P.M.

AC-02
Procedimiento de calidad
Edición 02
Proceso de mejoramiento continuo Kaizen 9 S’s 1 de 6

1. Objetivo
Establecer los lineamientos que se aplican en INTECAP, para gestionar el programa de mejoramiento
continuo, basado en los principios de la metodología japonesa “Kaizen 9 S´s”, para contribuir con la mejora
en la excelencia institucional.

2. Alcance
Aplica a toda la Institución, para el desarrollo de la mejora continua del ambiente de trabajo, con
condiciones de seguridad, orden, disciplina y limpieza, vinculado a los procesos misionales de dirección,
control y apoyo en todas las Unidades Operativas y Administrativas del INTECAP.

3. Responsabilidad
Alta dirección del INTECAP: es compromiso de la alta dirección, el involucramiento total, en función de
los requerimientos de las diferentes unidades operativas, administrativas de apoyo a la operación del
INTECAP, para el cumplimiento de los objetivos del programa de mejoramiento continuo “Kaizen 9S’s”.

Jefes de Unidades Operativas y Administrativas: son responsables directos de gestionar, coordinar,

velar y/o generar las acciones necesarias, para que la aplicación del programa de las 9 S’s se lleve a cabo
de manera exitosa.

Comités 9 S’s: son los responsables de coordinar las actividades, cooperar con la realización de los
trabajos, comprometerse con el programa, programar reuniones y velar porque se cumplan las
instrucciones de dirección, para el avance de las acciones de mejoramiento continuo de las 9 S’s.

Colaborador de la Institución: apoyar, acatar y comprometerse con las disposiciones de seguimiento

del programa, para el mejoramiento continuo en el puesto de trabajo, aumento de la productividad y
excelencia institucional.

4. Definiciones: N/A

5. Descripción

5.1. Programa de las 9 S´s:

De la filosofía japonesa de mejoramiento continuo o Kaizen. “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que
hoy!” es la base de la milenaria filosofía de superación Kaizen, su significado es que siempre es posible
hacer mejor las cosas. En la cultura japonesa está implantado el concepto, que ningún día debe pasar sin
que haya mejora; se basa en la inteligencia emocional del principio, que el tiempo es el mejor indicador
aislado de competitividad; se actúa en grado óptimo al reconocer y eliminar desperdicios en la Institución,
sea en procesos productivos existentes o en fases de proyecto; de servicios nuevos, del mantenimiento
de máquinas, incluso de procedimientos administrativos. Se apoya en la sinergia que genera el trabajo
en equipo en el INTECAP, para alcanzar las metas institucionales, establecidas por la alta dirección.

5.2. Descripción de las 9 S´s:

Con las cosas

Seiri:( “organización y clasificación”) significa tener una mentalidad dispuesta al cambio para la superación
y el mejoramiento, con un buen criterio de selección y desapego a las cosas que no son de utilidad.

Seiton:( “orden y señalización”) consiste en tener la disposición para asignar un lugar a cada cosa que se
utiliza en el trabajo, o actividades diarias y mantenerlas en ese lugar, después de ser utilizadas.
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Seiso:( “limpieza”) consiste en invertir tiempo en la prevención de la suciedad, en la limpieza y en adquirir

gradualmente, la satisfacción y el gusto de mantenerse en lo limpio; involucra cultivar la higiene en todo
sentido (personal, familiar, laboral y social).

Con las personas

Seiketsu: (“conservación, mantenimiento, bienestar personal”) comprende la disposición hacia la

preservación y mantenimiento de los objetos e instalaciones que están bajo el cuidado, la responsabilidad
y al servicio del trabajador. Consiste en realizar las acciones que sean necesarias para conservar en buen
estado, los equipos, herramientas, mobiliario, servicios, instalaciones, medios de transporte y entorno en
general. (Filosóficamente, este principio implica, sobre todo, salvaguardar limpio todo nuestro ser
individual, tanto exterior como interior y preservar dicha limpieza).

Shitsuke: (“disciplina”) significa tener la disposición para cumplir todas las normas, procedimientos, leyes,
valores, Visión, Misión institucionales y otras disposiciones establecidas en el INTECAP y en la sociedad
en general.

Shikari: (“constancia”) consiste en tener la voluntad y firmeza, para bien hacer las cosas desde el principio
y persistir en ello sin cambiar de actitud. Desarrolla y vigoriza el hábito de planear y controlar en todo
momento el trabajo; garantiza el éxito y resultados benéficos para el personal y la institución en general.

