DOCUMENTOS

De acuerdo con el tratadista Víctor de santo el documento es voz que proviene de

dekos, de uso corriente en los círculos religiosos, que significa el gesto de las
manos extendidas, tanto para ofrecer como para recibir.
La raíz dek o doc es fuente de varios vocablos, doctor, doctrina, docente. Todos los
relacionados con el concepto de enseñanza. La palabra documentum tiene una
triple aceptación: aquello con lo que alguien se instruye, aquello que se refiere a la
enseñanza y aquello que se enseña.
Desde el punto de vista jurídico, el concepto de documento se circunscribió a toda
cosa que sirve de medio para que el hombre exprese sus ideas y pensamientos
mediante la palabra escrita, esta constituye elemento esencial del documento, en la
actualidad su entorno es más amplio comprende toda forma de expresión que
consiste en una cosa, como fotografía, el video, la cinta magnetofónica, etc.
El código de procedimiento civil en su artículo 251 y reiterado en el código general
del proceso artículo 243, enumera varias modalidades de documentos y también lo
define como todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, con
lo cual destaca las modalidades esenciales que caracterizan este medio probatorio.
El documento puede decirse que es todo objeto producto, directo o indirecto, de la
voluntad humana y que contiene una declaración o representación de un hecho.
Aunque el documento contiene una idea, pensamiento u objeto. Preferimos utilizar
el vocablo hecho, por cuanto esto es lo que constituye el objeto de todo medio
probatorio.
CARACTERÍSTICAS
A- Es histórica por cuanto declara o representa hechos del pasado.
B- Es indirecta porque el conocimiento de los hechos le llega al juez por la
declaración o representación que contiene.
C- Es real o material porque el documento se encuentra en un objeto que contiene
la declaración o representación.
D- Es preconstituida por cuanto el documento surge con antelación al proceso en el
cual se hace valer. Esta característica es exclusiva de la prueba documental, ya que
no se presenta en las restantes, que aun cuando pueden practicarse antes del
proceso, con carácter de anticipadas, requieren la intervención del juez.
El documento, desde el punto de vista procesal, tiene dos oportunidades: la de su
creación y la de su incorporación al proceso.
Esta característica destaca la doble función del documento en el aspecto sustancial,
porque constituye requisito esencial para la validez de determinados actos jurídicos,
los denominados ad solemnitatem y procesal o ad probationem, porque las partes
hacen constar en el documento el acto jurídico que han celebrado no solo con
objeto de establecer y precisar los derechos y obligaciones que surgen de el, sino
para proporcionarse una prueba de su existencia que les permita demostrarlo en un
proceso.
DIFERENCIAS CON EL TESTIMONIO
A- Como pruebas históricas documento y testimonio se asemejan por ser ambas
pruebas históricas, pero difiere de este en la oportunidad en que ocurren, en efecto
los hechos son basados respecto del momento en que el testigo y el documento les
suministran al juez la información mientras el testigo narra hechos que han
sucedido, el documento contiene para el futuro un hecho presente.
B- como pruebas indirectas: el documento se asemeja al testimonio pues ambos
son pruebas indirectas, pero se diferencia de este en la forma como se produce. El
testimonio es un acto procesal y, por lo tanto, requiere la intervención del
funcionario, mientras que el documento es producto de quien lo elabora y, por ende,
ajeno al proceso. El documento siempre es anterior al proceso.
C- En cuanto a su naturaleza: a diferencia del testimonio, el documento no es un
acto, sino una cosa.
CLASES
La prueba documental aporta varias modalidades:
A- según su contenido. Los documentos se dividen en declarativos y
representativos.
Los declarativos son los que contienen una manifestación o pronunciamiento de
quien provienen, como acontece con las cintas magnetofónicas, el video tape, etc.
Según la naturaleza de su contenido, los documentos declarativos pueden ser
simplemente declarativos o dispositivos, los simplemente declarativos contienen una
manifestación de ciencia, pero sin que implique un acto jurídico, como una carta, los
dispositivos contienen una declaración de voluntad o un acto jurídico, como un
contrato de arrendamiento.
De conformidad con su forma, los declarativos son instrumentales y no
instrumentales. Los instrumentales constan por escrito. Están sometidos a la
formalidad instrumental los actos jurídicos que requieren la escritura pública, como
los títulos valores. Y los no instrumentales son los no escritos, como las cintas
magnetofónicas, etc.
B- los representativos: se llaman así por contener la representación de algo, que
puede ser objeto, animal, persona o simplemente una idea, como las fotografías,
películas, etc.
Es factible que un documento tenga a la vez la condición de ser declarativo y
representativo, como ocurre con el video tape cuando muestra a una persona que
hace una manifestación.
C- de acuerdo con el acto jurídico que se hace constar en el documento, se
distinguen en ad probationem, ad solemnitatem y ad sustanciam actus.
El ad probationem contiene un acto jurídico producto del acuerdo de voluntades
entre las partes sobre los aspectos esenciales del contrato, acto que no requiere del
documento pero que se utiliza con el propósito de dejar constancia de su
celebración.
Es ad solemnitatem, el documento esencial para que el acto jurídico que en el se
hace constar tenga existencia y surta sus efectos, como en la promesa de
compraventa en materia civil, que requiere ser por escrito.
El ad sustanciam actus consiste en que el documento es esencial para que el acto
jurídico, que en él se hace constar, exista.
La diferencia entre esta modalidad y la anterior es que mientras en el ad
solemnitatem en acto jurídico no existe sino cuando se produce el documento, en el
ad sustanciam actus el acto surge a la vida desde el momento en que se realiza,
pero el documento es indispensable para establecer si existencia.
D- Según intervenga o no un funcionario público, se distinguen en públicos y
privados. Los documentos públicos provienen de un funcionario público en ejercicio
de sus funciones. Siempre que se den los requisitos o presupuestos indicados, el
documento tiene la calidad de público, como es el caso de las certificaciones
expedidas por los funcionarios, como los jueces respecto en el ejercicio de sus
funciones, los secretarios de los despachos judiciales sobre la existencia de
procesos, los directores de oficinas públicas respecto de la existencia o estado de
actuaciones o procesos administrativos. Los registradores de instrumentos públicos,
los notarios y otros funcionarios públicos en los casos expresamente determinados
por la ley.
Son privados aquellos que no cumplen con uno o cualquiera de los requisitos
exigidos para los públicos. Esto implica que el documento que proviene de las
partes, sin intervención de funcionario público, tiene la calidad de privado, como en
él se hace constar en un contrato de arrendamiento es el que proviene del
funcionario público que no actúa en ejercicio de sus funciones.
E- De acuerdo con la forma que tenga son originales o copia.
El documento original es el que produce directamente su autor por ejemplo la
escritura pública.
Documento en copia es el reproducido a partir del original. Es factible que un mismo
acto jurídico conste en un doble documento como cuando uno se obtiene
mecanografiándolo y otro al carbón, pero firmados ambos por las partes
contratantes para que cada quien conserve el suyo. La copia comprende todo
documento, incluyendo las firmas, como ocurre con la fotocopia. Se impone
distinguir la clase del documento donde se obtiene la copia y lo que este
documenta, pues desde el punto de vista técnico o practico puede tener la condición
de copia, pero desde el jurídico podría ser un original. La ley 527 de 1999 artículo 8,
ordena que se tendrá como original la información contenida en mensaje de datos
cuando, de conformidad con una disposición legal se requiera esa formalidad, si se
garantiza que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento
en que se generó en su forma definitiva y de requerirse dicha información pueda
mostrarse a la persona a quien se deba presentar.
F- De acuerdo con la autenticidad, el documento puede ser auténtico y no auténtico.
El documento es auténtico cuando hay certeza respecto de la persona de quien
proviene y acerca de su contenido. La autenticidad se presume en los documentos
públicos y en los privados a los que la ley expresamente le atribuye esa calidad o
cuando, en ausencia de ella, son reconocidos por su autor.
