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GESTIÓN DE COMPRAS 01
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE Versión: 01
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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso para compras de materiales e insumos,
e igualmente cubre lo correspondiente a la evaluación de proveedores.

2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser aplicado por todos los usuarios de la compañía para todas las
compras que se realicen a excepción de: compras por caja menor.

3. DEFINICIONES
3.1 Bienes: Son todos los artículos e insumos adquiridos para atender los procesos de campo,
planta extractora, y área administrativa.
3.2 Reparaciones: Se refiere a las reparaciones de equipos contratadas con terceros.
3.3 Descripciones Técnicas: Conjunto de características detalladas del artículo.
3.4 Activos Fijos: Se consideran activos fijos aquellos bienes tangibles adquiridos, construidos
o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente para la
producción o suministro de otros bienes y materiales, para arrendarlos o simplemente para
usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta dentro del
giro normal de la actividad económica de la empresa y cuya vida útil es mayor a un año.
3.5 Activos fijos menores: Se consideran activos fijos menores, aquellos bienes que cumplen
con las condiciones para considerarse activos fijos, pero cuyo valor de adquisición es igual o
inferior a 50 UVT, y por lo tanto pueden depreciarse totalmente en el mismo año en que se
adquieren, sin consideración a la vida útil del mismo.
3.6 Solicitud de pedido (SOLPED): Es el requerimiento generado por un usuario para la
compra de un material, servicio o reparación. Este documento se genera en SAP en el módulo
MM.
3.7 Pedido: Documento de compra donde se asigna proveedor y se determinan las condiciones de
negociación para la adquisición de materiales e insumos.
3.8 Materiales Críticos: Son aquellos materiales e insumos que son utilizados directamente en los
procesos productivos, tienen incidencia directa en la calidad del producto final, tienen alto impacto en la
operación del negocio y su falta ocasionaría una parada importante del proceso. Estos requieren
mantener un Stock y su planificación y Monitoreo deben ser Permanente.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Condiciones Generales
4.1.1 Sólo se inscriben en la base de datos proveedores que ofrezcan productos
de calidad requeridos por la empresa y que cumplan con los requisitos de
documentación exigidos que son los siguientes:
* Cámara de Comercio en Original no mayor a 30 días de expedida
* Certificación Bancaria en original no mayor a 30 días de expedida

REVISÓ: ALAIN CHARRY GUTIERREZ APROBÓ: MARTHA TERREROS PROXIMA REVISIÓN

CARGO: JEFE DE ABASTECIMIENTO CARGO: GTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO FECHA (AAAA – MM)

2014-10

FECHA: 2012-10-02 FECHA: 2012-10-02

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* Carta original firmada por el representante legal y autenticada donde autoriza a la empresa

Aceites Manuelita S.A. que los pagos se le realicen a la cuenta bancaria que nos están
certificando
* Copia legible del Rut. Actualizado a 2013
* Copia de la cedula del representante legal.
*Formato de declaración de fondos firmado por el representante legal no mayor a 30 días
* Formato de autorización tratamiento de datos, firmado por el representante legal no mayor
a 30 días

