LA PRUEBA DOCUMENTAL.

DOCUMENTO: Es la información registrada cualquiera que sea su

forma o el medio utilizado, se emplea para ilustrar o comprobar por
vía de representación la existencia de un hecho o la exteriorización
de un acto humano.

Ejemplo: Textos, manuscritos, mecanografiados, digitados,

impresos, grabaciones magnetofónicas, discos, grabaciones
fonópticas, videos, películas, telefax, fotografías, exámenes
médicos (rayos x, tomografías, ecografías, etc.)

SUJETOS INTERVINIENTES EN EL DOCUMENTO

AUTOR: No es quien materialmente lo crea, si no a quien

jurídicamente se le atribuye, aunque las dos circunstancias pueden
recaer en el autor.

DESTINATARIO: Es necesario distinguir dos situaciones:

- Cuando el documento cumple una función extraprocesal como

servir de título para el cobro de una suma de dinero, su
destinatario es la persona a quien esta dirigido o ante quien se
haga valer.
- Cuando el documento es aducido como prueba en un proceso el
destinatario del mismo es el Juez.

CLASES DE DOCUMENTOS:

-REPRESENTATIVOS: No contiene ninguna declaración. Ejemplo:

planos, dibujos, planos.

-DECLARATIVOS: Contienen una manifestación de quien lo crea, o

lo otorga o simplemente lo suscribe, como en el caso de los escritos
públicos o privados.

A su vez los declarativos se dividen en:

Simplemente declarativos: Cuando contienen declaraciones de

simple ciencia. Ejemplo: articulo de revista, o certificación de algún
hecho.
Dispositivos: Cuando contienen actos de voluntad para producir
determinados efectos jurídicos.

Instrumentales: Si son escritos, no importa la clase de elemento en

el que se imprima, papel, tela, piedra, etc.

De origen negocial: Si son formulados para hacer constar un

negocio jurídico.

AD SUSTANTIAM ACTUS: Son aquellos documentos necesarios

para la existencia o validez de los actos jurídicos, estos no pueden
suplirse por otros medios de prueba, ni siquiera por confesión,
testimonio, etc. Por otros medios probatorios solo se pueden probar
hechos relacionados con ese documento solemne como vicios del
consentimiento, simulación del contenido, etc.

Ejemplos: Art. 1457, donación de inmuebles, no vale la donación

entre vivos si no es otorgada mediante ESCRITURA PUBLICA e
INSCRITA en el competente registro de instrumentos Públicos.

Art. 826 del CC el Usufructo sobre bienes inmuebles debe otorgarse

por medio de instrumento público inscrito.

Art. 1067 CC, el testamento solemne debe ser por escrito, mediante
3 testigos hábiles, si es abierto debe ser otorgado ante el respectivo
notario.

Art. 2434 CC, La hipoteca para ser formalizada debe ser otorgada
mediante escritura pública y ser inscrita en el registro de
instrumentos públicos, sin este requisito no tiene valor alguno.

Art. 1857 CC, la compraventa se reputa perfecta ante la ley cuando

se otorga escritura pública.

La falta de instrumento público no puede suplirse por otra prueba en

los actos y contratos en que la ley requiere esta solemnidad, y se
miran como no celebrados aun cuando se prometa reducirlos a
instrumentos públicos.

No es procedente asimilar la prueba solemne del estado civil con la prueba de los
hechos que permitan establecerlo. “A este respecto cabe recordar, que no se puede asimilar
la prueba del estado civil con la de los hechos que pueden dar lugar a su establecimiento. En el
primer caso, debiendo constar en el registro respectivo, la ley ha estatuido que para acreditarlo
es necesaria la “copia de la correspondiente partida o folio, o con certificados expedidos con
base en los mismos” (D. 1260/70, art. 105). En la segunda hipótesis, cualquier medio de
prueba es útil para ese propósito, entre ellos la confesión, sea real o ficta, tal como lo ha
señalado la Corte en otros fallos, como es de apreciar en el calendado en noviembre 29 de
1982, en el cual se afirmó, en torno a la causal de filiación de que se trata, que “si el
demandado, en proceso de filiación natural propuesto con base en que existe la cuarta de las
presunciones de paternidad, acepta que es una misma la persona con quien tuvo las
relaciones sexuales durante la época en que fue concebido el demandante, y la madre de este,
tal prueba es suficiente para hacer la declaración de paternidad sin que sea necesario el aporte
de copia de la partida o folio del libro de nacimientos o el certificado notarial correspondiente.”
(G.J. CLXV págs. 327, 328)”. (CSJ, Cas. Civil, sent. dic. 10/99. Exp. 5.320. M.P. Carlos Ignacio
Jaramillo Jaramillo).

