AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MONTOYA JIMENEZ HEYLER GIOVANNY

PULIDO RODRIGUEZ DIEGO ARMANDO
EDWIN MAURICIO TORRES GUTIERREZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MODALIDAD VIRTUAL
BOGOTÁ DC
2020
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MONTOYA JIMENEZ HEYLER GIOVANNY

PULIDO RODRIGUEZ DIEGO ARMANDO
EDWIN MAURICIO TORRES GUTIERREZ

EJECUCION Y PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

SOLANGE FORERO MEDINA

Docente

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MODALIDAD VIRTUAL
BOGOTÁ DC
2020
 GLOSARIO

AUDITORIA: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una

entidad, realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el
patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o
entidad en un determinado ejercicio.

INFORME: es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o

comercial) con él y eso tiene el propósito de comunicar información del nivel más
alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados
por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Además,
aporta los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los
métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho
tratado.

REVISION: Prueba o examen a que se somete determinada cosa o persona para

hacer las correcciones necesarias

ESTRATÉGIA: Son una seria de decisiones planteadas las cuales logran ejecutar

PROCESO DE AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente, documentado,

para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que
grado se cumplen los criterios de la auditoria. • Sistemático: No aleatorio,
metódico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada
OBJETIVO

En la Fundación universitaria del área andina los objetivos pueden cambiar en

función de cómo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de
cómo desarrollen su competencia técnica para tratar los procesos administrativos
tal y como tratan los financieros. Pero el objetivo principal de la Auditoría es “sacar
a la luz los defectos o irregularidades, si las hay; de los elementos que se
examinan en aquella parte de la organización que está bajo estudio e indicar los
mejoramientos posibles.

Se realiza un Diagnóstico, a través de la Ejecución de una Auditoria Integral, con

el fin de establecer una Propuesta de Mejoramiento, la cual genere valor agregado
al Proceso de las comunicaciones móviles de la universidad.

El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben

desarrollar, para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en
tiempo y forma los objetivos establecidos.
OBJETIVO GENERAL

Revisar y evaluar los soportes de los controles, sistemas, procedimientos

tecnológicos y físicos; de los equipos de comunicación de la universidad, su
distribución, utilización, eficiencia y seguridad, y de la organización que participan
en el servicio del mismo, a fin de que por medio se logre una utilización más
eficiente y segura de los equipos de comunicación, la cual servirá para una
adecuada toma de decisiones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar la asignación y distribución de los equipos móviles, así como la custodia

de los mismo
 Verifica la asignación de línea o equipo de comunicación móvil a un
colaborador que no cumpla con los requisitos estipulados en la política de
celulares
 Verificar recepción del equipo por parte del colaborador con
diligenciamiento del formato OTRO SI
 Evaluar los procedimientos de control de operación, analizar su
estandarización y evaluar el cumplimiento de los mismos.
 Evaluar la forma como se administran los dispositivos de almacenamiento
básico de los mismos
 Evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas de los
dispositivos y del servicio móvil
 Verificar la devolución de equipos de comunicación móvil con información
personal o institucional
 Seguimiento a la reclamación por vías legales derivadas de la manipulación
y uso que el colaborador le da al dispositivo contra lo dispuesto en la
política vigente.
 Verificación de la reclamación de reposición de equipos perdidos, dañados
o robados.
 Control de los equipos perdidos, dañados o robados.
DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se realizó la auditoria administrativa para la universidad de Educación superior

fundación universitaria del área andina y en la cual se pretende realizar el
diagnostico, y se identifican áreas de mejora en la cual prevalece el área de
servicios administrativos en su proceso de asignación de líneas móviles, pues la
universidad cuenta con un dispositivo móvil para todos sus colaboradores
administrativos,
El diagnóstico administrativo realizado en La universidad de educación superior le
debe permitir a la administración diseñar nuevas estrategias basadas en los
resultados obtenidos, de forma que la organización sea más competitiva,
garantizando su supervivencia y crecimiento en el largo plazo.
De lo anterior se puede concluir que, aunque para los auditores siempre hay un
objetivo principal con el diagnostico administrativo y es analizar los procesos y
procedimientos de la universidad además de diseñar planes de mejora en sus
diferentes áreas, también es cierto que cada uno le da un enfoque diferente
teniendo en cuenta aspectos relevantes.
El diagnóstico administrativo cubre distintas áreas de la organización, el diseño de
manuales de procedimientos está sujeto a cambios con los resultados del análisis
administrativo, además que con ello se contribuye al mejoramiento de los
procesos de la universidad.
Si bien es cierto que el estudio tiene que ver con la utilización y la distribución del
de los equipos móviles, dentro del desarrollo del análisis se encuentra dirigida
hacia el colaborador encargado el cual debe responder un número de preguntas
dentro de las cuales se encuentra la forma en que esta persona maneja dicho
proceso dando cumplimiento a la política institucional.
También se encuentra el estudio enfocada en el personal sobre: Asignación,
distribución, tiempos de servicio.
Lo anterior tiene una alta importancia dentro del análisis administrativo pues para
nadie es un secreto que una universidad la hace las personas y la calidad en las
herramientas tecnológicas de la misma.
El estudio del desarrollo organizacional también hace parte de este proceso y se
enfoca en el diseño del plan estratégico de mejoramiento.
ANALISIS FACTORIAL DESARROLLO DE LA AUDITORIA

