Memorando de Planificación y Revisión del

Trabajo

PROMOTORA DE CAFE COLOMBIA S.A. Año terminado al 31 de diciembre 2019

Preparado por Iniciales Fecha

La elaboración de esta hoja de trabajo satisface los requisitos para documentar la planificación de
auditoría y muchas de las conclusiones logradas por el equipo de auditoría. Debe completarse para
cada trabajo de auditoría y archivarse en el Archivo General.

La hoja de trabajo se divide en seis secciones principales:

I. Plan de auditoría
II. Asuntos generales de auditoría
III. Asuntos legales
IV. Asuntos de contabilidad, Auditoría e informes significativos y poco usuales
V. Cambios en el Plan o Programa de auditoria
VI. Memorandos de revisión del trabajo

La sección I debe ser completada y firmada como parte de la planificación inicial de la auditoría. La
primera parte de la sección II debe completarse durante la planificación inicial o la fase interina de
la auditoría y el resto debe completarse durante la fase final. Las secciones III a VI deben
completarse y/o firmarse en o cerca de la misma fecha, a la conclusión del trabajo de auditoría.

Al completar esta hoja de trabajo, en ocasiones puede haber material relevante que ya está
documentado en otros papeles de trabajo. No es necesario duplicar el material previamente
documentado, será suficiente una referencia clara a este material.

Para auditorías de alcance limitado de un segmento, el socio encargado puede especificar en las
instrucciones al equipo del segmento que puede omitirse este papel de trabajo, parcialmente o en
su totalidad.
SECCION I. – Plan de Auditoría

El gerente encargado es el responsable de diligencias esta sección. Al ejecutar esta responsabilidad

el gerente encargado puede delegar ciertos puntos al auditor encargado, el gerente encargado
debe participar activamente en la elaboración de los puntos 6 a 10 (es decir consideraciones de
servicio al cliente, procedimientos de análisis de planificación, identificación de los asuntos
contables, resumen de la planificación a nivel de cuenta y descripción de los objetivos y
procedimientos relacionados con los objetivos críticos de auditoría).

Deben considerarse todos los puntos a continuación en todos los trabajos, pero para los que no
sean aplicables solo se requiere una respuesta de N/A. Después de completar la documentación
en la Sección I el auditor, gerente y socio encargados deben indicar su aprobación firmando la
declaración al final de la sección.

1. Gerencia del cliente. Registre los nombre y títulos de los miembros de la gerencia del cliente
con los cuales el equipo de trabajo tendrá contacto sustancial durante la auditoría:

Nombre Titulo

Gabriel Silva Gerente general

Luis Genaro Muñoz Gerente administrativo
Roberto Vélez Gerente comercial
Catalina Crane Gerente financiero
Edgar Echeverri Gerente técnico
Hernando Galindo Secretario General
Cesar Augusto Ramos Contador Publico

2. Personal asignado al trabajo. Registre los nombres de los miembros del equipo de trabajo,
incluyendo a cualquier especialista que participará en el desarrollo del trabajo.

Nombre Años de trabajo Años

nivel actual experiencia en
la industria del
cliente

Socio servicio al cliente Fabio Villegas 07 11

Socio encargado de auditoria Juan Camilo Becerra 10 18
Gerente de auditoria Camilo Escobar 10 20
Auditor encargado Edmundo Beltrán 09 18
Socio/Gerente de impuestos Catalina Crane 08 16
Socio/Gerente de consultoría Santiago Pardo 09 15
Socio revisión pre-emisión Sandra Morelli 09 13
 Use el siguiente espacio para explicar cualquier posición no cubierta y cualquier falta de
experiencia en la industria del cliente por parte de un miembro del equipo de trabajo, explique
cómo se compensarán tales asuntos:

Asistente de Auditora Rafael Quintero

Asistente de Auditora Ignacio Morales
Asistente de Auditora Alejandra Villamil

3. Consideración de ciertos asuntos pendientes. Indique los asuntos que fueron identificados en
reuniones con el cliente, archivos de correspondencia, papeles de trabajo del año anterior y
cartas a la gerencia que requieren seguimiento durante la presente auditoría:

Asunto Seguimiento planificado Referencia

Asientos de Resumir estos asientos en una lista dentro de Papeles de trabajo

Reclasificación los papeles de trabajo, codificarlos mediante del auditor
una letra y explicarlos al cliente si es necesario

Asientos de Realizar un ajuste para reflejar el valor de rea- Registros de

Ajuste para lización del inventario, para los asientos que contabilidad
Inventario afectan en forma relevante la presentación
Razonable de los estados financieros

4. Comprensión del negocio. Considerar los siguientes puntos relevantes en el conocimiento del
cliente, para comprender el negocio.

