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1.4 OPEX (Excelencia en Operaciones) PDF
1.4 OPEX (Excelencia en Operaciones) PDF
Estrategia de implementación
No hay que caer en el error de pensar que para obtener resultados a corto plazo se debe
comenzar por entrenar al personal operativo para empezar a ver resultados. Como ya se ha
dicho, la implementación de una estrategia OPEX es a medio/largo plazo. Entrenar a este
grupo de personas en algunas herramientas de excelencia operacional solo serán esfuerzos
aislados que no son duraderos en el tiempo.
La dirección y la gerencia son quienes primero deben adquirir los conocimientos en los temas
relacionados a OPEX. Como en cualquier conocimiento, no se convertirán en expertos de la
noche a la mañana, pero si deben tener un claro entendimiento de lo que se está haciendo
dentro de la organización. De esta manera tendrá un equipo directivo que estará mostrando
señales de encontrarse dentro de un nuevo paradigma.
Así, una vez cimentado el modelo, se dispondrán de las herramientas o tecnologías para
generar flujo, ya sea de materiales o información, de acuerdo al servicio que ofrece la
empresa y por otro lado también las herramientas o tecnologías que ayudarán a mantener
altos estándares de calidad.
Finalmente, en el modelo se deberán establecer los resultado que se están buscando. Estos
resultados deben proporcionar satisfacción tanto para los clientes, socios, empleados y hasta
los proveedores, pues deberán estar pensando a largo plazo dentro de la cadena de
suministros.
Definido el modelo de OPEX se puede recurrir a consultores o agentes externos que ayuden
a la consecución de los objetivos planteados. Tener una visión externa al negocio y que
acompañe en el desarrollo estratégico y puesta en marcha de los programas es recomendable
pues no es nada sencillo una implementación de este tipo de estrategia, por sencilla que
parezca.
Por otro lado, estos consultores también pueden prestar una visión objetiva para realizar un
diagnóstico serio del estado actual de la empresa y posicionen el nivel exacto de comprensión
en cuanto a la implementación del modelo; y así desarrollar los equipos de alto rendimiento,
definir proyectos y generar el calendario de actividades para los siguientes meses.
Para lograr que un equipo se convierta en un HPT se debe diseñar un programa de mejora
continuado que incluya los siguientes elementos:
• Tener un propósito claro. Todos los miembros del equipo deben saber exactamente
cuál es el objetivo a alcanzar. Así sabrán cómo pueden contribuir al logro del objetivo
y podrán focalizar su energía y trabajo en ello.
• Tener una comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera. Un intercambio ágil
de la información permite asegurar que se adoptarán oportunamente las decisiones
correctas y no existirán dudas en los miembros del equipo respecto a qué deben hacer,
cuándo, cómo y por qué.
• Voluntad de aprender de los demás. Todo proyecto es una iniciativa única. Por ello
es importante que los integrantes del equipo tengan voluntad de aprender nuevas
técnicas o métodos para ser aplicados en el proyecto. Existirá la tendencia a repetir
métodos de trabajo ya conocidos, los cuales no necesariamente serán los mejores.
• Participación en el grupo. Para que los miembros del equipo del proyecto se perciban
como parte de éste, es fundamental que cada uno de ellos tenga una participación
activa: los miembros del equipo no solo deben tener tareas específicas a realizar, sino
que deben sentirse involucrados en la discusión de los problemas y en las decisiones
que se adopten.
• Orientación a la solución de problemas. La dinámica del equipo debe tener una
orientación a la solución de problemas y no a la búsqueda de culpables. Esto genera
un ambiente de solidaridad y confianza que contribuye significativamente a la
motivación de los miembros del equipo. Que ello ocurra depende fundamentalmente
del estilo de liderazgo del gerente.
• Búsqueda de la excelencia. No sólo en aspectos técnicos, sino también en lo referente
a las relaciones entre sus integrantes y con otros involucrados, la responsabilidad por
el trabajo y sus resultados.
• Celebración de los logros. La celebración de los éxitos alcanzados es otro factor que
contribuye a la motivación de los integrantes del equipo.
• Involucrar a todas las personas relevantes. Cuando es necesario solucionar un
problema y existen varios miembros del equipo que poseen conocimientos que
pueden ayudar a solucionarlo, la tarea debe ser abordada por el equipo. Nadie es capaz
de entender o resolver un problema solo.
• Equipos multidisciplinarios para problemas multidisciplinarios. La composición de
equipos multidisciplinares es muy variada, tanto en número de disciplinas
involucradas como en el número de miembros de cada especialidad. En el comienzo
de una actividad, al planificar la misma, siguiendo uno de los esquemas conocido,
como por ejemplo el del “marco lógico”, u otro semejante, se define como estará
formado el equipo de personal destinado a afrontar el problema.
• Búsqueda de la innovación. El intercambio de ideas que se produce en un equipo
multidisciplinario genera nuevas formas de ver y solucionar los problemas. Por ello
un equipo de estas características es la mejor forma de innovar en la forma de ejecutar
proyectos.
• Descontento con el status quo. Queremos cambiar paradigmas. Si un proyecto se
ejecutó siempre de acuerdo a una determinada metodología y queremos buscar
nuevas y más eficientes formas de llevarlo a cabo, la capacidad innovadora de un
equipo es la mejor forma de hacerlo.
• Compromiso. Al trabajar en equipo los integrantes de éste sienten un compromiso no
sólo con el trabajo a realizar, sino que también con sus compañeros.
La Excelencia en los Procesos es un estándar de gestión que cada organización debe buscar
para garantizar el éxito sostenido y duradero de su negocio; este estándar se basa en los
factores de éxito de la gestión en procesos:
1. Entender las necesidades de clientes y stakeholders de procesos: Es clave entender
que los clientes de cada proceso y sus expectativas de los resultados entregados son
la base de la excelencia, ya que las características más importantes para los clientes
son claves para la calidad de los procesos. No debemos de olvidar que los
requerimientos de los clientes y stakeholders relevantes deberán tomarse como
medidas de desempeño corporativa.
2. Orientación al Proceso: El foco está en entender y optimizar los procesos clave, sean
estos productivos y no productivos, asegurando que estén interrelacionados y
alineados con la estrategia, a las necesidades de clientes y stakeholders y al contexto
actual.
3. Medición, Análisis y Control: Se busca identificar sistemáticamente y con datos
fácticos puntos débiles en las distintas dimensiones y conexiones de los procesos con
el fin de poder tomar decisiones focalizadas y sustentadas. Se aplican herramientas
probadas para análisis de procesos e implementación de las mejoras.
4. Objetivos claros a alcanzar: Se debe establecer claramente el foco que busca la
Excelencia en los Procesos; este foco debe estar alineado con las dimensiones críticas
del negocio. Típicamente los focos son reducción de costos y mejora en la calidad,
sin embargo, los focos en la Seguridad y Sostenibilidad han tomado bastante
relevancia.
5. Amplio involucramiento de los empleados y colaboradores: No se puede concebir la
Excelencia en los Procesos sin incorporar a las personas, internas y externas, como
agentes de cambio, porque finalmente son ellas las que aplican las herramientas que
permiten conseguir los objetivos.
No debe existir ninguna duda acerca de los beneficios que produce la implementación de la
Excelencia en los Procesos. Los resultados son potentes tanto cuantitativamente como
cualitativamente. Las estadísticas muestran que la implementación de este tipo de iniciativas
puede generar incrementos en capacidad de proceso de hasta 13 a 18% o 10% menos en
costos de calidad dependiendo del foco.
• Reducción de inventarios.
• Conduce a una alta calidad Reduce la mano de obra.
• Reduce la cadena de desperdicios.
• Mejora la distribución del trabajo
Las empresas que aplican OPEX desarrollan estrategias para aumentar los ingresos, mejorar
la rentabilidad y crear valor de flujo/efectivo. Aunque no es la única manera de lograr estos
objetivos, un foco de excelencia operativa está demostrando ser una manera bastante buena
de llegar allí. Si en su organización se puede lograr esto, piense en las consecuencias: líder
en su espacio de mercado, persiguiendo agresivamente nuevos mercados y oportunidades de
negocio con el dinero para financiarlo, incluso poniendo a su competencia fuera del negocio.
Es su elección.
Conclusiones
Por otro lado, la satisfacción del cliente aumenta muchísimo al obtener un producto/servicio
acorde con sus expectativas, las fuentes de error poco a poco se van eliminando a través del
análisis y medición continua, mejora continua, en definitiva; lo que mejora la calidad de lo
que se entrega y el involucramiento de los trabajadores aumenta significativamente al sentirse
parte del cambio.
Por último, y no menos importante, cabe destacar que cada organización puede aplicar la
OPEX en distintos niveles. El nivel de aplicación dependerá del estado de la organización y
el deseo de cambio de la alta dirección.