AD PROBATIONEN: Son los que sirven de medio probatorio, pero

sin que la ley los exija, o los que son exigidos como prueba
necesaria pero que en caso de perdida o destrucción puede
recurrirse a otros medios probatorios como la confesión, el
testimonio, etc para suplirlo.

Ejemplo: Los hechos y los actos relativos al estado civil de las

personas deben ser inscritos en el competente registro civil, en caso
de perdida o destrucción de los folios el funcionario competente
hara nueva inscripción con fundamento en decisión judicial basada
ya sea en declaraciones de testigos presénciales de los hechos, o
por la notoria posesión del estado civil.

DOCUMENTO PUBLICO: Es el otorgado por funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención, este es la persona que
a nombre del estado y en ejercicio de la función certificante de que
este es depositario , le imparte la fe pública , o sea que impone a
los asociados la obligación de creer tanto en su autenticidad como
en su veracidad.

Se divide en:

 Instrumento público: Cuando el documento consiste en un

escrito autorizado o suscrito por el funcionario público.

 Escritura Pública: Documento público otorgado por un notario

y que ha sido incorporado en el protocolo.

Protocolo. ( libro en el que guarda el notario los registros de las

escrituras que han pasado ante el).

Pasos para el perfeccionamiento de la escritura pública.

- Recepción. Acto por el cual el notario recibe, percibe o se entera

de las declaraciones que los interesados quieren hacer.
- Extensión. Consiste en redactar, elaborar, y plasmar
materialmente el texto.
- Otorgamiento. Asentimiento expreso que los declarantes dan al
documento elaborado o extendido. Esta fase implica la
comparecencia de las personas ante el notario, su identificación
ante este, la lectura del instrumento, y la suscripción o firma del
mismo.
- La autorización: Se cumple con la firma del notario en muestra
de la fe que le imprime al instrumento con base en que se llenan
los requisitos legales.
- Protocolización: Es la anotación o radicación del instrumento en
el libro de relación.

DOCUMENTO PRIVADO: Es el creado por una persona privada,

libre y ajena al cumplimiento de las obligaciones propias del cargo
oficial dentro de su cotidianeidad social, laboral, familiar, etc.

DOCUMENTO AUTENTICO: Cuando existe certeza sobre la

persona que lo ha elaborado o manuscrito.

El documento público se presume autentico.

El documento privado es autentico en los siguientes casos:

1. Si ha sido reconocido ante Juez o notario, o si judicialmente

se ordeno tenerlo como reconocido.
2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo
firmo.
3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito
o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone ,
esta no lo tacho de falso oportunamente. (reconocimiento
implícito)
4. Si fue reconocido implícitamente: La parte que aporte al
proceso un documento en original o en copia reconoce su
autenticidad y no podrá impugnarlo excepto cuando al
presentarlo alegue su falsedad.
5. Si se declara autentico en providencia judicial dictada en
proceso anterior con audiencia de la parte del nuevo proceso.

Se presumen auténticos igualmente los siguientes documentos

privados:
- libros de comercio debidamente registrados.
- Contenido y firmas de pólizas de seguros.
- Certificados de bonos, títulos de inversión de establecimientos de
crédito, los contratos de prenda con estos mismos, los contratos
de cuentas corrientes bancarias, extractos de movimientos de
cuentas corrientes bancarias, recibos de consignación,
comprobantes de crédito, debito y entrega de chequera, cartas
de crédito.
- Títulos de acciones de sociedades comerciales y bonos emitidos
por estas.
- Títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de
depósito.

Valor probatorio de los títulos valores frente a terceros. “Las letras en cuestión son, como
lo sostiene la parte demandante, documentos privados con presunción de autenticidad, por
virtud de lo dispuesto en el último inciso del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, que
incluye expresamente los títulos valores en su extenso listado de documentos del género. Y
dado que, en el inciso, la presunción se predica del “contenido y las firmas” del acervo
documentario relacionado, en principio, los documentos de que se trata, como los públicos,
hacen fe de su otorgamiento, fecha, lugar de emisión o expedición, intervinientes, materialidad
de las declaraciones de éstos y verdad de tales declaraciones (CPC.,cfr. arts. 264 y 279).

Sin embargo, las normas por las que se regula la fuerza probatoria de los documentos públicos
y privados, distinguen, claramente, respecto de las manifestaciones que se hagan en los
mismos, el efecto “inter partes”, del que se produzca frente a terceros; y, así mismo, precisan,
inequívocamente, el concepto de fecha cierta de los documentos privados (...), referente a los
terceros, las manifestaciones o declaraciones de las partes, en el acto o contrato, no hacen
plena prueba contra aquellos, “per se”, sino que se deben estudiar por el juez en el contexto de
los demás elementos circunstanciales y pruebas de que tenga conocimiento y formen su
convencimiento, y adicionalmente, ratificarse y apreciarse como la prueba de testigos, pues el
artículo 277 ibídem, sólo atribuye a las mismas el carácter de testimonios sujetos a ratificación
Por supuesto, lo que se diga de los documentos públicos en materia de fuerza probatoria, debe
entenderse dicho, obviamente, de los documentos privados auténticos, y recíprocamente, en
especial, en lo que precisamente concierne a la ratificación de las declaraciones a que se
alude, ya que el grado de eficacia demostrativa que se atribuye por

- Demás documentos privados a los cuales se les otorgue esta

presunción entre otros:

a) Los documentos presentados por las partes para ser

incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, sin
necesidad de presentación personal ni autenticación.
b) Todos los documentos que reúnan los siguientes requisitos
cuando de ellos se pretenda derivar titulo ejecutivo:

- Documentos que provengan del deudor o de su causahabiente y

que constituyan plena prueba.
- Los que emanen de una sentencia de condena proferida por
Juez o Tribunal.
- Los que emanen de otra providencia judicial que tenga fuerza
ejecutiva según la ley.
- Los que emanen de providencias que en procesos contenciosos
administrativos o de policía aprueben liquidación de costas o
señalen honorarios de auxiliares de la justicia.

No se reputaran auténticos los siguientes documentos:

a) Los documentos o memoriales que impliquen disposición del

derecho en litigio.
b) Los poderes otorgados a apoderados judiciales que requieran
de presentación personal o autenticación.

La presentación personal se realiza ante el secretario de cualquier

despacho judicial o ante notario de cualquier circulo.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la información registrada por primera

vez, cualquiera que sea la forma o el medio utilizado y que emane,
sea suscrito por el autor del documento.

DOCUMENTO COPIA: Son las extensiones del documento original

ya sean transcritas, fotocopiadas, o registradas nuevamente por
otros medios.

La ley le da a las copias un valor probatorio similar al del documento

original, pero para que estas puedan ser aducidas al proceso
deben:

- Ser autorizadas por notario, director de oficina administrativa o

de policía, o secretario de oficina juridicial previa orden del Juez,
de donde se encuentre el original o copia autenticada.
- Cuando sean autenticadas por notario previo cotejo con el
original o la copia autenticada que se le presente.
- Cuando sea compulsada del original o de copia autentica en el
curso de inspección judicial.
- Si es copia de un documento que exija inscripción en un registro
público, la copia que se aduzca como prueba debera llevar la
nota de haberse efectuado la inscripción.

DOCUMENTO ELECTRONICO: La incorporación de las nuevas

tecnologías de la información hace que en muchas ocasiones, los
conceptos jurídicos tradicionales resulten poco idóneos para
interpretar las nuevas realidades. El avance de su implantación en
todas nuestras actividades ha provocado cambio de tal magnitud
que podemos afirmar que la sociedad actual está inmersa en la era
de la revolución informática. Este avance no es solo cuantitativo,
sino algo más importante, que podemos acceder a todo tipo de
información y obtener con ello el beneficio correspondiente. La
información ha sido calificada como un auténtico poder de las
sociedades avanzadas, ya tenía su importancia en la antigüedad,
pero con el desarrollo de la telemática su valor ha crecido de forma
tal que se dirige a un futuro prometedor para unos, e incierto para
otros.

Hoy en día se realizan diversos actos jurídicos por medio de

computadores, redes digitales o redes telemáticas, tales como la
declaración de contratos, el libramiento de órdenes de pago, la
transferencia electrónica de fondos y el correo electrónico. Hoy por
hoy se ha masificado la transmisión de documentos vía telefax.

Instrumento o Documento Electrónico.

Concepto: Es un mensaje de datos en soporte electrónico, en

donde se registra la voluntad humana.

DOCUMENTOS O INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Mensaje de Datos: Se entenderá como la información generada,

enviada, recibida o archivada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares como pudieran ser, entre otros, el
intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el
telegrama, el telex o el telefax.

Electronic Data Interchange (EDI): Intercambio electrónico de

datos, es la transmisión electrónica de información de un
computador a otro, estando estructurada la información conforme a
alguna norma técnica o protocolo convenida al efecto.

Iniciador: Es toda persona que, al tenor del mensaje, haya actuado

por su cuenta o en cuyo nombre se haya actuado para enviar o
generar ese mensaje antes de ser archivado, si éste es el caso,
pero no haya actuado a título de intermediario con respecto a él.
Destinatario: Se entenderá la persona designada por el iniciador
para recibir el mensaje, pero que no esté actuando a título de
intermediario con respecto a él.

Sistema de Información: Es todo sistema utilizado para generar,

enviar, recibir, archivar o procesar de alguna u otra forma mensajes
de datos.

(TALLER DOCUMENTO ELECTRÓNICO, NORMATIVIDAD ley 527

de 1999)

REQUISITOS DE EXISTENCIA DE LA PRUEBA DOCUMENTAL.

1 Que se trate de una cosa o un objeto formado mediante un acto

humano con o sin intención para ello, que tenga aptitud
representativa, sea o no declarativo.

Ejem: Cuadro, estampado.

Aunque no pueda agregarse al expediente si no que deba probarse

mediante inspección judicial.

2. Que represente un hecho.

3. Que tenga significación probatoria.

REQUISITOS DE VALIDEZ.

1. Que si el documento es dispositivo o declarativo no se haya

elaborado con violencia o coacción.
2. Que si se trata de instrumentos públicos se hayan cumplido
las formalidades exigidas por la ley para su formación so pena
de nulidad.
3. Que si se trata de copias se hayan cumplido los requisitos de
ley para su expedición cuando la original o la otra copia que
sirvió para aquella obraban en un protocolo notarial o en
oficina pública.
4. Que haya sido llevada y admitida al proceso en oportunidad y
con los requisitos legales.
5. Que no sea prueba ilícita.
REQUISITOS DE EFICACIA:

1. Que sea conducente para probar el hecho pertinente.

2. Que este establecida o presumida su autenticidad.
3. Que no haya prueba legalmente valida en contra de la
veracidad de lo expuesto en el documento.
4. Que el contenido del mismo sirva para llevarle al Juez por si
solo o conjuntamente con otras pruebas el convencimiento de
los hechos investigados.
5. Que lleve la nota de haber sido inscrito en la oficina de
registro correspondiente cuando la ley lo exija, este caso se
suple con el certificado del registrador de instrumentos
públicos o de la Cámara de Comercio.
6. Que se haya llevado al proceso por medio legitimo.
7. Que el autor del documento tenga capacidad y facultad para
el acto documentado.

MANERA DE LLEGAR EL DOCUMENTO AL PROCESO.

La presentación de las pruebas se debe realizar acorde con las

formalidades de tiempo modo y lugar establecidas.

1. PRESENTACION DIRECTA POR LA PARTE INTERESADA.

La prueba documental puede ser presentada directamente por las

partes como anexos de la demanda o su contestación , escritos de
excepciones previas y de iniciación de incidentes, en su
contestación en el curso de inspecciones judiciales, en lo penal son
presentados en la audiencia de juicio oral y público, en lo laboral no
se exige acompañar a la demanda los documentos, si no
relacionarlos y pueden presentarse en las audiencias de pruebas,
en lo contencioso administrativo solo es necesario acompañar a la
demanda copia del acto acusado , el documento que acredite la
personería adjetiva del actor y el recibo de pago de los impuestos
cuando se trata de estos.

2. ADUCCION MEDIANTE COPIA PEDIDA POR EL JUEZ DE

LA CAUSA A SOLICITUD DE PARTE.

Sea documento público o privado, si se encuentra en una oficina

pública cualquiera inclusive en otro Juzgado, puede la parte solicitar
en la oportunidad probatoria pertinente, que se libre el despacho a
esa oficina para que se remita copia del documento y en algunos
casos su original.

Diferencia entre expedición y autenticación de copias o reproducciones y funcionarios

competentes para ello. "No es esta la primera vez que se plantea ante esta corporación el
tema de la autenticación de documentos cuyos originales reposan en los archivos de la
Administración pública. Ya la sección Primera examinó la cuestión en el fallo del 14 de marzo
de 1978, con ponencia del Consejero Galindo Pinilla (Expedientes 2648-2586). A propósito de
la interpretación de los artículos 253 y 254 del Código de Procedimiento Civil, se expresó
entonces:

"De las normas transcritas se deduce

"1. Que las copias de documentos son de dos clases, según sean transcripción o reproducción
mecánica del original.

"2. Que los funcionarios públicos están facultados para autorizar copias de documentos que se
encuentren en su oficina, ya sean transcripciones o, reproducciones mecánicas

"3. Que la autenticación notarial o por el Juez proceden en relación con documentos cuyo
original no deba mantenerse, por ministerio de la ley o de los reglamentos, en los archivos
oficiales o que reposen en poder del notario. Lo contrario implicaría una de las dos cosas: o
que el Notario tuviera que trasladarse al archivo para hacer la verificación con el original, o que
éste debiera extraer se del archivo para ser llevado a la Notaría a fin de hacer el cotejo.
Además de la inconveniencia de las dos hipótesis y de los peligros que ofrece la segunda, para
la seguridad de los documentos oficiales, ambas resultan en contradicción con la facultad que
se otorga a los funcionarios públicos para autorizar copias, no sólo por el mismo artículo 254,
sino por otras disposiciones legales como el artículo 320 del Código Político y Municipal que es
norma especial".

Efectivamente el artículo 320 del Código Político y Municipal, prescribe, como un deber de los
jefes autorizados de las dependencias administrativas, la expedición de copias de los
documentos que existan en los archivos de la Administración Pública tanto del orden nacional
En el caso de autos, las fotocopias de las actas no solamente reúnen las exigencias anotadas,
en cuanto fueron expedidas y autenticadas por el Secretario del Consejo, a cuyo cargo está la
custodia del archivo de la corporación, sino que fueron remitidas por éste, en forma directa, al
tribunal que las solicitó, lo cual, les confiere de suyo, autenticidad, según se deduce del artículo
86 del Código Contencioso Administrativo". (C.E., Sent. oct. 26/78. M.P. Carlos Galindo Pinilla).

3. INCORPORACION EN INSPECCIONES O SU COPIA

OBTENIDA EN ESTAS U OTRAS DILIGENCIAS EN QUE
INTERVIENEN LAS PARTES. Ejem: sobre libros de
contabilidad. Entrega de documentos por las partes u otros
intervinientes dentro de la diligencia de inspección judicial.

4. POR ORDEN OFICIOSA DEL JUEZ.

El Juez puede ordenar que se expida copia de cualquier documento

que este en una oficina pública o que se exhiba el que se encuentra
en poder de una de las partes o de un tercero. No aplica en
procedimiento penal.
 LA PRUEBA DOCUMENTAL EN EL CODIGO DE
PROCEDIMIENTO PENAL.

RELACION DE DOCUMENTOS: Articulo 424 ley 906 de 2004.

DOCUMENTO AUTENTICO:

 Cuando se tiene conocimiento cierto sobre la persona que ha

elaborado el manuscrito.

 La moneda de curso legal.

 Los sellos y efectos oficiales.

 Titulos valores.

 Documento notarial o judicialmente reconocido.

 Documentos o instrumentos públicos.

 Los documentos provenientes del extranjero debidamente

apostillados.

 Los de origen privado sometidos al tramite de presentación

personal o autenticación.

 Copias de las certificaciones de registros públicos.

 Publicaciones oficiales.

 Publicaciones en periódicos, prensa o revistas especializadas.

 Etiquetas comerciales.

 Todo documento de aceptación general por la comunidad.

(tiquetes, stikers, etc).

METODOS DE AUTENTICACIÓN O IDENTIFICACIÓN.

1. Reconocimiento de la persona que lo ha elaborado.

2. Reconocimiento de la parte contra quien se aduce.
 3. Certificación expedida por la entidad certificadora de firmas
digitales de personas naturales o jurídicas.

Funciones de las entidades de certificación. "Uno de los aspectos importantes de este

proyecto, es la posibilidad de que un ente público o privado con poderes de certificar,
proporcione la seguridad jurídica a las relaciones comerciales por vía informática. Estos entes
son las entidades de certificación, que una vez autorizadas, están facultados para: emitir
certificados en relación con claves criptográficas de todas las personas, ofrecer o facilitar los
servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de
datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas
digitales. (...).

En consecuencia, las entidades de certificación, son las encargadas entre otras cosas, de
facilitar y garantizar las transacciones comerciales por medios electrónicos o medios diferentes
a los estipulados en papel e implican un alto grado de confiabilidad, lo que las hace
importantes y merecedoras de un control ejercido por un ente público, control que redunda en
beneficio de la seguridad jurídica del comercio electrónicoEn consecuencia, las entidades de
certificación, son las encargadas entre otras cosas, de facilitar y garantizar las transacciones
comerciales por medios electrónicos o medios diferentes a los estipulados en papel e implican
un alto grado de confiabilidad, lo que las hace importantes y merecedoras de un control
ejercido por un ente público, control que redunda en beneficio de la seguridad jurídica del
comercio electrónico

El decreto 1747 de 2000 reglamenta las entidades certificadoras

cerradas y abiertas.
4. Mediante informe de experto en la respectiva disciplina de
acuerdo con lo entendido por documento en el articulo 424 del
CPP. (Tomografías, películas, textos, telefax, etc).

DOCUMENTOS PROCEDENTES DEL EXTRANJERO. Para ser

aducidos como elemento material probatorio dentro del proceso
penal los documentos remitidos por autoridad extranjera deben
llenar los siguientes requisitos:

- remitidos en cumplimiento de petición de autoridad penal

colombiana.
- Debe existir previamente convenio bilateral o multilateral de
cooperación judicial reciproca.
Los mencionados documentos son auténticos a menos que se
demuestre lo contrario.

Lo anterior no obsta para que las partes presenten documentos

procedentes del extranjero remitiéndonos al CPC para su
aducción legal.

Si el documento es presentado en idioma distinto al castellano será traducido por

orden del juez por traductor oficial, tanto el texto original como la traducción oficial
constituirán medio de prueba.
 PROCEDIMIENTO PARA LA EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS
EN LA ETAPA DEL JUICIO.

1. Los documentos escritos serán leídos y exhibidos dando a

conocer su forma y contenido teniendo en cuenta el principio
de publicidad de la prueba.
2. Los documentos no escritos seran proyectados o exhibidos
por cualquier medio y si es necesario el ente acusador o la
parte presentaran los mismos por medio de experto para se
explicado.
3. El experto que presenta la explicación puede ser interrogado
o contrainterrogado.

Para ser valorados los documentos en juicio no pueden haber sido

alterados en su forma o contenido, deben ser pertinentes llevando
al Juez a tener un conocimiento claro y preciso de lo que se desea
probar y que su contenido sea conforme a lo que ordinariamente
ocurre.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.

El documento original otorga mejor evidencia de su contenido y por

tanto debe ser presentado en el proceso como el elemento material
probatorio , pero aun asi nuestro procedimiento penal permite que el
documento se pueda presentar en copia autenticada cuando no
fuese posible presentar el original o al presentarlo se cause grave
perjuicio al poseedor del mismo.

