Tema 33

La gestión de documentos en la
Administración de la Junta de
Andalucía. Documentos originales
y copias de documentos. El desglose
de los documentos originales.
La formación de los expedientes
administrativos. Los registros
administrativos de documentos:
presentación y tramitación de
documentos. La identidad corporativa
 Índice esquemático

1. La gestión de documentos en la Administración de la Junta de Andalucía

1.1. Documentos originales
1.2. Copias de documentos
2. La formación de los expedientes administrativos
3. La presentación de documentos
4. Los registros administrativos de documentos
4.1. Tipos de registros administrativos de documentos
4.2. Operaciones de registro
4.3. Horario de los registros administrativos de documentos
4.4. Los registros telemáticos
4.5. El derecho a no presentar documentos que ya obren en poder de la
Administración Pública
5. La identidad corporativa

En el estudio de este tema hay que tener presente la Disposición Final Séptima
"Entrada en vigor" de la Ley 39/2015, según la cual lo referente al registro
eléctronico de apoderamientos, registro eléctronico, resgistro de empleados
públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y
archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de entrada en vigor de
la ley: 2 Octubre 2018.
Así hasta la fecha señalada, en dichas materias se seguira aplicando la normativa
anterior.
1. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE
LA JUNTA DE ANDALUCÍA

1.1. Documentos originales

En el caso de que las normas reguladoras de un procedimiento o actuación ad-
ministrativa exijan la aportación de documentos originales, los ciudadanos tienen
derecho a la expedición de una copia sellada de dichos documentos.
Para el ejercicio de este derecho, que se encuentra reconocido en la Ley 39/2015,
los ciudadanos deberán aportar una copia del documento original presentado,
cotejándose la misma a efectos de comprobar la identidad de sus contenidos,
diligenciándose a continuación con un sello en el que conste:
a) La fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
b) El órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del proce-
dimiento o actuación para cuya tramitación se aporta.
La copia sellada será entregada a la Administración Pública correspondiente en el
momento en el que el documento original sea devuelto.

1.2. Copias de documentos

El artículo 27 Ley 39/2015 atribuye a todas las Administraciones Públicas
competencia para expedir copias auténticas de documentos públicos o privados,
de-biendo las mismas determinar reglamentariamente los órganos administrativos
que resulten competentes para su expedición.
En la Junta de Andalucía, los órganos administrativos competentes para expedir
copias de documentos son los indicados en los artículos 22 a 24 del Decreto 204/1995,
de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios ad-
ministrativos de atención directa a los ciudadanos.

1.2.1. Tipos de copias

Los artículos 22 a 24 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, asignan la competen-
cia para expedir copias de documentos a distintos órganos administrativos, en fun-
ción del tipo de copia a expedir y de la finalidad que tenga su expedición.
Según se establece en el artículo 21 de dicho Decreto, las copias pueden ser de dos
tipos:
a) Copias auténticas. Estas copias se refieren siempre a documentos públicos ad-
ministrativos, siendo expedidas por el mismo órgano que emitió el documen-
to original, gozando de igual validez y eficacia que el mismo (nos estaríamos
 propiamente ante el documento original -pues, por definición, original sólo hay
uno- pero se trataría de una copia cuya autenticidad con el original es certificada
por el propio órgano emisor del documento original, quien la firma y otorga igual
validez y eficacia que a éste).
b) Copias autenticadas. Estas copias, que pueden referirse tanto a documentos
públicos (administrativos y no administrativos: notariales, judiciales, etc.) como a
documentos privados, son expedidas por un órgano distinto al que emitió el do-
cumento original, y tienen una validez y eficacia limitada al procedimiento para
el cual fueron expedidas (salvo el supuesto al que se refiere el apartado 1.2.2.1.).
Las copias autenticadas de documentos se expedirán previo cotejo con el origi-
nal, estampándose si procediera sobre la misma la correspondiente diligencia
de compulsa.
Los órganos competentes se abstendrán de practicar la diligencia de compulsa
cuando dichas copias ofrezcan duda sobre su correspondencia con el original
o cuando se dude sobre la autenticidad de dichos originales.

