DOCUMENTOS

De acuerdo con el tratadista Víctor de santo el documento es voz que proviene de

dekos, de uso corriente en los círculos religiosos, que significa el gesto de las
manos extendidas, tanto para ofrecer como para recibir.
La raíz dek o doc es fuente de varios vocablos, doctor, doctrina, docente. Todos los
relacionados con el concepto de enseñanza. La palabra documentum tiene una
triple aceptación: aquello con lo que alguien se instruye, aquello que se refiere a la
enseñanza y aquello que se enseña.
Desde el punto de vista jurídico, el concepto de documento se circunscribió a toda
cosa que sirve de medio para que el hombre exprese sus ideas y pensamientos
mediante la palabra escrita, esta constituye elemento esencial del documento, en la
actualidad su entorno es más amplio comprende toda forma de expresión que
consiste en una cosa, como fotografía, el video, la cinta magnetofónica, etc.
El código de procedimiento civil en su artículo 251 y reiterado en el código general
del proceso artículo 243, enumera varias modalidades de documentos y tambien lo
define como todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, con
lo cual destaca las modalidades esenciales que caracterizan este medio probatorio.
El documento puede decirse que es todo objeto producto, directo o indirecto, de la
voluntad humana y que contiene una declaración o representación de un hecho.
Aunque el documento contiene una idea, pensamiento u objeto. Preferimos utilizar
el vocablo hecho, por cuanto esto es lo que constituye el objeto de todo medio
probatorio.
CARACTERÍSTICAS
A- Es histórica por cuanto declara o representa hechos del pasado.
B- Es indirecta porque el conocimiento de los hechos le llega al juez por la
declaración o representación que contiene.
C- Es real o material porque el documento se encuentra en un objeto que contiene
la declaración o representación.
D- Es preconstituida por cuanto el documento surge con antelación al proceso en el
cual se hace valer. Esta característica es exclusiva de la prueba documental, ya que
no se presenta en las restantes, que aun cuando pueden practicarse antes del
proceso, con carácter de anticipadas, requieren la intervención del juez.
El documento, desde el punto de vista procesal, tiene dos oportunidades: la de su
creación y la de su incorporación al proceso.
Esta característica destaca la doble función del documento en el aspecto sustancial,
porque constituye requisito esencial para la validez de determinados actos jurídicos,
los denominados ad solemnitatem y procesal o ad probationem, porque las partes
hacen constar en el documento el acto jurídico que han celebrado no solo con
objeto de establecer y precisar los derechos y obligaciones que surgen de el, sino
para proporcionarse una prueba de su existencia que les permita demostrarlo en un
proceso.
DIFERENCIAS CON EL TESTIMONIO
A- Como pruebas históricas documento y testimonio se asemejan por ser ambas
pruebas históricas, pero difiere de este en la oportunidad en que ocurren, en efecto
los hechos son basados respecto del momento en que el testigo y el documento les
suministran al juez la información mientras el testigo narra hechos que han
sucedido, el documento contiene para el futuro un hecho presente.
B- como pruebas indirectas: el documento se asemeja al testimonio pues ambos
son pruebas indirectas, pero se diferencia de este en la forma como se produce. El
testimonio es un acto procesal y, por lo tanto, requiere la intervención del
funcionario, mientras que el documento es producto de quien lo elabora y, por ende,
ajeno al proceso. El documento siempre es anterior al proceso.
C- En cuanto a su naturaleza: a diferencia del testimonio, el documento no es un
acto, sino una cosa.
CLASES
La prueba documental aporta varias modalidades:
A- según su contenido. Los documentos se dividen en declarativos y
representativos.
Los declarativos son los que contienen una manifestación o pronunciamiento de
quien provienen, como acontece con las cintas magnetofónicas, el video tape, etc.
Según la naturaleza de su contenido, los documentos declarativos pueden ser
simplemente declarativos o dispositivos, los simplemente declarativos contienen una
manifestación de ciencia, pero sin que implique un acto jurídico, como una carta, los
dispositivos contienen una declaración de voluntad o un acto jurídico, como un
contrato de arrendamiento.
De conformidad con su forma, los declarativos son instrumentales y no
instrumentales. Los instrumentales constan por escrito. Están sometidos a la
formalidad instrumental los actos jurídicos que requieren la escritura pública, como
los títulos valores. Y los no instrumentales son los no escritos, como las cintas
magnetofónicas, etc.