Shitsukoku: (“compromiso”) radica en tener la disposición de alcanzar resultados superiores a los

esperados en la misión institucional, a través de la aplicación de los valores de calidad, excelencia,
puntualidad, responsabilidad, ética, comunicación, trabajo en equipo, innovación y productividad.
Promueve los espacios abiertos a la participación y contribución del personal, en la innovación de los
servicios y procesos misionales del INTECAP; así como, el desarrollo de nuevos métodos de trabajo y el
uso racional de los recursos institucionales.

Con la organización

Seishoo: (“coordinación”) consiste en aunar esfuerzos individuales para lograr objetivos comunes.
Estimula la sinergia, el trabajo en equipo, la armonía en los esfuerzos, talentos y voluntades y la sincronía
en los tiempos.

Seido: (“Estandarización - Consistencia”) consiste en establecer normas, reglamentos y procedimientos

que señalan cómo hacer bien el trabajo y mantener un ambiente laboral adecuado, que sea reconocido y
aplicado por todos, sin excepciones de ninguna naturaleza. Tiene como objetivo que los esfuerzos del
mejoramiento continuo, sean perdurables y a través de la normalización se institucionalicen los cambios
provechosos.
El programa institucional de las 9 S’s, comprende las siguientes actividades: (1) Elaboración de un
programa anual de evaluaciones, (2) Desarrollo de las evaluaciones, (3) Registro y control de las
evaluaciones y (4) Desarrollo de las acciones de mejora continua. Dichas actividades deben cumplir con
los siguientes lineamientos:

5.3. Conformación del comité 9 S´s

Para la implementación y mantenimiento del programa:

5.3.1. Cada Unidad Operativa conforma un comité del programa.

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5.3.2. Las Divisiones y Departamentos que dependen de Gerencia, deberán conformar un comité en cada
División / Unidad Administrativa, siendo las jefaturas las responsables de velar por el cumplimiento
del proceso.

Cada comité nombra un Coordinador y es quien lidera el mantenimiento y mejora del programa.

5.4. Funciones de comité

 Elaborar la planificación anual de evaluaciones.

 Realizar las evaluaciones.
 Recopilar y documentar la información de los resultados de las evaluaciones.
 Realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento de lo establecido en el Plan de Intervención.
 Solicitar y dar seguimiento a necesidades de capacitación detectadas en las evaluaciones.
 Solucionar aquellos inconvenientes que afecten el buen desempeño del programa Kaizen-9 S´s.

5.5. Programa anual de evaluaciones 9 S’s

El Coordinador del Programa 9 S’s elabora una programación anual, que contiene como mínimo cuatro
evaluaciones por año de la forma siguiente:

EVALUACIÓN
FECHAS
1 2 3 4

1ª- 4ª Semana 1ª- 4ª Semana 1ª- 4ª Semana

Opción 1
de Febrero de mayo de agosto
1a- 4ª Semana
de noviembre
1ª- 4ª Semana 1ª- 4ª Semana 1ª- 4ª Semana
Opción 2
de marzo de junio de septiembre

Se ha de mantener registros de la planificación y ejecución de estas evaluaciones, como evidencia del

mantenimiento del programa.

El objetivo de la metodología es crear cultura de: organización, orden y limpieza. Para lograr este
objetivo, el personal y participantes deben realizar sus actividades diarias con organización, orden y
limpieza. Es por ello que el programa debe ser implementado a nivel de Unidad Operativa con participación
de los participantes.

Los integrantes del comité, deben señalar en forma constante, las áreas o espacios donde no se practican
las 9 S´s, e influir en las personas para que implementen acciones para llevar a la práctica la metodología.

5.6. Registro y control de las evaluaciones

R.M.AC-04 Evaluación de las 9 S’s: este registro contiene los aspectos que se toman en cuenta al
evaluar cada “S” del programa; previo al desarrollo de la evaluación, la boleta se adecua a cada una de
las áreas que se encuentran en los diferentes Centros o Delegaciones; por ejemplo: Jefaturas, oficinas,
clínicas, aulas, bodegas, talleres, pasillos, servicios sanitarios, etc.
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Con el propósito de mantener la objetividad e imparcialidad en el proceso de evaluación, la Unidad

Operativa / Administrativa, debe buscar alternativas para evitar que una persona evalúe su propia área de
trabajo.

5.7. Criterios de ponderación

Para obtener el resultado de la evaluación se utiliza la siguiente tabla con los intervalos de ponderación
para cada ítem de la boleta.

5.8. Aplicación de los resultados

El resultado obtenido de la evaluación mediante la aplicación del registro R.M.AC-04 Evaluación de las
9 S’s, será de utilidad para el Diagrama de Árbol, este valor se convierte en un indicador de los procesos
de apoyo. Para determinar el valor que se consigna en el diagrama de cada unidad y cada periodo, se
utiliza la tabla que aparece en la guía U.E.GE-01 Guía para obtener resultados de los indicadores
trimestrales del SGCI, Unidades Operativas.

5.9. Publicación de los resultados

Los resultados de la evaluación del programa de las 9 S´s, serán publicados posterior a la fecha de
evaluación, mediante el afiche Resultados de la Evaluación para el INTECAP. (Ver Afiche para
publicación de resultados).

En este afiche, se consigna la calificación obtenida, ubicando la flecha en el rango indicado por medio de
colores. Estos afiches se encuentran disponibles en el Departamento de Aseguramiento de Calidad.
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Diagrama de Despliegue Unidades Operativas

No. ACTIVIDAD DOCUMENTO DOCUMENTO
DIAGRAMA RESPONSABLE
CONSULTADO GENERADO OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar
Planificación de
1. evaluaciones de
UO/UA 1 Con un mínimo de cuatro evaluaciones anuales.
las 9 S’s
Las Unidades Operativas envían por correo electrónico el
registro R.M.AC-03 en formato digital, durante el mes de
Envío de enero de cada año, al Departamento Técnico Pedagógico.
2. planificación de UO/UA/AC 1
evaluaciones Las Divisiones / Unidades Administrativas que dependan de
Gerencia, envían el R.M.AC-03 al Departamento de
Aseguramiento de la Calidad.

Se evalúa según Se lleva a cabo la evaluación en la Unidad Operativa o

3. programación
UO/UA 1 2 Unidad Administrativa correspondiente.

Documentación y El Coordinador del comité de las 9 S’s o el personal

4. Ponderación de CCO/PD 2 designado consignan la información de la evaluación en el
resultados R.M.AC-04.

Para el desarrollo de las Acciones de Mejora se utiliza el Plan

de Intervención, que aparece en la parte inferior de la hoja
No. 02 del registro R.M.AC-04, en el cual se anota o describe
Plan de JUO/JUA/ cuál es la sugerencia de mejora, el área en donde se requiere
5. Intervención PD
2 3 la mejora, la fecha y la persona responsable de la ejecución
de estas acciones. Cuando se encuentre maquinaria, equipo
o infraestructura con daños se genera por parte del
encargado del mismo, el registro R.O. DR-15.

Las Unidades Operativas envían en digital el registro

Envío de registro R.M.AC-04 al Departamento Técnico Pedagógico.
6. en medio CCO/PD 2 Las Divisiones / Unidades Administrativas que dependen de
electrónico Gerencia envían el R.M.AC-04, al Departamento de
Aseguramiento de la Calidad.

Integración de
Personal de DTP recopila la información de cada Unidad
7. resultados DTP/ CAC 2 Operativa / Administrativa.
institucionales
Resultado de la El resultado de la evaluación de cada trimestre corresponde
evaluación es el al indicador de la unidad para el programa 9 S’s
8. indicador
UO/UA 4
Trimestral

Publicación y
El comité coloca el afiche con los resultados de la evaluación
9. difusión de CCO/PD 2 en el área evaluada.
resultados

El comité verifica que las actividades del plan de intervención

Seguimiento al se ejecuten.
CCO/PD,
10. plan de
SP, AI
2
intervención A través de la supervisión de procesos / auditorías internas,
se verifica la implementación.

FIN
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No. Código Nombre del Documento

1 R.M.AC-03 Planificación de Evaluaciones del Programa de las 9Ss
2 R.M.AC-04 Evaluación de las 9 S’s
3 R.O.DR-15 Reporte de daños o fallas en maquinaria, equipo e infraestructura
Guía para obtener resultados de los indicadores trimestrales del SGCI, Unidades
4 U.E.GE-01
Operativas

No. Abreviatura Definición

1 UO Unidad Operativa
2 UA Unidad Administrativa
3 DTP Departamento Técnico Pedagógico
4 AC Departamento de Aseguramiento de la Calidad
5 JUA Jefatura Unidad Administrativa
6 JUO Jefatura Unidad Operativa
7 CCO Coordinador del comité de las 9S’s
8 PD Personal Designado
9 SP Supervisor de Procesos
10 CAC Consultor Aseguramiento de la Calidad
11 AI Auditoria Interna

6. Control de cambios:

Edición Sección
Cambios
del documento
02 4 Se incluyó esta sección
5.3 Se eliminó la opción de conformar comité a nivel regional
Se enfatiza que el programa debe ser implementado a nivel de
5.5
Unidad Operativa.
6 Se incluyó la sección de cambios

Aprobado por: Fecha Firma

Gerencia 04-05-2018