1.2.2. Órganos competentes para la expedición de copias autenticadas

1.2.2.1. Copias autenticadas de documentos administrativos de la

Junta de Andalucía
El art. 22.2 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, atribuye la competencia para
la expedición de copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de
Andalucía, a las jefaturas de sección (u órgano asimilado) dependiente del órgano que
hubiera emitido el documento original y que tengan encomendada las funciones de
tramitación o custodia del expediente a que pertenezca dicho documento original.
En caso de que el órgano que produjo el documento original hubiese desapareci-
do, dicha competencia para autenticar le corresponderá a las jefaturas de sección (u
órganos similares) que tengan encomendada la custodia del expediente a que perte-
nezca el documento original.
Las copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de Andalu-
cía que hayan sido emitidas por los órganos establecidos en el art. 22.2 del Decre-
to 204/1995, de 29 de agosto, gozarán de la misma validez y eficacia que los documen-
tos originales a los que se refieran.

1.2.2.2. Copias autenticadas de otros documentos

Las copias autenticadas de documentos públicos (fuera del supuesto al que se refie-
re el apartado anterior) y las copias autenticadas de documentos privados, se realiza-
rán por los siguientes órganos administrativos:
a) Presentación de copias y devolución de los originales
En este supuesto, según dispone el art. 23 del Decreto 204/1995, de 29 de agos-
to, la competencia para la autenticación de copias corresponderá a las jefaturas
 de sección (y órganos asimilados) responsables de cada Registro General de
Documentos, los cuales realizarán el cotejo, autenticación de las copias, y de-
volución de los originales al interesado.
De no existir tales jefaturas de sección, la competencia corresponderá a la je-
fatura del servicio o secretaría general bajo cuya responsabilidad se gestione la
función de registro general de documentos.
b) El desglose de documentos originales
El art. 24.1 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, reconoce a los interesados
que hubieran aportado documentos originales en los expedientes administrati-
vos, el derecho a la entrega de los mismos, salvo que los documentos originales
deban permanecer en dichos expedientes.
En tal caso, las jefaturas de sección (u órganos asimilados) que tengan encomen-
dadas la tramitación y custodia de los expedientes administrativos correspon-
dientes, autorizarán dicha entrega de documentos originales, dejando constan-
cia en el expediente mediante la expedición de copia autenticada del documento
que se retira.
Las copias autenticadas de documentos que hayan sido emitidas por los ór-
ganos y conforme a lo establecido en los arts. 23 y 24.1 del Decreto 204/1995,
de 29 de agosto, gozarán de validez y eficacia en el procedimiento para el cual
fueron expedidas.

1.2.3. Delegación de la competencia para la expedición de copias

autenticadas
La competencia para expedir copias autenticadas de documentos puede ser
dele-gada por los órganos administrativos que la tengan atribuida.

1.2.4. Expedición de copias autenticadas mediante la utilización de

medios electrónicos
El desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, así como
la implantación de las infraestructuras tecnológicas necesarias, posibilita la expedi-
ción por medios electrónicos de copias autenticadas, con las garantías, requisitos y
condiciones exigidos por la normativa de aplicación.
En el ámbito de la Junta de Andalucía, el régimen para la expedición por medios
electrónicos de copias autenticadas se encuentra establecido en la Orden de 11 de oc-
tubre de 2006, de la Consejería de Justicia y Administración Pública, cuyas disposicio-
nes son de aplicación a todos los órganos y unidades de la Administración de la Junta
de Andalucía, así como a sus Agencias y demás entidades vinculadas o dependientes,
en tanto éstas últimas ejerzan potestades administrativas.
La copia autenticada electrónicamente de documentos originales en soporte papel,
se realizará produciendo un fichero en un formato que permita mostrar en la panta-
lla del ordenador la imagen obtenida y exacta del documento original a cotejar (en
la Junta de Andalucía se ha generalizado el uso de ficheros en formato pdf). Una vez
efectuado el citado cotejo, se procederá por los órganos competentes a la firma de la
copia electrónica, mediante la utilización, por éstos, de firma electrónica reconocida.
La copia autenticada electrónicamente deberá contener un código de verificación que
permita comprobar la integridad y autenticidad de la misma, accediendo por medios
telemáticos al documento archivado en el sistema.
Los órganos competentes para expedir copias autenticadas electrónicamente son:
a) Las Jefaturas de Sección (u órgano asimilado) dependiente del órgano que hu-
biera emitido el documento original y que tenga encomendadas las funciones
de tramitación o custodia del expediente a que pertenezca el documento origi-
nal, de conformidad con lo dispuesto en el art. 22.2 del Decreto 204/1995, de
29 de agosto.
b) Las Jefaturas de Sección (u órgano asimilado) responsables de cada registro
general o auxiliar de documentos, de conformidad con lo dispuesto en el art.
23 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto.
En la copia autenticada electrónicamente se deberá consignar en cada una de las
páginas que conformen la copia, como mínimo, los siguientes datos que constituirán
la diligencia de autenticación electrónica:
a) La inscripción “Es copia autenticada electrónicamente del documento original”.
b) Consejería, Agencia o entidad vinculada o dependiente que emite la copia au-
tenticada electrónicamente.
c) Identificación del firmante de la copia autenticada, así como del centro directi-
vo u órgano al que está adscrito y del cargo que ostenta dentro del mismo.
d) Indicación de la dirección y del código seguro de verificación mediante los que
se podrá comprobar su autenticidad e integridad.
e) El lugar y la fecha en la que se emite la copia autenticada.