El documento no es auténtico sino hay plena certeza acerca de quién es su autor y,
consecuentemente, sobre su contenido. Tiene esa condición el documento privado
instrumental no manuscrito ni firmado por la persona a quien se le atribuye la copia
que se obtiene del original de un documento público, carece de autenticidad si no
cumple las formalidades que para su expedición consagra la ley.
G- De acuerdo con el sitio donde se otorgue, el documento puede ser nacional o
extranjero.
El documento nacional es el otorgado y destinado para surtir efectos en el territorio
colombiano. El documento extranjero es el otorgado fuera del territorio nacional pero
destinado a producir efectos en este. Para que produzca efectos en el territorio
colombiano es indispensable que esté debidamente apostillados de conformidad
con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. Los
documentos se deben presentar debidamente autentificados por el cónsul o agente
diplomático de la Republica de Colombia en ese país, y en su defecto, por el de una
nación amiga. La autenticación hace presumir que el documento se otorgó de
conformidad con las leyes del respectivo país, tal presunción es legal, esto, admite
prueba contraria. También que se abone la firma del agente consular o diplomático
que hace la autenticación por el ministerio de relaciones exteriores de Colombia.
H- de conformidad con el idioma, el documento puede leerse en castellano o en otro
idioma. Se habla de idioma distinto y no extranjero, por cuanto es factible que el
documento otorgado en idioma diferente del castellano para que se pueda apreciar
como prueba es indispensable que obre en el proceso con la correspondiente
traducción, efectuada por un intérprete oficial del ministerio de relaciones exteriores
o por un traductor designado por el juez. La norma dispone que cuando se hace la
traducción por el ministerio de relaciones exteriores o por el intérprete oficial, no es
preciso autenticarla ya que proviene de un funcionario en ejercicio de sus funciones.
I- según el documento este o no suscrito se clasifica en firmado o sin firmar.
Documento sin firma es el que no está suscrito por la persona de quien proviene o lo
otorga. Y el documento con firma es el suscrito por la persona de quien proviene. No
siempre la firma es autógrafa, es decir, de puño y letra de quien otorga el
documento o de la persona a quien se le ruega un favor, por cuanto en artículo 827
código de comercio permite utilizar sello u otro medio mecánico cuando la ley y la
costumbre lo consagran. Podemos decir que la forma es el medio que se emplea
para expresar quien es el autor de un documento.
El documento de acuerdo con la persona de quien provenga la firma, puede ser
autógrafo o heterótrofo. El autógrafo es el suscrito, directa o indirectamente por
quien lo otorga, si la firma es puesta de puño y letra del otorgante, es directo, pero si
otra persona lo suscribe en su nombre y representación es indirecta. El literal c del
artículo 2 de la ley 527 de 1999 reconoce la firma digital, qué consiste en el valor
numérico que se adquiere a un mensaje de datos esa firma digital tiene la mima
fuerza y efectos de la firma manuscrita, si reúne los siguientes requisitos: es única la
persona que la usa, es susceptible de ser verificada, está bajo el control exclusivo
de la persona que la usa, y está ligada a la información o mensaje dental manera
que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.
Documento heterógrafo: es el que contiene la firma de una persona ajena al acto
que se documenta y para darle el valor o la eficacia que exige la ley. Es el caso de
la escritura pública, en la que la firma del notario es esencial para que tenga
existencia.
La firma es requisito esencial en los instrumentos públicos, porque sin ella no se
considera producido, como ocurre con las certificaciones expedidas por los jueces y
secretarios de despachos judiciales, los directores de oficinas públicas y los notarios
y registradores de instrumentos públicos y demás funcionarios expresamente
autorizados. En cambio, no existe norma que exija para la validez o eficacia de los
documentos privados la firma de quienes los otorgan, aunque algunas disposiciones
en materia civil y comercial la requiere para que el acto que en él se hace constar
sea válido o tenga eficacia.
J- Según se conozca o no su autor, puede ser nominado o anónimo.
El nominado es el documento en que existen elementos necesarios que permiten
establecer quien es su autor. El anónimo por oposición al anterior, es el documento
que carece de elementos que permiten determinar quién es su autor, como
acontece con el que se limita a un escrito elaborado a máquina o en una impresora.
K- según el autor es autógrafo o heterógrafo. A diferencia de lo ya expuesto con
referencia a la firma, de acuerdo con la concepción de carnelutti, se toma en cuenta
al autor del documento como tal.
El autógrafo se presenta cuando el documento representa un hecho de la persona
misma que lo forma. Hay coincidencia entre el autor del documento y el hecho
documentado. El heterógrafo no está formado por quien realiza el hecho
documentado, hay diversidad entre el autor del hecho documentado y el autor del
hecho documentado y el autor del documento.
L- según su naturaleza, desde el punto de vista, concebido como la esencia o
estructura, el documento puede estar constituido por medios tradicionales u
ordinarios y por medios electrónicos.
El tradicional u ordinario es el que responde a la forma reconocida por nuestra
legislación y se refiere al documento contenido en cualquier medio material, llámese
papel, lápida, cinta magnetofónica, fotografía, el electrónico es el utilizado por
mensaje de datos para generar, almacenar, enviar o recibir información y que está
constituido entre otros, por el intercambio electrónico de datos, la internet, el correo
electrónico, el telegrama, telex o telefax.
REQUISITOS
Para que el documento pueda generar los efectos previstos por la ley, es necesario
que cumpla los requisitos de existencia, validez y eficacia de acuerdo con la
concepción del maestro Devis Echandia, previstos para los restantes medios
probatorios.
A- existencia
Que se trate de objeto mueble producto de un acto humano: es todo objeto mueble,
vale decir que puede transportarse de un lugar a otro. Entre los documentos están
las inscripciones de las lapidas, monumentos, edificios o similares, que
incuestionablemente se encuentran en inmuebles, pero que no tienen esta calidad,
pues la disposición se refiere al contenido, en otras palabras, a su texto, por
ejemplo, la placa que indica una dirección, etc. El objeto del documento es el
contenido que, a su vez, recae sobre hechos entendidos en sentido amplio. Sin
embargo, el documento, como tal es susceptible de ser objeto de prueba, como
ocurre cuando se le tacha de falso. La inscripción de una lápida, monumento o
similar no pierden su condición de documento por no poderse llevar al proceso en
forma directa, sino por otro medio probatorio, como sería la inspección judicial u otro
documento, como la fotografía, por cuanto lo constituye la prueba documental es el
contenido.
Que sea de carácter declarativo o representativo: la declaración o representación
son las dos manifestaciones que asume el documento y de las cuales obtiene el
juez el conocimiento de los hechos ante la imposibilidad de percibirlos directamente
mediante sus sentidos por haber ocurrido en el pasado.
Que tenga significación probatoria: el documento tiene la condición de medio
probatorio en la medida en que demuestre un hecho con trascendencia jurídica. La
representación procede dos hechos; el hecho representado o recibido y el hecho
representativo o ideado. Entre esos dos hechos se requiere una relación en el
sentido que el hecho percibido o representado se llegue al representativo o ideado.
En la aptitud del hecho percibido tenga para determinar la idea del hacho diverso
radica su capacidad representativa. En efecto, si en un papel hay varias palabras
puestas arbitrariamente, sin ninguna relación entre ellas, no existe declaración
alguna.
B- Validez:
Están constituidas únicamente por las formalidades propias de un acto
documentado en particular, como acontece con las escrituras públicas, cuando no
conservan las formalidades legales, etc.
Una cuestión es la validez de la escritura y otra la del acto que se documenta
mediante ella. Es factible que la escritura sea válida, cuando se cumplan todas sus
etapas, pero el acto jurídico que ella contiene, sea nulo por faltar los requisitos de
orden sustancial consagrados por la ley. Si la escritura es declarada nula, lo que se
documenta mediante ella también queda afectado por el mismo vicio.
