PLANEACIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR:

MARÍA CAMILA GONZÁLEZ RODRÍGUEZ

DICSON ALEJANDRO VALENCIA AGUDELO

ORLEIDIS FLORIAN MORALES

LUZ ANDREA BAREÑO MOLANO

PRESENTADO A:

INGRID ZORAIDA SANDOVAL PEREZ

UNIVERSIDAD DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VIRTUAL

GRUPO 722
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TABLA DE CONTENIDO

I. Introducción……………………………………………………………………. 1

II. Empresa a auditar y aspectos relevantes………………………………………. 3

III. Documento de planeación……………………………………………………… 9

IV. Programa de trabajo………………………………………………………….....12

V. Conclusiones………………………………………………………………….

VI. Bibliografía…………………………………………………………………...
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I. INTRODUCCIÓN

En la medida en que las empresas van creciendo y van reforzando sus procesos, se hace

necesario evaluar cada uno de estos de manera en que se puedan detectar las falencias,

carencias y oportunidades de mejora de cada actividad realizada; la AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA, permite examinar a fondo los procesos internos con el propósito de

conducir y encaminar cada uno de estos a la misión y visión de las compañías.

Por lo descrito anteriormente, se desarrolla esta actividad con el fin de detectar los factores

precisos que afectan el proceso administrativo dentro de la compañía COLOMBIA HOUSE

INMOBILIARIA, para así poder implementar mejoras para lograr los objetivos

organizacionales.
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COLOMBIA HOSUE INMOBILIARIA

II. INFORMACIÓN RELEVANTE

AREA ASPECTOS A CONSIDERAR

Gestión • Posición ante la competencia.

Global De conformidad con el análisis general de mercado realizado

demarcado geográficamente en el centro de operación de esta empresa,

determinamos que su posición frente a la competencia representa una

participación intermedia en su nicho de mercado teniendo en cuenta

también el análisis DOFA que se realizó internamente en la compañía.

• Estructura organizacional.

Partiendo del análisis de campo realizado, directamente en la compañía,

podemos determinar fehacientemente que al ser una PYME.

estructuralmente posee, una organización básica carente de la

implementación de diseño de procesos, y asignación de gestiones o

trabajo por procedimientos. 

• Balance social.

A Pesar de ser una PYME. logramos evidenciar que posee una visión y

misión que se desarrolla en continuidad con su eje central ofreciendo

valor a la sociedad a través de la prestación de servicios.

• Proceso de dirección estratégica.

Sabemos que este proceso comprende cinco actividades principales:

Definir un concepto de negocio y formar una visión de hacia dónde se

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necesita dirigir la organización. Transformar a la misión en objetivos

específicos de resultado.  a sabiendas de lo anterior nos inducimos a

determinar que la empresa COLOMBIA HOUSE, posee una

fundamentación en su plan de negocio, tiene una visión clara de su

dirección como organización, sin embargo se logra evidenciar que al

momento de la transformación  y el asentamiento de la misión a unos

objetivos específicos  para que así se conviertan en resultados

conducentes al desarrollo de su función social y económica, existen

algunas falencias a causa de la falta de organización de procesos

administrativos.

• Cargos directivos.

Gerente General

Director del área contable

Director Area operativa

Lo Financiero Capital de trabajo.

La empresa opera con un capital del 50% del valor invertido

• Inversiones.

La empresa maneja riesgo propio, no posee inversiones continuas en el

transcurso del tiempo.

• Planeación financiera.

No posee la empresa una planeación financiera determinada

Lo comercial • Estrategia comercial.

La empresa posee un área de ventas de 2 integrantes,  los cuales

considera suficiente para su nicho de mercado sectorizado

geográficamente en la ciudad de Pereira. La implementación de

tecnologías como CRM comercial hace parte de su estrategia, al  ser

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una compañía prestadora de servicios inmobiliarios, posee una

inversión unificada en 1 de los principales portales inmobiliarios del

país, a posteriori - a través de la oferta de valor que incluye en sus

servicios tiene la cual desarrolló como filosofía comercial en todas sus

actividades.

• Oferta.

Todos los servicios de la compañía se ofertan, vía internet, telefónica,

email marketing, al momento de promocionar su portafolio de servicios.

• Distribución.

La prestación de los servicios se realiza por medio de gestiones

administrativas aplicadas a inmuebles comerciales y de vivienda

urbana.

• Precios.

Frente a la competencia podemos determinar que los precios que

maneja la compañía sobre sus servicios son el promedio general de

todos sus rivales.

• Publicidad.

Practica la publicidad offline y online, teniendo en cuenta que todos los

inmuebles sirven de estante para los posters físicos promocionales,

adicionalmente a través del SEO, Y SEM de su WEB se ofertan sus

servicios, como plus en sus campañas ADS de social media. procura

canalizar una parte considerable de los recursos que posee.

• Ventas.

Se ha sostenido un promedio de venta en los últimos 3 meses, sin

embargo, es de anotar que el valor de utilidades no ha cumplido con el

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estándar que requiere la empresa para operar de manera líquida. 

