Universidad de Carabobo

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración Comercial y Contaduría Pública
Cátedra de Sistemas y Procedimientos
Asignatura: Sistemas de Contabilidad
Campus Bárbula
Sección: 32

Informe de Control Interno y Eficacia Administrativa al 31 de marzo del 2020

Caso de Estudio
Comercial Ferreteros, C.A.

Prof. Glenda Rivas Márquez Hernández, Jesús 26.196.936

Bárbula, 31 de marzo del 2020.

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Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

Sr. José Rodríguez

Director y Fundador
Comercial Ferreteros, C.A
Valencia, Estado Carabobo, Venezuela.

31 de marzo del 2020.

Estimado Sr. Rodríguez:

El presente informe de auditoría interna se elaboró en base a las observaciones realizadas
por el Lcdo. Walter Díaz. El grupo de auditores Número 6 conformado por el Licenciado
Hernández, el cual se ha estructurado las siguientes medidas de control interno a tomar en
consideración como propuesta a la alta gerencia de la compañía Anónima Comercial Ferreteros
con la intención de optimizar el resultado de las operaciones.

Debido a su trayectoria empresarial, se sugiere que todas las medidas de control sean
adaptadas a la experiencia que se ha tenido a lo largo de los años en sus operaciones estando
nuestro grupo de auditores a su completa disposición de existir alguna duda en las acciones a
tomar, recalcando que es importante ejecutar los procesos de la gerencia con confianza.

Entendiendo que a pesar de ser una empresa familiar, se debe elaborar un organigrama de
la organización donde se establezcan las funciones de cada integrante de la familia y se fijen sus
limitaciones. Una compañía debe ser tratada como tal, confiando en la capacidad de los
profesionales contratados para guiar al correcto funcionamiento.

No es suficiente el hecho de establecer recomendaciones para el correcto funcionamiento

de la compañía, pues existen factores organizacionales internos que se escapan de nuestras manos
como auditores, como lo son la toma de decisiones. Las recomendaciones que se presentan a
continuación podrán minimizar los riesgos de no cumplir los objetivos propuestos por la empresa
pero no los eliminaran completamente.

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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

I PARTE: Proceso de Ventas – Cuentas por cobrar – Cobros.

Situación Riesgo que se está incurriendo Medida de control interno propuesta

1- El El principal riesgo al que está Para el otorgamiento de líneas de crédito, se
otorgamiento de incurriendo la empresa, al otorgar recomiendan implementar las siguientes
líneas de líneas de créditos sin un proceso de medidas:
créditos a los control interno es la pérdida del • Carácter: se refiere a la parte moral del
clientes se mismo, más aún en la situación actual cliente y a la posibilidad de cumplir sus
realizan de del país, dado a que en tiempo de obligaciones.
acuerdo a las
crisis, uno de estos clientes puede • Capacidad de pago: en este factor se
autorizaciones
dadas por las
tener problemas económicos, lo cual toman los antecedentes de pagos en créditos
hijas del dueño. arrastrará la compañía a un pasado verificados en su historial.
desequilibrio, al igual que si en una • Capital: aquí se mide la posición
región determinada aconteciera algún financiera general de la persona física o
desastre de la naturaleza también jurídica, generalmente se hacen estudios
puede ser de mucho perjuicio a la especializados como las razones financieras,
empresa que depende de esa zona poniendo especial énfasis en las razones de
geográfica. riesgos.
• Colateral: representa los activos que
ofrece el cliente como garantía al crédito
extendido.
• Condiciones: está relacionado a cierta
experiencia de la empresa con algunas áreas
geográficas o sectores de la economía, que
puedan afectar la disposición del cliente a
cumplir con sus obligaciones

2- No se lleva El hecho de que haya un stock Se recomienda:

un registro insuficiente puede traer Llevar un registro cronológico detallado de
cronológico consigo una serie de inconvenientes: los pedidos pendientes por despachar y
detallado de los • Pérdida de ventas. mantener al cliente informado acerca del
pedidos • Pérdida de imagen. estatus de su pedido.
pendientes por • Pérdida de la confianza de los En vista del riesgo existente, hay que procurar
despachar a
clientes. mantener un nivel de stock óptimo; es decir,
clientes por falta
de mercancía, ni
Los costes por rotura de stock son por una parte, tener suficiente para evitar las
se les informa a difíciles de cuantificar, pues es difícil roturas de stock y, por otra, evitar que haya un
éstos con saber cuánto se deja de ingresar al no exceso inútil del mismo. Para conseguirlo,
razonable tener los artículos disponibles en el hay que formularse algunas preguntas:
confiabilidad la lineal durante el tiempo que dura • ¿Cuándo deben emitir una orden de pedido?
fecha que se les aquella y, por tanto, también lo es • ¿Qué cantidad deben solicitar en cada
será surtida conocer los clientes que se pierden. pedido?
• ¿Cuántas unidades de cada artículo deben
mantener en stock?
Un aspecto que incide directamente en la
rotura de stock son los plazos de entrega de
los proveedores. Para saber cuándo hay que

