Actividad de análisis y reflexión

Por lo general, en la Dirección de Proyectos, sobre todo en los primeros pasos de un

Director de Proyectos, es frecuente hacer foco en la parte ejecutiva del proceso (Dirigir y
Gestionar el Trabajo del Proyecto) y en la parte de planificación (Desarrollar el Plan para la
Dirección del Proyecto). Sin embargo, la experiencia demuestra que centrarse en exceso en
esta parte y obviar o no considerar adecuadamente los procesos de inicio, los pasos
iniciales del Proyecto, suelen ser una fuente de problemas muy relevante. O al menos eso
pensamos muchos Directores de Proyectos.

Son múltiples las causas por las que los procesos de inicio no se realizan adecuadamente.
Falta de identificación de los Directores con el Proyecto, inexistencia de un Director,
urgencia de desarrollar los proyectos, dilatación de la burocracia administrativa que resta
tiempo a otras tareas comiendo plazos de ejecución, pensar en la parte ejecutiva, etc.

Sin embargo hay quienes defienden que frente a los procesos de inicio, lo más relevante sin
duda alguna, es el proceso de planificación, en línea con lo comentado al principio de la
discusión. Con independencia de haber realizado o no los trabajos de Dirección de
Proyectos iniciales, una correcta y concienzuda planificación evita casi la totalidad de los
problemas que posteriormente se pueden dar, o al menos permite minimizar las
consecuencias negativas de los mismos.

Tal vez unos y otros tengan su parte de razón. Recuerde que determinadas metodologías o
guías para gestión de proyectos no imponen la realización de todos los procesos con
independencia del Proyecto, sino que da libertad al Director de Proyecto, en virtud de las
competencias que le son atribuidas, a decidir qué procesos emplear e implementar y cuáles
no. Por tanto, a priori, no todos deben aparecer.

Profundice en esta reflexión inicial, justificando sus puntos de vista y empleando, en la

medida de lo posible, un lenguaje ortodoxo. Recuerde que un elemento esencial de la
gestión de proyectos es disponer de un "idioma” común. Aprendamos a emplear con
corrección.

Les sugiero un par de puntos para comenzar el debate y su reflexión, que en ningún caso,
son de obligado seguimiento. Siéntanse libres. El objetivo es que ustedes reflexionen y sean
críticos con lo escrito siguiendo un razonamiento lógico y argumentado. Será parte de sus
funciones como Director de Proyecto.

1. ¿Es realmente tan importante disponer y realizar los procesos de inicio? ¿En todo tipo de
proyectos? ¿Cuándo es importante?

2. ¿Es verdad que la planificación adecuada evita la mayor parte de los problemas
posteriores o en su caso, los minimiza?
Como bien es conocido el PMI, establece lineamientos que a lo largo del tiempo y
discusiones se recomiendan para poder ejecutar proyectos cubriendo las restricciones
fundamentales (costo - tiempo - alcance ) sin dejar de lado las nuevas ya conocidas tal
como calidad, satisfacción al cliente - riesgo, esto es un lineamiento, y dependiendo del
grado de complejidad es importante acatar, la importancia del uno con el otro, considero
que son complementarios , el proceso de inicio nos permitirá entender , analizar y
determinar con exactitud las expectativas del cliente, así como establecer los
requerimientos a través del acta de constitución de proyectos, de forma que durante el
proceso no se presenten distorsiones del alcance,aun cuando es claro que cambios pueden
existir pero no deben ser tal que llegue a hacer el proyecto inviable, de allí que la fase inicial
sea fundamental para el proyecto, sin embargo no tiene que ser una camisa de fuerza pues
habrá proyectos que por su facilidad no requieran mayor implicaciones en la ejecución de la
fase de inicio.
La fase de planificación y ejecución es importante, esta si, en todos los proyectos pues de la
adecuada planeación, ejecución y ajustes en el cronograma dará como resultado los
entregables con la calidad , tiempo y costes que satisfagan la necesidad de los interesados.
Es por ello que en mi punto de vista esta fase no es negociable y su cumplimiento tiene que
ser seguido y ejecutado con la rigurosidad del caso. Una planificación adecuada dará como
resultado los entregables necesarios para que los equipos de trabajo, valga la redundancia
trabajen alineados al objetivo y evaluando los riesgos que se presenten antes de que estos
sucedan, de forma que puedan dar soluciones oportunas, de manera que ni el alcance, ni el
costo se vean negativamente impactados, cuando así suceda, es claro que tenemos las
metodologías predictivas o las adaptativas , una con mayor seguimiento o nivel de
iteraciones durante el proceso con respecto a la otra pero ambas parten de la premisa
fundamental de ejecutar y mantener al cliente inmerso en el proceso. por ello en mi opinión
y reflexión, la fase de inicio es importante para el proyectos pues nos da claridad de que se
desea alcanzar , y la planificación es fundamental para saber cómo se va a alcanzar y las
acciones necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.