4.1.2 Para el desarrollo de las negociaciones y los convenios con los proveedores, se debe
tener en cuenta los siguientes requisitos:
 Características de calidad de los productos, mediante planos, descripciones o muestras.
 Sistema de transporte
 Plazo determinado y sitio de entrega
 Precios
 Condiciones de pago (crédito o contado).
4.1.3 Todos los pedidos de compra deben de ser liberados por las personas responsables de
acuerdo a los siguientes rangos:
 1 a 3 SMLV liberan los compradores
 4 a 35 SMLV libera el Jefe de Abastecimiento
 36 a 1200 SMLV libera el Gerente de Campo, el Gerente de Planta y la Gerente
Financiera y Administrativa, según el tipo de material y la estrategia de liberación
establecida.
 Todos los pedidos de compra entre 200 y 2000 salarios mínimos siempre serán liberados
por la gerencia general.
4.1.4 Los activos fijos hasta 2000 SMLV deben ser liberados por el Gerente General
4.1.5 Los activos fijos superiores a 2000 SMLV, son autorizados por la Junta Directiva.
4.1.6 La jefatura de abastecimiento, a través del área de compras es la encargada de la
evaluación y vinculación de los proveedores, con el soporte de las áreas técnicas cuando se
requiera.
4.1.7 Toda compra de un bien o servicio en Palmar de Altamira S.A.S. debe ser solicitada a
través de SAP mediante una SOLPED.
4.1.8 La jefatura de abastecimiento a través del área de compras es la encargada de establecer
y/o formalizar acuerdos comerciales, negociaciones y compras de materiales e insumos ante
terceros en representación de Palmar de Altamira S.A.S. Los usuarios no pueden realizar
negociaciones y compras de materiales e insumos directamente con los proveedores. Para la
legalización de cualquier compra los documentos deben traer la firma del gerente de área.
4.1.9 Toda negociación de un producto nuevo deberá estar soportada mediante una SOLPED y
el estudio de compras aprobado que reúna las cotizaciones necesarias.
4.1.10 Si debido a una urgencia un usuario realiza una compra directa justificada que no cumpla
con el presente procedimiento, es responsabilidad del usuario que la realizó velar por que se
cumpla el proceso de legalización de esta compra y deberá ser aprobado por el gerente del
área.
4.1.11 Cada uno de los procesos debe hacer una planeación trimestral de materiales e insumos,
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y elaborar las Solped de acuerdo a esta planeación en caso de que sean pedidos por
imputación.
4.1.12 Todas las solicitudes de pedido de Palmar de Altamira S.A.S, son liberadas por el
Gerente de Campo o el Gerente de Planta, según el tipo de material.

4.2 Políticas

 Todas las compras de Palmar de Altamira S.A.S. serán resultado de una necesidad
claramente identificada y autorizada por los responsables de tomar las decisiones de compra.
 Es responsabilidad de cada Área, realizar la detección oportuna de sus necesidades en
cuanto a materiales e insumos.
 El área de abastecimiento es la única con la facultad y experiencia para realizar la gestión de
compras de materiales; debe contar con el apoyo de las áreas solicitantes para el
acompañamiento necesario desde la perspectiva técnica. Cualquier duda de tipo técnico debe
ser soportada por el área y/o usuario solicitante.
 La compra de materiales e insumos serán evaluadas bajo parámetros que busquen el mayor
beneficio al menor costo, sin que esto signifique una disminución de la calidad.
 Las decisiones de compras deben considerar el máximo esfuerzo para lograr el mayor
beneficio para la empresa sin considerar en ningún momento el beneficio particular o
individual; de llegarse a demostrar dicha situación, será considerada acto grave contra las
normas de la organización y las conductas éticas dispuestas, con las implicaciones
disciplinarias a que esto conlleve.
 Para que se lleve a cabo la asignación de la compra, se requerirá tener como mínimo tres
ofertas (cotizaciones) antes de tomar la decisión, excepto cuando la compra tenga un valor
menor a 1 millón de pesos o sea a un proveedor exclusivo.
 Palmar de Altamira S.A.S. es consiente que una adecuada planeación y coordinación permite
lograr compras eficientes que resulten en beneficios económicos. Las áreas tomaran las
previsiones necesarias para solicitar oportunamente el abastecimiento necesario para cumplir
con su misión, sin generar urgencias que puedan deteriorar económicamente el margen del
negocio.
 Los descuentos por pronto pago ofrecidos por los proveedores serán validados por el jefe de
abastecimiento y es facultad de la tesorería hacerlos efectivos de acuerdo a la disponibilidad
de recursos y condiciones del mercado.
 Todos los proveedores deberán estar inscritos en el maestro de proveedores, con excepción
de aquellos que hubiesen atendido una compra clasificada como menor.
 Es responsabilidad del jefe de abastecimiento programar y coordinar las negociaciones.
 Para las compras planificables, las áreas solicitantes serán las responsables de informar y
solicitar de manera anticipada sus necesidades según los acuerdos de servicio internos; el
área de Abastecimiento será responsable de gestionar y atender dichas necesidades de
forma eficiente y oportuna.
 El área de abastecimiento debe contar con la identificación de aquellos materiales que sean
críticos a partir de las definiciones establecidas, con base en las indicaciones de los jefes de
área solicitantes.
 El área de abastecimiento centralizara la relación con los proveedores de materiales e
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insumos; coordinara las actividades de visitas comerciales, asesorías técnicas o presentación

