Disposiciones Generales de
Los Libros Contables
Marzo 14 de 2023.
Introducción
Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son
registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones
mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.
Así mismo es necesario saber que Los libros de contabilidad deben
conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la
fecha del último asiento o comprobante.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y
registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las
disposiciones legales, entre estos libros tenemos libro Diario, libro mayor, el de
balance, inventarios. De igual forma debe tener los libros auxiliares que sean
necesarios en su empresa. En estos libros se registran los asientos contables.
Pueden ser asientos simples o compuesto según la teoría del cargo y abono.
Cuando se registra una cuenta en él debe registrarse una cuenta en el haber.
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los
hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un
período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros
contables obligatorios para las empresas.
Obligatorio para las empresas que lleven su contabilidad según el Código de
Comercio.
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que
sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en
blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a
continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos
en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo
significado no sea preciso.
Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por
cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser
encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales
serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha
de cierre del ejercicio.
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis
años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca
por disposiciones generales o especiales.
El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos
contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del
Derecho.
Los libros obligatorios deberán llevarse al Registro Mercantil Provincial
correspondiente al domicilio de la empresa. En el Registro, se procederá a la
diligencia del primer folio y al sellado de todas las hojas de cada uno de ellos.
En los supuestos de cambio de domicilio de la empresa, tendrá pleno valor la
legalización efectuada por el Registro de origen.
Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros contables
obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
Los voluntarios son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de
entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de
vencimientos.
El artículo 25 del código de comercio, establece que “la contabilidad será llevada
directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas”.
Generalmente, son los directores financieros de la compañía o los empresarios los
encargados de confeccionar y presentar en el Registro Mercantil estos libros.
Libros contables de carácter obligatorio
Llevar correctamente los libros contables requiere la realización periódica de
balances e inventarios, que se reflejan en el libro de inventarios y cuentas anuales.
Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter obligatorio
que el Código de Comercio establece.
El libro de Inventarios y Cuentas anuales
Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de
comprobación.
Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
El libro diario
Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos
no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
¿Cómo se legalizan los libros contables?
Los empresarios o personal autorizado deberán llevar obligatoriamente los libros
contables en el Registro Mercantil correspondiente. Así, antes de su uso, se
pondrá en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en
todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Una vez sellada la contabilidad,
se evitan modificaciones futuras.
Esta transacción se realizaba manualmente antes de la presentación al Registro.
Pero, con la llegada de la informática, el contable ya podía contabilizar las
operaciones en su ordenador e imprimir la contabilidad para entregarla al Registro.
Hoy en día se prescinde del papel, pudiendo llevarse la contabilidad
telemáticamente. Esto sucede desde que se aprobase la ley 14/2013, de apoyo a
los emprendedores y su internacionalización.
El artículo 32 del Código de Comercio señala que, obligatoriamente deben llevarse
los siguientes libros: Libro diario. Libro mayor. Libro de inventarios y balances.
Libros Contables (libros Diario, Mayor e Inventario) según las exigencias del
Código de Comercio Venezolano.
Código de Comercio Venezolano
Artículo 32°
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones.
Artículo 33°
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde
los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan
aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los
que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador
Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
Artículo 34°
En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y
quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente,
por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se
conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día
por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo
vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que
impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y
ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos
y cobros con motivo de éstas.
Artículo 35°
Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de
Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como
inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su
comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas;
ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las
pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de
cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con
anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de
comercio que se hallen presentes en su formación.
Artículo 36°
Se prohíbe a los comerciantes:
1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
4º Borrar los asientos o partes de ellos.
5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de
los libros.
Artículo 37°
Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en
otro distinto, en la fecha en que se notare la falta
Artículo 44°
Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir
del último asiento de cada libro.
Artículo 260°
Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la
compañía deben llevar:
1º El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de
ellos, con expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya
entregado por cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por
cualquier aumento, y las cesiones que haga.
2º El libro de actas de la asamblea.
3º El libro de actas de la Junta de administradores.
Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus
deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no
disponen otra cosa, los presentes deciden por mayoría de número.
El Libro Diario.
Es un documento donde se anotan día a día todas las operaciones relativas a la
actividad de la empresa.
También se podrán anotar los totales de las operaciones por períodos no
superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante,
según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y
presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá
ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas
sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se
registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán
registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden
cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse
y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
Estructura del Libro Diario
El Libro Diario Contable es una cuadrícula que se estructura mediante diferentes
líneas y columnas:
Columnas verticales: definidas en función de la información requerida.
Líneas horizontales: determinadas por el número de registros contables
(transacciones).
