Entrega Final Caso Distribuyamos

Tutor
Leonardo Ruiz Miranda

Catalina Pedraza González Código:1521025479

Claudia Janeth Villa Corrales Código: 1721980089
Nilson Fernando Ariza Salamanca Código: 1311650047
Jaqueline Medica Valencia Código: 1610011227
Juanita Pinilla Perdomo Código 1521022111

Octubre 2019

Universidad Politécnico Gran Colombiano

Facultad de Ingeniería Industrial
Distribución de Planta

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 Tabla de Contenidos

1.Objetivo General 3
2.Justificación 3
3.Metodología 5
4. Dianostico 6
5. Matriz Dofa 8
6. Analisis de Causa efecto 8
7.Alternativas Construidas 9
8.Layout 10
9. Criterios de evaluación 10
10. Recomendaciones 13
11.Conclusion 14
12. Lista de referencias 15

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 1. Objetivo General
Realizar un análisis al caso de la empresa distribuyamos en base a los conocimientos
adquiridos en nuestro proceso de formación, con el fin de dar una posible recomendación de
cuál sería la solución más adecuada a la problemática identificada y definir cuál sería la
estrategia que se ajusta a la necesidad identificada, el análisis nos guiara en los pasos a seguir
en la posible implementación y mejora del proceso, según el análisis realizado se identifica
que son varias las opciones que se tienen, la problemática de los diferentes procesos logístico
de la empresa DISTRIBUYAMOS S.AS, los cuales ha tenido varias falencias. se definirán
mejoras y actualización a los diferentes procesos del área tales como Inventarios,
Almacenamiento y Despachos. Se propondrá un layout del almacén implementando nuevas
tecnologías con el fin de optimizar el almacenamiento y facilitar el debido control de sku’s.

Después de la implementación de las propuestas se deben realizar seguimiento periódico de

los diversos procesos con el fin de dar cumplimiento,

2. Justificación

Indiscutiblemente es importante hacer un análisis exhaustivo de la problemática encontrada;

evidentemente el talento humano “deshonesto”, incompetente para temas de comunicación y
resistente al cambio es muy notable, pero una razón aún más desalentadora es la falta de
capacidad tecnológica. En estos tiempos, cuando asimilamos que el sector de automatización
industrial avanza a pasos agigantados, es importante no desestimar la posibilidad de emplear
los mejores recursos en sistemas de integración empresarial como ERP, y de almacenamiento
como WMS y RFID. Son de óptimo y practico uso pero requieren una avanzada capacitación
al personal operativo y logístico de las empresas. Como son sistemas de avanzada,
lógicamente requieren que el personal sea algo así como de “larga duración” y esto solo es
posible si desde el principio de los concursos o convocatorias para este tipo de vacantes se
3
haga una completa evaluación de los perfiles para, eventualmente en un futuro cercano, evitar
despidos masivos por fraudes o estafas, generando así la toma de decisiones más nefasta que
se puede dar en una empresa, como es el colapso por falta de personal calificado.

Indudablemente el ultimo colaborador contratado en la compañía DISTRIBUYAMOS S.A.,

es Pablo, quien tiene la ardua tarea de estandarizar procesos, reportar averías de mercancía
para cada proveedor, reajuste de inventarios y revisión de equipos primarios y cronogramas
bajo el cargo de Administrador de Inventarios en una agencia alterna de dicha compañía. La
metodología actual no está funcionando a pesar de que aparentemente el sistema “funciona
de manera correcta” de acuerdo a la trazabilidad. Pero con las falencias presentadas después
de dichas auditorias, el punto estratégico es analizar cada cuello de botella y posteriormente
definir planes de acción concretos y de alcances reales para obtener productividad
empresarial, competitividad y aumento del nivel de ventas.