 Aplicación del cuestionario al personal encargado.

 Entrevistas a líderes y usuarios más relevantes de la dirección.
 Verificación de soportes de los equipos entregados a los colaboradores.
 Evaluación del inventario de equipos móviles.
 Evaluación de los soportes de reclamación y reposición de los equipos por
daño perdida o hurto
 Evaluación del Proceso y soportes del mantenimiento y fallas de dichos
dispositivos móviles.

REVISION Y PRE-INFORME

 Revisión de los papeles de trabajo.

 Determinación del Diagnostico e Implicancias.
 Elaboración de la Carta de Gerencia.
 Elaboración del Borrador.

INFORME

 Elaboración y presentación del Informe

INFORME DE AUDITORIA

1. Identificación del informe

Auditoria equipos telefonía móvil

2. Identificación del Cliente

Área de servicios administrativos

3. Identificación de la Entidad Auditada

Fundación universitaria del área andina

4. Objetivos

 Se evalúa la necesidad de adquisición según estado del inventario de

líneas y equipos de telefonía móvil.
 Verificar el cumplimiento del contrato sobre el control de fallas, y el tiempo
de reparación.
 Diagnóstico del sistema actual de mantenimiento.
 Verificación de las entregas de los equipos, así como el diligenciando
completamente el Formato H3-P02- PR04-F02 Entrega de equipos y líneas
móviles.
 Verificación de indicadores transaccionales

o Número de equipos asignados por periodo

 Número de equipos asignados por periodo por categoría

 Número de equipos asignados por periodo por sede y
seccional
 Número de equipos asignados por periodo por modelo

o Número de planes asignados por periodo

 Número de planes asignados por periodo por categoría

 Número de planes asignados por periodo por sede y
seccional

o Número de equipos reasignados por periodo

 Número de equipos reasignados por periodo por causo

motivo.
 5. Hallazgos Potenciales

 Dependencias del suministrador de servicio.

 Variaciones en la calidad del producto entregado al usuario final
 Problemas entre el personal
 Tendencia a la desestructuración
 Falta de presupuesto
 Deterioro y mal estado de equipos móviles
 Inventario modificado por perdida o daños de los equipos
 Demora en los tiempos de respuesta en los acuerdos de servicio

6. Alcance de la auditoria

Nuestra auditoria, comprende 530 líneas adquiridas por la institución y se ha

realizado especialmente al área de servicios administrativos el cual inicia con la
solicitud de asignación de la línea y equipo de telefonía móvil y termina con la
generación el informe de seguimiento de asignación de líneas y equipos de
comunicación móvil. Aplica para los cargos beneficiarios de la política de celulares
a nivel nacional.

7. Conclusiones:

 Como resultado de la Auditoria en el proceso de la asignación de equipos

móviles, por el período comprendido entre el 26 de abril de 2019 al 14 de
septiembre del 2020, podemos manifestar que hemos cumplido con evaluar
cada uno de los objetivos contenidos en el programa de auditoria.

 El área de servicios administrativos presenta deficiencias sobre todo en el

debido cumplimiento del mantenimiento de los equipos móviles

 Se encuentra un inventario completo de dichos equipos, aunque una

variación justificada de los IMEI, debido a la reposición de los mismos por
perdida, daño o hurto.

 Técnicamente se encuentra un inventario de equipos, consumidos en su

vida útil el cual más del 80%, necesita cambio.
 8. Recomendaciones

 Modificación de política de los equipos para que estos sean de propiedad

de los colaboradores y no de la institución, puesto que su vida útil es muy
corta.
 Informarles a los colaboradores que el equipo es uso institucional del cual
se debe recibir la devolución en buen estado del mismo
 Hacer firmar el documento OTRO SI por los colaboradores los cuales tiene
asignado el equipo móvil.
 Establecer días a la semana para actualizar base de datos de inventario de
equipos.
 Apoyo de los directores para cambio en la política de asignación de equipos
móviles de la institución.

