Ficha técnica:

Metodología de Administración de Proyectos

Autor(es): Patricia Jablonka

Contenido
Enfoque de la metodología ágil ..................................................................................................... 2
Ciclo de vida de un proyecto general ............................................................................................. 4
Triple restricción: ......................................................................................................................... 6
Modelo predictivo: ....................................................................................................................... 6
Consultoría de proyectos: ............................................................................................................. 7
Fases y ciclo de vida de un proyecto de consultoría ....................................................................... 8

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 Metodología de Administración de Proyectos

En esta ficha técnica buscaremos comprender los elementos básicos de la gestión de proyectos y las
distintas “culturas y estilos” de la dirección de proyectos dentro de una organización.
Un proyecto puede entenderse como el conjunto de actividades que se realizan para lograr el
producto o servicio.

Para comenzar, debemos distinguir los distintos tipos de organizaciones que existen y cómo se
constituyen en relación al personal:

 Funcional: cada empleado tiene su jefe claramente definido y cada departamento o gerencia
trabaja en forma independiente.
 Matricial débil: mantiene muchas características de una funcional y el director de proyecto
funciona como coordinador.
 Matricial equilibrada: reconoce la necesidad de contar con directores de proyectos
dedicados, pero no les confiere la autoridad necesaria.
 Matricial fuerte: puede tener directores de proyectos y equipos dedicados con autoridad
considerable.
 Orientada a proyectos: generalmente los miembros del equipo están en una misma
ubicación, tiene directores de proyecto con máxima autoridad y suelen estar organizados en
departamentos, que dependen de cada director.

Enfoque de la metodología ágil

Las empresas que apuestan por una transformación digital suelen desarrollar metodologías ágiles en
el interior de sus departamentos para entregar los productos y/o servicios con una mayor calidad y
con costos y tiempos mucho más reducidos. Son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a
las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el
proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno. Tienen un ciclo reiterativo e
incremental, es decir, que se realizan prototipos evolutivos que los usuarios puedan visualizar y
tocar. En función al feedback de los usuarios va siendo modificado.

Entre las metodologías ágiles más utilizadas por las organizaciones se encuentran:
1. SCRUM: Es un marco de trabajo que proporciona una serie de herramientas y roles para, de una
forma reiterada, poder ver el progreso y los resultados de un proyecto. Se basa en tres pilares:
transparencia, inspección y revisión. Durante cada sprint (periodo entre una y cuatro semanas), el
equipo crea un incremento de producto potencialmente entregable (utilizable). El conjunto de
características que forma parte de cada sprint viene del Product Backlog (pila de producto), que es
un conjunto de requisitos de alto nivel priorizados que definen el trabajo a realizar. Los elementos
del Product Backlog que forman parte del sprint se determinan durante la reunión de Sprint Planning
(planificación del sprint). Durante esta reunión, el Product Owner (dueño del producto) identifica los
elementos del Product Backlog que quiere ver completados y los hace del conocimiento del equipo.
Entonces, se conversa para determinar la cantidad de ese trabajo que puede comprometerse a
completar durante el siguiente sprint.

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 Etapas de metodología SCRUM

Esta metodología tiene ciertas ventajas a tener en cuenta:

- Entrega continua de valor
- Apertura a los cambios
- Aceptación de errores en el proceso
- Colaboración estrecha con el cliente
- Comunicación entre todos los miembros del equipo

2. KANBAN: Se basa en una idea muy simple y es que el trabajo en curso (Work In Progress) debería
limitarse, es decir que solo se debería empezar con algo nuevo cuando un bloque de trabajo anterior
haya sido entregado o ha pasado a otra función posterior de la cadena. Esta metodología permite
visualizar el flujo de trabajo con tableros tanto físicos como digitales y permite una visualización clara
de todas las tareas a realizar, en qué etapa está cada una y quién es el encargado de cada una.

Tablero de seguimiento utilizado en la metodología KANBAN

Esta metodología conlleva ciertos beneficios:

- Mejora el trabajo en equipo a través del desglose del proyecto en tareas específicas

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 - Favorece la comunicación interna
- Permite visualizar dónde una tarea se atasca porque pasa más del tiempo necesario en la
columna de “En curso”
- Agiliza el proceso
- Permite medir el tiempo que toma cada tarea.