Capacitaciones Cumplimiento Cronograma Cobertura

100% 100
WMS y RFID
HORAS DE CAPACITACION 100% 100

% EFECTIVIDAD 98% 100

Capacitaciones caso distribuyamos

60
48
50

40

30

20

10
2 95%
0
WMS y RFID HORAS DE CAPACITACION % EFECTIVIDAD

sep-19

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 3. Metodología
Se realizará un diagnóstico de la problemática en la lectura para el caso DISTRIBUYAMOS
S.A.S, donde se identifica que la compañía necesita de manera urgente una reestructuración
y que es de suma importancia para este proyecto el cumplimiento de los objetivos propuestos,
para esto se debe tener un estricto control de los inventarios,
1. Implementando el método ABC 80-20 (Activity Base Costing), clasificando todos
los insumos del stock en 3 categorías, con esta metodología se puede enfocar en los
insumos críticos y no críticos prestando mayor atención a sus prioridades en cuanto
a tiempo, esfuerzo y valor, ya que esto es de suma importancia para el correcto
desarrollo de las actividades de la empresa.
2. Se implementará un ERP "Enterprise Resource Planning. Para poder tener acceso
y conocimiento a la información en tiempo real con integración de las distintas
actividades que interactúan con la cadena de abastecimiento. Poder aplicar el PEPS
(primero en entrar, primero en salir) para poder disminuir el tema de las mermas
que tanto están afectando el tema de la rentabilidad.
3. Se propondrá un layout del almacén implementando nuevas tecnologías con el fin de
optimizar el almacenamiento y facilitar el debido control de sku’s

Con estas implementaciones y cambios se mantendrá un nivel de inventario óptimo y el stock

será controlado para mayor efectividad en el proceso. Además, se realizará un conteo
mensual aleatorio de los insumos con mayor rotación, con el fin de validar la información
diligenciada en el sistema y que los movimientos se hayan realizado en tiempo real, se
realizará un estricto control de las entradas y salidas de los elementos de bodega como del
sistema ERP. Y a final de año se realizará un inventario general con acompañamiento de
control interno para su respectiva validación y poder revisar la gestión de Compras e
Inventarios para ese respectivo año.

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 4.Diagnóstico de la situación problemática para el caso distribuyamos.

1. INPLEMENTACION DE
o ATRASO EN TECNOLOGIA TECNOLOGIA
o FALTA DE RESPONSABLES 2. REDISEÑO DE LOS
EN LOS PROCESOS PROCESOS LOGISTICOS
o MALA DISTRIBUCION 3. IMPLEMENTACON DE
o INVENTARIOS NO PLANES DE
CONFIABLES CONTINGENCIA
o NO HAY CONFIANZAN EN 4. CREAACION DE AREAS DE
EL PERSONAL MATERIAL DE ALTO
VALOR

1. RECONOCIMIENTO 5. PERDIDA DE CLIENTES

NACIONAL POR SU POR INCONFORMIDADES
PORTAFOLIO 6. NO HAY CONFIABILIDAD
2. AMPLIO CONOCIMIENTO EN EL INVENTARIO
EN LOS POCESOS 7. NO HAY CONFIABILIDAD
LOGISTICOS EN EL INVENTARIO
3. DIFERENTES CEDIS A 8. PERDIDAS ECONOMICAS
NIVEL NACIONAL

o Instalaciones: Las instalaciones necesitaron se ampliadas ya que las ventas de la

empresa crecieron en un 35,5%, así como los productos importados que manejan en
un 44,7%. Se realizó una ampliación presupuestada para 3 meses que permitiera
ampliar la capacidad de almacenamiento en más del 33% la inversión costo cinco mil
millones de pesos. Pero trabajando día y noche se logró realizar en 60 días.

6
 o Inventario: Si bien la empresa contaba con un sistema de información este no estaba
a la par de las necesidades ni de los volúmenes que se manejaban. Adicionalmente
este no estaba completamente automatizado por lo cual también se dependía de
archivo físico que hacía que la metodología para controlar el inventario no fuese clara
y la información del mismo fuera poco confiable
o Transporte: esta labor es contratado por una empresa outsourcing la cual contrata
personal poco calificado y no se hace un seguimiento de seguridad al mismo.
o Recurso Humano: la empresa estructura planes de carrera y da bonificaciones
salariales según cumplimiento de metas de desempeño. No obstante, las
capacitaciones son insuficientes y poco adecuadas para las labores que va a
desempeñar cada empleado. No existe un cronograma pactado para las capacitaciones
por lo cual viajes de capacitación confluyen con eventos coyunturales de la empresa.
o Carencia del suficiente recurso humano para atender las tareas cotidianas del negocio
por lo cual el personal empezó a enfocarse en las labores urgentes que surgen de la
falta de planeación dejando de lado aquellas tareas indispensables para mantener el
control del inventario.
o La falta de una política clara de manejo de inventarios y aprovisionamiento hace que
los empleados se suman en la desconfianza creando un clima laboral difícil. Que lleva
a despidos injustificados o renuncias inesperadas.
o Atención a proveedores: como forma para mostrar a los proveedores y clientes las
nuevas instalaciones se realizó un evento del cual no se tenía registro en la empresa
y no contó con la planeación adecuada ni el personal requerido para tal fin.
Con base en esta información se procede a realizar un análisis DOFA de la situación en
específico de la actividad de apoyo de la cadena de valor de abastecimiento.
Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
Plan de carrera Sistema de inventarios poco
Deficiencia de recursos Mejora en almacenamiento
para los adecuado a las necesidades
C3 físicos y financieros de productos
empleados. de compañía
Bajo compromiso del
Pago según
recurso humano y Mejorar la socialización Incorrecto manejo y
cumplimiento de
debilidad en el liderazgo de los procedimientos aplicación de inventarios
metas
del mismo
Compañía de No se tiene un adecuado
Falta de planeación en los Capacitación de altos
distribución No. control de los elementos
procesos de expansión. directivos en el exterior
1 en el país que salen de la bodega.