B- los representativos: se llaman así por contener la representación de algo, que
puede ser objeto, animal, persona o simplemente una idea, como las fotografías,
películas, etc.
Es factible que un documento tenga a la vez la condición de ser declarativo y
representativo, como ocurre con el video tape cuando muestra a una persona que
hace una manifestación.
C- de acuerdo con el acto jurídico que se hace constar en el documento, se
distinguen en ad probationem, ad solemnitatem y ad sustanciam actus.
El ad probationem contiene un acto jurídico producto del acuerdo de voluntades
entre las partes sobre los aspectos esenciales del contrato, acto que no requiere del
documento pero que se utiliza con el propósito de dejar constancia de su
celebración.
Es ad solemnitatem, el documento esencial para que el acto jurídico que en el se
hace constar tenga existencia y surta sus efectos, como en la promesa de
compraventa en materia civil, que requiere ser por escrito.
El ad sustanciam actus consiste en que el documento es esencial para que el acto
jurídico, que en él se hace constar, exista.
La diferencia entre esta modalidad y la anterior es que mientras en el ad
solemnitatem en acto jurídico no existe sino cuando se produce el documento, en el
ad sustanciam actus el acto surge a la vida desde el momento en que se realiza,
pero el documento es indispensable para establecer si existencia.
D- Según intervenga o no un funcionario público, se distinguen en públicos y
privados. Los documentos públicos provienen de un funcionario público en ejercicio
de sus funciones. Siempre que se den los requisitos o presupuestos indicados, el
documento tiene la calidad de público, como es el caso de las certificaciones
expedidas por los funcionarios, como los jueces respecto en el ejercicio de sus
funciones, los secretarios de los despachos judiciales sobre la existencia de
procesos, los directores de oficinas públicas respecto de la existencia o estado de
actuaciones o procesos administrativos. Los registradores de instrumentos públicos,
los notarios y otros funcionarios públicos en los casos expresamente determinados
por la ley.
Son privados aquellos que no cumplen con uno o cualquiera de los requisitos
exigidos para los públicos. Esto implica que el documento que proviene de las
partes, sin intervención de funcionario público, tiene la calidad de privado, como en
él se hace constar en un contrato de arrendamiento es el que proviene del
funcionario público que no actúa en ejercicio de sus funciones.
E- De acuerdo con la forma que tenga son originales o copia.
El documento original es el que produce directamente su autor por ejemplo la
escritura pública.
Documento en copia es el reproducido a partir del original. Es factible que un mismo
acto jurídico conste en un doble documento como cuando uno se obtiene
mecanografiándolo y otro al carbón, pero firmados ambos por las partes
contratantes para que cada quien conserve el suyo. La copia comprende todo
documento, incluyendo las firmas, como ocurre con la fotocopia. Se impone
distinguir la clase del documento donde se obtiene la copia y lo que este
documenta, pues desde el punto de vista técnico o practico puede tener la condición
de copia, pero desde el jurídico podría ser un original. La ley 527 de 1999 artículo 8,
ordena que se tendrá como original la información contenida en mensaje de datos
cuando, de conformidad con una disposición legal se requiera esa formalidad, si se
garantiza que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento
en que se generó en su forma definitiva y de requerirse dicha información pueda
mostrarse a la persona a quien se deba presentar.
F- De acuerdo con la autenticidad, el documento puede ser auténtico y no auténtico.
El documento es auténtico cuando hay certeza respecto de la persona de quien
proviene y acerca de su contenido. La autenticidad se presume en los documentos
públicos y en los privados a los que la ley expresamente le atribuye esa calidad o
cuando, en ausencia de ella, son reconocidos por su autor.
El documento no es auténtico sino hay plena certeza acerca de quién es su autor y,
consecuentemente, sobre su contenido. Tiene esa condición el documento privado
instrumental no manuscrito ni firmado por la persona a quien se le atribuye la copia
que se obtiene del original de un documento público, carece de autenticidad si no
cumple las formalidades que para su expedición consagra la ley.
G- De acuerdo con el sitio donde se otorgue, el documento puede ser nacional o
extranjero.
