EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.

ESCRITOS Y DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN: SOLICITUDES O INSTANCIAS: PROVIDENCIAS Y DILIGENCIAS; DICTAMENES E INFORMES; PROPUESTAS Y MOCIONES; CERTIFICACIONES; NOTIFICACIÓN DE ACUERDOS; RESOLUCIONES, DECRETOS, OFICIOS, ETC. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. A. Concepto de expediente administrativo. El artículo 164 del ROF (Reglamento de organización y funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales, Real Decreto 28/11/86) define el Expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Dicho artículo en su apartado 2º índica que el expediente administrativo lo compone la agregación sucesiva de documentos, dictámenes, informes, pruebas, diligencias, solicitudes, etc. Las hojas útiles serán rubricadas y foliadas por el órgano competente. El Expediente administrativo se iniciará (art. 165 ROF): a) De oficio si el objeto del expediente es la resolución de una necesidad pública o servicio administrativo. b) A instancia de parte, cuando lo que se pretende con el el expediente es la resolución de una pretensión particular. B. Características. Si desde el punto de vista archivístico el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa de un asunto determinado, podemos extraer las siguientes conclusiones: Un expediente no es una carpeta llena de papeles, sino una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto. Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa –documentos de carácter internos- como procedentes de otros organismos o de particulares –documentos externos-. En los distintos procedimientos pueden producirse documentos de contenido esencial (resoluciones, informes, dictámenes) y documentos de enlace (aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente). Hay que distinguir también en la formación de un expediente los documentos de contenido esencial, de los documentos de apoyo informativo, que son aquellos que siendo necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman en ningún caso parte de las mismas, como sucede con las fotocopias de las disposiciones, etc. DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN. A. Concepto de documento. Etimológicamente, la palabra documento deriva del latín documentum y ésta a su vez, del verbo docere que significa enseñar, instruir. Así pues, en este sentido el documento enseña, instruye sobre algo, independientemente de la materia en que haya sido confeccionado y del medio que se haya utilizado para la enseñanza que con el se pretende dar. Se define el documento desde un punto de vista amplio y genérico, como “un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno a él”. Una de las características esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de otros documentos, no se produce de forma aislada, sino en el contexto de un expediente en el que encuentra su razón de ser, puesto que cada uno responde a una actuación concreta dentro de un

c) Contenido objeto de la providencia. el art. 70. pudiendo valer la fotocopia de la solicitud con expresión de la fecha de presentación formalmente con el sello de entrada en el registro. La administración comunicará al solicitante este hecho. Son dictados por el órgano competente y contendrán como mínimo: a) Órgano que lo dicta. 70. d) Lugar.3 índica que el solicitante tiene derecho a recibir recibo acreditativo de la solicitud presentada. estando a disposición de los ciudadanos. El art.1 respecto a la subsanación y mejora de las solicitudes. Providencia: Son actos administrativo que se dictan durante la sustanciación del expediente administrativo. 70.2 LRJPA nos señala que en el caso de que se presente una pluralidad de solicitudes sustancialmente iguales. fecha y firma. Instancias o solicitudes: Se trata del documento por el cual el particular presenta una pretensión y a través del cual se inicia el procedimiento administrativo. El artículo 70 de la LRJPA. salvo que las normas reguladoras dispongan otra cosa. Según el artículo 195 del ROF. advirtiéndole que en caso contrario dará por desistida dicha solicitud. e) Órgano o unidad administrativa al cual se dirige la instancia o solicitud. c) Lugar y fecha. B. cuya finalidad es dar curso al mismo. están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. 71. En este mismo sentido. Contendrá las siguientes indicaciones: .4 contempla que las Administraciones deberán establecer modelos formalizados para las solicitudes. 74 de la Ley 30/92 índica que la ordenación del procedimiento administrativo seguirá el criterio o principio de celeridad y su tramitación se hará de oficio. y por tanto. D. podrán ser formuladas en una única solicitud. nos índica que el contenido mínimo de la solicitud o instancia es: a) Nombre y apellidos del solicitante o su representante. razones y petición que concreta la solicitud. las providencias serán notificadas a los afectados en el plazo de 10 días.procedimiento encaminado a la resolución de un asunto determinado. C. el artículo 75 de la Ley 30/92 establece que se procederá a la tramitación simultánea de los asuntos que por su naturaleza lo permita y por tanto no exija una tramitación sucesiva. señala 10 días de plazo para aportar los documentos preceptivos. de simple constancia de los hechos. resolviendo el procedimiento en los términos del artículo 42 (obligación de resolver). Además el art. Así mismo. El art. El art. evitando providencias innecesarias. 70. Se intentará que la tramitación del expediente sea lo más fluido posible. d) Firma del solicitante u otro medio que acredite de manera suficiente la voluntad del solicitante. El art. b) Hechos.3 señala que las solicitudes podrán ser mejoradas por los solicitantes. Diligencia: Son actos administrativos de mera tramitación. así como el medio preferente para realizar las notificaciones o domicilio. b) Precepto jurídico que le sirve de fundamento.

