EL ARCHIVO NOTARIAL Y LOS TRASLADOS

Lo que atañe al archivo notarial y los traslados es materia de

regulación tegal en los artículos 8L al 93 del Decreto,Legislativo Nro.
t0+9, que intégran la Sección Quinta ("Del Archivo Notarial y de los
Trasháos") del Capítulo II (<De los Instrumentos Públicos Protocolares,')
del Título II (<De los Instrumentos Públicos Notariales>) del referido
Decreto Legislativo.
15.L Generalidades sobre el archivo notarial
.,El archivo notarial es el conjunto de registros, documentos e
instrumentos propios del Notario formados en el ejercicio del cargo.
Tiene caráctef público, puede ser puesto de manifiesto y el Notario
debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se le solicite>
(TAMBINI AVIL A, 2006: 96).
.,El archivo notarial comprende la documentación notarial,
protocolos y registros notariales debidamente encuadernados y
ómpastados-en tomos para mantener el orden y facflitar al Notario su
conservación y custodia...> (TAMBINI AVIL A,2006:97).
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 81 del Decreto
Legislativo Nro. t049, el archivo notarial se integra Por:
a) Los registros físicos, en soPorte de papel o medio magnético,
que lleva el notario conforme a ley.
b) Los tomos de minutas extendidas en el registro.
c) Los documentos protocolizados conforme a ley.
d) Los índices que señala el Decreto Legislativo Nro. 1049. Al
respecto, de6e tenerse en consideración 1o normado en el
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artículo 91 de dicho Decreto Legislativo, que versa justamente
sobre los índices y que prescribe: A) que el notario llevará
índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos
protocolares, a excepción del registro de protestos que sólo
llevará el índice cronológico; B) que el Índice consignará los
datos necesarios para individu aLízar cada instrumento; C) que
estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a
elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas
deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre
siguiente a su formación; D) gü€, asimismo,podrá llevar estos
registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando
la información de los mismos sea suministrada empleando la
tecnología de firmas y certificados digitales de conformidad
con la legislación de la materia. También debe tenerse en cuenta
lo preceptuado en el artículo 92 del Decreto Legislativo Nro.
7049, según el cual el notario responderá del buen estado de
conservación de los archivos e índices.
En relación al tema estudiado en este apartado, conviene tener
presente, además, el texto del artículo 82 del Decreto Legislativo Nro.
1049, según el cual:
A) El notario expedirá,bajo responsabilidad, testimonio, boleta y
partes, a quien lo solicite, de los instrumentos públicos notariales
que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.
B) Asimismo, expedirá copias certificadas de las minutas que se
encuentren en su archivo notarial.
C) Los traslados notariales a que se refiere este artículo (art.82
del Decreto Legislativo Nro. 1049) podrán efectuarse en formato
digital o medios físicos que contengan la información del
documento matriz de manera encriptadu y segura y que hagan
factible su verificación a través de los mecanismos tecnológicos
disponibles.
D) Asirnismo, el notario podrá emitir un traslado notarial remitido
electrónicamente por otro notario e impreso en su oficio
notarial, siempre que los mensajes electrónicos se trasladen
por un medio seguro y al amparo a la legislación de firmas y
certificados digitales.
E) Las copias electrónicas se entenderán siempre expedidas por
el notario autorizante d,el documento rnatríz y no perderán su
carácter, valor y efectos por el solo hecho de ser trasladados a
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formato papel por el notario al que se le hubiere enviado el
documento; el mismo que deberá firmarlo y rubricarlo
haciendo constar su carácter y procedencia.