9. Fecha Del Informe

fechas Planeamiento Ejecución Informe

INICIO 14/09/2020 18/09/2020 26/09/2020
FINALIZACIO
21/09/2020 25/09/2020 26/09/2020
N

10. Identificación Y Firma De los Auditores

Nombre Cargo Firma

HEYLER GIOVANNY
Auditor
MONTOYA JIMENEZ
 

DIEGO ARMANDO PULIDO

Auditor
RODRIGUEZ
 EDWIN MAURICIO TORRES
Auditor
GUTIERREZ

AUDITORIA INVENTARIO Y ASIGNACION DE EQUIPOS MOVILES

1. Alcance de la auditoria:

Esta auditoria comprende análisis de las 530 líneas y equipos adquiridos

por la institución verificando el cumplimiento del proceso y la gestión de la
administración de la Base de Datos del inventario de los mismos, de la de
manera que abarca la verificación de dicha base y los soportes que la
argumentan.

2. Objetivos:

 Realizar un inventario físico de los equipos celulares adquiridos por la

institución como herramienta para los colaboradores.
 Verificar los soportes de la asignación de los mismos a los empleados
administrativos.
 Verificación del cumplimiento de la política institucional.
 Verificación de indicadores transaccionales.

3. Ejecución de la Auditoria Bases de Datos.

Para el desarrollo de la auditoria se llevaron a cabo las siguientes

actividades.

 Verificación del inventario físico

INVENTARIO EQUIPOS MOVILES

MODELO CANTIDAD
HUAWEI 8
HUAWEI P10 DORADO 1
HUAWEI P8 3
IPHONE 6S 16GB LTE BLANCO 3
IPHONE 6S 16GB LTE DORADO 5
IPHONE 6S 16GB LTE PLATA 2
IPHONE 6S PLUS 16GB LTE GRIS/PLATA 6
IPHONE 6S PLUS 64GB LTE GRIS/PLATA 1
IPHONE 7S PLUS 1
IPHONE SE GRIS/PLATA 16GB 5
LENOVO ANGUS LTE A2010 414
LENOVO VIBE B 21
SAMSUNG GALAXY J1 ACE DS LTE 1
SAMSUNG GALAXY J2 PRIME 17
SAMSUNG GALAXY J5 PRIME 1
SAMSUNG GALAXY J7 LTE 41
TOTAL EQUIPOS MOVILES 530
 Relación asignación de equipos móviles por sucursal.

INVENTARIO EQUIPOS MOVILES

MODELO BOGOTA MEDELLIN PEREIRA VALLEDUPAR CANTIDAD
HUAWEI 5   1 2 8
HUAWEI P10 DORADO 1       1
HUAWEI P8 3       3
IPHONE 6S 16GB LTE BLANCO 1   2   3
IPHONE 6S 16GB LTE DORADO 5       5
IPHONE 6S 16GB LTE PLATA 2       2
IPHONE 6S PLUS 16GB LTE GRIS/PLATA 5   1   6
IPHONE 6S PLUS 64GB LTE GRIS/PLATA 1       1
IPHONE 7S PLUS       1 1
IPHONE SE GRIS/PLATA 16GB 3   1 1 5
LENOVO ANGUS LTE A2010 263 5 91 55 414
LENOVO VIBE B 19   2   21
SAMSUNG GALAXY J1 ACE DS LTE 1       1
SAMSUNG GALAXY J2 PRIME 15     2 17
SAMSUNG GALAXY J5 PRIME 1       1
SAMSUNG GALAXY J7 LTE 38   3   41
TOTAL EQUIPOS MOVILES 345 5 101 56 530

Nombre Cargo Firma

 HEYLER GIOVANNY
Auditor
MONTOYA JIMENEZ
 

4. Ejecución de la Auditoria de Calidad

Objetivos:
 Verificar los procesos aplicables del programa de la calidad han sido
desarrollados y documentados con los formatos asignados en las diferentes
sedes, se toma una muestra aleatoria.
 Evaluar la capacidad de realizar un trabajo específico.
 Nombre Cargo Firma

DIEGO ARMANDO PULIDO

Auditor
RODRIGUEZ
 5. Ejecución de la Auditoria de Seguridad

Objetivo.

 Realizar un informe de Auditoria con el objeto de verificar la adecuación de

las medidas aplicadas a las amenazas definidas ya sean por perdida daño
o hurto, así como el cumplimiento de los requisitos exigidos que lo
soportan, se toma una muestra aleatoria.

 Observar el lugar de almacenamiento y salvaguarda de los equipos.

 Nombre Cargo Firma

EDWIN MAURICIO TORRES

Auditor
GUTIERREZ
AUDITORIA LOGICA

PREGUNTAS SI NO N/A

Se asigna una línea o equipo de comunicación móvil a un

colaborador que cumpla con los requisitos estipulados en la    
política de celulares?

se encuentran los soportes de asignación de los equipos,

   
recibidos por los colaboradores?

se actualiza la base de datos del inventario semanalmente?    

