unidad 2

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unidad

Preparación de la
documentación contable.
Obligaciones legales
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Análisis de la documentación mercantil y contable

La documentación mercantil es cualquier comprobante por

escrito en el que se deja constancia de los movimientos
que se llevan a cabo en la actividad comercial de acuerdo
con las disposiciones legales.

Objetivo de la documentación mercantil

– Reflejar la relación entre las partes que llevan a cabo una
operación comercial.
– Demostrar que ha existido esa relación comercial.
– Servir de base para contabilizar las operaciones comerciales.
– Proporcionar un control para la empresa que realiza las
operaciones comerciales.

Las operaciones comerciales se contabilizan efectuando los

asientos correspondientes en el libro Diario a partir de los datos
contenidos en los documentos mercantiles.
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Documentos justificantes mercantiles

Son los documentos que fundamentan las variaciones patrimoniales

y se utilizan para realizar los asientos contables y como prueba
formal de que han existido variaciones reales en el patrimonio.

Operación comercial Justificante

Proceso de
Pedido, albarán, factura.
compraventa
Pagos y cobros de la Recibo, letra de cambio, cheque, transferencia
compraventa bancaria.
Nómina, TC1, TC2, documentación relativa a la
Ámbito laboral
prevención de riesgos laborales.
Liquidación de IVA, documento de liquidación de
Pago de impuestos retenciones por IRPF, liquidación del Impuesto
sobre sociedades.
Otro tipo de Recibo y pago de cobro de alquiler, recibos y
documentos extractos bancarios, pólizas de seguros, etc.
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Organización y archivo de los justificantes mercantiles

Obligación legal Los empresarios deberán conservar los libros,

de conservar la correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente
documentación
ordenados.

Durante 6 años, a contar desde el último

asiento realizado en los libros, salvo lo que se
establezca por otras disposiciones.

Proceso de archivo eficaz

Recopilar… Todos los documentos generados por la

empresa.

Ordenadamente, la documentación recogida

Guardar… para poder localizarla fácil y rápidamente
cuando se necesite.
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Obligaciones legales de los empresarios

Los empresarios deberán llevar una contabilidad ordenada, adecuada a

la actividad de su empresa, que permita seguir cronológicamente todas
sus operaciones y elaborar periódicamente Inventarios y Balances.

Los libros contables

Un libro contable es aquel que tiene la finalidad de registrar las
operaciones de la empresa.

Obligatorios Facultativos

La ley no los
La ley los exige exige, pero los
explícitamente considera
necesarios
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Legalización de los libros contables

Procedimiento de legalización de los libros de contabilidad

El registrador mercantil extiende en el primer

Antes de folio de cada uno una diligencia firmada y
usarlos sella todas las hojas del libro.

Se pueden realizar asientos y anotaciones

Después de sobre hojas, encuadernarlas para formar los
usarlos libros obligatorios y legalizarlos en el
Registro Mercantil antes de que transcurran
los cuatro meses siguientes a la fecha de
cierre del ejercicio.

Procedimiento de legalización de los libros de actas

Podrán estar formados por hojas móviles y deberán legalizarse

por el registrador mercantil necesariamente antes de su
utilización.
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Llevanza y conservación de los libros

La contabilidad será llevada directamente por los

¿Quién debe empresarios o por otras personas debidamente
llevar los autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de
libros? aquellos. Se presumirá concedida la autorización,
salvo prueba en contrario.

Los libros y documentos contables deben ser

llevados, con claridad, por orden de fechas, sin
¿Cómo deben espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni
hacerse las raspaduras.
anotaciones? Deberán salvarse a continuación, inmediatamente
que se adviertan, los errores u omisiones
padecidos en las anotaciones contables.

Los empresarios deben conservar, de forma

¿Cómo se
ordenada, los libros durante 6 años, a contar
conservan los
desde el último asiento realizado en ellos, salvo lo
libros? que se establezca por otras disposiciones.
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Valor probatorio, comunicación y exhibición de los libros

Valor probatorio
Será apreciado por los Tribunales conforme a las
de los libros reglas generales del Derecho.
contables

Publicidad de
La contabilidad de los empresarios es secreta, sin
los libros perjuicio de lo dispuesto en las Leyes.
contables

Sólo podrá decretarse en los casos de sucesión

Comunicación y universal, suspensión de pagos, liquidaciones de
exhibición de sociedades o entidades mercantiles, expedientes
los libros de regulación de empleo, y cuando los socios o
contables los representantes legales de los trabajadores
tengan derecho a examinarlos directamente.
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Cuentas anuales

Cuentas anuales obligatorias

-Balance
Pymes -Cuenta de pérdidas y ganancias
-Estado de cambios en el Patrimonio Neto
-Memoria

Resto de Además de los de las pymes, el estado de

empresas flujos de efectivo.

Tienen una periodicidad de doce

meses.
Plazo de
formulación Se formularán en un plazo de tres
meses a contar desde el cierre del
ejercicio.
-Se elaboran por el empresario o los
administradores.
Normas de -En cada documento se debe indicar su
formulación denominación y la empresa y el ejercicio
al que se refieren.
-Se formulan en euros.