. F. El informe contendrá: a) Enumeración clara y sucinta de los hechos. donde se haga constar el número de folios de que consta el libro y la fecha de inicio de transcripción de las sesiones. 172 ROF. salvo cuando hayan de adoptarse acuerdos declarados urgentes. Propuesta: Es el Proyecto de decisión que se formula por el órgano administrativo al decisor del expediente. 199. Dictámenes: Son propuestas que se someten al Pleno tras el estudio del expediente por la Comisión informativa (art. c) Lugar. También debemos referirnos a la Propuesta de Resolución como el proyecto de resolución. A lo largo del ROF son varias las referencias a las diligencias: El art. El art. 198. c) Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva.2 del ROF índica que los asuntos resueltos sin dictámen porque haya sido declarado urgente.1 se refiere a las diligencias. así como las personas que hubieran asistido en su caso. para la transcripción del acta de una sesión se añadirán las hojas necesarias mediante diligencia del Secretario. en cada tomo del libro de actas. se dará cuenta a la comisión informativa en la 1ª Sesión que celebre. y con el sello de la corporación. G. Se menciona la necesidad de diligencia de apertura del Secretario.2 cuando las sesiones de los órganos colegiados por falta de quórum u otras circunstancias no se ha podido celebras. Los dictámenes de las comisiones informativas son preceptivos y no vinculantes. fecha y firma. como instrumento público foliado y encuadernado. El art. El art. Así mismo. que pertenece a la fase de terminación.a) Persona que dicta la realiza. a la hora de definir el libro de actas. 109. se dictará diligencia donde se haga constar las fechas de las actas de sesiones que comprende. conteniendo una parte expositiva y por otra el acuerdo a adoptar. Será necesario el informe previo del Secretario y además en su caso del Interventor cuano lo solicite el Presidente de la Corporación o 1/3 de sus miembros o el asunto exija una mayoría especial para su aprobación. señala que las Comisiones Informativas están integradas por miembros de la Corporación y tienen como función el estudio o informe de los asuntos que debe resolver el Pleno o la Junta de Gobierno local (cuando se refiera a competencias delegadas del Pleno). Art. 126. legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde o Presidente. El Jefe de la Dependencia competentes para tramitar el Expediente realizará un informe que ponga de manifiesto los antecedentes y las disposiciones legales o reglamentarias en que se funde. E. El arti. b) Contenido.5. en el caso de que no haya suficientes hojas al final del libro de actas. 123 ROF. Informes. dará lugar en el acta de la sesión que el Secretario dicte la diligencia oportuna haciendo constar esta circunstancia. b) Disposiciones legales aplicables y alegaciones razonadas de la doctrina. 164. que forman parte del Expediente administrativo. 97 ROF). El art.