Libro Diario ejemplo:
Los distintos tipos de asientos contables que pueden aparecer en el Libro Diario
son:
Asientos de apertura: al inicio del ejercicio, muestra las aportaciones de los socios.
Asientos de saldo inicial: cuando hay un salto de mes o periodo, precisan el líquido
inicial del siguiente ciclo.
Asientos de cierre: al final del ejercicio, determinan las cuentas saldadas
Ejemplo se compra material de oficina por 2.000,00 se cancela en efectivo con
caja la mitad y la otra mitad por transferencia
Fech cuenta Debe Haber
a
mercancía 2.000,00
Caja 1.000,00
Banco 1.000,00
Libro Mayor
Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio. Es el
libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que
moviliza sus activos, pasivos y patrimonio.
Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en
el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los
asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar
al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta
en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor
precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los
asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor
en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier
empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será
objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta
cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A
través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las
distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor. Al valor que
presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste
viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la
correspondiente cuenta. El saldo puede ser: – Deudor, si la suma del Debe es
mayor que la del Haber. – Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del
Haber. – Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro
Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de
los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al
importe total de las sumas del Haber.
Mercancía Banco caja
D H D H D H
2.000,00 1.000,00
1.000,00
Tipos de Libros Mayor Se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable
permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas
características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones
que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor
constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este
libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que
son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.
Artículo 32. del Código Civil
1. La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive
de lo dispuesto en las Leyes.
2. La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y
demás documentos de los empresarios, sólo podrá decretarse, de oficio o a
instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos,
quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de
regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los
trabajadores tengan derecho a su examen directo.
3. En todo caso, fuera de los casos prefijados en el párrafo anterior, podrá
decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia
de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o
responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se
contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que
se trate.
Libro de Inventarios
Inventario
Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa
para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos
primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben
aparecer en el grupo de Activo Circulante.
Clases de Inventarios
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos
de inventarios:
Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles
para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías
en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas
en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos
como productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Métodos de Inventario
Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten
determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:
Inventario periódico:
Es el que se realiza al final del ejercicio económico y consiste en el conteo físico
de las mercancías y la asignación de sus valores. Cuando se realiza para verificar
el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier momento. La ejecución de
este método de inventarios lleva a cabo en dos etapas: la preparación y la
realización. La primera consiste en la organización del trabajo: planificación,
ordenamiento de los productos, entrenamiento del personal, etc. La segunda
comprende el conteo propiamente dicho de los artículos, el registro en las hojas de
inventario y la valoración de los mismos.
Inventario Perpetuo o Continuo:
Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe
del inventario en existencia. Los cambios en el inventario se registran a medida
que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario, en este
método no se utiliza ninguna cuenta de Compras. Cuando se vende una
mercancía, se requieren dos asientos contables:
1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)
2.- Por la reducción en el inventario (registrada al costo).
Un ejemplo ilustrativo sería:
Una compañía que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs.
70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería:
Inventario inicial – 4 unidades.........................................Bs. 280.000
Compra en el período – 10 unidades ............................ Bs. 700.000
Vende en el período – 9 unidades:
Precio de venta ............................................... Bs. 720.000
Costo de las unidades vendidas ................. ............. Bs. 630.000
Inventario Final – 5 unidades ....... ........................... Bs. 350.000
Inventario Inicial: 280.000
PERIODICO PERPETUO
REF DESCRIPCION DEBE HABER DEBE HABER
a) Compras 700.000
b) Cuentas por pagar 700.000
a) Inventario 700.000
b) Cuentas por pagar 700.000
a) Cuentas por Cobrar 720.000
b) Ventas 720.000
a) Cuentas por Cobrar 720.000
b) Ventas 720.000
c) Costo de Ventas 630.000
d) Inventario 630.000
Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuento físico)
Inventario........................................... Bs. 350.000
Costo de Ventas................................ Bs. 630.000
Inventario........................................... Bs.280.000
Compras............................................ Bs.700.000
Asiento de cierre (Inventario Periódico)
Ventas................................................Bs. 720.000
Costo de Ventas................................. Bs. 630.000
Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000
Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*)
Ventas............................................... Bs. 720.000
Costo de Ventas................................ Bs. 630.000
Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000
ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDAS
Ventas............................................. Bs.720.000
Costo de Ventas.............................. Bs.630.000
Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000
(*) Para ambos métodos es el mismo asiento.
En la mayoría de los casos en que se usa el método de inventario perpetuo se
mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos
de artículos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la
siguiente presentación:
Los asientos contables son una herramienta básica para poder efectuar
correctamente los registros de la actividad de tu negocio y llevar al día el libro
diario de compras y ventas. Se trata de un término que hace referencia a cada una
de las anotaciones o registros que se llevan a cabo en el libro de contabilidad. Sin
embargo, existen varios tipos de asientos contables que debes conocer para tener
todas tus cuentas en orden y no sufrir ningún inconveniente a la hora de presentar
declaraciones de impuestos o ante posibles inspecciones de Hacienda.
