Auditoria Administrativa
CASO PRÁCTICO: DESPERDICIOS INDUSTRIALES CASA ZETINA
NATURALEZA DE LA EMPRESA
Desperdicios Industriales Casa Zetina es una empresa familiar registrada ante las autoridades fiscales como persona física
con actividad empresarial, de acuerdo con las siguientes características:
Sector: comercio
Subsector: comercio al mayoreo
Ramo: compra-venta de materiales de deshecho
Actividad: compra-venta de vidrio usado
La empresa está clasificada con fundamento en la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y
Mediana Empresa, en la matriz de estratificación como empresa pequeña en el sector microindustrial.
CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS DOMINANTES DEL SECTOR
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ANTECEDENTES
La creación de la empresa se remonta a 1980, año en que Andrea Zetina y su esposo Salomón García, que no sabían ni
leer ni escribir, enfrentaron la situación de mantener a sus ocho hijos, lo que los obligó a buscar una solución. Con un
carrito de mano comienzan a recolectar materiales como cartón, papel, botella, latas de aluminio, entre otros.
Gracias a su espíritu emprendedor y deseos de superación, apoyados por el consejo y el préstamo de una persona
dedicada al mismo tipo de trabajo y con más años de experiencia, rentaron un local en el centro de la capital del país y
compraron una camioneta para el manejo de su material.
A partir de ese momento, la intensidad de su trabajo los llevó a laborar la semana completa desde las 4 o 5 de la mañana
hasta la madrugada del día siguiente. Los resultados no se hicieron esperar y comenzaron a obtener utilidades.
Sin embargo, este logro tuvo un efecto negativo, ya que el matrimonio se divorció, por lo que la señora Zetina debió
tomar el control del negocio.
No obstante, por su carácter, iniciativa e intuición, logró incrementar la eficiencia en el manejo de sus recursos, lo que le
permite, en muy poco tiempo, convertirse en una empresa con un terreno propio en la misma zona que operaba
anteriormente, valuado en poco más de trescientos mil dólares.
Con el tiempo abrió tres sucursales en otras calles de la misma zona. Asimismo, adquiere vehículos de carga pesada. La
bonanza económica posibilitó también la adquisición de casas y vehículos para todos los hijos.
Una vez definido el rumbo de la empresa, la señora Zetina optó por retirarse del negocio, dejándolo en manos de sus
hijos. Esta decisión, sumada a características propias de las empresas familiares como la carencia de una formación sólida
en materia de administración, el exceso de confianza, la falta de esquemas de organización y control y, sobre todo, la
ausencia de una preparación para la sucesión, provocaron el deterioro de la productividad, incrementos de los gastos de
administración, pérdida de clientes y de comunicación, situación que alcanzó su punto más álgido con el debilitamiento
de su posición en el mercado.
Los efectos pronto se hicieron sentir. La empresa dejó de ser rentable y se deterioraron los nexos entre los hijos; además,
se perdieron dos de los terrenos y la empresa sufrió de constantes y cuantiosos robos. Al final, la familia llegó al punto de
considerar la venta del terreno de la ofi cina matriz y cerrar el negocio.
En medio de esta turbulencia, la señora Zetina retoma el mando del negocio y convoca a sus hijos a unirse y trabajar bajo
el mismo esquema de apoyo familiar que les funcionó al principio.
Como consecuencia de la nueva unión, los hijos optan por buscar una alternativa para diversificarse y diferenciarse. Para
lograrlo, se dedican a estudiar otra clase de máquinas empleadas por las empresas líderes en el sector.
El resultado se tradujo en el diseño y fabricación de una máquina. Con ella no sólo redujeron los altos costos
prevalecientes en el mercado, sino que les permitió, en lugar de vender el vidrio a una bodega a precio bajo, procesarlo
según las especificaciones de sus clientes para cobrarlo más caro.
De acuerdo con las dimensiones de la máquina y la ubicación de sus principales compradores, la instalaron en una sucursal
en la zona oriente de la capital.
Las ganancias generadas por la puesta en práctica de la idea influyen en la decisión de destinar mayores recursos a la
iniciativa y concentrarse en el procesamiento de vidrio, giro en el que actualmente se desempeñan.
En función de la nueva estrategia de negocio, deciden establecer un marco de actuación claro y accesible, que se integra
con los siguientes elementos:
Misión
Otorgar un eficaz servicio de recolección y captación de desperdicios industriales y ser un negocio familiar exitoso, donde
todos sus miembros alcancen un alto desarrollo laboral y personal.
Visión
Ser un líder en la recolección y captación de desperdicios industriales y constituirse en una empresa rentable en la
industria del reciclaje.
Objetivo
Otorgar un servicio eficiente de recolección y captación de desperdicios industriales y promover la cultura del reciclaje
entre la sociedad con el propósito de estimular el ahorro de recursos naturales y reducir la contaminación.
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Para fortalecer el funcionamiento de la empresa la familia, decide llevar a cabo una auditoría administrativa. La idea
central es establecer las bases para trabajar ordenadamente y orientar sus esfuerzos y recursos de manera congruente.
A partir de ese momento comienzan a darse los pasos para alcanzar los resultados previstos.
ACCIONES
Para poner en marcha la auditoría, se celebra una reunión con la propietaria de la empresa, en la cual se decide buscar
un acercamiento con el personal con el fi n de sostener un diálogo de sensibilización, es decir, explicarles las bondades
del proyecto para obtener su participación e informarles de los beneficios esperados de este examen integral.
Después del acercamiento se presenta el programa para implementar la auditoría en forma lógica y secuencial, tomando
en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.
En atención a las etapas contempladas en el programa, se procede con la fase de instrumentación, la cual se inicia a través
de la observación directa y el análisis documental.
Posteriormente, para captar la información necesaria, se preparan los cuestionarios y se realizan entrevistas dirigidas con
los ocupantes de cada nivel jerárquico de la estructura. También se tomaron fotografías digitales de los recursos con que
cuenta la organización.
En esta fase y después de analizar la información recopilada y capacitado el equipo auditor, se seleccionaron las técnicas
de análisis y soporte administrativo:
• Análisis SWOT o FODA
• Análisis del potencial de innovación
• Análisis de la competencia
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Para permitir la comprensión global del enfoque, el equipo auditor graficó los resultados obtenidos y se pudo localizar
esta expresión vectorial al final del presente apartado.
Análisis SWOT (FODA)
Potencial de innovación
Condiciones
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Análisis de la competencia
Rivalidad entre los vendedores en competencia y empresas que ofrecen servicios sustitutos
En la actualidad no existe un gran número de negocios dedicados al reciclaje de materiales. Para efectos de este análisis
se pueden considerar las empresas privadas del sector de las MyPES (micro y pequeñas empresas, de las cuales se
registran 178 pertenecientes al ramo).
Las empresas que pertenecen a esta industria conforman un grupo reducido, y aunque en estos años el sector ha crecido,
la mayoría de los propietarios se conocen y realizan tratos entre sí. Algunos se dedican a cierto tipo de material, y el resto
se dedica a otro, según las posibilidades de realizar las entregas.
Para el servicio de recolección, lavado y trituración de vidrio no existen servicios sustitutos. Todas las empresas que
realizan estas tareas presentan el mismo comportamiento en cuanto a servicio y precio.
La fuerza competitiva del ingreso potencial Si bien es cierto que existe una gran oferta de servicios de recolección de
materiales de desecho, Desperdicios Industriales Casa Zetina, desea prestar un servicio diferente, especializándose
en vidrio. En etapas anteriores manejaba otros productos.
Más adelante, la empresa pretende retomar su posición en el mercado, ya que anteriormente contaba con varias
sucursales en la capital del país. Este año ha recuperado algo de lo perdido por malos manejos. Además, ambiciona
ubicarse nuevamente en varias zonas de la ciudad. Por otra parte, pocos de sus competidores han podido adquirir una
máquina trituradora (en su sector micro, sólo una lo ha hecho). Asimismo, ha comprado un camión y una góndola y ha
reestructurado el diseño de su grúa mecánica.
Considera también como una fortaleza el prestigio de que gozan sus propietarios como negociadores y trabajadores, y
piensa que con este tipo de acciones pueden encontrar la asesoría pertinente para mejorar en todos los aspectos.
El poder de los proveedores
Los proveedores representan una fuerza muy poderosa y difícil de tratar. En este caso son recolectores de basura
individuales y camiones del servicio de limpieza de la ciudad.
Ambos están cautivos por muchas razones, es decir, son clientes-proveedores que han demostrado su lealtad a la empresa
en momentos difíciles, otorgándole amplios plazos para pagar la mercancía cuando la empresa carecía del efectivo
necesario. Esta actitud de los proveedores le permitió a la empresa continuar con sus operaciones. Cada fi n de año la
empresa realiza una comida con sus proveedores y clientes, en la que se refuerzan las tradiciones culturales y religiosas
del país. Esto fortalece en alto grado la relación entre ambas partes.