La Producción Diseño productivo.

Teniendo en cuenta que el portafolio de servicios de esta empresa gira

entorno a la prestación de servicios inmobiliarios, que hay una falencia

en el diseño de los servicios en sentido que no existe documentación

alguna sobre cada servicio, costos y utilidad una vez se haya prestado. 

• Programación.

En cuanto al análisis que se realiza del sistema organizacional que

opera en la empresa, podemos determinar que existen falencias en la

programación de actividades, con déficit en la impartición de

capacitaciones hacia todos los colaboradores de la empresa. 

• Control de calidad.

Los controles de calidad que lleva la compañía no están debidamente

documentados, cosa por la cual conlleva a la realización desmedida de

actividades para el control de la prestación de los servicios 

• Inventarios.

Falencia en la documentación de todos los tipos de inventarios que se

deben realizar para controlar todos los elementos de las actividades que

desarrolla la compañía.

• Productividad.

EL desarrollo sostenible que posee la compañía en cuanto a la

productividad, no se encuentra definido de manera expresa y clara,

teniendo en cuenta que todos los funcionarios realizan actividades que

conducen al cumplimiento de los objetivos, sin estar documentadas. por

lo que no se tiene un control estandarizado y medible de la relación

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entre la inversión que se realiza y los resultados que se obtienen. 

Talento Motivación.

Humano • Productividad.

Desde el ámbito organizacional de la empresa podemos determinar que

tan productivos pueden ser los integrantes de la misma, es por esto que

requiere mejoría en determinadas áreas de los procesos 

• Ambiente laboral.

El clima organizacional de la empresa, es bueno en consideración de

que sus integrantes tienen claro su objeto en cuanto al cierre de ventas a

cumplir mensualmente, sin embargo, existen falencias que no permiten

que el ambiente laboral mejore de manera proliferado como la falta de

organización administrativa, en términos generales de conformidad con

el análisis realizado podemos determinar que la empresa tiene

dificultades en el área de planeación de actividades.

• Incentivos.

Se detecta que no hay incentivos que induzcan a la motivación del

personal 

• Políticas de selección y promoción.

No se tienen políticas definidas al momento de la selección de

personal. 

• Diseño de cargos y tareas.

Falencia drástica en el diseño de procesos y cargos, problema el cual

conlleva a generar traumatismos administrativos.

Gestión de lo Proyectos y programas.

Administrativ • Procesamiento de información.

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o En cuanto al tratamiento de datos y de información existen carencias en

la capacitación a los empleados de la compañía, teniendo en cuenta que

unos saben cuál es el correcto tratamiento, pero otros no. 

• Procedimientos de liderazgo y administración, así como esquemas

de control interno.

No se encuentran determinados los esquemas de control, directamente

el gerente general es el que controla las actividades que realiza todo el

equipo de trabajo y toma las decisiones. (Se sugiere plan de mejora).

III. DOCUMENTO DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. Objetivo

Determinar las falencias por medio de la evaluación y el análisis de la estructura

organizacional de COLOMBIA HOUSE INMOBILIARIA a fin de conocer su

funcionamiento y estatuir con exactitud las oportunidades para mejorar la calidad y

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competitividad en la prestación de sus servicios. Con el objeto fundado en el mejoramiento

continuo de sus resultados que en congruencia con el debido desarrollo del fin que tiene la

compañía el cual se representa en el valor que tiene para dar a todos sus clientes,

proveedores, empleados y usuarios.

2. Conocimiento del cliente

● Actividad económica: Compra, venta, alquiler y operación de propiedades

inmobiliarias propias o arrendadas: edificios de apartamentos y viviendas, edificios no

residenciales, incluso salas de exhibición, instalaciones para almacenaje y centros

comerciales (malls) y tierras; proporciona miento de hogares y apartamentos.

● Órganos de dirección, administración y representación legal: Empresa de

propiedad privada, con capital particular, representada legalmente por el propietario

quien hace las veces de Gerente General (PYME).

● Composición de capital: orgánico constante 100% Privado.

● Planta física: Instalaciones de la compañía arrendada.

● Comercialización: Equipo de ventas, sectorizado geográficamente de acuerdo al

nicho de mercado direccionado en la ciudad de Pereira.

● Inventario: De acuerdo a la inspección realizada, la empresa posee un inventario

tangible de mobiliario equivalente a $30.000.000, Intangible de $5.000.000.

● Cartera: La cartera posee un valor de $27.651.200, los cuales tercerice su cobranza

con una firma de jurídica.

3. Procedimientos:
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Cuanto a los procedimientos podemos evidenciar la falta de los manuales operativos de cada

área, adicionalmente las políticas de cada uno se presentan de manera empírica en los

colaboradores ya que no hay documentación de los mismos.