Mediante los asientos contables registramos, en nuestra contabilidad, los
hechos que tienen un significado económico y que, por tanto, deben aparecer en
dicha contabilidad.
Una contabilidad está compuesta por cuentas que recogen elementos
patrimoniales o ingresos y gastos, estas cuentas tienen un saldo contable que
aparece al haber o al debe que son los dos lados donde podemos colocar cada
cuenta.
Cómo operar con cada cuenta se explica, de manera muy clara, en el Plan
General de Contabilidad: podemos acceder a él de manera gratuita, porque está
publicado en el BOE, pero también existen publicaciones, de todos los precios,
más comentadas.
El saldo contable es el resultado de sumar y restar los distintos movimientos
contables en los que ha intervenido esa cuenta, restaremos los que se han
registrado al haber a los que se han registrado al debe y el resultado será un saldo
deudor o acreedor.
Cada movimiento contable se hace o registra mediante un asiento contable.
El asiento contable debe estar siempre cuadrado, no se pueden admitir asientos
descuadrados, es decir, los movimientos registrados en él al debe siempre deben
sumar lo mismo que los movimientos al haber. Este cuadre de asientos supone el
cuadre de toda la contabilidad que debe ser, también ella, cuadrada.
Cada asiento debe figurar con la fecha que corresponda a la realidad que recoge,
de manera que se puedan ordenar los distintos asientos de manera cronológica.
El conjunto de asientos contables de un ejercicio forma el libro diario que no es
un libro obligatorio según la normativa legal aplicable pero que es muy
conveniente tener para hacer repasos y ajustes.
En realidad, la representación de un asiento contable se hace como la vamos a
hacer en este artículo, con él debe a la derecha y el haber a la izquierda, que es
como aparecía en los libros diarios cuando se llevaban en papel.
Una noción básica de contabilidad que debemos tener en cuenta antes de realizar
cualquier asiento contable es que cada cuenta, por su naturaleza,
es deudora o acreedora; son deudoras las cuentas que crecen al debe y
disminuyen al haber (lo son la mayoría de las cuentas de activo) y acreedoras las
que crecen al haber y disminuyen al debe (lo son la mayoría de cuentas de pasivo
y las de neto patrimonial).
En cuanto a las cuentas de ingresos y gastos, las de gastos del grupo (6) son
deudoras y las de ingresos del (7) acreedoras.
Por último, antes de pasar a ver los diferentes asientos contables más básicos,
debemos hacer una primera clasificación de dichos asientos es entre:
Asientos simples en los que sólo utilizamos una cuenta para él debe y otra
para el haber ambas por la misma cantidad de dinero. Por ejemplo, el
asiento de un pago a un proveedor en el que únicamente registramos la
salida del dinero de tesorería (al haber) y la cancelación de la deuda con el
proveedor (al debe), es decir:
Debe Haber
121,00Bs.(400) proveedor (572) Banco c121,00Bs
Asientos compuestos es los que utilizamos dos o más cuentas al debe y/o
al haber en cuyo caso las cantidades de dinero no tienen por qué coincidir,
pero las sumas de los cargos y los abonos si para que el asiento esté
cuadrado. Por ejemplo, cuando se registró la factura que hemos pagado en
el caso anterior, debimos computar la deuda con el proveedor y los
impuestos aplicables (el IVA) por lo que el asiento tiene dos cuentas al
debe y una sola al haber, aunque ambos lados suman siempre lo mismo, es
decir:
La empresa compra mercancía 500,00 cancela la mitad en efectivo y la otra
mitad la queda debiendo.se generan tres cuentas llamadas mercancía,
banco, cuentas por pagar
Cuentas Debe Haber
Mercancía 500,00
Banco 250,00
Cuenta por pagar 250,00
Asientos según su función
Pueden ser:
Asientos operativos los que reflejan una operación económica.
Asientos de ajuste se realizan al final del ejercicio corrigiendo
incorrecciones para que la contabilidad refleje la realidad efectiva.
Asientos de regularización con los que cerramos y saldamos cuentas y
trasladamos su saldo a la cuenta de resultados.
Asientos de apertura y cierre en los que cerramos todas las cuentas.
Asientos de pagos y cobros
Son los más sencillos, en ellos registramos una transacción económica con la que
damos de baja una deuda.
El pago a un proveedor es el mismo ejemplo que hemos puesto más arriba:
