República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología

Universidad Nacional Experimental de la Gran Caracas

C.R.E.A. “Francisco De Miranda”

Auditoría Administrativa
Sección A09P-102

ANÁLISIS CRÍTICO:

FASES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Prof.: Integrantes:

Bencomo Aleyda Rodríguez Crisla C.I.:24.655.891

Pulido Evianyely C.I.:20.827.817

Gómez Johana C.I.: 16.857.074

Ramírez Consuelo C.I.: 18.902.147

Hidalgo Marlene C.I.: 14.712.718

Caracas, diciembre de 2019

 Planificación y organización de la auditoría administrativa

La planificación de la auditoría , es la fase inicial y consiste en determinar de manera

anticipada los procedimientos que se van a utilizar, el tamaño de las pruebas que se van
a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se
resumirán los resultados, además de la determinación de la asignación de los recursos
humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización, que permite al auditor
identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el
nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los
distintos componentes de la entidad auditada.
El auditor planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de
obtener los datos necesarios e informar acerca de la gestión de la entidad, la naturaleza
y alcance de la planificación puede variar según el tamaño de la entidad, el volumen de
sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel organizacional.

Objetivos de la auditoria administrativa o de la planificación:

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes:
- De control: destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
- De productividad: encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
- De organización: determinan que su curso apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación
de autoridad y el trabajo en equipo.
- De servicio: representan la manera en que se puede constatar que la organización
está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativa mente con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.
- De calidad: disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización
en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
- De cambio: la transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva
 a la organización.
- De aprendizaje: permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
- De toma de decisiones: traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido
instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Etapas:

- Análisis:

El análisis es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de

la Auditoría con el propósito de conocer en detalle las características de la entidad a
auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del
trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo
con los objetivos previstos.

Los resultados del análisis permiten, además hacer la selección y las adecuaciones
a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias
que se habrán de examinar, también posibilita valorar el grado de fiabilidad del control
interno (contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento se elabore
un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la
Auditoría habrá de realizarse con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia;
propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.

- Ejecución

La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que

determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos
de control de calidad establecidos, en esta fase, el auditor entrevista a las personas,
haciendo preguntas y tomando nota de las constataciones, de acuerdo con lo que sea
constatado, los planes de auditoría se pueden tener su alcance expandido, y pueden ser
sometidos a una evaluación más profunda. Es en este momento que serán registradas las
no conformidades, o sea, situaciones que ocurrieron en desacuerdo con el proceso y
procedimiento estandarizado.

- Negocio
Existen herramientas como la auditoría administrativa cuya aplicación debe darse
en todos los niveles de una organización, independientemente de su tamaño, del sector
al que pertenece y de sus objetivos.

A partir de lo señalado en las definiciones citadas podemos decir que la auditoria

administrativa proporciona una negociación cuantificada de la eficiencia con la que la
empresa desarrolla sus funciones en las diferentes etapas del proceso administrativo. En
consecuencia, la auditoría administrativa permite detectar aquellas áreas cuyos problemas
exigen mayor atención por parte de la dirección y que requieren de un cuidado constante
en el desarrollo de la actividad, Puede también prevenir situaciones críticas que generen
costos adicionales e ineficiencias hasta el punto de poner en riesgo la continuidad del
negocio.
Presentación de resultados

Los resultados de la auditoría administrativa, son todos aquellos hallazgos

encontrados, tantos positivos como negativos en los diferentes procesos auditados. Estos
deben presentarme mediante un informe de auditoría, una vez se que ya se tenga la visión
clara de lo que se ha evaluado. Esta presentación de resultados o informe se considera el
producto de la auditoría, convirtiéndose a su vez, en una guía para mejorar la
administración de una empresa. Su objetivo es informar acerca de la actual situación
administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superación, ya que presentará
todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos en los procesos.

Por otra parte, el informe mostrará la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo
de quienes ejecutaron la auditoría. Esto mismo exige que el informe revista de una
presentación y un claro y completo contenido de lo que se informa, para que las
autoridades de la empresa tomen las medidas inmediatas que en el mismo se sugieran,
bajo la supervisión de los propios auditores.
 En otras palabras, la información proporcionada por la Auditoría Administrativa está
basada precisamente en el proceso administrativo -planeación, organización, dirección y
control.

Para la presentación de los resultados, es importante saber quiénes van a recibir el

informe de la auditoría administrativa ejecutada, para así diseñarlo de la forma más
comprensible. El diseño y contenido de esta presentación de resultados pueden variar de
acuerdo a cada empresa, sim embargo, los puntos principales que debe contener un
informe de auditoría administrativa, para poder calificarse “completo” son:

- Propósito de la auditoría administrativa.