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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

hacer un pedido, han de tener en cuenta

cuánto tardarán en recibirlo.
Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los
plazos establecidos, bien por problemas en la
fabricación, o en el transporte, o bien por
existir una demanda excesiva de ciertos
artículos en un momento dado.
En suma, se necesita conocer el
funcionamiento de los proveedores para
gestionar correctamente los stocks y
mantenerlos a un nivel adecuado.
Otra faceta que hay que considerar a la hora
de establecer el nivel de stock es que las
existencias no estén concentradas en un solo
almacén o en un solo lugar fijo, sino que
pueden estar repartidas en toda la cadena
logística (distintos almacenes regionales de
distribución de las distintas divisiones o
subdivisiones que tenga la empresa,
existencias en tránsito o en movimiento hacia
los centros de distribución, entre otros).
Esto significa que la gestión del nivel de stock
debe ser integral: no deben sólo conocer los
niveles de toda la cadena comercial o
productiva, sino incluso controlar el stock de
sus propios proveedores. Si conocen los
plazos de entrega de sus proveedores, y
además conocen sus stocks, podrán atender
con mayor seguridad la demanda que se les
presente.
3- No se llevan El no llevar mayores auxiliares de Debido a estos inconvenientes se debe
mayores cada cliente, se desconoce la fecha de implantar lineamientos en el control interno
auxiliares de vencimiento de las mismas, lo cual que sea acorde con las exigencias del
cada cliente, afecta a la organización ya que no departamento, como también establecer
todas las ventas existe una liquidez que asegure la nuevas políticas de cobros. Teniendo en
a crédito se estabilidad y solidez de la empresa cuenta el control interno, se puede definir un
registra en la
Comercial Ferreteros, C.A, como plan el cual puede mantener estabilidad en la
cuenta
consecuencia de no cancelar al día las empresa y realizar satisfactoriamente las
denominada
“cuentas por
facturas que le tienen vencidas lo que operaciones.
cobrar clientes”. imposibilita las inversiones y
operaciones que esta requiere para La mejor manera de llevar a cabo este plan es:
subsistir.
Enviar debidamente y sin retraso los estados
de cuentas.

Revisar mensualmente las facturas vencidas.

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Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

La línea de crédito debe estar actualizado con

respecto al historial de pago.

Se recomienda a su vez, mplementar mayores

auxiliares de cada cliente. Mensualmente,
como mínimo, deben ser cuadrados los
auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor
general.

Es una práctica muy sana, enviar

mensualmente estados de cuenta a los
clientes.
Personas independientes del departamento de
ventas, facturación y caja, deben:

a. Comparar los estados de cuenta mensuales

con el balance de comprobación y enviar
directamente por correo los estados de cuenta,
investigando las diferencias encontradas.

b. Comparar el balance de comprobación y el

análisis por antigüedad con el saldo en el
mayor.

4. Los empleados que llevan los mayores

auxiliares de cuentas por cobrar deben ser
rotados con frecuencia.

5. Los despachos de mercancías en

consignación deben ser manejados
separadamente de las ventas y las cuentas por
cobrar.
El control interno sobre las cuentas por cobrar
se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes
departamentos o individuos son responsables
por:

Control de los pedidos de los clientes

La aprobación del crédito
La entrega de mercancía
La función del despacho
La función de facturación
La verificación de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los
clientes
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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