2. LA FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

El expediente administrativo lo conforma el conjunto ordenado de documentos
y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento del acuerdo o la resolución
administrativa, así como, en su caso, las diligencias encaminadas a ejecutar la misma.
Al expediente se unirán, mediante agregación sucesiva, todos los documentos,
pruebas, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que forman parte del procedi-
miento administrativo al que se refiera.
Cuando dicho procedimiento concluya, se procederá al archivo del expediente.
Al realizar el archivo se deberá crear un índice donde figure el asunto, número de
páginas, y demás especificaciones que se consideren necesarias para individualizar e
identificar al expediente.
Hoy en día la utilización de los medios electrónicos en la actuación de las Adminis-
traciones Públicas ha implicado un cambio en la concepción tradicional del expediente
administrativo. Así, el art. 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos hace referencia al expediente electrónico,
indicando que el foliado de los mismos se llevará a cabo mediante un índice electróni-
co firmado por la Administración Pública, órgano o entidad actuante. Dicho índice ga-
rantizará la integridad del expediente electrónico, y permitirá su recuperación siempre
que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos
expedientes electrónicos. La remisión de expedientes administrativos podrá ser susti-
tuida, a todos los efectos legales, por la puesta a disposición del expediente electrónico,
teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.

3. LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

A fin de garantizar la presentación de documentos por parte de los ciudadanos,

el art. 38 de la LRJ-PAC establece que las solicitudes, escritos y comunicaciones que
estos dirijan a las Administraciones Públicas podrán presentarse:
a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.
b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Ad-
ministración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Co-
munidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones
Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Muni-
cipios a que se refiere el artículo 121 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora
de las Bases del Régimen Local (municipios de gran población), o a la del resto
de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso,
se hubiese suscrito el oportuno convenio.
c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca
(véase el art. 31 del R.D. 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regula la prestación de los servicios postales).
d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el ex-
tranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Cada Administración Pública hará pública (y mantendrá actualizada) una rela-
ción de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comu-
nicación, así como los días y el horario de funcionamiento.
En el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía se admi-
ten cualesquiera de los medios de presentación de solicitudes, escritos y comunica-
ciones que establece el art. 38 de la LRJ-PAC, reconociéndose además en el art. 82.2
de la Ley 9/2007, de 22 de octubre (LAJA), la posibilidad de presentar documentación
dirigida a la Administración de la Junta de Andalucía a través de los Ayuntamientos,
cuyos registros generales actuarán en todo caso como registros de entrada para la
recepción de documentos dirigidos a órganos de la Administración de la Junta de
Andalucía.
 A efectos de cumplimiento de plazos, se debe considerar como fecha de presentación
de los documentos, la correspondiente al día en el que los mismos hayan sido remiƟdos
a la Junta de Andalucía por alguno de los medios previstos en el art. 38.4 de la LRJ-PAC
(complementado, en lo que se refiere a Ayuntamientos, con lo dispuesto en el art. 82.2 de
la LAJA), ahora bien, el plazo para resolver y noƟficar el correspondiente procedimiento
administraƟvo únicamente se computará a parƟr de la fecha en la que la solicitud haya
tenido entrada en cualquiera de los registros de documentos del órgano administraƟvo
competente para instruirlo (art. 14 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto).

