Anexo 1.

Matriz Diagnóstico Inicial ISO 9001 2015 Productos Itala LTDA

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON BASE EN EL MODELO ISO 9001:2015
Elaborado por Guillermo Peña Guarín Docente Convenio USTA-ICONTEC

ORGANIZACIÓN Productos Itala Ltda.

1. No hay aproximación formal: Los resultados son impredecibles. Solo declaraciones informales
FECHA 03/02/2018
2. Aproximación reactiva: Basada en necesidades puntuales, problemas presentados o ejemplos
ENTREVISTADO Diego Felipe Cotugno
3. Sistema formal definido: Existe planificación pero poca aplicación o resultados; documentación
CARGO Subgerente
4. Sistema formal estable: Procesos sistemáticos; se cumplen los objetivos. Hay realimentación
ANTIGUEDAD desde nov-2013
5. Mejora continua: Hay datos válidos de mejora; tendencias conocidas. Dominio de los procesos
ACTIVIDAD Gestión Administrativa
No. Numeral CUESTIONARIO 1 2 3 4 5 Observaciones
La organización comprende su contexto externo en los aspectos:
1 4.1 legal, tecnológico, de mercado, cultural, social y económico, así X
como en los ámbitos local, nacional o internacional?
La organización comprende su contexto interno en los aspectos de:
2 4.1 valores, cultura organizacional, conocimiento y desempeño X
organizacional?
En algunos de los documentos se mencionan como partes interesadas de la
Se han determinado las partes interesadas del sistema de gestión de organización (clientes, funcionarios, entidades de control y proveedores). No
3 4.2 X
la calidad? se evidencia análisis y evaluación del contexto ni de las necesidades y/o
expectativas de las partes interesadas
Se conocen las necesidades y expectativas de esas partes
4 4.2 X
interesadas?
Se ha definido el alcance del SGC y su aplicabilidad?
5 4.3 X Esta definido en el manual de calidad de la organización
La organización ha definido los procesos que constituyen su
6 4.4 X Mapa de procesos
sistema de gestión de la calidad?
La organización tiene una descripción de la interacción entre los
7 4.4 X Mapa de procesos
procesos del sistema de gestión de la calidad?

Se realiza control adecuado a los procesos: seguimiento, medición Se evidencia la existencia del formato GCL-DG-02 Listado de indicadores,
8 4.4 X
y análisis a los datos? que describe los indicadores, su medición y seguimiento pata diferentes
actividades en cada uno de los procesos de la organización. No hay evidencia
de los mismos en el último año.
Se evidencia la existencia de documentación que soportan tanto la
Se mantiene información documentada para apoyar la operación de planificación estratégica como los procesos misionales y de apoyo, guías,
9 4.4 X
los procesos? instructivos, formatos) dichos documentos estos no han sido sujetos a
revisiones periódicas, ni modificaciones.
Se conserva información documentada para tener confianza de que La organización y archivo no permite la fácil recuperación de la información
10 4.4 X
los procesos se realizan según lo planificado? registrada que soportan procesos de apoyo y en algunos casos los misionales.

Se encontraron documentos asociados a actas de revisión por la dirección en

La alta dirección rinde cuentas acerca de la eficacia del sistema de
11 5.1 X los que se utilizó el formato ORG-FM-06 Acta de revisión por la dirección.
gestión de la calidad?
No hay evidencia de la realización de estos en el último año.
Existen lineamientos del SGC de la organización en los que se involucra
Los requisitos del sistema de gestión de la calidad se han integrado
12 5.1 X directamente el proceso implicado en la actividad o función. No se evidencia
a los procesos?
análisis y mejora en cada proceso de la organización.
La alta dirección de esta organización se asegura que la política de Visible para el personal que labora en la empresa. Algunos de los empleados
13 5.2 X
la calidad es comunicada y entendida? la desconocen.
Las personas conocen sus niveles de autoridad y las
El personal de los procesos misionales y de apoyo, desconocen el sistema de
14 5.3 responsabilidades en relación con el sistema de gestión de la X
gestión de calidad basado en ISO 9001:2008 implementado.
calidad?
La organización gestiona los riesgos y oportunidades de los
15 6.1 X
procesos ?
Existe evidencia del establecimiento de los objetivos de calidad de la
Se han establecido los objetivos de la calidad en las funciones, organización, desplegado por procesos (ORG-FM-04 Objetivos Estratégicos
16 6.2 X
niveles y procesos del sistema de gestión de la calidad? Sistema Gestión de Calidad). Los indicadores planteados para el logro de los
objetivos no permite medir la gestión en cada uno de ellos.
Los cambios en el sistema de gestión de la calidad se realizan de
17 6.3 X
manera planificada?
Se proporcionan las personas necesarias para la operación y
18 7.1.2 X
control de los procesos?
Se proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la
19 7.1.3 operación de los procesos y para la conformidad de los productos y X
servicios?
Se determinan y proporcionan los instrumentos y recursos de
20 7.1.5 medición necesarios para el control de los procesos y para evaluar X
la conformidad de los productos?
Se gestionan los conocimientos necesarios para la operación de los
No hay evidencia de realización del programa de capacitación, establecido
21 7.1.6 procesos y para lograr la conformidad de los productos y X
para el año 2017.
servicios?