de nuevos productos y tecnologías con las áreas responsables.
 Palmar de Altamira S.A.S. realizara sus compras de manera trasparente, con base en las
condiciones de mercado, sin preferencias particulares y generando espacio para la libre
competencia entre los proveedores.
 Palmar de Altamira S.A.S. solo acreditara los acuerdos de compras de materiales e insumos,
con aquellos proveedores inscritos y acreditados por los procedimientos internos; solo serán
válidos los compromisos formales realizados a través del área de abastecimiento.
 Debido a la ubicación geográfica de Palmar de Altamira S.A.S. y a los costos de transporte;
cuando se requiere el envío urgente de un material y que por esta razón no permita ser
consolidado con otros materiales e insumos, el usuario debe solicitar la aprobación del
gerente de campo o del gerente de planta para ser despachados e informar de esto al analista
de compras.
 Se evitaran las compras suntuarias o innecesarias que no representen un beneficio tangible
para la organización.

4.3 Responsabilidades

 El jefe de abastecimiento es responsable de velar por el cumplimiento del presente

procedimiento por parte de los usuarios, y gestionar y direccionar el proceso de procura de los
analistas de compras.
 Los gerentes de las áreas serán los responsables de asegurar el cumplimiento y desarrollo de
las políticas y procedimientos que conforman el procedimiento de compras.
 El proveedor es responsable de entregar los bienes y/o materiales solicitados en los tiempos
acordados, cumpliendo los requisitos de compra previamente especificados y acompañado de
la documentación solicitada.
 El coordinador de almacén e inventarios es responsable de verificar el ingreso de los bienes y
de realizar la respectiva entrada de almacén y de reportar a los analistas de compras las
novedades que se presenten en la llegada de materiales como faltantes, materiales en mal
estado, referencias erradas, etc.
 Los analistas de compras son los responsables de hacer la gestión de compras de cada una
de las solicitudes de pedido y de mantener los niveles de stock adecuados, verificar que todas
las facturas y las cuentas de cobro presentadas a PALMAR DE ALTAMIRA por sus
proveedores cumplan con los requerimientos de la orden de compra, y adjuntar los soportes
requeridos a toda Factura.
 Los analistas de compras son responsables de hacer seguimiento y control a las devoluciones
de materiales e insumos realizadas a los proveedores; y velar por que el proveedor entregue
los materiales e insumos nuevamente, según compromiso pactado.
 El coordinador de tesorería es responsable de realizar el pago oportuno de las cuentas por
pagar de acuerdo con la programación de caja.
 Es responsabilidad del proceso de abastecimiento y del cliente interno que solicito un
material, realizar la verificación del producto comprado (materias primas, accesorios e
insumos).
 Es responsabilidad de cada uno de los gerentes y/o jefes de proceso el realizar la planeación
trimestral de los materiales e insumos que van a requerir en dicho periodo, y entregarla al jefe
de abastecimiento.
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 El jefe de abastecimiento es responsable de la selección de los proveedores.

 El analista de compras es el responsable de la inscripción, calificación y reevaluación de los
proveedores. También de verificar la veracidad de la información enviada por el proveedor
para la inscripción en el listado de proveedores.
 Es responsabilidad del comprador internacional de MAMSA las compras internacionales de
Palmar de Altamira S.A.S.
 Es responsabilidad del comprador internacional hacer seguimiento a las importaciones,
coordinar la logística de importación y mantener comunicación con el manejador de carga y
agente de aduanas una vez el proveedor confirme la fecha de entrega.
 Los usuarios son los responsables de definir e informar al analista de compras los materiales
y cantidades que se van a manejar como stock, y el coordinador de almacén debe alimentar
el sistema SAP con esta información, para que en la corrida del MRP se generen las
necesidades de compra.

4.4 Proceso de Compras de Bienes e Insumos

Para cualquiera de las áreas o personas que aplique este procedimiento, se deben tener en
cuenta los siguientes pasos:

4.4.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

El jefe de abastecimiento y/o los analistas de compras buscan los proveedores que ofrezcan los
productos que requiera Palmar de Altamira S.A.S., y que cumplan con las condiciones mínimas
que requieran el producto a suministrar. Para iniciar el proceso de compras deben estar
inscritos en el sistema, para su creación en SAP los proveedores deben diligenciar el formulario
inscripción de proveedores, el cual será enviado al proveedor por el analista de compras,
donde se solicita la información del producto y/o servicio y la información comercial básica. El
proveedor deberá diligenciarlo adjuntando la documentación solicitada en el mismo.
Para la inscripción en el sistema se deben solicitar los documentos según el procedimiento de
la Solicitud de asignación de códigos de deudores y acreedores varios del área de contabilidad.
Se debe diligenciar el formato PS-CO-PR01-RG01 “Inscripción del proveedores y/o
Contratistas” y el PS-CO-PR01-RG02 “Evaluación inicial de Proveedores”. El formato de
inscripción es diligenciado por el proveedor, y el de evaluación inicial por el analista de
compras y debe estar firmado por la parte técnica según sea el caso.

