ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

María Cecilia Novoa Luna

Junio 2020

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Organización Documental en el Entorno Laboral

Aplicación de las Tablas de Retención Documental

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Introducción

En los últimos años hemos visto documentos que nacen en formato digital, es decir, que no

pasaron ni pasarán por el papel. Estos documentos deben convivir en la mayoría de casos con los

documentos que siempre han estado en formato físico, el archivo mixto no debe ser un comodín

para no gestionar de manera efectiva la documentación, al contrario, debemos procurar tener una

buena gestión del papel para que este vaya migrando al formato digital.
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Tabla de Contenidos

Capítulo 1 Resumen............................................................................................................1

Título 1 Aplicación de las Tablas de Retención Documental………………………….1

Titulo 2 Importancia de la Normatividad Vigente……………………………………..2

Título 3 Importancia de lograr el cumplimiento de los Principios Archivísticos……...3

Capitulo2 Conslusion……………..……………………………………………………….7

Lista de Referencias……………..………………………………………………………...8
 Capítulo 1

Resumen

Título 1 Aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para

formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.

Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos

públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación

del patrimonio documental. No solo es importante para las organizaciones gubernamentales,

sino también para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular,

para la ciencia, la investigación y la cultura en general. Aplicando el concepto del cual

define las TRD como una serie conformada por tipos documentales, a las cuales se asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos

facilitan en primera instancia el manejo de la información, contribuyen a la racionalización

de la producción documental. En Colombia , contamos con una serie de normas que

buscan regular el almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas

e instituciones.

La correcta organización de las diferentes actividades que se ejecutan a diario al

interior de una empresa, permite que el flujo de trabajo, el control de los procesos y

demás factores, se mantengan en las mejores condiciones. Esto se puede alcanzar por

medio de una excelente aplicación de las bases de la gestión documental, la cual nos provee
de estrategias y herramientas de gran utilidad para alcanzar los objetivos de orden, selección

y control. Las Tablas de Retención Documental son uno de los instrumentos más

importantes y ejecutados por su función central, relacionada a la administración de la

información y su mantenimiento a través del tiempo.

La producción de documentos es por momentos una actividad normalizada, lo que hace

que algunas empresas no sean del todo conscientes del nivel prioritario que esto representa

para el desarrollo y los controles de calidad de la organización. Verás, con cada documento

que se crea, se está dejando registrada información de relevancia como contratos, convenios,

estados financieros, protocolos, negociaciones y procedimientos, los cuales quedan

consignados en formatos electrónicos o físicos que posteriormente ensancharán la lista de

almacenamiento, aun así, esto no significa (del todo) un buen manejo de la documentación.

Por ejemplo, si nos preguntamos por cuánto tiempo deberíamos mantener los

documentos en el archivo y mejor aún, ¿qué hacer con ellos luego de que su ciclo de

vida acabe? Estas cuestiones las despejamos por medio del uso de Tablas de Retención

Documental, las cuales nos ayudarán a establecer los tiempos, destinos y disposiciones de la

información a medida que pase el tiempo y, teniendo como eje, la prioridad de ésta para la

empresa.

Título 2 Importancia de la Normatividad Vigente.

Para el año 2000, entro en nuestra legislación la Ley 594, por medio de la cual se

dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y

principios generales que regulan la función archivística del Estado y de las entidades

privadas que cumplen funciones públicas.

 Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la función

archivística, lo cual facilita a las empresas e instituciones. Las instrucciones tanto legales

como técnicas de la organización documental surgida de las distintas funciones que estas

cumplen, pero aun así se evidencia que en nuestro país las compañías no cuentan con el

personal debidan1ente capacitado para ejercer las funciones archivísticas, a pesar de que la

Ley estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado, con

formación específica, con dedicación exclusiva en dichas funciones.

Título 3 Importancia de lograr el cumplimiento de los Principios Archivísticos.

Lo primero que debemos saber es que los beneficios que obtenemos en nuestra empresa o

que obtiene una Institución al tener en cuenta la gestión documental son muchos y no solo

son representados monetariamente, sino en eficacia en la búsqueda y recuperación de

documentos, lo que resulta en acceso rápido a la información y por consiguiente, mayor

productividad y mejora en la calidad de la atención al cliente.

Pese a los tiempos en que nos encontramos, en los que la mayoría de empresas se encuentran

en proceso de crecimiento y posicionamiento de la marca, existen muchas que aún no son

conscientes de las consecuencias que podrían evitar implementando la gestión documental

dentro de sus organizaciones. 