Existe un formato de evaluación de desempeño, el cual es diligenciado para el

22 7.2 Se han determinado las competencias de todo el personal que X personal. Esta evaluación no contempla mecanismos que permitan dar una
realiza trabajos que afectan la calidad de los productos?
calificación objetiva de la competencia y las capacidades de la persona.

La organización se asegura de que su personal tiene conciencia de

23 7.3 X El personal de los procesos misionales y de apoyo, desconocen el sistema de
la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo
gestión de calidad basado en ISO 9001:2008 implementado.
contribuyen al logro de los objetivos de la calidad?
24 7.4 Se han determinado los procesos de comunicación interna? X

25 7.4 Se han determinado los procesos de comunicación externa? X

Se controla la información documentada requerida por el sistema

26 7.5 X
de gestión de la calidad y por la norma ISO 9001?

Se han planificado los procesos necesarios para la manufactura de

27 8.1 X
los bienes y/o la prestación de los servicios)

Se evidencian mecanismos formales para la comunicación con el cliente, el

procedimiento de manejo de quejas se encuentra en el GCL-PT-04 Control de
La organización determina e implementa disposiciones eficaces
28 8.2.1 X producto y servicio no conforme. Se evidencian formatos existentes para el
para la comunicación con los clientes antes, durante y después de la
registro de las mismas (GCL-FM-13 Consolidado de No Conformidades y
venta, incluyendo las quejas?
peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y GCL-FM-06 Reporte de No
conformidades y PQRS)

La organización determina los requisitos para los productos y

29 8.2.2 servicios que ofrece a los clientes y se asegura que puede cumplir X No hay evidencia documentada de dicha información.
con lo que ofrece?
La organización revisa los requisitos del cliente, los legales, los
30 8.2.3 implícitos y los de la organización, antes de comprometerse a X
proporcionar un producto o servicio?

La organización identifica, revisa y controla los cambios al diseño

31 8.3 y desarrollo de sus productos y servicios para asegurar que no haya X
un impacto adverso sobre la conformidad de estos?

32 8.4 Se determinan los controles que se deben aplicar a los procesos, X

productos y servicios contratados externamente?

Se aplican criterios para la evaluación, la selección, el desempeño

33 8.4 X
y la reevaluación de los proveedores externos?

Se evidencian inspecciones del calidad del producto, por cada lote en el que
se verifican diferentes especificaciones técnicas del producto, toda esta
34 8.5.1 La producción y la prestación del servicio se realizan bajo X información es registrada el formato PRO-FM-003 Control de calidad de
condiciones controladas?
producto. No se observan fichas técnicas del producto debidamente
documentadas

Se evidencia evaluación de producto frente a especificaciones técnicas

35 8.5.2 Se identifican los productos y servicios y su estado de conformidad X requeridas (requisitos de la organización). No hay verificación de la
con respecto a los requisitos?
conformidad del mismo frente a requisitos del cliente.

Se cuida la propiedad de los clientes o de proveedores externos

36 8.5.3 X
mientras está bajo el control de la organización?
Se preservan los productos durante su producción o en la
Se aseguran condiciones de producción, almacenamiento y transporte con
37 8.5.4 prestación del servicio para asegurar su conformidad con los X
base en las especificaciones técnicas del producto.
requisitos?

Se realiza la evaluación de satisfacción mediante aplicación de encuestas de

satisfacción , visitas periódicas a los clientes, tratamiento de productos no
conformes, recepción y respuesta a quejas y reclamos (GCO-FM-003
Se cumplen los requisitos para las actividades de posventa o Registro de visitas mensuales a clientes, GCO-FM-0042 Encuesta de
38 8.5.5 X
posteriores a la entrega o la prestación del servicio? satisfacción del cliente, GCL-FM-13 Consolidado de No Conformidades y
peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, GCL-FM-06 Reporte de No
conformidades y PQRS y GCL-PT-04 Control de producto o servicio no
conforme

Cuando se presentan cambios en la producción o en la prestación

39 8.5.6 del servicio éstos se revisan para asegurar la conformidad con los X
requisitos?
Se evidencia evaluación de producto frente a especificaciones técnicas
Hay disposiciones para que la liberación de productos y servicios
requeridas propias de la organización (PRO-FM-003 Control de calidad de
40 8.6 al cliente solo se efectúe hasta que se haya verificado el X
producto) y cantidad de producto entregado según pedido (GCO-FM-02
cumplimiento de todos los requisitos?
Recepción de pedido).