Pero es indispensable la presentación el original del documento

para la realización de estudios técnicos, grafológicos o formen parte
de cadena de custodia.

EXCEPCIONES A LA REGLA DE MEJOR EVIDENCIA.

Se exceptúa de presentar el documento original en los siguientes

casos:

- Los documentos públicos.

- Los duplicados autenticos.
- Cuando el original se hubiese extraviado.
- Los que se encuentren en poder de uno de los intervinientes.
- Cuando se trate de documentos voluminosos y solo se requiere
una parte del mismo.
- Cuando es innecesaria la presentación del original.

En los vacios sobre documentos se estara a lo preceptuado en el

C.P.C.

SENTENCIA 31049 DE 2009

1. La presunción de autenticidad de los documentos públicos.

Al respecto esta Sala de la Corte ha puntualizado 1 que el artículo

425 de la Ley 906 de 2004, establece una presunción de
autenticidad de los documentos cuando se tiene conocimiento cierto
respecto de la persona que lo ha elaborado, manuscrito,
mecanografiado, impreso, firmado o producido por algún otro
procedimiento, o cuando se trata de moneda de curso legal, sellos y
efectos oficiales, títulos valores, documentos notarial o judicialmente
reconocidos, documentos o instrumentos públicos, así como
aquellos que provienen del extranjero debidamente apostillados, los
de origen privado sometidos al trámite de presentación personal o
de simple autenticación, las copias de los certificados de registros
públicos, las publicaciones oficiales, las publicaciones periódicas de
prensa o revistas especializadas, las etiquetas comerciales y todo
documento de aceptación general en la comunidad.

En consecuencia, la autenticidad del documento, público o privado,

es una característica del mismo que incide en la valoración o
asignación de su valor probatorio una vez se ha admitido o
incorporado formalmente como prueba en la audiencia pública; la

1
Sentencia de casación de 21 de febrero de 2007, radicación 25920
cual puede ser impugnada en las audiencias preliminares o en la
preparatoria, en orden a imposibilitar su admisión o incorporación,
especialmente cuando de antemano se sabe que es impertinente o
inconducente para lograr una aproximación racional a la verdad.

No obstante, aunque la naturaleza y origen del documento son los

elementos que configuran su autenticidad, su eficacia probatoria,
para destronar la presunción de inocencia o robustecerla, no se
logra por el solo hecho de que sea auténtico, pues el valor
demostrativo de su contenido se establece al integrarlo con el
conjunto probatorio y sopesarlo conforme con los principios que
orientan la sana crítica.

En consecuencia, el carácter documental público y auténtico de una

sentencia judicial válidamente emitida es evidente y para su
aducción en el juicio oral no es necesario que el funcionario que la
profirió u otro testigo de acreditación, comparezca a declarar acerca
de su contenido o de la forma como fue obtenida.

Luego la admisión de las copias de una sentencia judicial como

medio probatorio está subordinada a su pertinencia 2 y utilidad en el
proceso al cual se allega. En este sentido, el artículo 376 de la Ley
906 de 2004, establece que toda prueba es admisible, salvo cuando
a) exista peligro de causar un perjuicio indebido, b) probabilidad de

2
“Hay dos componentes fundamentales en noción de pertinencia de evidencia, a saber: materialidad y
valor probatorio. El proponente de determinada evidencia pretende con ello probar algo, algún hecho o
proposición. Digamos que A es la evidencia ofrecida y B es lo que pretende probar el proponente
mediante A. La noción de valor probatorio se refiere al valor inferencial de A para deducir B, lo que se
quiere probar. Por otro lado, la “materialidad” se refiere a la relación de B con los hechos y cuestiones
de derecho en controversia.” (CHIESA, Ernesto L., Tratado de Derecho Probatorio, Tomo I,
Publicaciones JTS, Luigi Abraham – Editor, Primera Edición, reimpresión 2005, pág. 15.)
generar confusión en lugar de mayor claridad, o su valor probatorio
sea escaso, y c) sea injustificadamente dilatoria del procedimiento.