Las disposiciones legales, los pronunciamientos y las normas que rigen el proceso giran en

torno a lo tipificado en las normas sustanciales y procesales de nuestra nación, aun así cada

empresa tiene sus políticas y sus manuales para el desarrollo de su actividad económica, en

este caso podemos evidenciar que los procedimientos de la empresa se interponen de manera

centralizada, a sabiendas de la falta de estructuración y planeación de la compañía es por esto

que concluimos lo siguiente:

En caso concreto respecto a esta empresa a sentaremos las siguientes bases, desde el punto de

vista de cómo se aplica el proceso administrativo en esta empresa a través de los

procedimientos, partiendo desde el análisis minucioso de la dirección, se exalta como

constante que su administración general se centraliza en su dueño, la organización es

empírica, en materia de planeación su gestión siempre es a corto plazo, no tiene una

estructura definida en su organización ni en sus procesos. Por lo tanto, no hay un control

definido, es por esto que no hay una ponderación entre el control y la planeación.
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IV. PROGRAMA DE TRABAJO

1. Responsables:

● Coordinador General: Dicson Alejandro Valencia Agudelo

● Líderes de áreas a intervenir: Orleidis Florian Morales y Luz Andrea

Bareño

● Analista de área: María Camila González

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2. Áreas de intervención:

● Administrativa: al ser una empresa inmobiliaria, hay muchos procesos que se

manejan desde esta área y el personal debe estar debidamente capacitado

acerca de estos para que, en la medida que vaya creciendo la compañía no se

vuelva un desgaste para la persona que se encuentra a cargo del área.

Desde el área administrativa se desprenden las demás áreas y es la base para

que la compañía funcione correctamente, por esta razón, los procesos y

procedimientos deben estar documentados.

3. Actividades:

● Indagar antecedentes e información global de la empresa.

● Identificar las áreas de alto impacto dentro de la compañía para perfeccionar

sus procesos.

● Realizar cronograma de actividades, donde se determine el tiempo y espacio

para llevar a cabo la auditoría.

● Ejecutar auditoría

● En caso de encontrar inconsistencias, documentar y guardar el material

probatorio.

● Determinar las falencias y las acciones de mejora

● Preparación del informe y plan de mejoramiento.

● Seguimiento al plan de mejoramiento.

4. Fases:
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● Planificación: Se elabora el plan, el cual debe presentar todas las actividades

que se llevarán a cabo con un tiempo determinado, se especificará el alcance y

se identificará la documentación relacionada con el proceso a auditar.

● Preparación: El equipo auditor deberá indagar y estar preparado para llevar a

cabo el proceso, se realizarán las reuniones preliminares, se determinará el

personal para realizar entrevistas y se verificarán documentos importantes que

faciliten el proceso.

● Ejecución: se da a través de la colecta de la información, en esta fase se

determina si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares de

control y calidad. Se registran las no conformidades.

● Finalización: Se revisan las áreas problemáticas y se determinan las las

recomendaciones para corregir problemas de calidad, se presenta un informe y

plan de mejoramiento.

5. Cronograma de actividades
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6. Diagramas de flujo

Diagrama de flujo
de Auditoria.pdf

7. Reportes y clases de informes a presentar

El reporte de la auditoría realizada se presentaría una vez terminado el proceso para

así determinar las acciones correctivas y el plan de trabajo a seguir, una vez concluido

este tema se realizará un informe final del área intervenida para realizar la mejora de

las mismas, es importante que en los informes donde se evidencien falencias se realice

el seguimiento por medio de formatos como matriz, evaluaciones, cronogramas,

registro de capacitaciones y de mas esto para que evidencie que si se está cumpliendo

y mejorando todos los procedimientos que debe regir el área de la empresa.

8. Periodicidad: La auditoría se va a ejecutar 2 veces al año (cada seis meses) y se

renovará en la medida en que la compañía vaya creciendo y vaya implementando

nuevos procesos.
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V. CONCLUSIONES

 1 Podemos concluir que todas las empresas, sin importar su tamaño, es necesario

implementar auditorías dentro de sus procesos, ya que estas permiten evidenciar

falencias que no son notables a simple vista y a su vez, permiten determinar

acciones de mejora que posibilitan el logro de los objetivos organizacionales.

 2 También la auditoria nos permite conocer el desempeño y como está constituida

la organización y velar porque sea una empresa altamente competitiva, conocer

los tiempos de cada actividad y así mismo cuales son los responsables al momento

de proceder con la auditora, generando así correctivos pertinentes.

 3 En las empresas es importante realizar estas auditorias puesto que permite hacer

seguimiento a cada proceso o área de la organización, donde se evidencia que todo

se esté cumpliendo, además de esto podemos evidenciar los aspectos a mejorar los

recursos que hacen falta en cada área y así suplir todas estas necesidades de la

organización.
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VI. BIBLIOGRAFÍA

Melo, B.H., (2017). Auditoría Administrativa. DOI:

https://digitk.areandina.edu.co/bitstream/handle/areandina/1260/Auditoria

%20Administrativa.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Becher, M. (2017, febrero 13). Las 4 etapas esenciales en auditorías de calidad.

https://blog.softexpert.com/es/las-4-etapas-esenciales-en-auditorias-de-calidad/