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Análisis Diagrama Causa y efecto

Falta de seguimiento
1. No se tiene
Falta de Personal -
logístico para Funciones no definidas Trazabilidad en la
Atraso en Herramientas optimizar los cadena.
utilizadas en los procesos procesos
2. Dificultad de control de
las operaciones y del
personal.
3. El sistema de control de
inventarios no brinda la
ayuda suficiente para la
interpretación de datos
lo que hace la tarea más
extensa y con mayor
probabilidad de
equivocación
No se cuentan con los
equipos necesarios 4. Sobrecarga Laboral lo
No se controlan los No se tiene un adecuado cual ocasiona bajo
inventarios direccionamiento rendimiento
estratégico
5. Perdida de la
mercancía.
6. Se generan mas costos

Una vez analizado el diagrama de causa efecto se puede evidenciar que en esta compañía
no se realiza un adecuado direccionamiento estratégico, como consecuencia se producen
fallas en cada uno de los procesos.

Como causa de esto las directivas no asumen las responsabilidades correspondientes a los
problemas generando una falta de interés por controlar las situaciones que generan errores y
faltas graves en sus procesos.

No se cuenta con un adecuado control e inspección por parte de las directivas lo que genera
efectos negativos en el personal operativo.

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5.Alternativas construidas para el caso distribuyamos.
Alternativa 1: Construir un equipo humano totalmente nuevo para la gestión y desarrollo de
esta sucursal. Desmonte del sistema de información actual y empezar nuevamente la
implementación de un nuevo sistema de gestión desde cero.
o Alternativa 2: Solicitar a casa matriz que desarrollen un nuevo proyecto para la
restructuración de esta bodega, es decir solicitar una intervención directa desde la
sede central y que sean ellos quienes tomen todas las decisiones que estimen
pertinentes para solucionar la situación actual.
o Alternativa 3: Instalación de cámaras de seguridad y requisas a todos los empleados,
así como una vigilancia más exhaustiva a las labores diarias de cada uno de ellos para
así lograr con medidas policivas que se evite la perdida de elementos al interior de la
bodega y regresar al sistema anterior.
o Alternativa 4: Diseñar una etapa de post implementación donde se genere un plan de
acción que sea liderado desde la alta gerencia de la empresa tomando como
correctivos: la conformación de un equipo humano suficiente, lo cual implica que se
designen funcionarios para que se pueda gestionar la bodega en su día a día y la
corrección e implementación de un sistema nuevo de gestión de inventarios y que
ambas labores no recaigan en una solo persona, este equipo debe ser conformado por
personas tanto internas de la empresa, como personal nuevo con experiencia en el
desarrollo de proyectos y asesorados continuamente en sitio por una persona de casa
matriz que ya halla implementado esta tecnología en otras plantas de la compañía.
Por otra parte, se debe desarrollar un programa integral de capacitación tanto a los
operarios como directivos de la empresa para que se puedan subsanar todos los
inconvenientes acontecidos. Finalmente se deben desarrollar reuniones semanales
donde se identifiquen las situaciones problemáticas y se puedan tomar a la menor
brevedad de tiempo los correctivos necesarios.
o Alternativa 5: layout del almacén donde se realizará la distribución de las siguientes
áreas.
A. Zonas de cargue y descargue.
B. Zona de recepción.
C. Zona de almacenaje.
D. Zona de preparación de pedidos.
E. Zona de despacho.

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6.Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

Al presentarse los problemas acontecidos en esta empresa, es primordial analizar a fondo el

impacto que se va a generar a corto y largo plazo en cuanto a calidad, costo e imagen de la
empresa.
La alternativa que se va a implementar debe ser la que logre minimizar este impacto por lo
cual para el análisis de las alternativas se realizó un panel de expertos y se pusieron a
consideración las siguientes preguntas:

Pregunta 1. ¿La empresa puede gestionar directamente la alternativa planteada?

Pregunta 2. ¿En cuánto tiempo se estima que la alternativa solucione la situación de la
bodega?
Pregunta 3. ¿Cuál es el monto de los gastos que se estima conlleva esta alternativa?

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Pregunta 4. ¿Se podría solucionar el problema de manera integral?

Alternativa Pregunta 1. Pregunta 2. Pregunta 3. Pregunta 4.

1 Si, seguiría la misma La situación Al desechar lo ya No, debido a que el

estructura planteada demoraría mucho en realizado y empezar personal seguiría
inicialmente, solo cambiar ya que los desde cero se estima con una sobrecara
que con personal nuevos empleados que el costo sea por laboral que
totalmente nuevo. tardarían un tiempo a lo menos el doble impediría el
tener la curva de del proyecto original desarrollo de los
aprendizaje de la correctivos
empresa y en
entender los errores
del sistema actual.

2 No, ya la Al no conocer las El desplazamiento No, debido a que un

implementación de peculiaridades y de un equipo desde equipo totalmente
todo el proyecto y realidades la capital, más los traído desde la
los correctivos específicas de la costos de traducción capital desconoce las
estarían en manos de Bodega la y alojamiento situaciones
los directivos de la implementación elevarían en un 65% particulares de la
casa matriz de la podría presentar los costos del bodega y no podría
compañía. mayores demoras de proyecto. aportar una solución
lo esperado, hasta integral al problema.
que los funcionarios
de la sede central se
familiaricen con el
caso en concreto.

3 Si, la La implementación La alternativa no No, debido a que las

implementación de las cámaras y interfiere con el medidas totalmente
estaría a cargo del sistemas de proyecto actual y policivas no
área administrativa y seguridad se podrían acarrearía un solucionan los
no se involucrarían implementar en incremento en los problemas, ni la
otras áreas. menos de un mes. gastos previstos para sobrecarga laboral.

11
 el rublo de seguridad Por el contrario
y monitoreo de la pondría más presión
empresa en por lo a los operarios al
menos 80% tener que cumplir
con medidas de
seguridad extremas
y dificultaría el
ambiente laboral.

4 Si, Principalmente se Es una medida más El incremento Si, al contemplar un

referiría del compleja, pero al esperado es de un liderazgo desde la
liderazgo del gerente tener en cuenta un 50% de lo persona con mayor
de la Planta quien equipo de múltiples contemplado en el poder de decisión en
asumiría la procedencias que proyecto inicial, pero la planta y la
responsabilidad de la parte de lo ya se llenarían puestos conformación de un
conformación del construido se espera de trabajo con equipo humano
equipo humano y que la curva de funciones que suficiente que
haría un seguimiento aprendizaje sea actualmente no están mezcla la
continuo al proyecto. menor y que en el siendo atendidas experiencia tanto
mediano plazo ya se correctamente con lo interna como
puedan ver cual se puede externa, al igual que
resultados positivos. incrementar la un programa
eficiencia de la completo de
Planta capacitaciones, se
esperaría poder
brindar una solución
integral.

Debido a que la alternativa que mejores porcentajes de desempeño supondría para solucionar
la situación de la Planta es la alternativa cuatro (4) se propone analizarla con base a los
factores críticos del éxito (Chan Kim, W. Et. al, 2005) identificados para el sector y la
situación de la planta, tales como: Precisión en la localización de las mercancías, minimizar
costos por perdidas y Atención de mercados.

12
 Precisión en la localización Minimizar costos por
Atención de mercados
de las mercancías perdidas
Situación actual 4 3,8 6
Situación con alternativa 4 8,5 7,9 9,5

Recomendaciones

o Para mejorar la problemática de distribuyamos, y las innumerables inconsistencias y

no conformidades expuestas anteriormente, lo recomendable es implementar
estrategias que abarquen el control total de compañía, implementar y rediseñar un
procedimiento completo de la gestión de inventarios con sus respectivas actividades
como el control total de los SKUS, cuantificar, categorizar, referenciar, realizar
informes de inspección donde se valide el área, las instalaciones, las cantidades, el
tiempo de rotación, las características, las ubicaciones y los posibles riegos del
stock.
o Contar con personal idóneo y con la experticia necesaria para realizar las
actividades mencionadas en el punto anterior.
o Validar los perfiles y actividades implementadas en cada uno de los empleados que
hacen parte de la cadena de abastecimiento como las evaluaciones de desempeño
que se deben realizar a estos anualmente. esto con el fin de contar con el personal
calificado y evitar eventos como el que se presentó a Palomary en ausencia de
Carlos
o Es de suma importancia tener actualizado el ERP en tiempo real. Capacitar a todo el
personal en cuanto a temas de automatización industrial, implementación de
software, inducción y re inducción de plataforma estratégica empresarial, y de igual
manera en el tema de selección del personal, es indispensable que en la contratación
se establezcan parámetros precisos para evitar la repetición de la cadena de errores.
De acuerdo a este paso, es necesario implementar tecnología de punta, como
software para inventarios, cámaras de seguridad y la actualización general de
equipos de informática y comunicaciones, de manera que la quede alineado el
proceso con una completa capacitación del personal.
o Necesariamente se pudiera hacer un esquema actualizado de reestructuración de
instalaciones, ya que algunos de los factores por los que se inician los cuellos de
botella se generan por una mala organización en la estructura física. De manera que
los ajustes sean adaptados a la necesidad de la compañía y se reorganice para
mitigar el impacto que producen las largas distancias entre procesos.
o Una alternativa que no genere caos en la organización es crear un programa o
protocolo que permita generar acciones de mejora que permiten reducir al máximo
los riesgos generados por las falencias identificadas a lo largo de la lectura. Es decir,
un protocolo (o plan de contingencia) que tenga a partir de dos soluciones a la mano
para que no se alarguen los tiempos de mejora en las fallas identificadas. Esta puede
ir estructurada mediante las políticas empresariales y que tengan u alcance
inmediato.

13
 o Se debe implementar un nuevo esquema de servicios, más completo e intensificado
en la prestación del servicio consolidado como un portafolio de mejora continua
para que los clientes tengan un horizonte más completo en cuanto a la decisión de
adquirir en DISTRIBUYAMOS S.A.
o Para el tema de transporte, es importante verificar que las empresas que presten este
servicio de tercerización cuenten con un completo portafolio de servicio que
establezca políticas de seguridad en caso de retrasos y/o perdida de mercancía, que
cuente con seguimiento satelital y que sea una empresa certificada en lo posible.

Conclusión

En la actualidad la empresa presenta una problemática bastante traumática que se relaciona

con el proceso productivo, ubicación, control de inventarios, implementación de procesos ,
administración, que se puede mejorar si se llevan a cabo las recomendaciones expuestas en
cuanto a personal, ubicación, procesos y procedimientos, como aquel funcionario que lidere
estos cambios y los ejecute de acuerdo a lo destacado en la espina de pescado y realizando
la respectiva validación que se ajusta a los criterios de evaluación para que el Objetivo se
cumpla a su máxima expresión y esta empresa pueda resurgir de su propio caos y aprender
de la experiencia para futuras decisiones .
Para nuestra solución planteada es vital la colaboración entre áreas (jefatura y operarios),
dejar los puntos claros y estándares operativos que se van a utilizar acorde a la producción;
esclarecer seguimiento y resultados, la mejor manera de revaluar los procesos y montar
nuevos estándares de trabajo según la necesidad, minimizando siempre el riesgo de poner la
empresa de nuevo en riesgo de pérdida de clientes por falta de confianza en los procesos
ejecutado.

Lista de Referencias

Chan Kim, W., & Mauborgne, R. (2005). La estrategia del océano azul. Cómo desarrollar
un nuevo mercado donde la competencia no tiene ninguna importancia, Bogotá,
Grupo Editorial Norma. 352p.
Vallhonrat, J. M., Bou, J. M. V., & Corominas, A. (1991). Localización, distribución en
planta y manutención (Vol. 48). Marcombo.

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Gestión Empresarial de Inventario., Disponible en:
http://gestionempresarialrentable.com/blog/gestion-empresarial-de-inventario-
ostock.html.
Kaplan, R. S., Norton, D. P., & Santapau, A. (1997). El cuadro de mando integral.
Barcelona: Gestión 2000.
Politécnico gran colombiano (2019) cartillas de estudio semana 01 a la 06.
https://www.mecalux.com.co/manual-almacenaje/diseno-de-almacenes/layout-almacen

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