3) Extreme Programming (XP): Es una metodología ágil centrada en potenciar las relaciones
interpersonales como clave para el éxito en desarrollo de software, promoviendo el trabajo en
equipo, preocupándose por el aprendizaje de los desarrolladores y propiciando un buen clima de
trabajo. Los gerentes, clientes y desarrolladores son socios iguales en un equipo colaborativo.
Implementa un entorno simple pero efectivo que permite a los equipos ser altamente productivos. El
equipo se autoorganiza alrededor del problema para resolverlo de la manera más eficiente posible.

El XP potencia las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo

Ciclo de vida de un proyecto general

En todo proyecto podemos identificar cuatro etapas:
1- Inicio:
En esta etapa se define el problema a resolver, los requerimientos necesarios, el plan de negocio, la
carátula, el acta de constitución y el organigrama del proyecto.
2- Planificación:
Se planifican:
 El alcance de proyecto
 Tiempos
 Objetivos de negocio
 Plan de alto nivel
 Plan de desarrollo
 Estructura de tareas: diagrama de Gantt y camino crítico:

- El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo
de un tiempo total determinado. Fue Henry Laurence Gantt quien entre 1910 y 1915, desarrolló y
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popularizó este tipo de diagrama en Occidente. Desde su introducción, se han convertido en una
herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas o actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una
línea de tiempo en las diferentes actividades, haciendo el método más eficiente.
El diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las tareas o actividades que
constituyen el trabajo que se va a ejecutar y un eje horizontal que muestra en un calendario la
duración de cada una de ellas.

- La Ruta Crítica o Camino crítico muestra las actividades que deben de realizarse a tiempo para que
el proyecto entero termine cuando debe hacerlo. Es muy importante optimizar los recursos, evitar
tiempos muertos de personas y equipos. Además, es necesario asignar recursos a las tareas para
asegurarse de que la programación contiene el personal y equipamiento adecuado. Si el trabajo
asignado a un recurso excede el tiempo disponible, se deberá realizar una nivelación de recursos,
tomando las medidas necesarias.
1) Definir las actividades a realizar
2) Estimar la duración de las actividades
3) Secuenciar las actividades
4) Estimar los recursos que se necesitarán
5) Desarrollar el cronograma
6) Controlar el cronograma

3- Ejecución:
Se llevan a cabo diferentes acciones:
 Solicitud de cambios
 Tablero de control
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  Reportes de estatus
 Análisis de riesgo y registro de incidentes
 Revisiones de calidad
 Reuniones de equipo directivo

4- Cierre:
Consiste en:
 Reporte de Cierre
 Lecciones aprendidas
 Cierre Administrativo del proyecto

Triple restricción:
Dentro de un proyecto pueden existir múltiples restricciones, pero hay tres que se consideran las
más importantes y son comunes a todos los proyectos: cumplir con los objetivos, en el tiempo y el
costo presupuestado. Lograrlas implica calidad del producto o servicio. Pero estas restricciones
además deben tener en cuenta los riesgos y la satisfacción del cliente.

Modelo predictivo:
Es un modelo de relación entre el rendimiento de un sujeto en una muestra y uno o más
características del mismo sujeto. El objetivo del modelo es evaluar la probabilidad de que un sujeto
similar tenga el mismo rendimiento en una muestra diferente. Esta categoría engloba el modelo del
marketing, donde se buscan patrones de datos ocultos que respondan a preguntas sobre el
comportamiento de los clientes o modelos de detección de fraude.

Premisas:
- Universalidad: todos los proyectos tienen características y comportamientos similares y
regulares.
- Objetivo: conseguir el resultado buscado (calidad) en el menor tiempo y costo posibles
(eficiencia). Para recordar cuales son las principales características que debe tener un
objetivo, podemos utilizar este recurso nemotécnico: S.M.A.R.T. (específico, medible,
alcanzable, relevante y delimitado en el tiempo). Si son ambiguos, pueden retrasar los
proyectos. Una sólida definición de objetivos clarifica las necesidades, las vincula a las
estrategias y contribuye a su implementación.
- Predicción: el éxito se basa en una planificación exhaustiva realizada al inicio. Definir el
alcance del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del
Proyecto y del producto o servicio. Esto es fundamental para su éxito, ya que proporciona un
entendimiento común entre los interesados.
- Supuestos del proyecto: son definiciones que se tornan necesarias para poder, en etapas
tempranas, seguir con la planificación. Se identifican y se definen los potenciales impactos de
no cumplirse con lo pensado. Es necesario evaluarlos y gestionarlos, sino se convierten
automáticamente en riesgos.
- Restricciones del proyecto: como parte de la definición del proyecto, para completar los
requisitos y requerimientos, se identifican también aquellas condiciones que le dan marco o
límites. Por ejemplo: restricciones de tiempo, presupuestos, de alcance, de regulación, etc.
- Documento formal: debe ser aprobado por la gerencia. En él se explica el propósito del
proyecto incluyendo necesidades de negocio y el producto/servicio que se espera obtener,
describe las responsabilidades, especifica los recursos necesarios para el proyecto.
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Consultoría de proyectos:
Como ya hemos visto, el ámbito de proyectos que abarca la consultoría es muy amplio, pero en esta
sección nos vamos a centrar en los proyectos y servicios de mayor valor añadido, aquellos que se
orientan a la definición de estrategias y redefinición de procesos de negocio.