C- Eficacia:
En el documento se distingue eficacia probatoria de fuerza obligatoria. La eficacia
probatoria tiene que ver con el grado de convicción que el juez le otorga al
documento, mientras la fuerza obligatoria es el derecho a la obligación, según el
caso, que surge entre las partes como consecuencia del acto jurídico que hacen
constar en el documento. Como por ejemplo el de eficacia probatoria puede
mencionarse la certificación que otorga un funcionario, a la que el juez le confiere
plena credibilidad por parte de documento público y fuerza obligatoria, el contrato de
arrendamiento contenido en un documento del cual emana la obligación para el
arrendatario de cubrir la renta.
Los requisitos que configuran la eficacia del documento son los siguientes:
Autenticidad: consiste en la certeza respecto de la persona de quien proviene el
documento y de su contenido.
Que observe las formalidades para incorporarlo al proceso: son los requisitos que el
documento debe de cumplir para quedar incorporados al proceso. Tiene especial
importancia en el caso de los documentos otorgados en el exterior y en idioma
extranjero.
ELEMENTOS
De acuerdo con la estructura que según
Jaime Guasp tiene el acto procesal, del cual el probatorio es una modalidad, en el
documento se puede hablar de los mismos elementos: sujetos, objeto y actividad.
A- Sujetos: los sujetos del documento, como medio probatorio, están constituidos
por la persona de la que proviene, en calidad de autor jurídico, y por el juez, como
destinatario encargado de valorarlo o de apreciar su eficacia o grado de credibilidad.
Cuando el documento contiene una declaración de voluntad que se traduce en un
acto jurídico, tiene, además, como sujetos a las personas o partes que en el
intervienen. Como el documento puede contener una manifestación de carácter
reservado, el derecho a su publicación o mejor, el de conocerlo por personas
distintas de su destinatario, tiene en su autor a quien puede disponer en esta
materia.
El documento como todo medio probatorio, requiere que la parte contra quien se
presenta pueda impugnarlo, sea desconociéndolo, cuando aquel carece de
autenticidad o si la tiene tachándolo la parte que tiene esta facultad, adopta la
calidad de sujeto contradictor.
B- Objeto: el objeto del documento es su contenido, que a su vez lo tiene en el
hecho que se pretende demostrar, entendido en su aceptación amplia. El objeto
puede ser diferente, según se trate de documento declarativo o representativo. En
efecto en el documento declarativo el objeto es la manifestación o acto jurídico que
se hace constar. En cambio, si el documento es representativo, el objeto es lo que
aparece en él. Esto significa que en el declarativo el objeto puede separarse del
documento, mientras esto es imposible en el representativo. El documento
declarativo es factible transcribir lo expuesto a otro documento; en el representativo,
en cambio, implica reproducirlo.
En el documento declarativo cuando contiene un acto jurídico como se desprende
particularmente del articulo 258 del código de procedimiento civil reproducido en el
artículo 250 del código general del proceso, se distinguen dos partes: la enunciativa
y la dispositiva.
La parte enunciativa consiste en una declaración de ciencia, que se profiere a
clausulas o cuestiones accesorias, como son las condiciones jurídicas de quienes
intervienen en el acto, etc. La parte dispositiva también es una declaración, pero de
voluntad, destinada a producir efectos jurídicos como las cláusulas que contienen
los elementos esenciales del contrato de compraventa, arriendo o de mutuo.
C- actividad: atañe a los tres que la integran lugar, tiempo y modo.
Lugar: se refiere a la localidad en la que el documento se elabora o donde ocurre el
acto que se hace constar. El lugar tiene relevancia en los documentos públicos,
entre ellos la escritura para determinar si el funcionario actuó dentro del territorio en
el cual ejerce sus funciones.
Tiempo: la fecha es parte integral de la data y obra de diferente manera según se
trate el documento público, la fecha, es la que aparece en él, esto se predica, por
ejemplo, de las escrituras públicas, en el documento privado, revestido de su
autenticidad, por mandato legal o en virtud de reconocimiento, la fecha es la que
figura en el o aquella en la que se produce la diligencia mediante la cual se
reconoce. En cambio, en los documentos que carecen de autenticidad la situación
es diferente según sea entre las partes o frente a terceros.
En relación con las partes, esto es, quienes intervienen en el acto jurídico que se
hace constar, la fecha es la que se indica en el documento. Y en relación con
terceras personas ajenas a las partes, la fecha no es la que aparece en el
documento sino aquella que se infiere de la ocurrencia de determinados actos que
permiten al juez tener certeza acerca de su existencia a saber.
Modo: se refiere a la manera como el documento se incorpora al proceso. La regla
general es que el documento se incorpora al proceso en original y como excepción,
en copia. La copia se presenta con mayor ocurrencia en los documentos públicos
porque la mayoría están archivados o se encuentran en despachos públicos de los
cuales no se pueden sustraer como ocurren con la escritura públicas y las partidas
de estado civil.
Los protocolizados: el articulo 56 del decreto 960 de 1970 estatuto de notariado,
permite que se incorporen en el protocolo los documentos que con ese fin presenten
las partes, protocolizando un documento, no es factible sustraerlo, por lo que se
debe de acudir a la copia. Los que forman parte de otro proceso del que no puedan
ser desglosados siempre que la copia se expida por orden del juez.
Aquellos cuyo original no esté en poder de quien lo aporta, la condición consiste en
que la parte solo puede utilizar la copia cuando el original no esté en su poder. El
código de procedimiento civil y el código general del proceso determinan la forma de
obtener las copias y el valor probatorio que estas tienen. Las copias deben de ser
total, o al menos constar los aspectos inherentes al hecho que se pretende
demostrar, para evitar que se utilicen copias parciales que desvirtúen los hechos la
contraparte de quien la pida puede solicitar se adicione con lo que estime
conducente. El código general del proceso articulo 249 consagra esa facultad, que
se debe ejercer en el término que se ocurre para pronunciarse al respecto.
ESCRITURA PÚBLICA
A-concepto la escritura pública es, de acuerdo con el articulo 13 del decreto 960 de
1970 el instrumento que tiene declaraciones en actos jurídicos emitidos ante notario,
con requisitos provistos en la ley y que se incorporan la protocolo.
B- Características: la escritura es un documento público, por cuanto en el interviene
un funcionario en ejercicio de sus funciones, pero su contenido por limitarse a dar
constancia del acto que mediante de ella celebran las partes, es de carácter privado
y se rige por normas del derecho sustancial.
C- Etapas: las etapas que debe de cumplir la escritura pública para que se le
considere legalmente producidas son: comparecencia, recepción, extensión
otorgamiento y autorización.
Comparecencia: consiste en que las partes se hacen presentes en la notaria, se
identifican e indican la calidad con la que actúan. La identificación se hace mediante
los documentos legales pertinente. Sin embargo, en caso de urgencia y a falta de
esos documentos, el notario puede identificar a los intervinientes con otros
documentos auténticos o dando fe de que los conoce.
Cuando quien comparece obre como representante, se indicará el nombre del
representado y la clase de representación que ejerce, vale decir, como gerente,
apoderado general, o apoderado especial. Si se trata de funcionarios públicos que
representan al estado, un departamento o municipio se indica el cargo que
desempeña.
Por recepción: se entiende que el notario reciba las declaraciones de las personas
que comparecen, que pueden llevar confeccionada la minuta; en caso contrario, lo
hace el notario.
La extensión: es la versión escrita de lo declarado, según lo preceptúa el articulo 14
del decreto 960 de 1970. La escritura se redacta en lenguaje sencillo, jurídico y
preciso. El idioma que se emplea es el castellano y si los otorgantes no lo conocen
suficientemente, los asesorara un intérprete, que firma con ellos y de cuya
intervención el notario dejara constancia.