La aprobación de las devoluciones y las

rebajas en ventas
la autorización de castigos en cuentas
incobrables
4- María El principal riesgo encontrado en esta En primer lugar se recomienda que el dinero
Fernanda es la área es el fraude, así como también la de la empresa, no debe llevarse a la casa de la
encargada de quiebra porque si se analiza el origen hija del dueño, se debe depositar al día
guardar en su de estas divisas, provienen de las siguiente inmediato a su recepción.
casa el efectivo ventas tanto de contado como a De igual forma, se recomienda la
recibido en crédito, lo cual implica el que no se implementación de procedimientos de control
divisas
retorne lo invertido, convirtiéndose en interno, los cuales tienen por objetivo
extranjeras sin
llevar control
la fuga del capital. Se logró determinar salvaguardar los activos, garantizando la
alguno sobre las falencias en el manejo del efectivo y exactitud y confiabilidad de los registros
entradas y equivalente del efectivo, propiciando mediante:
salidas de este un riesgo de liquidez División del trabajo
efectivo. Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de
la Empresa.
Establecer las referencias cruzadas, de manera
tal que se identifique la procedencia de la
remesa recibida y su respectiva contabilidad.
5-Por ser una Al no emitirse los reportes financieros Se recomienda la emisión mensual de los
empresa familiar con los resultados del proceso de reportes financieros con los resultados del
la gerencia no ventas, cuentas por cobrar y cobros, se proceso de ventas, las cuentas por cobrar y los
considera corre el riesgo de perder de vista esas cobros, con personas distintas en cada área.
importante la cuentas importantes u omitir La implementación del control interno para el
emisión de actividades clave que deben ser área de ventas, que ayude a integrar todas las
reportes
realizadas en el momento oportuno, lo áreas operativas de la empresa, incluyendo el
financieros con
los resultados
cual conlleva a la toma de decisiones control y seguimiento a las cuentas por cobrar
del proceso de no acertadas. para que a través de una administración
ventas cuentas óptima de dicho proceso de cobranza se
por cobrar cuente con un manejo eficiente del flujo de
cobros. Creen efectivo y se obtenga una empresa más
que estos rentable.
reportes son un
invento de los
contadores y
administradores
para justificar el
sueldo. Lo
importante es
aumentar las
ventas para ser
rentables a la
familia.

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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

6- No se han El riesgo presente acá es de índole Se recomienda: Implementar la estructura de

considerado los sancionatorio. En principio, el costos para el debido cumplimiento de la ley
lineamientos incumplimiento de las disposiciones orgánica de precios justos para fijar los
establecidos en que impone la Ley de Costos, podrá precios de los productos que vende la
la ley orgánica ser sancionado con: (i) multas, que van empresa.
de precios desde
justos, para fijar
los 5, hasta los 50 salarios mínimos
los precios de
urbanos, además de las que se puedan
los productos
que vende la
imponer tomando en cuenta el monto
empresa. de los productos comercializados fuera
de la regulación; (ii) la inhabilitación
por hasta 10 años del ejercicio del
comercio, actividad o profesión; y (iii)
el cierre por hasta 90 días de
almacenes, depósitos o
establecimientos.

II PARTE: Proceso de Compras – Cuentas por pagar – pagos.

Situación Riesgo que se está incurriendo Medida de control interno propuesta

1- En el El riesgo al que está expuesta la Se recomienda la reestructuración del
organigrama de organización, al no tener la organigrama estructural de la empresa, donde
la empresa se segregación de funciones por áreas, es se el departamento de compras, departamento
presentan el fraude, porque les facilita a que se de tesorería y el departamento de
dentro del pongan de acuerdo las personas para contabilidad. Todo lo cual, en vista de que la
mismo desvirtuar los fondos de la empresa. manera de llevar la contabilidad, unida a uno
departamento el
de los principios del control interno que es la
personal de
compras,
segregación de funciones para la prevención
cuentas por del fraude, provoca que las tareas de los
pagar y departamentos de administración dividan las
contabilidad. tareas a realizar principalmente de la siguiente
manera:

Cuentas a Pagar
Cuentas a Cobrar
Tesorería
Contabilidad General
Compras.

Cada uno, con sus funciones bien

especificadas, con sus responsabilidades y
área comunicacional de forma tanto interna
como externa.
2- El personal Aquí hay dos riesgos: el primero de Se recomienda, la implementación del control
de compras es ellos, contratar a personas que reúnen interno para el área de reclutamiento y