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El poder de los compradores
El poder de los compradores se presenta en el mismo esquema cliente-proveedor (recolectores de basura individuales y
camiones del servicio de limpieza de la ciudad), sólo que es manejado con un criterio más empresarial, a manera de unión
de “compradores”.
INFORME
Empresa auditada:
Desperdicios Industriales Casa Zetina
Héroes números 70 y 72
Colonia Guerrero
Periodo de revisión:
Febrero a mayo de 2005
Objetivo de la auditoría:
Incrementar la participación de la empresa en la industria del vidrio
Alcance:
Estudio integral de la empresa pequeña del sector micro-industrial Desperdicios Industriales
Casa Zetina
Metodología:
Auditoría administrativa fundamentada en:
• Análisis SWOT
• Análisis del potencial de innovación
• Análisis de la competencia
Síntesis
Durante el desarrollo y el análisis del estudio se observa que, en gran medida, la problemática de la organización radica
en deficiencias de la dinámica de su dirección. La opinión anterior se basa en los datos obtenidos luego del análisis
realizado a sus factores y componentes, que identifican las siguientes causas:
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El concentrado que define el resultado es la sumatoria de la eficiencia de los factores que presentan causas asociadas a
su comportamiento entre el número de factores multiplicado por 100.
Resultado
La eficiencia de la organización presenta un porcentaje de 69%, producto del promedio de los factores que influyen
directamente en los resultados, cuyo orden de importancia es: capital humano 94%, ambiente 70%, proceso productivo
70%, estructura financiera 61% y dirección 50%.
Los cinco factores restantes: servicio, abastecimientos, planta, ventas y contabilidad y estadística, no observan problemas
de avance en la estructura, sin embargo, son susceptibles a cambios para mejorar su desempeño.
CONCLUSIONES
Desperdicios Industriales Casa Zetina es una organización clasificada como empresa pequeña del sector micro-industrial,
que interactúa en un ambiente complejo y agresivo, en el que vive y sostiene relaciones y vínculos con otras
organizaciones, lo cual afecta en gran medida la manera en que se conduce su organización y dirección.
Como consecuencia de la aplicación de la auditoría administrativa, salieron a la luz los limitantes que obstaculizan el
desarrollo de la empresa. En esta línea de análisis, se encontró que existe una actitud pasiva y reactiva, lo que representa
una fuente generadora de diversas situaciones que fragmentan la estructura y generan deficiencias. Entre las principales
causas de ello se destacan la falta de capacitación en general, liderazgo y asesoría especializada.
Esta difícil transición por la que pasa la empresa se ve afectada también por el deficiente manejo de su información,
particularmente por la dificultad para adaptarse a un demandante —y cambiante— contexto tecnológico.
RECOMENDACIONES
En virtud de la importancia que tiene para cualquier empresa su crecimiento sostenido y sustentable, se recomienda
replantear la forma de operar con un enfoque estratégico de largo plazo.
Para ese propósito es conveniente efectuar un análisis que permita determinar la posición estratégica a partir del estudio
de sus valores y creencias, objetivos, recursos y capacidades, así como de su entorno competitivo. En cuanto a los aspectos
que comprende la administración estratégica, se recomienda:
Planeación
Se reconoce la urgente necesidad de que todos los integrantes de la empresa conozcan perfectamente la misión, visión,
objetivos, metas, estrategias y tácticas de la misma. Asimismo, que se lleve a cabo la definición conjunta de políticas,
procedimientos y programas, ubicados todos en un enfoque por niveles y con un horizonte común.
Organización
La estructura organizacional tiene que plantearse en función de la oportunidad de negocio, con mucha atención en la
cultura que propicie, previendo el cambio organizacional.
También se debe tomar en cuenta el capital intelectual y las actividades que de él se derivan, como son la capacitación y
adiestramiento para facilitar el logro de metas y evitar fracturas y esfuerzos aislados que se traducen en desgaste
innecesario.
Dirección
Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo auténtico, en el que retome la responsabilidad de la ejecución
de las actividades y logre la motivación de todos los niveles jerárquicos.
Para ello, es imprescindible fortalecer la comunicación y coordinación y el trabajo en equipo, así como promover la
creatividad e innovación, con el apoyo de la tecnología de la información.
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Control
Es prioritario que se defina la naturaleza y sistemas de control con base en los procesos, niveles jerárquicos y áreas de la
empresa.
Las herramientas que se seleccionen deberán ser viables y funcionales para garantizar la calidad del desempeño. Sería
provechoso, en tanto la empresa adquiere mayor cohesión para administrarse, contar con la asistencia técnica de
instituciones privadas o públicas especializadas en micro y pequeñas empresas.
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