Otorgamiento: es el consentimiento expreso que los exponentes hacen respecto del
contenido del documento, extendida la escritura, se lee en su totalidad por el
notario, por los otorgantes o la persona designada por estos, quienes pueden
aclarar, modificar, o corregir lo que les pareciere y al estar conformes expresan su
consentimiento.
Autorización: es la fe que le imprime al instrumento en vista que se cumplen los
requisitos legales y que las declaraciones han sido emitidas por los interesados. La
autorización la hace el notario una vez cumplidos todos los requisitos e incorporados
los correspondientes comprobantes, suscribiéndolo con la firma autógrafa en último
lugar.
Cancelación: se agrega la cancelación, que no es una etapa propia de su
perfeccionamiento, sino posterior, que consiste en quitarle eficacia al acto jurídico
que en ella se hace constar, por la estrecha relación que tienen y por estar ambas
reguladas por el estatuto notarial.
RECONOCIMIENTO
Para que el documento privado tenga valor, requiere que sea autentico, vale decir,
que exista certeza de su contenido y que se conozca la persona de quien proviene.
Cuando el documento no está amparado de autenticidad, la manera de obtenerla se
denomina reconocimiento, pero varía según se surta por la parte o por un tercero.
El reconocimiento tiene amplia regulación en le código general del proceso y en
aquellas ramas en la que este aplique y aunque muchos de sus aspectos también
operan en el proceso penal.
A- En materia civil y procesal general: a los documentos privados que se incorporen
al proceso con fines probatorios, criterio que con mayor amplitud consagro el
articulo 244 del código general del proceso. Aunque podría creerse que se
derogaron tácitamente varias modalidades de reconocimiento, realmente lo que hizo
fue limitar su alcance, en razón de lo que documenten y de quien provengan.
El reconocimiento presenta las siguientes modalidades:
Por atestación: es necesario distinguir dos figuras similares, pues comparten
aspectos comunes, cuales son el reconocimiento y la autenticación. El
reconocimiento se presenta cuando en el documento se hace constar su
autenticidad mediante una diligencia que se surte ante un juez o notario,
funcionarios a quienes se les ha otorgado esa función, esta modalidad de
reconocimiento es necesaria para establecer la autoría del acto documentado
cuando la firma ha sido puesta a ruego y aun cuando este firmado por su autor. La
autenticación es una actuación notarial, establecida principalmente para confrontar
la copia de un documento con el original o con otra copia autentica, de la que se
deja la correspondiente anotación en cada una de sus páginas, con la fecha y firma
del notario.
Implícito: el articulo 244 del código general del proceso reitero lo previsto por el
articulo 276 del código de procedimiento civil al consagrar el reconocimiento que
obra con respecto a la parte que aporta el proceso un documento privado, en
original o copia, y no alega su falsedad. Pero mientras el código general del proceso
no empleo ningún calificativo para distinguir, el código de procedimiento civil lo
denomino implícito.
Los requisitos para que se produzcan el reconocimiento implícito del documento
son:
1- que se aporten al proceso: el documento se incorpora debidamente al proceso
cuando ello se hace en las oportunidades establecidas por la ley para cumplir dicha
formalidad, especialmente por acompañarlos a la demanda, al proponer
excepciones, y en sus respectivas respuestas, en el curso de una inspección judicial
o en el interrogatorio de parte. Además, puede aportarse en original o en copia.
2- que no esté amparado de autenticidad: no obra respecto de los documentos
privados revestidos de autenticidad por reconocimiento expreso anterior o por
otorgarlo la ley.
3- que al aportado al proceso la parte no alegue su falsedad: es preciso que el acto
el cual se acompaña el documento, sea la demanda, la proposición de excepciones
o sus respectivas contestaciones, expresamente la parte no proponga la falsedad
del documento.
Tácito: se presenta cuando allegado el documento al proceso, la parte contra quien
se opone no lo tacha de falso en la oportunidad señalada al efecto por la ley. El
código general del proceso por su parte, al concederle autenticidad general a los
documentos, cualquiera sea su modalidad, expresamente en el artículo 272
considero improcedente el desconocimiento respecto de las reproducciones de voz
o de imagen de la parte contra quien se aduce, o de los documentos suscritos o
manuscritos por esa parte, respecto de los cuales solo es producente la tacha que
debe probar quien invoca.
Para que el documento se incorpore al proceso, en la oportunidad establecida para
ello y que no esté revestido de autenticidad, son requisitos específicos los
siguientes:
1- que se trate de documentos instrumental no firmado, ni manuscrito pero cuya
elaboración se atribuya a la parte contra quien se presenta y que contenga
distintivos de los que se infieren su autoría. La misma regla rige en acción con los
documentos que provienen de terceros y que se encuentran en las mismas
condiciones, pues no están amparados de autenticidad.
2- que la parte contra quien se presente no lo desconozca en oportunidad. El
articulo 244 del código general del proceso, se refiere a este medio de conocimiento
para evitar que la parte contra quien se presente lo tache o desconozca, según el
caso. La misma obra en los documentos dispositivos y representativos que emana
de terceros. El término que se dispone para desconocer el documento en materia
civil es variable, de acuerdo con la oportunidad en que se incorpore al proceso, que
es auténtica a la prevista por la tacha.
Judicial: como se concluye de su denominación, es el que se hace ante funcionario
judicial.
Clases: puede asumir dos modalidades: de acuerdo con la conducta de la persona
llamada a reconocer el documento expresa o por disposición judicial. Por decisión
judicial se presenta cuando la parte desconoce el documento y se obtiene su
reconocimiento mediante decisión judicial que se profiere previamente a la
actuación que corresponde surtir al efecto.
Expresa: cuando a instancia de la parte que aporta el documento se cita al llamado
a reconocerlo, para que haga la manifestación correspondiente ante el funcionario
judicial. Esta modalidad, presenta a su vez una doble condición, según la
oportunidad en que se lleve a cabo: la procesal y la extraprocesal. La extraprocesal
si se hace antes del proceso y como medida previa o mediante actuación
independiente. La procesal es aquella que se lleva a cabo en un proceso, no existe
reconocimiento propiamente dicho, sino confesión de parte de la persona a quien se
atribuye el documento, en virtud de la cual acepta su contenido y en el firmado a
ruego, pues se encargó a otro para que lo elaborara.
Tramite: el reconocimiento judicial procesal o extraprocesal tiene el mismo tramite o
procedimiento e igual reglamentación, respecto a la legitimación activa y pasiva. La
legitimación activa se refiere a la persona que está facultada para solicitar el
reconocimiento, que no pueda ser otra, según se infiere de la regulación, que quien
presente el documento y este legitimado para pedir su reconocimiento. La
legitimación pasiva la persona contra quien se solicita el reconocimiento o que está
legitimada para efectuarlo, es el autor del documento. En el caso de la persona
jurídica obra respecto del representante, así quien desempeñe el cargo al hacer
reconocimiento no sea quien elaboro el documento, la razón de esto estriba en que
la persona jurídica actúa por conducto de su representante, sin considerar quien lo
sea.
El articulo 272 del código de procedimiento civil y el articulo 185 del código general
del proceso, permiten citar al mandatario de quien proviene el documento, cuando
este está facultado para obligar al mandante mediante actos de dicha naturaleza.
Esto quiere decir que para que proceda el reconocimiento respecto del mandatario
es indispensable que el mandato este vigente y que se traten de actos que lo
comprendan. Cuando el documento ha sido suscrito por el mandatario, para tener
su reconocimiento se puede citar al mandatario o al mandante, a opción del
interesado, para que opere esta modalidad es indispensable que el mandato este
vigente por la época en que se produce el documento y que este suscrito por el
mandatario.