Así mismo, se debe indicar que, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 17 del De-
creto 204/1995, de 29 de agosto, para la presentación de documentos en el ámbito de
la Administración de la Junta de Andalucía se puede utilizar el telefax.
Dicho artículo reconoce la posibilidad de utilizar los telefax para la remisión de
escritos y comunicaciones, sin necesidad de presentar posteriormente los documen-
tos originales, siempre que:
a) Las normas reguladoras del procedimiento correspondiente no exijan la pre-
sentación de documentos originales, copias auténticas o la firma original.
b) El registro de documentos del órgano que haya de tramitarlo tenga previsto
este sistema como medio de comunicación y disponga de equipo autorizado.
Cuando los interesados soliciten la transmisión de comunicaciones mediante telefax,
y por este medio se le practiquen notificaciones que hayan de constar en el procedimien-
to, junto al documento objeto de la notificación se le adjuntará un recibo de su recepción,
el cual deberá ser cumplimentado, rubricado y enviado por el mismo procedimiento en
el plazo de dos días al registro emisor para que se incorpore al expediente. Transcurrido
dicho plazo sin efecto se cursará la notificación por el procedimiento ordinario.
Cuando por este medio se emitan escritos a otros órganos o personas, se exten-
derá diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que se
archivará en el expediente.

4. LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE DOCUMENTOS

4.1. Tipos de registros administrativos de documentos

El art. 38 de la LRJ-PAC obliga a los órganos administrativos a disponer de un
registro general de documentos, en el cual se hará el correspondiente asiento de todo
escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad admi-
nistrativa propia. También se anotarán en el mismo la salida de los escritos y comuni-
caciones oficiales dirigidas a otros órganos administrativos o a particulares.
Los órganos administrativos podrán crear, así mismo, otros registros en las unida-
des administrativas correspondientes de su propia organización, con el fin de facilitar
la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros de documentos serán
auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
 En el ámbito de la Junta de Andalucía existen registros generales de documentos
en todas las Consejerías (art. 82.1 de la LAJA). Igualmente, existen registros generales
de documentos en las Delegaciones Provinciales o Territoriales de las Consejerías, en
las Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andalucía, así como en la Subdelegación
del Gobierno de la Junta de Andalucía en el Campo de Gibraltar.
En las agencias administrativas, en las agencias de régimen especial, así como en
los órganos de ámbito inferior a la provincia que puedan ser creados, existirán los
registros generales y/o auxiliares que en cada caso se determinen.
Los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía cursarán los escritos y
comunicaciones oficiales que dirijan a los particulares o a otros órganos administrati-
vos, a través de sus respectivos registros generales de documentos.
En las oficinas de registros generales de documentos se admitirá todo escrito o
comunicación que sea presentado o que se reciba en las mismas, con independencia
de la Administración Pública a la que vayan dirigidos.
El art. 11 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, exige que la Secretaría General para
la Administración Pública publique en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía, al me-
nos una vez al año, la relación completa y actualizada de oficinas de registros generales
de documentos existentes en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía.
Así mismo, dicha relación deberá estar expuesta en los tablones de anuncios de
los órganos administrativos que dispongan de registros generales de documentos,
publicándose conjuntamente con la relación de oficinas de registros auxiliares que
dependan de su registro general.

En todo caso esta información se encuentra disponible en la página Web de la

Plataforma de Relación con la Ciudadanía Andaluza (CLARA), donde figura la ubica-
ción y horarios de atención al público de todos los registros generales de documentos
existentes en la Junta de Andalucía (también puede consultarse a través de CLARA la
ubicación y horario de los buzones de documentos):
hƩp://www.juntadeandalucia.es/haciendayadministracionpublica/clara/portada.html

Por último, en relación con los registros administrativos de documentos, se ha de

indicar que el art. 38 de la LRJ-PAC obliga a su interconexión informática, lo cual se
lleva a cabo en la Junta de Andalucía a través del sistema @RIES.

