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Estimad@ Aprendiz :

Al Finalizar las actividades, Guarde el Documento con Nombres y Apellidos, adjunte y


envié archivo en el espacio Disponible en el DRIVE a más tardar el 17 de JULIO.

Muchos Éxitos a tod@s.

Nombre y Apellidos:

ACTIVIDAD N° 1

Conteste las siguientes Preguntas:


1. ¿Cuál cree que es la importancia de la organización de los documentos y
cuál sería su responsabilidad con el manejo de documentos físicos o
electrónicos que la empresa asigne a su cargo?
La Organización de los documentos garantiza el flujo de disposición de la
información en forma ágil y oportuna y nos ayuda a simplificar trámites al encontrar
la información de forma más fácil.
Mi responsabilidad en el manejo de documentos es la de realizar el proceso
archivístico de forma correcta en el archivo de gestión de mi dependencia.

2. ¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la organización documental en


las empresas hoy en día?.
La aplicabilidad en la organización documental en las empresas u organizaciones
tanto públicas como privadas hoy en día se !e reflejada es en la forma en que se
clasifican y preservan dichos documentos para así mantener un orden al momento
María Edilma Beltrán G.
de su búsqueda" si se maneja adecuadamente esta área las organizaciones tendrán
Instructora SENA
un desempeño óptimo. C.B.A. Formación
Titulada

3. Defina qué es el Sistema de Ordenación Documental?


Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y
descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de
procedencia y orden original de los documentos de archivo
4. ¿En qué consiste el Principio de Orden Original?
Es un principio fundamental por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

5. ¿Qué permite saber el Principio de Procedencia?

Consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de


aquellos que produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden
mezclar.

6. ¿Cuáles son las causas por las cuales se pierde el orden original de los
documentos?

• Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada


oficina.
• Ausencia de manuales de procedimientos.
• Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el
trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido.
• Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series
que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias),
como también a que se formen series con expedientes desagregados
(documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).
• Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia
recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).

María Edilma Beltrán G.


Instructora SENA
C.B.A. Formación
Titulada
ACTIVIDAD N°2
Teniendo en cuenta el Material de Apoyo sobre el Acuerdo 060 de 2001,
resolver las siguientes preguntas y completa el Crucigrama con cada una
de las respuestas.

PISTAS
1. Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención

DOCUMENTO PÚBLICO
2. Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir,
enviar y controlar oportunamente el TRAMITE DE COMUNICACIONES
3. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo
vital: DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO
4. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad: DOCUMENTO ORIGINAL
5. La Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
función
ARCHIVISTICA del Estado
6. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones: CORRESPONDENCIA
7. Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas: ACUERDO 060 DE 2001
8. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor:
ARCHIVO ELECTRONICO
9. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado:
COMUNICACIONES OFICIALES
10. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas: RESGISTRO DE COMUNICACIONES
11. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío: RADICACION
1
0
9 R
1 D O C U M E N T O P U B L I C O E
O G
2 T R A M I T E I
U S
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I R
3 D O C U M E N T O E L E C T R O N I C O
A
4 D O C U M E N T O O R I G I N A L 1
1
I R
O 5 A R C H I V I S T I C A
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6 C O R R E S P O N D E N C I A I
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7 A C U E R D O 0 6 0 C
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8 A R C H I V O E L E C T R O N I C O
L
ACTIVIDAD N° 3
CASO N° 1

Teresa, la madre de Juanito, muy juiciosamente cada mes que llegaban a su


hogar las facturas de los servicios públicos una vez canceladas las guardaba en
un gancho detrás de la puerta principal, pues en cualquier momento ella decía
que si existía un reclamo tenía evidencia de ello.
Un día, Juanito amaneció demasiado juicioso y se le ocurrió, como a veces nos
pasa, organizar toda la casa, cambiando de lugar todos los objetos para darle
otra vista a su hogar, entonces la mamá cuando llegó encontró todo radiante de
limpieza y felicitó a su juicioso hijo.
A la mañana siguiente doña Teresa fue a hacer el desayuno y ¡¡¡Vaya
Sorpresa!!! No había gas; se dirigió inmediatamente a buscar los servicios
pagos, y ¡¡¡vaya sorpresa!! No estaban los recibos, entonces enloqueció
buscando dichos documentos por toda la casa, sin obtener resultados favorables
por lo tanto tuvo que esperar a que llegara su hijo para poder preguntarle.
Una vez llegó Juanito, le preguntó por los recibos que tenía tras la puerta y esta fue la
respuesta.
- “Mamá son recibos de hace ya muchísimos meses y como ya tenían sello de
cancelados, pues decidí arrojarlos a la basura”.

Análisis de Caso
Duración: 20 minutos
1. ¿Qué opinas de lo sucedido en el hogar de Juanito?