Petición: consiste en solicitar el reconocimiento y para ello se adjunta el documento
correspondiente.
Auto: el reconocimiento se decreta mediante auto en que se fija la hora para
adelantar la diligencia. La providencia que se pronuncie sobre el reconocimiento,
para negarlo o decretarlo, es de simple trámite, por lo que solo procede el recurso
de reposición a instancia de la parte que se considere afectada.
Notificación: el auto que decreta el reconocimiento se notifica de manera diferente,
según se realice en el proceso o antes de él, como anticipada. En efecto la
actuación es procesal y el reconocimiento se surte de las partes, por estar
vinculados al proceso y por tal circunstancia en las decisiones que en el se
produzcan, la notificación se hace por estado. En cambio, si el reconocimiento se
hace dentro del proceso, pero con un tercero, la notificación será personal o, en
subsidio por aviso. Si el reconocimiento se surte como prueba anticipada, porque la
persona con quien corresponde surtirlo es ajena a la actuación, la notificación será
personalmente y, en subsidio por aviso.
Diligencia: la diligencia se surte con la persona que hace el reconocimiento e implica
su presencia en el despacho judicial donde se lleva a cabo la actuación, pues si no
asiste se configura otra situación que genera consecuencias. Surtida la
identificación de quien es llamado a reconocer el documento que es la primera
actuación que se debe cumplir, el juez procede a tomarle el juramento, por cuya
gravedad promete decir la verdad. Si el juramento se omite y la persona no
reconoce el documento, se debe volver a surtir observando esa formalidad.
La forma de practicar el reconocimiento varía de acuerdo con el tipo de documento
de que se trate. En efecto, si el documento es impreso, basta reconocer el texto, lo
cual implica el del acto jurídico que se hace constar. Si el documento está formado a
ruego, quien hace el reconocimiento manifiesta si se extendió por orden suya, si el
signatario obro en su nombre y si es cierto. Cuando la persona llamada a reconocer
el documento no sabe leer ni escribir, el juez debe leerle todo el texto. Si no se
cumplen estos requisitos no se produce el reconocimiento y, por ende, la carga de la
prueba para establecer su autenticidad recae sobre la parte que allega el
documento y pide la diligencia.
Cumplida la diligencia, reconózcase o no el documento, se deja constancia en el
acta que al efecto se sienta y que suscriben el juez, la persona con quien se verifica
y el secretario. Cuando se desconoce el documento, es preciso verificar su
autenticidad, si así lo solicita el interesado dentro del traslado que se otorga para la
tacha, esto es, en la misma audiencia. El articulo 173 del código general del proceso
permite que un documento pueda ser reconocido mediante actuación surtida de
común acuerdo por las partes, siempre que conste en escrito que suscriba la parte
llamada a reconocerlo.
La norma no distingue si el documento privado proviene de quien es parte o de un
tercero; solo dispone que sea necesario reconocer, en cuyo se procederá de
manera diferente, según corresponda a uno otro.
Ficta o presunta: constituye una modalidad de la judicial, pues ocurre en una
actuación de esta clase, concretamente como consecuencia de la solicitud de
reconocimiento que obra cuando la persona citada no concurre a la diligencia sin
causa que lo justifique o, así se haga presente, cuando no responde o lo hace con
evasivas.
Inasistencia. No es suficiente que la parte citada a reconocer no lo haga en el día y
la hora señalados, pues dispone de tres días para justificar su inasistencia,
mediante prueba sumaria. Si la excusa se presenta en termino, el juez fija nueva
fecha y hora, mediante auto que se notifica por estado, pues el interesado o la
persona con quien se adelanta el reconocimiento, está vinculado al proceso. Si el
citado no presenta excusa, lo hace extemporáneamente o se considera que el
inconveniente que aduce no es serio, se tiene por surtido el reconocimiento y el juez
deja la correspondiente constancia en el documento.
Negativa del citado: son las actitudes del citado a reconocer el documento que la
implican, coacreditados en las siguientes:
Negativa a prestar juramento: la diligencia requiere esta formalidad, que se surte
entes del reconocimiento, de acuerdo con la regla general vigente en la materia. En
efecto, el interesado puede negarse a jurar, pero puede aceptar que el documento
es de su autoría, con lo que existirá reconocimiento, por configurarse una situación
semejante a la del interrogatorio de parte.
Negarse a declarar: dos actitudes del interesado o llamado a reconocer el
documento configuran este supuesto: manifestar que se abstiene de declarar, lo que
implica que aún no se le haya formulado pregunta alguna, y negarse a responder
cada interrogante en particular.
Contestar con evasivas: es una forma de negación, pues el termino excluye el
pronunciamiento expreso en cualquiera de sus modalidades, vale decir, aceptar o
negar, que es el indicado. En cualquiera de estas tres modalidades, el juez da por
reconocido el documento y así lo hace constar en escrito que pone al pie del
documento.
En la rama penal. Obra en las siguientes variantes:
Reconocimiento expreso: es prácticamente el único medio con el que se le puede
dar autenticidad al documento en materia penal. Tiene modalidades en cuanto a la
forma de operar, en particular respecto de la persona con quien se surta. La ley 960
de 2004 en su artículo 426, numeral 3, entre los varios métodos para dar
autenticidad a un documento, enuncia la certificación expedida por la entidad
encargada del registro de la firma digital de la persona natural o jurídica autora del
correo electrónico, mención que en realidad está más por cuanto con esa finalidad y
mediante esta formalidad la establece la regla general, a semejanza de la efectuada
por el notario en un escrito.
En el ordenamiento acusatorio, regulado por la ley 906 de 2004, expresamente el
articulo 426 para darle autenticidad al documento establece el reconocimiento
expreso, que se obtiene de la persona de quien proviene o contra quien se hace
valer. El reconocimiento se obtiene en la etapa del juicio mediante la recepción del
testimonio de la parte con quien se surte o del experto que rinde el informe técnico.
Pero si el documento no requiere esta formalidad, porque este revestido de
autenticidad, basta relacionarlo en la proposición de pruebas en la audiencia
preparatoria y presentar en el juicio.
Reconocimiento tácito: solo obra en el proceso regulado por la ley 600 de 2000,
donde está previsto expresamente, sujeto a los siguientes requisitos:
1- que el documento obre en un proceso, por cuanto es necesario que la parte
contra quien se hace valer pueda conocerlo y controvertirlo.
2- que la incorporación del documento se produzca en la oportunidad y forma
prevista por la ley.
3- que el documento no esté amparado por la presunción de autenticidad. El articulo
262 es más preciso, por cuanto habla únicamente de documentos y que se
aduzcan, con lo cual los comprende a todos. Se excluyen los revestidos de
autenticidad.
4- No es necesario que el documento provenga de la parte contra quien se opone. A
diferencia de lo que acontecía en materia civil, en que expresamente el articulo 252
se refería a ciertos documentos producto de la parte contra la que se hacían valer
en materia penal. Tal como lo preceptúa el código general del proceso articulo 244,
comprende tanto a quien es parte como a quien es tercero.
5- Que la parte contra quien se presenta no manifieste inconformidad antes de
terminar la audiencia pública, según dispone el articulo 262 de la ley 600 de 2000.
El articulo 252 del código de procedimiento civil y el articulo 244 del código general
del proceso hablan de tachar el documento, lo cual, en estricto sentido, queda
referido a los revestidos se autenticidad, mas no a los que carecen de ella, porque
en relación con estos basta desconocerlos para evitar que se produzcan su
reconocimiento tácito y que se consideren auténticos.
En materia penal no se habla de tacha, sino de desconocer y de inconformidad.
Desconocer es la de no conocer o negar ser suya una cosa, mientras que la
inconformidad es la falta de correspondencia entre una cosa y otra.
Mediante informe de experto: el informe de experto en la disciplina sugerida en el
artículo 424 cuando se trata de documentos que requieren establecer su
autenticidad mediante prueba técnica, como acontece con la grafología respecto de
los escritos, la determinación de la voz en las grabaciones, etc.
DOCUMENTOS DE TERCEROS
El articulo 244 del código general del proceso, con criterio más amplio y
pormenorizado que el código de procedimiento civil, reconoce autenticidad a los
documentos privados que obran en un proceso y que provienen de las partes o de
terceros, sin embargo, en relación con estos es preciso tener en consideración cuál
es su contenido a saber.
A- cuando son dispositivos: se refiere s los que contienen actos de índole jurídica,
como un contrato, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos o que
reproduzcan la voz.
B- cuando son representativos: son representativos los que contienen una imagen,
como las fotografías, cuando de ellas, como es lo indicado, se derivan
consecuencias jurídicas, como la que da cuenta de una pelea, una reunión, etc.
C- Cuando son simplemente declarativos: esta clase de documentos, que solo
contienen una relación de hechos, por asemejárseles al testimonio se aprecian por
el funcionario contra quien se aducen solicite de manera expresa su ratificación.
En materia penal la autenticidad del documento no se refiere específicamente a las
partes y de esta suerte se extiende a los terceros. Por consiguiente, las formas de
revestir de autenticidad a un documento son las mismas para toda persona a quien
se le atribuya su autoría, entendida esta en su más amplia acepción.
OPORTUNIDAD PARA INCORPORAR EL DOCUMENTO AL PROCESO
Puede agruparse en dos. Unas son de carácter general, por estar previstas,
además, para los otros medios probatorios, y la otra es especial, referida a la prueba
documental en particular.
Oportunidad general: la regla general de acuerdo con el código general del proceso,
aplicable al proceso contencioso administrativo, consiste en que, si el documento
está en poder del aparte, debe acompañarlo a la demanda o al escrito en que
propone excepciones y sus respectivas contestaciones, según se trate de proceso
declarativo o ejecutivo. En cambio, si el documento no está en poder de la parte que
pretende hacerlo valer en el proceso, puede solicitar en las oportunidades que al
efecto tiene, esto es, la demanda, la proposición de excepciones y sus respectivas
respuestas o durante el traslado de la demanda, cuando se proponen excepciones
de mérito o de fondo, que el juez decrete la exhibición por quien tenga el
documento.
El proceso penal se puede aportar documentos a instancia de cualquiera de las
partes durante la indagación e investigación, pero su relación debe hacerse en la
audiencia preparatoria y su incorporación en la de juicio, mediante la recepción del
testimonio de quien proviene o del experto que rinde dictamen.
Oportunidad especial: respecto del documento, en el código general del proceso, en
el código procesal del trabajo y en el contencioso administrativo, las oportunidades
para incorporarlo son las siguientes:
En segunda instancia: cuando el documento no pues ser incorporado en la primera
instancia por fuerza mayor, por caso fortuito o maniobra de la contraparte, supuesto
en el cual es dable solicitar la apertura a prueba con esa especifica finalidad.
En inspección judicial: se pueden aportar documentos, a condición de que tengan
relación directa con su objeto, por ejemplo, cuando la inspección tiene por finalidad
identificar un inmueble.
En la recepción de declaraciones: el código general del proceso articulo 221 es más
amplio que la norma del código de procedimiento civil, por cuanto en su numeral 6
no solo permite que el testigo presente documentos que tenga en su poder, sino que
reconoce documentos relacionados con su declaración. Desecha el traslado por
cuanto este se surte con la persona a quien se le atribuye el documento para que
pueda tacharlo o desconocerlo, según el caso y no con quien lo reconoce.
Mediante exhibición: es un acto de adquisición procesal, mediante el cual las partes
ponen espontáneamente a disposición del juez o tribunal, pruebas o bienes, pero no
es espontánea y puede hacerse solo respecto de documentos o bienes muebles.
Las Características de exhibición son:
1- Es un acto procesal de adquisición: esta característica consiste en que el objeto
de la exhibición forma parte del proceso y al funcionario jurisdiccional le
corresponde evaluarlo sin considerar cual parte la solicita.
2- es provocada: cuando la parte o el tercero que tienen en su poder el documento o
la cosa mueble lo presentan por su iniciativa, pero en sentido estricto y de acuerdo
con el ordenamiento procesal es provocada por estar condicionada a la petición que
haga el interesado. La oportunidad en dos ocasiones se puede solicitar la exhibición
como prueba anticipada antes del proceso, o en el curso de este, por lo que se
denomina procesal. La legitimación activa recae en la parte o en la presunta
contraparte, según que la exhibición se solicite en el proceso o con antelación a este
como prueba anticipada.
Para que proceda la exhibición es necesario que se cumplan los siguientes
requisitos:
1- que el documento o mueble este en poder de la persona contra quien se pida la
exhibición: esta formalidad debe afirmarla quien solicita la exhibición y además
establecer su clase y la relación que el documento tiene con los hechos del proceso.
2- Que se trate de documento o bien mueble: de acuerdo con la normativa procesal,
la exhibición queda circunscrita a los documentos, en general y a los muebles en
particular.
3- que se formule la petición: la exhibición procede a iniciativa de las partes o
presuntas partes, es decir, está dominada por el principio dispositivo, pero en
materia penal, cuyo proceso es esencialmente inquisitivo, el funcionario por
iniciativa propia puede ordenar que se presente el documento, situación equivalente
a la exhibición, por no existir en ese ordenamiento esa denominación.
La exhibición comprende varias etapas, que son la petición la solicitud se contrae a
la exhibición del documento respecto de determinada persona, tercero o parte; la
afirmación de que el documento se encuentra en poder del llamado a exhibirlo; cual
es la clase de documento, si es público o privado y además, su calidad de original o
copia; cuál es su contenido y por último lo que se pretende demostrar que determina
la pertinencia de la prueba.
Notificación: el auto que decrete la exhibición, para que se surta sola o con la
inspección judicial y tanto para la actuación preprocesal como la procesal, se le
notifica al tercero por aviso. En relación con las partes y en el proceso, la
notificación se hace por estado.
Diligencia: por lo general, la diligencia de exhibición se realiza en el despacho del
órgano jurisdiccional que conoce de esa actuación, con carácter preprocesal o
procesal. Este criterio se aplicará cuando los documentos u objetos materia de la
exhibición pueden llevarse al despacho judicial; en caso contrario, se impone
efectuarla en el lugar donde ellos se encuentren.
Oposición: la persona a quien se le ordena hacer la exhibición, sea parte o tercero,
puede oponerse a ella. El termino de que dispone con ese propósito es el de
ejecutoria de la providencia que decreta la exhibición y la oposición solo procederá
si su objeto no se encuentra en su poder y, además, cuando se trata de terceros,
por existir reserva legal o porque su exhibición pueda ocasionar perjuicio.
Cuando la actuación es preprocesal o funge como prueba anticipada, la parte que
solicita la exhibición puede pedir las pruebas tendentes a desvirtuar la negativa del
llamado a efectuarla, porque se aduzca que no tiene el documento en su poder,
durante el traslado del escrito que contiene la oposición, pues esta actuación se
impone por constituir parte del incidente, que es el trámite que se debe seguir.
Renuencia a exhibir: se puede definir la renuencia como la negativa, injustificada, a
exhibir o presentar el documento o la cosa mueble en el día, hora y lugar señalados
por el juez.
Cuando prospera la oposición se le impone la renuencia si la oposición no prospera,
si se demuestra que el opositor tenía el documento a que aquel no justifica el
perjuicio que aduce la ocasionaría la exhibición o no prueba la reserva que dice
tener el documento. Justificar la inasistencia al llamarlo a exhibir el documento le
corresponde establecer, mediante prueba sumaria, en los tres días siguientes al
señalado para la diligencia, la circunstancia que le impidió concurrir. Si la parte
llamada a exhibir, que no justifica su inasistencia, presenta el documento en
cualquier oportunidad lo que sucedería si se logra el propósito de la exhibición por
no prohibirlo la norma, no habrá renuencia y por ende tampoco lugar a la sanción. Si
el citado a exhibir justifica su inasistencia el día y hora señalados, le corresponde
presentar el documento en la oportunidad nueva que ordene el juez.