4.4.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores se clasifican:
 Proveedores exclusivos: Son los proveedores que son únicos en el mercado en la
fabricación y /o comercialización de algún material o servicio.
 Proveedores exigidos: son proveedores que son indicados o solicitados por los usuarios,
ya que técnicamente cumplen con los requerimientos técnicos o hacen parte de alguna
estrategia de la compañía.
 Proveedores normales: son aquellos con los cuales se tramita dos o tres
cotizaciones, teniendo en cuenta las condiciones generales de negociación. con los
cuales se realizan negociaciones de productos, pactando precios y tiempos de
entrega según la orden de compra, durante un periodo determinado.
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4.2.3 ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE PEDIDO

4.2.3.1 Una vez detectada la necesidad, el usuario debe solicitar la creación de la SOLPED, al
Asistente Administrativo de campo o de planta, y este debe elaborar la solicitud de pedido
en el SAP módulo de materiales (MM) utilizando la transacción ME51N, sea para
adquisición de un bien, servicio o subcontratación.
4.2.3.2 El Gerente del Área respectiva debe ingresar al SAP al módulo MM y proceder a
la liberación de las solicitudes de pedido mediante la transacción ME55 (liberación
colectiva de solicitudes de pedido). Si las solicitudes son de planificación de
necesidades las debe liberar el jefe de abastecimiento.

4.2.4 PETICIÓN DE OFERTA (COTIZACIÓN)

4.2.4.1 El analista de compras toma del sistema todas las solicitudes de pedido
que se encuentren liberadas y proceder a generar petición de oferta a dos proveedores como
mínimo (cotización), (transacción ME57).
Si en el sistema aparecen precios actualizados, se puede obviar la petición de oferta.
Sin embargo, hay productos como fertilizantes y otros insumos que requieren de cotización
constantemente por la variación del precio.
Si es un proveedor exclusivo o exigido se efectuará una petición de oferta únicamente según sea
el caso.
4.2.4.2 Una vez recibidas las peticiones de oferta (cotización), de los proveedores el
analista de compras procede a actualizar los precios de cada uno en el sistema mediante la
transacción ME47 (entrar oferta).

4.4.5 ELABORACIÓN DE PEDIDOS

4.4.5.1 El analista de compras debe realizar un análisis de las ofertas vigentes teniendo en cuenta
precio, calidad, tiempo de entrega, servicio postventa y garantía, y seleccionar el proveedor que
sea la mejor opción y cumpla con lo requerido.
4.4.5.2 Se elabora el pedido mediante la transacción ME21N con base en la petición de oferta; si
los precios están actualizados y no se requiere de nueva petición de oferta se genera pedido con
base en la información respectiva; el pedido es enviado al proveedor vía fax, correo electrónico ó
entrega personal para que proceda al despacho de la mercancía.

4.4.6 RECEPCIÓN Y ENVÍO DE MERCANCÍA AL ALMACÉN

4.4.6.1 El auxiliar de almacén recibe la mercancía y la factura correspondiente junto con el
pedido en la bodega de Villavicencio, verificando cantidades en SAP.
4.4.6.2 Paso seguido el analista de compras remite la mercancía con el pedido y copia
de la factura del proveedor al Almacén de Palmar de Altamira S.A.S.
4.4.6.3 Algunos materiales, agroquímicos o fertilizantes son enviados directamente a la
plantación por el proveedor enviando una remisión o copia de la factura, y posteriormente harán
llegar el original de dicha factura a la oficina de Villavicencio.
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4.4.7 COMPRAS DE OTROS PRODUCTOS

4.4.7.1 Para las compras de elementos especiales (que no son de fácil consecución, o con
características poco comunes) o productos de marcas exclusivas, se puede aplicar el concepto
de “Criterio de Exclusividad” y ser tramitadas con una sola cotización, independientemente de su
monto.
4.4.7.2 Para las compras de agroquímicos, fertilizantes, de repuestos de máquinas, de equipos
de cómputo, equipos de comunicación y para la compra de maquinaria, se debe también
solicitar siempre la aprobación del gerente y/o jefe del área solicitante, según el caso. Esto se
verificará mediante una firma en la cotización seleccionada por él, y / o mediante un correo
electrónico confirmando su selección.