Es una situación de la vida cotidiana en donde se votan a la basura documentos


porque se considera que son poco relevantes, y en este caso se demuestra que la
falta de comunicación y de orden es causante de problemas.
2. ¿Cuál es tu posición frente a esta situación?, considera que ese era el lugar
apropiado para conservar los recibos?
Considero que el lugar apropiado sería una carpeta en donde se puedan clasificar los
recibos y que no se encuentre a la mano de todas las personas que por
desconocimiento le resten importancia a la documentación guardada.
3. ¿Qué harías Tu o qué recomendarías hacer si no tenemos evidencia de algo que
en realidad ya hicimos?

En mi caso clasificaría los recibos y los archivaría en una carpeta conservando el orden
para así procurar conservar evidencia de los pagos realizados y de los que se
encuentran pendientes.

4. De acuerdo con la Ley General de Archivo 594 de 2000, qué archivo sería el que
se maneja en éste caso, según el ciclo vital de los documentos y ¿qué tiempo
considera que se deben conservar estos recibos en su hogar?.

Para este caso sería el de correspondencia recibida y considero que tres meses de
conservación.
ACTIVIDAD N° 4
Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:

CASO: EMPRESA
PILOS S.A UN
ARCHIVO
ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como TÉCNICO EN ARCHIVO en la Empresa PILOS S.A., quien


debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un
archivo organizado y grandes fondos acumulados, distribuidos en diversos lugares de
la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera
correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos
para la organización de Archivos de Gestión e implementación del Ciclo Vital de los
Documentos y las TRD para un correcto manejo de la información documental,
permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar
resultados es dos (2) meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados
esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para
lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior resuelva los siguientes interrogantes:


1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Para comenzar a Organizar debe guiarse por la ley de archivo 594 de 2000, con
esta información podrá iniciar a garantizar la organización de los documentos y
apoyarse en las TRD para realizar la clasificación de los mismos.

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

En mi opinión creo que la principal causa de esta situación es la falta de importancia


que le dieron a La Organización Documental y que no había personal encargado
de la organización del archivo.

3. ¿Cuál es la obligatoriedad de las TRD de acuerdo con la Ley 594 de 2000?

La identificación, clasificación de los documentos en las entidades de acuerdo a


estructura organizacional de la empresa.

4. ¿Debe aplicar el Ciclo Vital de los Documentos?

Si debe aplicar el ciclo vital, con el fin de conocer el tiempo de permanencia en


cada archivo, hasta su disposición final.

5. Arnulfo encuentra en el Fondo Acumulado documentos electrónicos de


archivo. ¿Cómo deben ser archivados esos documentos?

Teniendo en cuenta que este tipo de documentos se conservan y transmiten


mediante medios electrónicos se requiere efectuar una selección partiendo desde
una identificación y valoración de las respectivas series

Se debe tener en cuenta la adopción de medidas acordes para la adecuada


conservación de los documentos electrónicos porque estos tienen una capacidad
de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad,
oxidación, el magnetismo y elementos bióticos

6. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Para facilitar la aplicación de la Tabla de Retención Documental se debe realizar un


correcto proceso de clasificación, ordenación y descripción, evidenciándose al
respecto el ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e
histórico de la empresa.
7. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las
TRD?

Racionalizar el uso de los documentos previniendo la desaparición de información


que contenga valores primarios o secundarios, antes de que se cumplan los tiempos
previstos.

8. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

El gran reto consiste en Organizar el archivo en el tiempo establecido, realizar el


proceso de una forma correcta, eficaz y eficiente y contribuir en la sensibilización de
la importancia de la gestión documental en la Organización.

9. ¿Cómo define las TRD?.

La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus


correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.

10. Cree usted que la Gestión Documental ¿es la base para el desempeño de la
empresa? Justifique su respuesta.

La Gestión Documental es la base fundamental que por medio del análisis


organizacional de cada empresa, determina las necesidades y los baches en
cuanto al manejo de la información, de igual forma abarca cientos de
conflictos que se pueden presentar al interior de una empresa, en relación al
manejo y producción de la documentación.
ACTIVIDAD N° 5

Armar los rompecabezas y tomar captura de pantalla.

SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL


https://www.jigsawplanet.com/?rc=play&pid=31552181c2e6

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
https://www.jigsawplanet.com/?rc=play&pid=3f0263caf7a1
ACUERDO 060 DE 2001
https://buscapalabras.com.ar/sopa-de-letras-de-acuerdo-060-de-
2001_4.html

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPLEJA


https://www.jigsawplanet.com/?rc=play&pid=04401713e49d No
está
armado
UNIDADES DOCUMENTALES
https://www.jigsawplanet.com/?
rc=play&pid=0369294e68f0

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