Para mayor claridad en lo mencionado en el párrafo anterior, veremos las consecuencias

de no implementar la gestión empresarial en nuestra empresa:

• Alto consumo de papel: A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el

volumen de papel, lo que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar

pérdidas en la información y la acumulación de papel innecesario. 

• Mal servicio al cliente: El contar con grandes cantidades de documentos hace que

varias personas estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los

tiempos de entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar

respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático

innecesario.

• Pérdida de tiempo: Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un

documento tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los

empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para realizar sus

actividades diarias.

• Documentos duplicados: Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro

de una compañía. Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o

fotocopias.

• Sanciones legales: Por ley todas las empresas Colombianas que se rijan por la

Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000,

donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y

organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la

entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o

incumplimiento de la norma.
 • Altos costos: Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden

comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y

distribuir su documentación.

A través del tiempo ha venido evolucionando y mejorando la preocupación por el poco

ambiente favorable con el que contaba la profesión del archivista.

Sin embargo dentro de Los archivos y la función archivística, sigue existiendo grandes

preocupaciones por los que un académico del Departamento de Historia dela Universidad del

Valle, colocando como ejemplo el Archivo Histórico de Cali, el Archivo Central dela

Universidad del Valle, donde decía que el Archivo Histórico de Cali nunca ha tenido como

director a un profesional dela Archivística tampoco nunca para optar a su cargo se ha creado

una plaza fija a consecución deba conllevar un obligado proceso de convocatoria pública,

caso que parece repetirse con muchos otros archivos de nuestro país.

No son todavía suficientes los planes de estudio implementados en programas

educativos relacionados estrictamente con las ciencias documentales, pero sí hay un

exponencial número de ofertas Laborales y en ellas se reclama que en la convocatoria

los postulados a las vacantes posean formación sea de tipo licenciados o diplomados en

el área archivística para su postulación.

También se ve la obligatoriedad que en la creación de puestos para entidades de

orden nacional, de los Gobernantes y sus distritos, de las centralizadas y

descentralizadas, autónomas, y de las entidades privadas que cumplen funciones

públicas, de los municipios, distritos y departamentos; se incluya el requisito de

conocimientos y educación en el área archivística para que el aspirante pueda aplicar a

la convocatoria pública.

Así como estamos evidenciando problemas de otro calibre con los archivos de

nuestro país, especialmente el histórico, caso tal como el ocurrido con el Archivo

Histórico del Magdalena Grande donde el historiador y docente de la Universidad del

Magdalena, Wilfredo Padilla, manifestó su preocupación debido a que el manto edil del

techo de la edificación ya cumplió su vida útil y requiere ser restaurado de forma

urgente o de lo contrario se podría perder gran parte del patrimonio documental no solo

del departamento, sino del antiguo territorio del Magdalena Grande, conformado por La

Guajira, Cesar, Magdalena y Norte de Santander, la sorpresa fue al ver que gran

cantidad de artículos noticiosos de dicha época estaban destrozados en bolsas de basura.

Meses después el Archivo General de la Nación recupero del Archivo Histórico del

Magdalena Grande información como decretos, ordenanzas, acuerdos, comunicaciones de

entidades públicas, archivos de prensa y protocolos notariales desde 1788 hasta comienzos

del siglo XX, que no se encuentra en ningún otro archivo del país ni el exterior, si se logró

con 40.000 folios (99 tomos) que ya estaban en avanzado deterioro producto de la

salinidad, el calor de la región, pero también el descuido, la negligencia, el mal manejo en

concordancia con el poco interés de los encargados, los archivos recuperados eran

correspondientes a la Notaría Primera de Santa Marta, que comprenden los años 1788 a

1907.
 Capítulo 2

Conclusión.

Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso de Gestión

Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de la empresa y así aportarás

a la economía de la misma, mediante la reducción de elementos innecesarios, o bien, con

mejoras o hasta innovaciones que agilicen y ahorren costos.

 Lista de referencias

Archivo Histórico del Magdalena Grande está en riesgo de desaparecer-Instalaciones en

donde se guardan documentos de inmenso valor cultural registra avanzado deterioro.

https://www.eltiempo.com/colombia/otras-ciudades/archivo-historico-del-magdalena-grande-

a-punto-de-desaparecer-28637

Principios Archivísticos http://www.imaginar.org/taller/dgd/pres/2_Glosario.pdf

Políticas de archivos – Ministerio de Cultura

https://www.mincultura.gov.co/ministerio/politicas-culturales/de-
archivos/Documents/05_politica_archivos.pdf

atticles-15049_documento.pdf
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

ACUERDO 004 DE 2013-Normatividad AGN

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/