La sanción por renuencia a exhibir el documento varía según que la persona
llamada a presentarlo sea un aparte o un tercero. Para la parte constituye una
confesión ficta, por cuanto si los hechos son susceptibles de ella, se tienen por
ciertos y de no como indicio en su contra. En cuanto al tercero, la sanción no es de
carácter jurídico, por no tener la condición de parte, sino económica y consiste en
una multa fijada por el juez no inferior a cinco salarios mínimos.
En el caso en que la exhibición se solicita y es decretada, pero no hay lugar a
practicarla, pues con antelación a esa actuación el documento ha sido incorporado
al proceso, con respecto al tercero en cuyo poder se encuentra el documento que se
debe exhibir, la situación es semejante basta con que lo presente aun cuando es
conveniente acompañarlo de un escrito en el que se haga mención de esta
circunstancia, sin necesidad de autenticarlos, por estar amparados por la presunción
de autenticidad.
Por entrega: la exhibición se aplica en el proceso general y en los ordenamientos
que siguen sus lineamientos, como el laboral y el contencioso administrativo, en el
proceso penal se reemplaza por lo que podemos denominar entrega.
TACHA DE FALSEDAD
La falsedad material es la alteración total o parcial del texto, del contenido del
documento o de su firma. En consecuencia, hay falsedad material cuando se borra,
cambia o agrega una parte del texto. También si se suprime una firma o la que
aparece no es la de la persona a quien se atribuye.
La falsedad material se opone la intelectual o ideológica, que recae en el contenido
y cuando el acto que se hace constar no corresponde a la verdadera intención de
las partes y configura lo que se denomina simulación, como ocurre cuando se hace
constar una venta si en realidad se ha hecho una donación. La intelectual constituye
objeto de un proceso tendiente a obtener la declaración de simulación y la
consiguiente vigencia del acato jurídico real celebrado entre las partes.
Para que se proceda la tache se requiere varios requisitos, cuya ausencia entraña
que el juez se abstenga de darle curso a la actuación que ella determina:
A- Solo procede respecto de documentos auténticos: al decir documentos auténticos
quedan involucrados todos los que tienen esa calidad.
B- Que el documento influya en la decisión. El documento debe versar sobre un
hecho que constituya presupuesto esencial de la pretensión o de la excepción,
descartándose los que carecen de esa condición o buscan demostrar situaciones
superfluas.
C- Legitimación activa. La tacha debe proponerla la parte contra quien se presenta
el documento, sea demandante, demandado o tercero interviniente y la carga de la
prueba, como es necesario desvirtuar la presunción de autenticidad que lo ampara,
también le corresponde a ella.
D- Legitimación pasiva. Toma en cuenta la parte a quien favorece el documento sin
considerar al autor.
E- oportunidad. Las oportunidades para proponer la tacha dependen del momento
en que el documento se incorpore al proceso, cuando se adjunta a la demanda,
cuando se acompaña a la contestación a la demanda, cuando la tacha la formula
quien aporte el documento, aportando en audiencia o diligencia, en otras
oportunidades.
El trámite comprende la petición que lo origina, la actuación que determina y la
forma como decide. Si el documento objeto de la tacha se presenta con la demanda,
aquella se formula en la contestación. Si se presenta con la contestación, la tacha
se propone durante el traslado de las excepciones y cuando es en otra oportunidad
los era en el curso de la audiencia en que se ordena tenerlo como prueba.
Formulada la tacha si es procedente y la petición reúne los requisitos anotados, el
juez ordenara reproducir el documento y dejar constancia del estado en que se
encuentra. Cuando el documento aportado es una copia, el juez puede exigir que se
presente el original. Precluido en traslado, se decretan las pruebas pedidas y las
que el juez considere necesarias, que deben producirse en la oportunidad
establecida para practicar las del proceso o incidente en cual se adujo el
documento. Para establecer la tacha puede acudirse a cualquier medio probatorio,
como los testigos instrumentales que suscriben el documento.
La decisión sobre la tacha se toma en la providencia que resuelve el proceso o el
incidente en que se proponga. Si el documento es total o parcialmente falso, el juez
dejara constancia de ello en el margen o al final de él. Declarada la falsedad, el juez
avisa a la justicia penal, esto es la fiscalía y le envía las copias necesarias para la
investigación. Si el juez civil declara la tacha y el penal absuelve, cada decisión
produce consecuencias y viceversa, es posible que el juez civil niegue la tacha y
que el juez penal decida que hubo delito.
Si la tacha no prospera, se condena a quien la propone a pagar a la parte que
aporta el documento, el 20% de las obligaciones que consten en el do 10 a 20
salarios mínimos legales mensuales si no tiene valor económico, de la cual
responde solidariamente el apoderado si la formula sin autorización escrita del
poderdante. Igual sanción se aplica a la parte que aporta el documento si prospera
la tacha, pero no es extensiva al apoderado.
Culmina normalmente con la ejecución de la providencia que se pronuncia sobre
ella sea sentencia, si se propone en el proceso o auto, cuando se ventilan en
incidente, excepcionalmente por la clase de actuación, finaliza mediante
desistimiento que recae sobre el documento e implica no tenerlo como prueba.
En materia penal en la ley 906 de 2004 el articulo 432 dispone que el juez apreciare
el documento teniendo en cuenta que no haya sido alterado en su forma o en su
contenido.
DESCONOCIMIENTO DEL DOCUMENTO
El desconocimiento consiste en que la parte contra quien se presenta el documento
manifiesta que no le consta que la persona a quien se atribuye sea el autor jurídico.
El desconocimiento del documento exige observar estos requisitos:
A- Que se trate de documentos no auténticos. Esto significa que solo pueden
desconocerse los documentos privados no revestidos de autenticidad, se excluyen,
por tanto, los documentos públicos y los privados aportados por las partes y
revestidos de autenticidad por disposición legal o por haberse reconocido así antes
del proceso.
B- Que no se trate de documento instrumental manuscrito, ni firmado. No obra en
esta clase de documentos, pues requieren de reconocimiento expreso y si este no
se produce, no se los puede declarar auténticos.
C- Que se desconozca el documento. Desconocer es manifestar que un documento
no ha sido confeccionado por la persona a quien se le atribuye.
Legitimación puede ser por activa o pasiva, según el sujeto que desconozca el
documento. La legitimación activa radica en la persona que desconoce el
documento, aun cuando la carga de la prueba para demostrar su autenticidad
recaiga sobre quien lo aporto.
Hay que distinguir la oportunidad que tiene la parte para desconocer el documento y
la de quien lo aporta para insistir en que se establezca su autenticidad. Para
desconocer el documento, este se incorpora al proceso al recibir el interrogatorio de
parte o de un testimonio, en esa audiencia se ordena tenerlo como prueba y correr
traslado a las partes para que lo desconozcan si es el caso. En materia penal el
termino para desconocer el documento es más amplio que en materia civil, pues se
puede hacer hasta antes que finalice la audiencia pública.
Para insistir en la autenticidad la parte que solicita el reconocimiento dispone del
traslado que se le corre en la audiencia en que ordene tener como prueba el
documento, para insistir en que se demuestre su autenticidad. Y para establecer su
autenticidad se surte el mismo tramite previsto para la tacha, de acuerdo con el
articulo 272 del código general del proceso, lo cual implica que, producido el
desconocimiento, en la misma audiencia se le corre traslado a la parte para que
pueda solicitar que se verifique la autenticidad del documento. En materia penal si el
documento no está revestido de autenticidad carece de eficacia y se considera
anónimo. En consecuencia, cuando el documento no es reconocido por la persona a
quien se le atribuye, se puede establecer su autenticidad mediante dictamen
pericial, pero si esto no se logra se le considera anónimo y no tendrá incidencia
probatoria.