- Hechos relevantes a nivel general de empresa.
- Hechos relevantes específicos de cada departamento, área o sección.
- Recomendaciones.
- Conclusiones.
- Anexos.

Posibilidades de implantación:

La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en

forma efectiva a la organización, ya que constituye el momento de transformar las
propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoria
administrativa. Existen varios métodos de implantación:

- Instantáneo.
- Proyecto piloto.
- Implantación en paralelo.
- Implantación por aproximaciones sucesivas.
- Combinación de métodos.

La implantación de resultados se efectúa en tres simples fases: preparación del

programa, integración de recursos y ejecución del programa.
 Antes de implantar los resultados, es necesario elaborar una planificación que incluya
el cómo, cuándo, dónde, quiénes y con qué implementar las acciones correspondientes.
Dicha planificación debe ser revisada y aprobada por el personal de calidad y la alta
dirección de la empresa, quienes serán los principales responsables del seguimiento del
cumplimiento de dichas acciones.

Seguimiento y control

El seguimiento es la etapa donde se corrigen las fallas detectadas en la empresa

de acuerdo a los resultados de la auditoría administrativa. Es decir, las “No conformidades
detectadas y levantadas durante la auditoría y las acciones correctivas a aplicar para ser
subsanadas.

Por ejemplo, cuando se detecta la no conformidad, se levanta y se documenta, se

conversa al respecto con todos los involucrados y se planifica su corrección incluyendo la
manera en que la misma será corregida y el tiempo que llevará corregirla. De manera
resumida, el seguimiento:

- Verifica las acciones propuestas.

- Facilita la toma de decisiones.
- Implementa recomendaciones.

Ahora bien, me atrevo a decir que el seguimiento puede considerarse como una
sub-auditoría de la auditoría administrativa, la cual tiene como objetivo principal establecer
lineamientos, acciones específicas y criterios para su ejecución, ¿ejecución de qué? de
las auditorias de seguimiento.

Los lineamentos que debe considerar el seguimiento y control son:

- Definición de las áreas de la empresa donde se implementen las recomendaciones.

- Consideración de participación de especialistas.
- Establecimiento de mecanismos de control.
- Evaluación de resultados y logros obtenidos.
- Apoyo a las áreas involucradas.
 Continuando, como se mencionó anteriormente, el seguimiento, como una sub
auditoría de la auditoría administrativa, pero verdaderamente con carácter de auditoría, es
un proceso, el proceso de auditoría de seguimiento y para ejecutarse o llevarse a cabo se
debe:

- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización o empresa,

con el propósito de atenderlos en esta auditoría de seguimiento y darles prioridad.
- Entrevistarse antes de la ejecución de la auditoría con todas las unidades de la
empresa involucradas.
- Especificar el número de días o emanas que tardará la auditoría, así como el
nombre del responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la
revisión.
- Dar prioridad a las fallas detectadas y corregirlas inmediatamente.

En resumen, mediante las auditorías administrativas se detectan tanto no

conformidades como oportunidades de mejora. Antes de aprovechar una oportunidad de
mejora hay que darle prioridad a la corrección de las fallas y desviaciones.

Metodología.

Antes que todo para saber cuál es la metodología a utilizar para la auditoria
administrativa, se debe estar en conocimiento del concepto de auditoria administrativa,
por lo que se define como un proceso en el que se busca examinar detalladamente las
actividades que realiza cada departamento dentro de la organización, buscando mantener
un control dentro de ella y conocer la efectividad en la forma de operar.

Es decir, es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito

de precisar su nivel de desempeño y mejorar oportunidades para innovar y lograr ventaja
competitiva sustentable, es por ello que la metodología a utilizar para la auditoria
administrativa se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que
incide en ellos es su objetivo, también el evaluar la calidad de la administración en su
conjunto. La Metodología para la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como
marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, para de esta manera se unifiquen criterios
y concreten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados, por ello se
puede decir que es el instrumento de trabajo para guiar al auditor en sus funciones.

El mismo comprende las siguientes fases: Planeamiento, Ejecución e Informe

Planeamiento; para el cumplimiento de dichas fases el auditor debe tener cuidado al
determinar los sistemas a utilizar para llevar a cabo dicha auditoria, asimismo los
indicadores deben ser utilizados como elementos estratégicos en el proceso para evaluar
la forma en que se gestiona una organización, para ello, debe basarse en lo que se
denomina papeles de trabajo, los cuales debe preparar y conservar por cuanto representa
el testimonio que registra el trabajo realizado.