4.2. Operaciones de registro

Los registros administrativos de documentos disponen de dos secciones:
– Entrada, donde se anotarán los documentos o escritos presentados o recibidos.
– Salida, donde se anotarán los documentos o escritos remitidos a otros órganos
o a particulares.
Los asientos registrales se harán respetando el orden temporal de recepción o salida
de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
 Las operaciones de registro implican la estampación del correspondiente sello (de re-
cepción o salida) en los documentos. Los sellos empleados a tal fin deberán disponer del
contenido y características que, para los mismos, vienen establecidas en la Orden de 1 de
diciembre de 1995, de la Consejería de Gobernación (modificada por la Orden de 20 de
abril de 1998) y en el vigente Manual de Identidad Corporativa de la Junta de Andalucía.
La estampación del sello se realizará en el espacio reservado para ello o, en su
defecto, en la primera hoja del escrito y en un lugar donde no dificulte la clara visión
de su contenido. Dicha estampación podrá ser sustituida por una impresión mecánica
que comprenda al menos la misma información del sello.
Los controles que se establezcan para los movimientos internos de los escritos que
tengan entrada en un órgano, no podrán producir nuevos estampillados de sellos o
impresión mecánica sobre los mismos.
Cuando el escrito, recibido o emitido, se acompañe de una copia, sobre ésta se
estampará el correspondiente sello y la fecha de recepción o emisión (y en caso de ser
requerido para ello, también la hora).
Dicha copia sellada será justificante suficiente de la presentación. En caso de no acom-
pañarse una copia, y requerirse justificante de la presentación, con posterioridad al asien-
to registral se emitirá certificación comprensiva de que la presentación se ha efectuado.
Una vez practicados los asientos registrales, los escritos recibidos se remitirán di-
rectamente y sin dilación a las unidades que tengan que tramitarlos; cuando dichas
unidades no se puedan identificar, se remitirán al responsable del órgano o del Centro
Directivo o a quien éste designe.
Cuando las solicitudes, escritos o comunicaciones presentados estén dirigidos a
otro órgano administrativo ajeno al del registro, éstos se remitirán, dentro de las vein-
ticuatro horas siguientes, a su órgano de destino acompañados de la relación de los
que se le envían.
Por su parte, los escritos emitidos, una vez practicados los asientos registrales co-
rrespondientes a su salida, serán cursados sin dilación a sus destinatarios.

4.3. Horario de los registros administrativos de documentos

El horario de atención al público de los registros generales de documentos de la
Junta de Andalucía, así como las jornadas y horarios del personal a ellos adscritos, se
encuentra establecido por la Orden de 10 de noviembre de 1999, de la Consejería de
Gobernación y Justicia.
En dicha Orden se indica que los registros generales de documentos disponen del
siguiente horario:
– Servicios Centrales de las Consejerías:
a) De lunes a viernes (permanecerán cerrados los sábados, domingos y días fes-
tivos), en horario ininterrumpido de 9:00 a 20:00 horas.
b) Los días 24 y 31 de Diciembre el horario será reducido: de 9:00 a 14:00 horas.
 – Delegaciones Provinciales o Territoriales:
De lunes a viernes (permanecerán cerrados los sábados, domingos, festivos, así
como los días 24 y 31 de Diciembre), en horario de 9:00 a 14:00 horas.
– Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andalucía:
a) De lunes a viernes en horario ininterrumpido de 9:00 a 20:00 horas.
b) Los sábados y los días 24 y 31 de Diciembre, en horario ininterrumpido de
9:00 a 14:00 horas.

Los registros auxiliares de documentos normalmente están abiertos de lunes a

viernes en horario ininterrumpido de 9:00 a 14:00 h.

Una vez cerradas al público las oficinas de registro, y a fin de facilitar la presen-
tación de documentos, existen los buzones de documentos (los cuales se encuentran
ubicados en las Delegaciones de Gobierno), donde los ciudadanos podrán depositar sus
documentos desde la hora en que termine la atención al público de los registros hasta
las 24:00 horas de todos los días hábiles.
Los documentos que se depositen en los buzones de documentos serán registrados
con la fecha correspondiente al día en que fueron depositados.

4.4. Los registros telemáticos

A fin de garantizar el ejercicio efectivo del derecho de los ciudadanos a relacio-
narse con la Junta de Andalucía utilizando medios electrónicos, se creó el Registro
Telemático Único (sin perjuicio de la existencia del Registro Telemático Tributario de-
pendiente de la Consejería de Hacienda y Administración Pública), el cual se encuentra
habilitado para la recepción o transmisión de documentos electrónicos relativos a
los procedimientos, las actividades o los servicios contemplados en las disposiciones
autonómicas que establezcan la tramitación telemática de los mismos.
El Registro Telemático Único permite la entrada de documentos electrónicos a
través de redes abiertas de telecomunicación, todos los días del año durante las vein-
ticuatro horas del día (24 x 7).
Los documentos electrónicos transmitidos a través del Registro Telemático Único
serán válidos a todos los efectos legales siempre que quede acreditada su autenticidad,
integridad, conservación e identidad del autor.
La recepción de documentos electrónicos en dicho Registro se producirá automá-
ticamente, emitiéndose al interesado un justificante en el que se dará constancia del
asiento de entrada que se asigne.
Dicho justificante se hará llegar al destinatario, a la dirección electrónica que éste
haya indicado, en el momento inmediatamente posterior al que tenga lugar el asiento
del documento recibido.
La fecha de entrada o salida de los documentos electrónicos en el Registro Telemá-
tico Único se acreditará mediante un servicio de consignación electrónica de fecha y
hora. Dicha fecha producirá los efectos que la legislación sobre procedimiento admi-
nistrativo común le atribuya en orden al cómputo de los términos y plazos en el seno
del procedimiento administrativo.
A efectos del cómputo de dichos términos y plazos, se entenderá que la recepción
de documentos electrónicos en un día inhábil en el ámbito territorial del órgano com-
petente para tramitarlo, surtirá sus efectos el primer día hábil siguiente, siendo ésta la
fecha en la que el documento ha tenido entrada en el Registro del órgano competente
para su tramitación.

