ASPECTO A COMUNICAR

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
TIPO
QUIEN COMUNICA A QUIEN COMUNICA COMO COMUNICAR REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
(ESTRATEGIA Y MEDIOS) INTERNA EXTERNA

Contexto externo e interno de la Alta dirección. Junta Directiva (accionistas). Reunión X Documento Planeación estrategica. Anualmente y/o cuando se
organización (DOFA) Directores. requiera.

Formato de inducción, Formato de

Alta dirección, Directores, Jefes entrenamiento, Constancia de Cuando se requiera y cada
Riesgos de area, Partes interesadas pertinentes Reuniones, y/o inducción, X asistencia programa de formación, vez que se actualice la
Coordinadores,supervisores. entrenamientos para SST. acta de reunión, correos matriz de riesgos.
electrónicos.

Compromiso con el SGC, enfoque a

procesos, pensamiento basado en
riesgos, cumplimiento de requisitos,
aprobación de los recursos para el
sistema, rendición de cuentas de la
gerencia administrativa.
Junta Directiva (accionistas).
Alta dirección. Directores, jefes de área,
supervisores, comité.
Reuniones de comité, correos
electrónicos, grupos de
whatsapp, verbalmente
Actas de reunión, informe de
revisión gerencial, correos
X electrónicos, grupos de whatsapp, Anualmente y/o cuando se
certificación de los sistemas de requiera.
gestión.

Dirección de calidad, Jefe de Página Web, Carteleras, Cuando ingresa el trabajador

Políticas (Calidad, Inocuidad, Seguridad comercio exterior, Coordinador Toda la organización y demás Folletos, Inducción Página Web, Registro Constancia de a laborar a la compañía y
BASC, SST, Ambiental) ambiental, Cooordinador de partes interesadas organizacional, protectores de X X inducción F-11-003, correos anualmente para el personal
SST. pantalla del PC, correo electrónicos. fijo.
electrónico.

Cargos pertinentes (Directores,

Objetivos de calidad Alta Dirección, Directores y Jefes, supervisores, Correo electronico y/o X Correo electronico y/o memorando Anual.
Jefes de area. memorando interno. interno.
coordinadores, lideres

Descripcción del cargo,

Roles, responsabilidades y autoridades Alta Dirección, Jefe de Talento A todos los cargos. procedimientos, instructivos, X Acta de entrega de la Descripción Cuando ingresa el trabajador
Humano planes, programas y del cargo. a laborar a la compañía
cronogramas

Alta dirección, Directores, Jefes Correos electrónicos y/o charlas Correos electrónicos, charlas
Requisitos legales y reglamentarios de area, Partes interesadas pertinentes informativas, y/o carteleras, X X informativas, carteleras, medios Cada vez que se modifiquen
aplicables Coordinadores,supervisores. medios fisicos. fisicos. o surjan nuevos requisitos.

Todos los proceso que se

Alta dirección, Directores, Jefes
Cambios que puedan tener impacto en puedan ver afectados por el Reuniones, Correos Correos electrónicos y actas de
el SGC de area, cambio o partes interesadas electrónicos, whatsapp X reuniones. Cuando aplique.
Coordinadores,supervisores. pertinentes.

Correos electrónicos, Registros de Anualmente y/0 cada vez

que se coloque en vigencia
Información documentada del SGC Director de calidad, Asistente Cargos pertinentes Intranet, correos electrónicos, X entrenamiento del cargo y/o un documento y/o cuando
de calidad, Jefes de área entrenamientos de los cargos. Registro de asistencia a programas haya cambios relevantes en
de formación F-11-001, actas. el documento.
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QUIEN COMUNICA A QUIEN COMUNICA COMO COMUNICAR REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
(ESTRATEGIA Y MEDIOS) INTERNA EXTERNA

Dirección de calidad, Informe de gestion para la revisión Anual para el informe de

Desempeño del SGC por la dirección, informe de
Directores, Jefes de área, Alta Dirección Informes. X gestión, según frecuencia de
Rendición de cuentas coordinadores, producción, y/o indicadores de indicadores.
gestión

Gerente comercial/Director Correo (Solicitud de cotización, Correo (Solicitud de cotización, Cada vez que se vayan a
Requisitos de los clientes Cliente Comercial orden de compra, fichas X orden de compra, fichas técnicas) realizar ventas o pedidos
técnicas)

Comunicación de Requisitos de los Director de calidad/Director de Cada vez que se vayan a

clientes Gerencia administrativa producción Correo electrónico X Correo electrónico realizar ventas o pedidos

Certificado de análisis (correo y

Cumplimiento de los requisitos del Director de calidad/Ccmercio Cliente Correo electrónico y en medio X fisico) Cada vez que se vayan a
cliente y demás partes interesadas, exterior fisico Documentos de comercio exterior realizar ventas o pedidos
(correo y fisico)

Comunicación con los clientes

(información relativa a los productos y Contratos, Correos
servicios, consultas, contratos, pedidos, Gerente y Director Comecial, electrónicos, llamadas Contratos, Correos electrónicos, F-
cambios en los contratos, Jefe de Comercio Exterior, Clientes telefónicas, reuniones x 09-001 Formato Recepción de Cuando aplique.
retroalimentación del cliente incluyendo Director de calidad presenciales reclamos de calidad de producto.
quejas y reclamos)

Formato reporte de no
liberación del producto y tratamiento de Director de calidad Producción, comercio exterior conforme F-09-006, Software X Registro de reporte de no conforme Diario en producción
los no conformes y despachos Cydru. F-09-006, Software Cydru.

Director de calidad, Asistente A todos los procesos Correo electrónico, F-09-100 Cuando se establece el
Programa de auditorías de calidad involucrados, y auditores Correo electrónico. X PROGRAMA DE AUDITORIAS programa, al inicio del año.
internos

Gerencia, Dpto. agrícola, Correo electrónico, PLAN

Plan de auditoría interna ecológica Director de calidad, Asistente auditores internos y Correo electrónico, llamadas X AUDITORIAS DE INTERNAS AL Mínimo 8 días antes de cada
de calidad proveedores telefónicas. PROGRAMA DE PRODUCCION auditoría programada.
ORGANICA

A todos los procesos

Director de calidad, Asistente Correo electrónico, F-09-103 PLAN Mínimo 8 días antes de cada
Plan de auditoría interna de calidad de calidad involucrados (persona a Correo electrónico X DE AUDITORIA auditoría programada.
auditar)

F-09-110 INFORME DE LA
Informe por escrito , Correo AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD E
Informes de auditorías internas Líder del equipo auditor Director de calidad electrónico. X F-09-111 INFORME DE LA AUDITORIA Anualmente
INTERNA ECOLOGICA
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TIPO
QUIEN COMUNICA A QUIEN COMUNICA COMO COMUNICAR REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
(ESTRATEGIA Y MEDIOS) INTERNA EXTERNA

Máximo 8 días después de

Correo electrónico, Registros F-09-007 SOLICITUD DE ACCION realizada la auditoria y cada
Acciones correctivas y de mejora Auditores internos Responsables de proceso, Jefes de solicitud de AC y a través de X CORRECTIVA Y f-09-108 SOLICITUD vez que se identifique una
de área. Intranet. DE ACCION DE MEJORA. no conformidad que se lleve
a accion correctiva

Información para proveedores externos Ordenes de compra, de

servicios, las especificaciones Ordenes de compra, Ordenes de Por cada solicitud de
(especificaciones de los productos y/o Jefe y/o Asistente de compras Proveedores externos de los insumos y suministros X servicios, correos electrónicos. compra o servicio
servicios) y/o correos electrónicos.