El documento nacional es el otorgado y destinado para surtir efectos en el territorio
colombiano. El documento extranjero es el otorgado fuera del territorio nacional pero
destinado a producir efectos en este. Para que produzca efectos en el territorio
colombiano es indispensable que esté debidamente apostillados de conformidad
con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. Los
documentos se deben presentar debidamente autentificados por el cónsul o agente
diplomático de la Republica de Colombia en ese país, y en su defecto, por el de una
nación amiga. La autenticación hace presumir que el documento se otorgó de
conformidad con las leyes del respectivo país, tal presunción es legal, esto, admite
prueba contraria. También que se abone la firma del agente consular o diplomático
que hace la autenticación por el ministerio de relaciones exteriores de Colombia.
H- de conformidad con el idioma, el documento puede leerse en castellano o en otro
idioma. Se habla de idioma distinto y no extranjero, por cuanto es factible que el
documento otorgado en idioma diferente del castellano para que se pueda apreciar
como prueba es indispensable que obre en el proceso con la correspondiente
traducción, efectuada por un intérprete oficial del ministerio de relaciones exteriores
o por un traductor designado por el juez. La norma dispone que cuando se hace la
traducción por el ministerio de relaciones exteriores o por el intérprete oficial, no es
preciso autenticarla ya que proviene de un funcionario en ejercicio de sus funciones.
I- según el documento este o no suscrito se clasifica en firmado o sin firmar.
Documento sin firma es el que no está suscrito por la persona de quien proviene o lo
otorga. Y el documento con firma es el suscrito por la persona de quien proviene. No
siempre la firma es autógrafa, es decir, de puño y letra de quien otorga el
documento o de la persona a quien se le ruega un favor, por cuanto en artículo 827
código de comercio permite utilizar sello u otro medio mecánico cuando la ley y la
costumbre lo consagran. Podemos decir que la forma es el medio que se emplea
para expresar quien es el autor de un documento.
El documento de acuerdo con la persona de quien provenga la firma, puede ser
autógrafo o heterótrofo. El autógrafo es el suscrito, directa o indirectamente por
quien lo otorga, si la firma es puesta de puño y letra del otorgante, es directo, pero si
otra persona lo suscribe en su nombre y representación es indirecta. El literal c del
artículo 2 de la ley 527 de 1999 reconoce la firma digital, qué consiste en el valor
numérico que se adquiere a un mensaje de datos esa firma digital tiene la mima
fuerza y efectos de la firma manuscrita, si reúne los siguientes requisitos: es única la
persona que la usa, es susceptible de ser verificada, está bajo el control exclusivo
de la persona que la usa, y está ligada a la información o mensaje dental manera
que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.
Documento heterógrafo: es el que contiene la firma de una persona ajena al acto
que se documenta y para darle el valor o la eficacia que exige la ley. Es el caso de
la escritura pública, en la que la firma del notario es esencial para que tenga
existencia.
La firma es requisito esencial en los instrumentos públicos, porque sin ella no se
considera producido, como ocurre con las certificaciones expedidas por los jueces y
secretarios de despachos judiciales, los directores de oficinas públicas y los notarios
y registradores de instrumentos públicos y demás funcionarios expresamente
autorizados. En cambio, no existe norma que exija para la validez o eficacia de los
documentos privados la firma de quienes los otorgan, aunque algunas disposiciones
en materia civil y comercial la requiere para que el acto que en él se hace constar
sea válido o tenga eficacia.
J- Según se conozca o no su autor, puede ser nominado o anónimo.
El nominado es el documento en que existen elementos necesarios que permiten
establecer quien es su autor. El anónimo por oposición al anterior, es el documento
que carece de elementos que permiten determinar quién es su autor, como
acontece con el que se limita a un escrito elaborado a máquina o en una impresora.
K- según el autor es autógrafo o heterógrafo. A diferencia de lo ya expuesto con
referencia a la firma, de acuerdo con la concepción de carnelutti, se toma en cuenta
al autor del documento como tal.
El autógrafo se presenta cuando el documento representa un hecho de la persona
misma que lo forma. Hay coincidencia entre el autor del documento y el hecho
documentado. El heterógrafo no está formado por quien realiza el hecho
documentado, hay diversidad entre el autor del hecho documentado y el autor del
hecho documentado y el autor del documento.
L- según su naturaleza, desde el punto de vista, concebido como la esencia o
estructura, el documento puede estar constituido por medios tradicionales u
ordinarios y por medios electrónicos.
El tradicional u ordinario es el que responde a la forma reconocida por nuestra
legislación y se refiere al documento contenido en cualquier medio material, llámese
papel, lápida, cinta magnetofónica, fotografía