECHA DE ACTUALIZACIÓN

ADMINISTRATIVA: Realizar el registro de las Angy Camila Jovel 26/05/2020

solicitudes que se allegan por Tovar y Karen
BITACORA DE
el canal de comunicación Estefani Moreno
COMUNICACIÓN
efectiva y relacionar tanto la Urrego
EFECTIVA
solicitud como la respuesta de
esta.
GESTIÓN DE Angy Camila Jovel 26/05/2020
CREDENCIALES Tovar y Karen
Realizar solicitudes de
ACTIVACIÓN O Estefani Moreno
mesa de ayuda
DESACTIVACION DE Urrego
mediante la plataforma
USUARIOS
GLPI dependiendo la
DESBLOQUEO DE
necesidad del cliente
USUARIOS
(seguimiento)
REQUERIMIENTOS
TECNOLOGICOS
Solicitud de carné Diligenciar formato de talento Angy Camila Jovel 26/05/2020
institucional cuando el humano solicitando el carné Tovar y Karen
personal se incorpora institucional Estefani Moreno
a la unidad Urrego
Se valida usuario de Catalina Angy Camila Jovel 26/05/2020 de ambos usuarios
Forero para la respectiva Tovar y Karen tanto el mío, como de a líder de
distribución de tareas al interior Estefani Moreno Gestión Documental se
del equipo de trabajo de Urrego encontraba al día.
Gestión Documental.
Verificar distribución
Verificar mi usuario en DOCMA
de tareas de DOCMA
para realizar la respectiva
distribución de tareas al interior
del equipo de trabajo de
Gestión Documental o
aceptación de estas.
CUENTAS DE Se realiza la actividad de Angy Camila Jovel Se encuentra al día la remisión
COBRO verificar cada una de las Tovar y Karen física de cuentas de cobro al área
cuentas de cobro del equipo de Estefani Moreno de archivo de gestión centralizado
Gestión Documental, en donde Urrego para su posterior actualización de
se verifica que cuente con el contratos físicos; debido a la
respectivo diligenciamiento de emergencia sanitaria una vez se
los campos y así mismo llegue a las instalaciones de URT
verificar soporte de pago de se deberá proceder a la remisión
seguridad social mediante la de los meses de marzo, abril y
planilla de seguridad social, ahora mayo.
ARL y pensión, esto se deberá
realizar tanto de nivel central
como de nivel territorial las que
tenga la supervisión
compartida con la líder de
Gestión Documental.
 Realizar el cargue de plan de
pagos de cada contratista del
Grupo de GD así mismo
verificar que se realice el
cargue de los formatos
establecidos (GF-FO-05 Y GC-
GO15) para el procedimiento
SECOP II de pago.
Se realiza la validación de
pagos de cada uno de los
contratos del área.
Angy Camila Jovel todos los contratos a cargo de la
Tovar y Karen líder de Gestión Documental que
Estefani Moreno se encuentran en el SECOP, ya se
Urrego encuentran debidamente
actualizados con el plan de pagos,
como el registro de supervisión de
pagos que se encuentran al día,
solo quedan pendientes por
confirmar pago del mes de abril a
los siguientes colaboradores:
Edwin Molina
Paula Diaz
Rocío Ramírez
Yuly Chubila

Se remite de manera semanal Angy Camila Jovel 26/05/2020

correo masivo tanto en nivel Tovar y Karen
central como a nivel nacional Estefani Moreno
sobre el reporte de tareas Urrego
pendientes en el gestor
documental DOCMA.
Se remite correos informativos
tanto a nivel nacional como
Remisión masiva de
nivel central o solicitando
información
información.
Remisión de base de contratos
de estado actualizado de
contratistas.
Remisión de devolución de
Carné institucional de
colaboradores que se retiraron
de las instalaciones.
*Por solicitud de la líder de Angy Camila Jovel 26/05/2020
Gestión Documental se realizar Tovar y Karen
consolidados de información ya Estefani Moreno
sea según la necesidad de Urrego
nivel central y/o nivel territorial
*Se asiste a reuniones por
parte de la líder de Gestión
Documental para su posterior
recopilación de acta de
compromisos.
Consolidado/solicitud
se realiza convocatoria de
de información
reunión a líder o en su defecto
al equipo de Gestión
Documental.
*Sobre las capacitaciones
realizadas dentro del área se
solicita las respectivas actas
realizadas para su posterior
actualización dentro del
expediente, que es remitido al
área de Talento Humano.
*Se realiza la solicitud los 5 Angy Camila Jovel 26/05/2020
PAPELERIA primero días del mes de la Tovar y Karen
papelería que requiere el Estefani Moreno
 grupo. Urrego
*Cuando llega una persona al
grupo de Gestión Documental
se le suministra los insumos
básicos de papelería, para
puesto de trabajo.
Se realiza la actividad de Angy Camila Jovel Ante la emergencia sanitaria,
recolección de la cuota anual Tovar y Karen quedaron pendientes la entrega de
de 22.000 por cada uno de los Estefani Moreno anchetas a los siguientes
colaboradores interesados en Urrego colaboradores:
participar, en donde se le Ana Milena Forero Florido
compra una ancheta por valor Edgar Humberto Peña Mesa
de 20.000 al número de Janson León Alfaro
Cumpleañero contacto consignado en el Dayana la Verde Nieto
tablero de control de dicha
matriz. adicional a ellos se les
organiza el puesto de trabajo
con decoración que
previamente se tiene (bombas,
confeti decorativo, letrero y
ancheta).
Se realiza un consolidado Angy Camila Jovel 26/05/2020
mensual previo a las Tovar y Karen
comisiones efectuadas para el Estefani Moreno
mes y donde se tendrá en Urrego
cuenta que estas no se
realicen en los lunes y viernes
Programa de
por políticas de la jefe Alicia,
comisiones
Se deberá realizar un
consolidado y posterior envía a
Angela Tique para su
respectiva verificación posterior
al cargue de comisión por cada
uno de los colaboradores.
Se realiza consolidado de Lina Silvana Mongui Estantería: la última solicitud de
información tales como Mila estantería se realizó y corte del
planoteca y cintoteca, adicional mes de finales de abril, principios
a ello temas de estantería. del mes de mayo de 2020.
Planoteca y Cintotecas: por
cumplimiento a plan de
mejoramiento en estratego se
realizó la consulta a nivel nacional
sobre el requerimiento de este,
PIC plan institucional una vez pasada la emergencia
de capacitación sanitaria se deberá remitir por
parte del área de almacén a las
siguientes sedes:

MATRIZ DE Se realiza el consolidado de Angy Camila Jovel del consolidad de abril y mayo solo
SEGUIMIENTO CON información de las áreas de Tovar y Karen hace falta el reporte por parte del
 CORTES (DOCMA,
MENSUALES CORRESPONDENCIA Y
EQUIPOS DE BODEGA) con el fin de remitir
(DOCMA, la misma a la líder de Gestión
CORRESPONDENCIA Documental.
Y BODEGA)
*Se proyecta memorando
cuando se requiere radicación
Se realizar radicación
de documentos.
de documentos y
*Se entrega documentos que
recepción de toda la
son recibidos por el personal
CORRESPONDENCIA documentación
de 4-72 a las personas
allegada al área para
correspondientes una vez
su posterior
verificados los mismo por parte
distribución
de la Líder de Gestión
Documental.
Se realiza de manera
mancomunada con el área
administrativa la ordenación y
posterior identificación del
archivo de gestión del área en
cumplimiento a la TRD del
Realizar el área, se llevan los 2018 y 2019
consolidado del para posterior traslado a la
INVENTARIO inventario único bodega una vez efectuado su
documental del área tiempo de gestión dentro de la
ADMINISTRATIVA. entidad.
Estefani Moreno equipo de Archivo Central -
Urrego BODEGA. 26/05/2020
Angy Camila Jovel se realiza distribución el día 25 de
Tovar y Karen mayo, donde se da indicaciones a
Estefani Moreno quien corresponda una vez se
Urrego efectué el inicio de actividades
dentro de las instalaciones de la
URT.
Angy Camila Jovel Se tiene la vigencia 2018 y 2019
Tovar y Karen plenamente identificadas tanto en
Estefani Moreno las unidades de conservación
Urrego como el inventario único
Documental, para la vigencia 2020
se está construyendo por cada
uno de los productores, quedando
así por iniciar la construcción de
este una vez se llegue a las
instalaciones de la URT.
*Se realiza el préstamo interno
dentro del área, realizando el
debido procedimiento de préstamo
documental, es decir,
diligenciamiento de planilla y
solicitud por correo.