4.5. El derecho a no presentar documentos que ya obren en

poder de la Administración Pública
Se reconoce al ciudadano el derecho a no presentar documentos que ya se
encuentren en poder de la Administración Pública actuan-te, obligando a estas a
recabar de sus propios órganos aquella documentación que, obrando en su poder,
sea adecuada para resolver el procedimiento.
En el caso de la Comunidad Autónoma de Andalucía, dicho desarrollo reglamen-
tario se hizo en el art. 20 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, el cual exige que el
ciudadano que vaya a acogerse a este derecho indique:
a) el órgano administrativo al que fueron presentados los documentos o por el
que fueron emitidos
b) la fecha de la presentación o emisión
c) el procedimiento administrativo al que correspondan
En todo caso, el interesado sólo podrá ejercer este derecho siempre que no hayan
transcurrido más de cinco años desde la finalización del procedimiento en el que do-
cumento se hubiese presentado o emitido.
5. LA IDENTIDAD CORPORATIVA
La Orden de 17 de febrero de 1984, de la Consejería de la Presidencia, establece unas
reglas básicas que han de seguirse en la confección de los escritos y comunicaciones,
por parte de los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía.
Así en los escritos oficiales deberán consignarse, al menos, los siguientes datos:
a) Denominación del Centro Directivo, Organismo, Servicio, etc., remitente del
escrito. Cuando éste se produzca en una unidad administrativa, debe configu-
rarse la denominación de ésta, junto con la del Centro Directivo, Organismo o
Servicio del que dependa.
b) Asunto y referencia del escrito que haya motivado el que se curse en su caso.
c) Localidad, fecha, antefirma y firma de la Autoridad ó Jefe de la Unidad Admi-
nistrativa que autoriza el escrito. En los casos de delegación de firma se hará
constar la misma.
d) Además del preceptivo sello de salida, todo escrito o comunicación oficial lle-
vará el sello de la dependencia que lo cursa.
e) Se debe utilizar para cada asunto una comunicación oficial distinta.
f) Deben constar abreviadamente en todo escrito los nombres de su autor y de
quien lo mecanografió; para ello, basta con indicar en la esquina superior iz-
quierda del documento las iniciales de ambos, separados por una barra. Así
por ejemplo, en una comunicación dictada por Juan Sánchez a Carmen Martí-
nez, debe escribirse en el lugar indicado “JS/CM”.
g) De cada escrito se hará, en todo caso, copia para archivo, siendo rechazable la
costumbre de sustituir copia por fotocopia.
Además de la Orden de 17 de febrero de 1984, se ha de tener presente el Manual de
Identidad Corporativa, en el que se establecen los principales elementos de identidad
gráfica de los documentos de la Junta Andalucía.
Dicho manual, que fue aprobado por el Decreto 245/1997, de 15 de octubre, es de
aplicación a:
a) Las Consejerías, agencias Administrativas, entidades de derecho público e Ins-
tituciones, así como cualesquiera otros órganos y entidades públicas con perso-
nalidad jurídica propia que gocen de autonomía orgánica y funcional, depen-
dientes de la Administración de la Junta de Andalucía o vinculados a ella.
b) Las sociedades mercantiles participadas mayoritariamente de forma directa
o indirecta por la Junta de Andalucía que no tengan carácter industrial o co-
mercial.
c) Las fundaciones del sector público de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
d) Los consorcios y demás entidades con personalidad jurídica propia, distintas
de las anteriores, en las que o bien sus órganos rectores sean designados en su
mayoría por la Administración de la Junta de Andalucía o bien sea mayoritaria
su representación directa o indirecta.
 El Manual de Identidad Corporativa puede ser consultado en la siguiente página
Web:
http://juntadeandalucia.es/organismos/presidencia/areas/comunicacion-social/
paginas/manual-dentidad-corporativa.html

Por su importancia se recomienda, al menos, la lectura de los siguientes aparta-

dos del mismo:
– Diseño Básico.
– Papelería.