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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

contratado por el perfil del cargo que ocuparán en un selección en donde se evalúe el perfil del
recomendación área tan importante como lo son las aspirante, se cumpla con la verificación de
de personas que compras y el otro riesgo es el antecedentes, se efectúen las entrevistas,
laboran en la amiguismo, que puede conducir al exámenes médicos, chequeo de documentos.
empresa, por lo llamado “encompinchamiento”, dando
que no se a su vez la posibilidad del fraude, al
verifican sus
tener un grado de amistad que impida
antecedentes.
el debido llamado de atención o
corrección al momento que se
requiera, o en su defecto, ponerse de
acuerdo para el desvío del patrimonio
de la empresa.
3- Debido a que En este proceso se corre el riesgo de Se recomienda implementar un Departamento
se trata de una no contar con un stock necesario para de Compras, en donde se cumpla el presente
empresa satisfacción de la demanda, a su vez, proceso:
familiar la efectuar compras sin necesidad, sin 1. Reconocimiento de la necesidad,
autorización de evaluar la calidad, el precio, a fin de mediante la requisición de la orden de
las compras seleccionar la mejor alternativa para la compras y/o de servicios.
puede ser
empresa. 2. Búsqueda de la información: en donde
realizada por los
dueños de la
se debe contar con una lista de
empresa y sus proveedores del bien y/o servicio que
hijas, sin seguir se requiere y solicitarle una
ningún cotización.
procedimiento 3. Análisis de las cotizaciones recibidas,
escrito. en donde se evalúe el precio, calidad,
plazo de entrega, condiciones de pago.
4. Toma de decisiones de la mejor oferta,
la cual debe ser autorizada por el
personal que tiene la capacidad de
endeudamiento de la empresa.
5. Distribuir tanto los documentos para
su respectiva contabilidad como el
material bien sea al área de almacén o
a la unidad que lo solicitó.
6. Evaluación post compra, en donde se
evalúa el cumplimiento de lo ofertado.
4- El riesgo en esta actividad es el no Se recomienda, analizar todas las áreas de la
frecuentemente ahorrar gastos a la empresa, porque no empresa a fin de que se establezcan los
se realizan se cumpliría con el proceso de niveles óptimos de funcionamiento y
compras de evaluación de la mejor oferta en el operatividad en cada área e implementar y
materias primas mercado para suplir una necesidad cumplir con el debido control interno del
de emergencia. interna. proceso de compra, de manera de que las
mismas sean debidamente programadas.

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 Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

III PARTE: Proceso de control de efectivo.

Situación Riesgo que se está incurriendo Medida de control interno propuesta

1 – Los cuadres El riesgo en esta actividad es el fraude, Se recomienda, la separación de funciones en
de caja son porque independientemente de que el área de tesorería, que la persona que lleva
realizados por María Fernanda lleva el control de el control del efectivo en moneda local, no sea
María Fernanda manera eficiente del efectivo en la misma de la que lleve el control del
quien lleva el divisas y en moneda local, no debe efectivo en divisas y que otras dos personas,
control de manera
realizar ella misma los cuadres de caja. san las que realicen los cuadres de caja, tanto
eficiente del
efectivo en en moneda local, como en divisas y
divisas y en frecuentemente hacer rotación de personal.
moneda local.

2- A la fecha se En esta área, la empresa está corriendo Se recomienda la implementación del control
han reportado en el riesgo de desvío de uno de sus interno del efectivo, donde haya
varias ocasiones principales activos como lo son el principalmente la segregación de funciones y
descuadres en las efectivo. el seguimiento de los procesos, por parte del
cajas. Así como, personal supervisorio en donde se hagan
pequeños montos arqueos de caja sorpresivos.
por faltantes y
sobrantes.
3- De los mismos Acá el riesgo es la descapitalización Se recomienda la implementación del control
ingresos de de la entidad. interno, en donde se separe las cuentas
efectivo en personales de los dueños de las de la empresa,
divisas son que el dinero de la empresa sea gastado para
tomados para el ciclo de operaciones del negocio e
gastos de los
inversiones, que se establezcan sueldos de
dueños y
cualquier
directivos y exista la cuenta de patrimonio del
devolución que se dueño, de manera que se pueda medir el
presente. rendimiento de la organización.
4- El punto de El riesgo presente es que no se puede Se recomienda implementar el siguiente
venta para recibir tener el reporte de las operaciones control:
pagos de clientes realizadas por día, sino cuando la Hacerse una consulta general de transacciones
no se cierra empresa decida cerrar el punto y eso para verificar que las operaciones a presentar
diariamente. trae descontrol de las ventas, las cuales sean correctas.
deben ser de orden cronológico y Una vez hecho el cierre no podrá reversarlo ni
dario. modificar las transacciones que se incluyen en
el mismo.
Después de finalizar el cierre, intente
imprimir un reporte, el mismo debe indicar
que no hay transacciones. Si existen, por

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Resultados de la Auditoría Interna – Medidas a tomar

favor realizar el nuevamente el cierre.

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