4.4.7.3 Los tiempos de aprovisionamiento son los siguientes:

 Materiales y/o insumos de consecución nacional: 15 días hábiles.
 Materiales y/o insumos de consecución en el exterior: 40 días hábiles.
 Estos permiten a los usuarios poder conocer el tiempo requerido por el área de compras
para el ciclo de consecución de los materiales e insumos, y creando la necesidad de
planear las actividades y consumos.

4.4.8 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE MERCANCÍA POR EL USUARIO

4.4.8.1 El auxiliar de almacén recibe la mercancía y los documentos correspondientes
como pedido, copia de factura y memorando de relación.
Posteriormente verifica calidad y cantidad de los materiales e informa a los usuarios para
aprueben lo recibido, si es del caso y proceder de acuerdo al Procedimiento para Mantenimiento
del Inventario de Almacén.
4.4.8.1 Si el material o insumo no cumple con las especificaciones requeridas el usuario
informa al auxiliar de almacén y al analista de compras para que proceda a la devolución del
artículo mediante PS-CO-PR01-RG03 “Remisión de Devolución”.
Una vez el analista de compras gestiona la devolución con el proveedor, se recibe nuevamente
la mercancía o el repuesto para posteriormente proceder de acuerdo a procedimiento para
mantenimiento de inventario almacén. Las devoluciones tienen un tiempo límite de 48 horas para
ser tramitadas por el auxiliar de almacén.

4.4.9 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de proveedores se debe hacer para los proveedores de materiales críticos,
basado en un análisis ABC, que se hace utilizando la información estadística de los consumos
de materiales, y se seleccionan los que afectan directamente la operación de la empresa. Estos
son:

 Agroquímicos
 Fertilizantes
 Equipos para Siembra y cosecha.
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 Combustibles y lubricantes.
 Combustibles.
 Elementos de laboratorio.
 Repuestos para planta extractora

La evaluación de los proveedores se debe hacer anualmente de forma automática en SAP y

manualmente, su frecuencia es anual y se realiza de la siguiente manera:
4.4.9.1 La evaluación se debe ejecutar en SAP modulo MM transacciones ME61.
ME62.
4.4.9.2 Se evaluarán cuatro criterios de medición: dos automáticos y dos manuales:
4.4.9.2.1 Criterios automáticos: son criterios calculados por el sistema de manera automática
basados en la información de la compra.
a) Criterio de precio: Ponderación 15% y evalúa:
 Nivel de precios: ponderación 50%
 Comportamiento de precios: ponderación 50%
Éste indicador muestra la variación de los precios de cada proveedor, y permite revisar
los incrementos presentados.
b) Criterio de entrega de materiales: Ponderación 35% y evalúa:
 Cumplimiento de fecha: 50%
 Cumplimiento de cantidad: 50%
Éste mide el cumplimiento en las entregas de los proveedores mensualmente.

4.4.9.2.2 Criterios manuales: son criterios que deben ser recopilados por el evaluador. Esto según
el formato PS-CO-PR01-RG04 “Evaluación Seguimiento a Proveedores”.
a) Criterio de servicio: Ponderación 20%. Mide el nivel de servicio del proveedor al comprador.
b) Criterio de Calidad: Ponderación 30%. Este criterio se calcula en base a los materiales
rechazados en la recepción del almacén, por mala calidad o averías encontradas.

4.4.9.3 Los parámetros de calificación se establecen así:

Calificación Clasificación del proveedor

100 - 90 Excelente, muy confiable
89 - 80 Bueno
79 - 70 Aceptable
Proveedor Condicional. Susceptible a continuar mejorando. Se
considera proveedor con problemas y se debe hacer un llamado
de atención por escrito, solicitándole la implementación de
69 - 50
acciones correctivas de las fallas identificadas, las cuales se
procederá a reevaluar en el lapso de los tres siguientes meses; si
persiste la mala calificación será retirado como proveedor.
49 - 0 Deficiente, no aceptado.
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5. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

CAUSA DEL CAMBIO CAMBIO REALIZADO APROBADO POR
VERSIÓN 01 VERSIÓN INICIAL DEL Cargo: GTE FINANCIERO
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Fecha:

Firma:

6. ANEXOS