Se identifican y controlan las salidas no conformes para prevenir su Se evidencia identificación de salidas no conformes según procedimiento
41 8.7 X
uso o entrega al cliente? GCL-PT-04 Control de producto o servicio no conforme

Se evidencia la existencia del formato GCL-DG-02 Listado de indicadores,

La organización evalúa el desempeño y la eficacia del sistema de
42 9.1.1 gestión de la calidad a partir de los resultados del seguimiento y la
medición de los procesos, productos y servicios?
que describe los indicadores, su medición y seguimiento para diferentes
X
actividades en cada uno de los procesos de la organización. No hay evidencia
de los mismos en el último año. Algunos de los indicadores están asociados a
eficiencia operativa más que a gestión.

Se realiza la evaluación de satisfacción mediante aplicación de encuestas de

43 9.1.2 X satisfacción , visitas periódicas a los clientes registrados en los formatos GCO-
Se realiza seguimiento a la percepción de los clientes?
FM-003 Registro de visitas mensuales a clientes, GCO-FM-0042 Encuesta de
satisfacción del cliente

Se encuentran definidos los planes de auditoria, listas de verificación y el

44 9.2 Se llevan a cabo auditorías internas al sistema de gestión de la X informe de auditoria por proceso, y el registro de un ciclo de auditorias
calidad? realizado en el año 2015 . No hay evidencia de la realización de auditorias
internas recientes.
Existe formato de acta de revisión por la dirección ORG-FM-06. No hay
La alta dirección revisa el sistema de gestión de la calidad para evidencia de la realización de revisiones por la dirección que le permitan a la
45 9.3 asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la X organización definir si las actividades realizadas contribuyen al cumplimiento
planificación estratégica? de los objetivos de calidad y demás componentes de la planificación
estratégica.
Existe formato para el reporte de oportunidades de mejora GCL-FM-07 que
Existen mecanismos para seleccionar oportunidades de mejora que permite hacer seguimiento a las oportunidades de mejora detectadas a nivel
46 10.1 X
contribuyan a aumentar la satisfacción de los clientes? interno de la organización. No se observa levantamiento continuo de
oportunidades de mejora en los diferentes procesos de la organización.
Existe formato para a realización de acciones correctivas GCL-FM-07 que
permite hacer seguimiento a las diferentes actividades encaminadas a la
47 10.2 Se revisa la eficacia de las acciones correctivas que se toman? X eliminación de la causa raíz de la no conformidad existente. No se observan
registros de acciones correctivas implementadas en el último año para no
conformes detectados en la organización.

Puntaje evaluado 1 2 3 4 5
Total de numerales por calificación de 1 a 5 13 11 16 7 0
Porcentaje de ítems por puntaje 28% 23% 34% 15% 0%
Puntaje ponderado por ítem evaluado 0,00 0,85 1,28 1,70 2,13
Puntaje ponderado por ítem según calificación 0,00 9,35 20,48 11,9 0
Total puntaje cumplimiento 41,73

Criterios de evaluación
5 = 2.13%
4 = 1.70%
3 = 1.28%
2 = 0.85%
1 = 0.00%

OBSERVACIONES DESDE EL PUNTO DE VISTA

CULTURAL
Estilo de liderazgo en la empresa - ejemplos Solo es observado desde los procesos estratégicos (gestión organizacional y de gestión de calidad)

Qué percepción tienen las personas sobre la calidad real de la El personal de producción está consciente de la necesidad de implementar un SGC que garantice la realización de
empresa y el servicio al cliente productos de óptima calidad y así eliminar reprocesos y quejas por parte de los clientes

Personal reticente o amigable con el SGC - hay o no trabajo en Reticencia entre el personal de los procesos de apoyo de la organización
equipo.
Hay buena comunicación interna - o hay "murmuraciones". La comunicación interna es adecuada.
Quienes tienen realmente el poder y el liderazgo para tenerlos Procesos estratégicos y producción son claves para generar cultura organizacional
como aliados
Cuál es el lenguaje de la organización - jerga - términos técnicos Términos técnicos

Están muy marcadas las áreas funcionales, los Jefes son Se ve compromiso y colaboración debido al bajo número de personal con el que cuenta la empresa
colaboradores con otras áreas.

Procesos de apoyo como almacén y contabilidad no se encuentran los suficientemente comprometidos con la
Se percibe compromiso con la empresa en todos los niveles
implementación del SGC en la organización, considerando que es un tema ajeno a ellos