El analista de compras o quien reciba el equipo al momento

de la devolución, restaura el dispositivo a modo de fábrica
en presencia del colaborador que devuelve el equipo,    
firmando el formato H2-P02-PR04-F03 Devolución De
Equipos De Comunicación Móvil por ambas partes?.

se encuentran debidamente archivados los soportes de

   
dichas transacciones?

Se realiza la respectiva reclamación por vías legales

derivadas de la manipulación y uso que el colaborador le da
   
al dispositivo tales como garantías contra lo dispuesto en la
política vigente.

Reclamación por vías legales derivadas de cobros de

   
reposición de equipos perdidos o robados.

Nombre Cargo Firma

 
DIEGO ARMANDO PULIDO
Auditor
RODRIGUEZ

INFORME FINAL DE LA AUDITORIA

Bogotá, 26 de septiembre de 2020

Señora:
Luz Clavijo
Directora administrativa nacional

De nuestra consideración:

Tenemos el agrado de dirigirnos a Usted. por efectos de elevar a su consideración

el alcance del trabajo de Auditoría del Área de servicios administrativos en el
proceso de asignación de equipos móviles, practicada los 14 días de septiembre a
18 de septiembre de 2020, sobre la base del análisis y procedimientos detallados
dicha asignación y de todas las informaciones recopiladas y emitidos en el
presente informe, que a nuestro criterio es razonable.

Síntesis de la revisión realizada, clasificado en las siguientes secciones:

1. En su Base de Datos
2. En la Calidad
3. En su Seguridad

El contenido del informe ha sido dividido de la siguiente forma a efectos de facilitar

su análisis.

a. Situación. Describe brevemente las debilidades resultantes de nuestro

análisis.

b. Efectos y/o implicancias probables. Enuncian los posibles riesgos a que se

encuentran expuestos por uso de los colaboradores.

c. Índice de importancia establecida. Indica con una calificación del 0 al 3 el

grado crítico del problema y la oportunidad en que se deben tomar las
acciones correctivas del caso.
0 = Alto (acciones correctivas inmediatas)
1 = Alto (acciones preventivas inmediatas)
2 = Medio (acciones diferidas correctivas)
3 = Bajo (acciones diferidas preventivas)

Según el análisis realizado hemos encontrado falencias en que no existe

una actualización adecuada de la base de datos del inventario de los
 equipos y con esta falta de información puede presentarse perdida de los
mismos.

Agradecemos la colaboración prestada durante nuestra visita por todo el

personal quedamos a vuestra disposición para cualquier aclaración y/o
ampliación de la presente que estime necesaria

Identificación Y Firma de los auditores

Nombre Cargo Firma

HEYLER GIOVANNY
Auditor
MONTOYA JIMENEZ
 

DIEGO ARMANDO PULIDO

Auditor
RODRIGUEZ

EDWIN MAURICIO TORRES

Auditor
GUTIERREZ

CONCLUSIÓN
Debido cumplimiento de sus funciones. Podremos estar tranquilos y seguros que
nuestra función de auditores está funcionando como se debe, y saber que cuando
se siguen estos lineamientos se obtendrán sistemas que no van a necesitar
seguimiento excesivo, que la asignación y mantenimiento del equipo móvil va a
ser parte de la solución y no parte del problema, como lo es hoy en día.
Es responsabilidad del área administrativa esta en hacer firmar todos los formatos
referenciados en este procedimiento al momento de entrega del celular al
colaborador.
Aprobar o desaprobar la solicitud de la línea corporativa, velando por el
cumplimiento de los criterios establecidos en la política de celulares, plan de voz y
datos.
Mantener un inventario de equipos debidamente actualizado, el cual deberá
contener como mínimo el nombre del colaborador, documento de identidad, cargo,
número de línea asignado, código de identificación del teléfono móvil (IMEI),
modelo, marca, serial del equipo, plan y tarifa asignada.
Realizar todos los trámites ante el operador del servicio.
Otorgar paz y salvo al empleado que se retira o renuncia, previa revisión de su
estado de cuenta, documento que deberá remitirse a la Dirección Nacional de
Gestión y Desarrollo Humano para su validación y control.
En los casos en los que aplique descuento al colaborador, el área administrativa
deberá hacer llegar a Gestión Humana el respectivo formato de autorización de
descuento por parte del trabajador antes del cierre de novedades de nómina
establecidos institucionalmente.

BIBLIOGRAFIA
 www.sib.gob.gt

 www.monografias.com (auditoria administrativa)

 www.gestiopolis.com

 www.universidadabierta.edu.mx

 www.imp.mx/petroleo