a. Describa brevemente la naturaleza del negocio del cliente, incluyendo sus principales
productos y servicios y sus principales segmentos de industria y/o subsidiarias si fuera
aplicable:
La sociedad Promotora de Café Colombia S.A. tiene por actividad principal comercializar
café colombiano en todas sus formas, crear tiendas de café para administración directa o a
través de terceros, otorgar franquicias de las tiendas de café, vender bebidas de café, café
tostado, molido y en grano, en distintas presentaciones y distintos puntos de venta, a nivel
nacional o a nivel internacional, vender artículos de mercadeo relacionados con café, y/o
con las marcas comerciales utilizadas por la sociedad.

b. Documente las características principales del negocio del cliente que puedan afectar lo
apropiado de las conclusiones de auditoría o el énfasis del trabajo de auditoría. Considere
cambios importantes en el negocio, así como asuntos tales como aparecen enumerados a
continuación y cualquier otro asunto que sea aplicable:
 - Dificultad de procesar la información que arrojan los controles internos de las tiendas.
Por la cantidad de información suministrada se demora el procesamiento de la misma,
y por lo tanto se genera una demora en la toma de decisiones.
- El sistema POS dificulta la contabilidad y manejo de las tiendas al igual que la
codificación de ventas en el día a día de las tiendas. Este es un sistema que es obsoleto
con una interfaz gráfica difícil de manejar. Esto afecta los cierres de mes y genera
problemas internos para el cumplimiento de procesos que se deben hacer
diariamente.
- La empresa no conoce el perfil de sus clientes ni los hábitos de consumo en sus
tiendas. Esta información es importante para el desarrollo de productos, para la
distribución y para generar canales de comunicación con el cliente.
- Debido al rápido crecimiento, se dan problemas de comunicación interna, no solo
dentro de la unidad de negocio de tiendas sino en general con el resto de la compañía.
Un ejemplo claro de esto es la desconexión que hay entre las tiendas de otras
ciudades; esto dificulta tener la misma cultura organizacional en toda la empresa. Así
mismo en otras unidades de negocio se ejecutan actividades que pueden ser útiles en
las tiendas, pero por la falta de canales de comunicación claros no se optimiza este
tipo de acciones para el beneficio general de las unidades de negocio.

La información pertinente puede obtenerse del informe anual anterior, estados

financieros interinos, comunicados de prensa, informes internos a la gerencia, informes de
auditoría interna, actas de la Junta Directiva, documentación de planificación del año
anterior y otras fuentes. No es necesario repetir información que puede referenciar a las
fuentes apropiadas, pero cualquier referencia utilizada debe ser clara y específica.

c. Documente los factores externos respecto al cliente que pueden afectar lo apropiado de
las conclusiones de auditoría o el énfasis del trabajo de auditoría (ej. Una disminución
significativa en la demanda para el producto de un manufacturar o un cambio significativo
en tasas de interés, un cambio abrupto en el precio de una materia prima, etc.) Considere
el efecto potencial de las condiciones económicas sobre el cliente, incluyendo las
condiciones en la industria en la cual opere y de leyes y reglamentaciones aplicables.

- Los factores político-legales, un cambio en las reglas del juego en el que se

desenvuelve la empresa. Tales como normas y regulaciones puesto que la
cantidad e intensidad de las mismas oscila enormemente entre los diversos
sectores de la organización, mediante la política monetaria y fiscal, hasta tal punto
que la capacidad de decisión de la empresa contenidas en ellos está seriamente
limitada.

- Los valores ecológicos son otro aspecto de importancia creciente, reflejo del nivel
de desarrollo y de educación de la sociedad actual. Respetar en todo momento las
condiciones físico-ambientales, bioclimáticas, los recursos naturales en general, es
fundamental para gran número de actividades dentro de la empresa.
 - Falta de tecnología que en sentido amplio significa el empleo de la ciencia y la
técnica en relación con el campo de la producción (procesos productivos) y/o
nuevos productos; métodos de gestión; sistemas de información dentro de la
organización. La tecnología es un factor importante ya que determina la capacidad
competitiva de la empresa, y genera un aumento en la productividad, que
revierten en disminuciones del coste unitario de obtención del bien o servicio.

- Falta de desarrollo de Nuevos Productos: En el mercado empiezan a entrar nuevos

actores como nuevos proveedores de materias primas productos que se venden
en las tiendas, y productos como nuevas bebidas con cafés especiales de
diferentes regiones o zonas geográficas. Esto muestra una nueva oportunidad
para generar nuevas propuestas atractivas e innovadoras para los consumidores
finales. Asimismo, avances en equipos y métodos de preparación para desarrollar
los productos existentes.

- Inestabilidad en materias primas; A raíz de la crisis cafetera y del precio

internacional del café, los precios de este producto fluctúan al igual que la oferta a
nivel regional. Además de la importación de materias primas de cafés robustas,
que están siendo utilizadas por otras compañías para amortizar el aumento de
precios y la poca oferta a nivel nacional.

5. Consideraciones de servicio al cliente. Enumere cualquier consideración de servicio al cliente

de la cual debería estar enterado todo el equipo de trabajo.

- Revisión de Inventarios
- Relación de los pasivos y activos, demostrando cómo se evidencia su existencia
física y valoración
- Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de ese
sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas
- Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control

6. Análisis de planificación. Realice una revisión analítica preliminar de los datos financieros y
operativos a fin de identificar relaciones poco usuales. Considere los efectos del resultado del
análisis de planificación sobre el alcance global de la auditoría a realizarse. Documente el
análisis de planificación y los procedimientos propuestos para dar seguimiento a esos
resultados
Ref P/T:__________
7. Identificación de asuntos contables. Revise la lista de revelaciones contables, boletines y
circulares informativas para identificar asuntos contables potencialmente significativos
relacionados con el trabajo. Discuta estos asuntos con el gerente a cargo del trabajo y
documente los procedimientos propuestos para dar seguimiento a los asuntos contables
identificados.
Ref P/T:__________
8. Resumen de planificación a nivel cuenta. Determine el enfoque de auditoría planificado por
área de auditoría o aseveración con base a la importancia relativa y a consideraciones de
riesgo inherente, riesgo de control, riesgo de detección y documente el enfoque en el
resumen de planificación a nivel cuenta. Cualquier cambio al plan debido a una reevaluación
subsiguiente del riesgo inherente o de control interno, debe documentarse en la Sección V de
éste formulario.
Resumen de la Planificación a NIVEL DE CUENTA Nivel de precisión

Procedimiento Se us a rá
Eval ua ci ón Eval ua ci ón
As evera ci ón o á rea de Cri teri os s us ta nti vo M=mues treo, mues treo Pres upues to
Cuentas rela ci ona da s Sal do ini ci al de RI del RC (a -m- Comenta ri os
a udi toría s igni fi ca ti vos A=a ná li s i s s us tanti vo es ta dís ti co (S de ti empo
(a -m-b) b)
O=otros procedi mi entos o N)

Elabore una hoja en Excel y haga la referencia adecuada.

9. Objetivos críticos de auditoría. Enumere los objetivos críticos de auditoría, indique porqué se
consideran críticos y describa brevemente el enfoque de auditoría propuesto para cada uno,
Los objetivos críticos de auditoría pueden relacionarse con elementos de, o revelaciones en,
los estados financieros. Además, es posible que se consideren cítricos solo ciertos aspectos de
un elemento de los estados financieros. Por ejemplo, la valuación del inventario puede
constituir un objetivo crítico de auditoría, pero no las cantidades de inventario.

10. Participación de otras oficinas. Con base en el análisis precedente de las operaciones del
cliente y a la evaluación del riesgo del trabajo, determine la participación planeada de otras
oficinas.
 Fecha
Fecha
Soci o a Natural eza previ s ta pa ra Fecha de
Ofi ci na Ini ci a l de
conta cta r del tra ba jo l as termi naci ón
noti fi caci ón
i ns trucci ones

11. Participación de auditoría interna. Indique a continuación si se confiará en auditoría interna

para asistencia directa o como elemento específico de control interno, y discuta el efecto
sobre la magnitud y el alcance de los procedimientos de auditoría

12. Otras firmas. Documente la participación de otras firmas en cuyo trabajo se confiará
como parte de nuestro trabajo (ejemplo. Actuarios, fideicomisarios, contadores,
consultores, tasadores). Identifique la persona que realizará la revisión, cuándo y
dónde, así como otro arreglo previo a ésta revisión.

Fi rma Parti ci pa ci ón Revi s i ón por pa rte nues tra

13. Fechas de reuniones. Enumere a continuación las reuniones significativas organizadas

con la gerencia del cliente la Juna Directiva y el Comité de Auditoría.

Reuni ón Propós i to Fecha

 14. Fechas de informes. Enumere los informes a emitirse (incluyendo informes
estatutarios de auditoría, informes especiales, etc.) y la fecha de emisión de cada uno
de ellos.

Fecha de
Informe
emi s i ón

15. Otros. Use este espacio para documentar cualquier información pertinente a la
planificación que aún no haya sido documentada

Apruebo el plan de auditoría documentado en esta sección:

Nombre Fecha
Auditor encargado
Gerente
Socio

* El plan de auditoría debe ser aprobado antes de iniciar procedimientos significativos de auditoría