que deberá ser motivada en los casos que determine la Ley y los plazos para recurrir su decisión. Moción: El art. todos los actos. El art. la decisión de la Administración. El art. 206 del ROF señala que podrán expedirse certificaciones de resoluciones y acuerdos antes de ser transcritos aprobadas por el órgano competente. 196. Con carácter de urgencia podrá ser debatido y acordado pero siempre que el Pleno acuerde su inclusión en el orden del día. Contiene una parte expositiva o justificación y un acuerdo a adoptar. OTROS DOCUMENTOS Oficio: Es la comunicación escrita de un órgano administrativo con destinatario nominativamente determinado. decidirá todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del mismo (art. K.3 ROF lo define como la propuesta que se somete directamente al Pleno y podrá formularse tanto por escrito como oral. Resolución: Es el acto administrativo dimanante del órgano que tiene la competencia (Alcalde o Presidente) que pone fin al procedimiento administrativo y la Administración manifiesta su voluntad o decisión acerca del hecho objeto del procedimiento. resoluciones y acuerdos de los órganos M. Las resoluciones del alcalde o presidente se plasmarán en un libro de actas. I.. Es un término genérico. haciendo constar en la misma dicha circunstancia. El art. Si el Pleno por mayoría absoluta lo acuerda. alcances o descubiertos les corresponderá a los interventores. 205 del ROF indica que las certificaciones se expedirán por orden del Presidente de la corporación y con su visto bueno. caracterizado por su función autentificadora. El art. 97. normalmente contiene notas especiales que hablan de notificación. Acuerdos: Es también el acto por el cual se deciden todas la cuestiones planteadas en un expedientes. una vez concluido el orden del día y antes de pasar a Ruegos y Preguntas. emplazamiento o requerimiento. propuestas congruentes a las peticiones formuladas. 91. En el debe aparecer: La voluntad expresa de la Administración.4 del ROF señala que en la sesión del Pleno. el Alcalde preguntará si algún grupo político desea someter algún tema de carácter urgente que no esté incluido en el orden del día. rubricada al margen por el jefe de la unidad y con el sello de la corporación. citación. Pueden ser de Juicio (cuando afirman la certeza de alguna cosa que queda a la libre apreciación o valoración del que certifica. al igual que las resoluciones se plasmarán en un libro de actas L. J. Proposición: Contemplada en el art. 97. cuando tengan carácter decisorio se publican y notifican en la forma prevista por la Ley (al igual que las Resoluciones). Certificación: Es uno de los casos de la aplicación de la fe pública. así como consulta de archivos y registros de la admón. Los certificados de Juicio los emiten los Alcaldes y los de Conocimiento los Secretarios. médicos o pobreza por ejemplo) o de Conocimiento (se limitan a constatar aquello que consta en los libros y documentos administrativos).1 del ROF establece que los Acuerdos que adopten el Pleno y la Junta de Gobierno Local. No se podrá votar ni acordar nada si no esta incluido en el orden del día. pasará al debate y en su caso votación. El art. 89. .1 LRJPA).H. es un acto administrativo de comprobación. Las certificaciones de descubierto contra los deudores por recursos. 105 de la CE y el 207 del ROF reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copias y certificaciones de los acuerdos.2 del ROF como la Propuesta que se somete al Pleno relativa a un asunto incluido en el orden del día. pero está reservado este término para el Pleno y la JGL.