Modelo de Negocio:
Canvas
Es un modelo dinámico empresarial que se utiliza para transformar una idea en un proyecto.
- Mejora la comprensión ya que utiliza herramientas visuales. Esta metodología fomenta el
pensamiento creativo de quienes crean el lienzo.
- Se mantiene una constante visión del modelo de negocio desde diferentes perspectivas:
comercial, mercado, canales de distribución, etc.
- En solo una hoja se pueden visionar todos los elementos.

Este esquema está compuesto por 9 bloques:

1- Segmento de clientes: para determinar el nicho de mercado es necesario preguntarse para
quién se crea valor.
2- Propuesta de valor: para definirla es crítico saber qué problema se está tratando de
solucionar.
3- Canales: identificar cuál va a ser el medio por el que se hará llegar la propuesta al segmento
de clientes objetivo.
4- Relación con clientes: reflexionar sobre cuál va a ser la relación con los clientes.

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 5- Flujo de ingresos: tiene que tener claro cómo se va a ganar dinero (por proyecto, por abono,
por horas trabajadas).
6- Recursos clave: identificar qué se necesita para llevar a cabo la actividad de la empresa. Los
recursos pueden ser físicos, económicos, humanos o intelectuales.
7- Actividades clave: las actividades nucleares para la empresa. Es importante tener claro este
bloque ya que lo que aporta menos valor, puede ser subcontratado.
8- Asociaciones clave: enumera los agentes con los que se necesita trabajar para hacer posible
el funcionamiento del modelo de negocio: alianzas estratégicas, proveedores, entre otros.
9- Estructura de costos: luego de analizar las actividades clave, los recursos clave y asociaciones
clave, se deben analizar los costos.

En general estos proyectos tienen como resultado un modelo objetivo hacia el cual el cliente debería
tender y un plan de implantación que le permitan alcanzar el modelo definido.

Fases y ciclo de vida de un proyecto de consultoría

1) Actividad comercial – preventa:

 Acciones comerciales directas
 Eventos o foros profesionales
 Iniciativa del cliente
 Concurso público (Sector Público)
 Alianzas con proveedores
 Asesores comerciales

2) La oportunidad:
Identificar:
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  Contactos en el cliente que puedan avisarnos
 Iniciativa del cliente: nos solicita colaboración profesional
 Alianzas con proveedores
 Asesores comerciales

Analizar:
 Complejidad tecnológica
 Disponibilidad de personal/conocimiento
 Posicionamiento respecto a competidores
 Valor estratégico del proyecto: recurrencia
 Rentabilidad esperada, necesidades de financiación
 Esfuerzo necesario para la propuesta

3) La propuesta:
La estructura estándar de una propuesta está compuesta por:
1. Introducción. Contexto del proyecto
2. Objetivos del proyecto
3. Enfoque de la solución
4. Alcance de la colaboración
5. Metodología y calidad
6. Organización del proyecto
7. Condicionantes y factores críticos de éxito
8. Honorarios y plan de facturación
9. Referencias

4) El proyecto:
Puntos clave en el desarrollo de un proyecto:
 Relación con el cliente
 Gestión de expectativas
 Gestión de personas
 Planificación de equipos
 Implicación con el cliente
 Reparto de tareas y responsabilidades
 Conocimiento funcional
 Planificación de tareas
 Conocimiento técnico

5) La recurrencia:
Se trabaja desde dos frentes:
 El proyecto
 La gestión del cliente