y será suficiente cuando contenga al menos el texto íntegro de la resolución. sean o no interesados en los expedientes. Se entiende cumplida la obligación de notificar dentro del plazo máximo de duración de los procedimiento. 3. día y hora en que deba comparecer el citado. Las notificaciones que se realicen omitiendo alguno de los requisitos mencionados pero sí contuvieran el texto íntegro. la expresión de recursos que procedan y ante qué órganos y en que plazos de deben efectuar. que se dan entre órganos administrativos.Citación: Es la convocatoria con señalamiento del sitio. Fundamentalmente. haga o deje de hacer alguna cosa. Requerimiento: Es un acto formal de intimidación que se hace a alguna persona para que entrege. El artículo 59 regula la Práctica de la notificación regulando lo siguiente: 1. serán firmadas por el Secretario. Edictos: Son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente. Deberá indicar si es o no definitivo en vía administrativa. los actos de comunicación pueden clasificarse en: a) Comunicaciones. Comunicaciones. b) Notificaciones. la identidad y el contenido del acto notificado. 4. Las comunicaciones y las notificaciones son actos administrativos de trámite. Se encuentra regulado en los artículos 58 al 61 de la LRJPA y en los artículos 192 al 195 del ROF. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. así como el intento de notificación debidamente acreditado. Esta notificación deberá efectuarse en el plazo de 10 días a partir de la fecha en que el acto se haya dictado y deberá contener el texto integro del acto. . que den traslado de acuerdos y resoluciones. se entenderá que surten efecto a partir de la fecha que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento de su contenido. cuya finalidad es dar a conocer a alguna persona algo que debe conocer para el mejor desarrollo del procedimiento (providencia. que se hacen a los ciudadanos. Las comunicaciones que hayan de dirigirse a las Autoridades serán firmadas por el Alcalde o Presidente y las demás comunicaciones. y si las mismas se adoptan por delegación se hará constar esta circunstancia. así como de la fecha. Las notificaciones se practicarán por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción por el interesado o su representante. etc). 2. Todas las comunicaciones u oficios llevarán el sello de salida estampado y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada. Emplazamiento: Es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo que se señala. El artículo 58 estable la notificación de los actos administrativos con los siguientes requisitos: 1. Se notificarán a los interesados los actos administrativos que afecten a sus derechos o intereses. Notificaciones. los vicios de que puedan adolecer las comunicaciones y notificaciones no afectarán a la validez del acto comunicado o notificado. decreto. Como su finalidad es la puesta en conocimiento de una determinada persona de un acto administrativo. Las resoluciones de los Alcaldes y Presidentes de las Entidades Locales se extenderán a su nombre.

Cuando ello no fuera posible. Centro de Estudios financieros. Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa. la notificación se hará por medio de anuncios en el tablón de edictos del Ayuntamiento en su último domicilio. Valencia 2003. siempre respetando el contenido del artículo 58. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificación. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos. la convocatoria del procedimiento deberá indicar el tablón de anuncios o medios de comunicación donde se efectuarán las sucesivas publicaciones. y el ámbito territorial del órgano que lo dictó. Cuando la notificación se practique en el domicilio del interesado. especificándose las circunstancias del intento de notificación y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento. 2. Editorial Meta. Las Administraciones públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión. según cual sea la Administración de la que se proceda el acto a notificar. la notificación se practicará en el lugar que éste haya señalado a tal efecto en la solicitud. intentada la notificación. y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado 1 de este artículo. En este caso.» El artículo 60 señala que se publicarán aquellos actos administrativos cuando así lo establezca la norma que regule su procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés público. de no hallarse presente éste en el momento de entregarse la notificación podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. en el "Boletín Oficial del Estado". 5. junto con el día y la hora en que se intentó la notificación.La acreditación de la notificación efectuada se incorporará al expediente. En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado. se ignore el lugar de la notificación o el medio a que se refiere el punto 1 de este artículo. careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos. adicional a la notificación efectuada. que no excluirán la obligación de notificar conforme a los dos párrafos anteriores. b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. siendo. en cualquier lugar adecuado a tal fin. de la Comunidad Autónoma o de la Provincia. no se hubiese podido practicar. Corporaciones locales. en los términos del artículo siguiente. . Sevilla 2002. se hará constar en el expediente. Bibliografía utilizada: Admón. Centro del opositor – Madrid 2001. El artículo 61 indica que si el órgano competente aprecia que la publicación de un acto lesiona derechos o intereses legítimos. La publicación. intento que se repetirá por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres días siguientes. la notificación se efectuará mediante su publicación en el tablón de anuncios del Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente. o bien. se limitará a publicar en el Boletín una somera indicación del acto. 4. se hará constar esta circunstancia en el expediente. En el caso de que el último domicilio conocido radicara en un país extranjero. 3. en este último caso. sustituirá a la notificación surtiendo sus mismos efectos en los siguientes casos: a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administración estime que la notificación efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificación a todos.

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