VALOR PROBATORIO
Se distingue la clase de documento y en cada uno su valor probatorio, esto es, el
grado de credibilidad que tenga y la fuerza obligatoria, son los derechos y
obligaciones que se deriven del acto jurídico que contiene. Cualquiera que sea el
tipo de documento, público o privado, la prueba que resulte es indivisible y
comprende aun el aspecto enunciativo, siempre que tenga relación directa con el
aspecto dispositivo del acto o contrato.
Los documentos públicos se presumen auténticos, mientras no se demuestre su
falsedad y hacen fe de su otorgamiento, la fecha de su expedición o elaboración y
las declaraciones que en ellos hace el funcionario que los autoriza. Esto significa
que, con respecto el hecho de su elaboración, la fecha en que se expide, las
declaraciones que contiene la firma del funcionario de quien proviene, tiene la
calidad de plena prueba frente a todos.
Los documentos privados se deben de diferenciar los auténticos de los no
auténticos. El documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que
lo ha elaborado o respecto de la persona a quien se le atribuya. El documento
privado autentico tiene entre las partes y sus causahabientes a título singular o
universal, el valor de plena prueba y fuerza vinculante en cuanto a los derechos y
obligaciones que surgen del acto jurídico que allí se hace constar.
En cuanto a los documentos declarativos que aporten los terceros, la regla tiene una
variante, pues si bien están amparados de autenticidad, esta queda condicionada a
que la parte contra quien se presente no solicite la ratificación que se surte de la
misma forma en que se recibe el testimonio.
Los amparados de autenticidad por disposición legal, comprende todos los
aportados por las partes y los terceros, salvo en relación con estos, cuando son de
contenido declarativo, pues están sujetos a que la contraparte solicite que se
ratifiquen. El código general del proceso reitera que son auténticos aquellos
documentos que reúnen los requisitos para ser título ejecutivo, el documento debe
de contener una obligación clara, expresa y exigible de dar, hacer o de no hacer y
que provenga del deudor, pues si se puede inferir su autoría.
Los documentos no auténticos carecen de valor probatorio y de fuerza vinculante
frente a terceros, y solo adquieren tal condición una vez estén revestidos de
autenticidad, por no haber sido desconocidos, entre las partes, y una vez tienen la
condición de auténticos, surten plenos efectos en todos sus aspectos. Aunque el
código de procedimiento civil y el código general del proceso prevean que son
auténticos los documentos privados que presenten las partes, sean originales o
copias, es preciso distinguir como se expiden cuando están sujetas a formalidades y
según sea la clase de acto que contengan.
Las copias sujetas a formalidades son las copias instrumentales de documentos
públicos a las que la ley les exige determinadas formalidades para tener la calidad
de auténticas y, por ende, ser eficaces probatoriamente. Cuando son autenticadas
por notario, la autenticación la hace el notario mediante el cotejo o confrontación con
el original u otra copia atentica, de lo cual deja constancia en cada una de las hojas
del documento. Las copias no sujetas a determinadas formalidades en el documento
declarativo no instrumental y en el representativo es viable presentarlo en copia o en
reproducción y por ese solo acto se presume autentico, tanto respecto de quien lo
aporta al proceso como contra quien se hace valer, siempre que provenga de las
partes. En los documentos declarativos instrumentales hay que distinguir la
naturaleza de lo que se documenta.
El otorgado en el extranjero, al cumplir los requisitos se presume que el acto jurídico
que se documenta se ajusta a la ley extranjera, por lo que tienen el mismo valor y
eficacia de los elaborados en nuestro país, como la presunción de autenticidad
siempre, desde luego, que observen los requisitos mínimos que para su existencia
establece la ley colombiana.
Por documento roto o alterado se entiende el documento que está roto, raspado o
parcialmente destruido y del cual no es factible obtener copia autentica. Si la parte
afectada es accesoria y se conserva lo esencial del documento, este tendrá el valor
que le corresponde de acuerdo con la calidad del documento, público o privado
revertido de autenticidad; en caso contrario, solo constituirá principio de prueba por
escrito, siempre que lo escrito haga verosímil el acto documentado.
Los libros de comercio el comerciante de los actos realizados en ejercicio o
desarrollo de su labor, los libros se sujetan a las normas que regulan la materia en
el código de comercio y las disposiciones especiales. De acuerdo con el articulo 1
del decreto 1098 de 1974, los comerciantes deben llevar como libros principales de
contabilidad el de inventarios y balances, el diario y el mayor o, en defecto de estos
dos, el de cuenta y razón, y como auxiliares los necesarios para el correcto
entendimiento de aquellos, además de la correspondencia relacionada con el
negocio, que en consecuencia forma parte de la contabilidad.
Los libros de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que
los comerciantes debatan entre sí. Los libros deben de estar registrados en la
oficina que ordena la ley, deben ser llevados en debida forma, el comerciante no
debe de llevar doble contabilidad no debe de incurrir en fraude.
En materia civil y general del proceso, si la controversia recae sobre cuestiones
diferentes de las mercantiles, aun entre comerciantes, los libros y papeles solo
tienen valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y
completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sean
desfavorable. Los asientos, registros y papeles domésticos hacen fe contra quien
los ha escrito o firmado. Estas tres modalidades de documentos prácticamente
hacen referencia a la contabilidad, por cuanto los asientos y registros son formas de
materializar las operaciones que se han realizado y los papeles o comprobantes son
los soportes de ellas, por consiguiente, se les debe de dar valor de plena prueba si
se trata de comerciantes; pero si las partes no tienen esta calidad, hacen fe contra
quien los ha firmado o manuscrito.
Las notas al margen o al dorso de los documentos, se refieren a los documentos
instrumentales en general, es decir, que comprende los públicos y los privados sean
auténticos o no. Las publicaciones en periódicos oficiales, tienen valor de copia
autentica de los documentos públicos que en ellos se inserten, para la eficacia de la
copia se requiere que se trate de publicaciones oficiales, como el diario oficial o los
que tienen ese carácter en los departamentos y que el documento que se transcriba
en dicha publicación tenga calidad de público. Para establecer su autenticidad basta
acompañar la página del periódico en donde se insertó el edicto emplazatorio, sin
necesidad de otra constancia.
El certificado médico en el decreto 3380 de 1981 indica que el certificado médico en
lo relativo al estado de salud, tratamiento o acto médico debe contener los
siguientes datos: lugar y fecha de expedición; persona o entidad a la que se dirige,
el objeto o fines del certificado, nombre e identificación del paciente, concepto
nombre del médico, número de tarjeta profesional y firma del médico. La historia
clínica es un documento privado de carácter reservado que solo puede ser conocido
por terceros con autorización de la persona a quien se refiere o por virtud de
mandato judicial.
El mensaje de datos la ley 527 de 1999preceptua que la información consignada en
el mensaje de datos se considera integra, siempre que permanezca completa e
inalterada, salvo la adición de algún cambio inherente al proceso que se cumple por
ese medio. El mensaje de datos por sí solo no implica presunción de autenticidad,
sino que es necesario otorgársela mediante los medios que permitan establecer su
fuente, integridad, conservación, etc.
Los suscritos por contadores públicos. De conformidad con el articulo 10 ley 43 de
1999 por la atestación o firman del contador público en los actos propios de su
profesión se presume, salvo prueba en contrario. Tratándose de balances también
se presume que los saldos que aparecen se han tomado fielmente de los libros y
que estos se ajustan a las normas legales.
Los documentos que contienen obligaciones a cargo del deudor y que no provienen
de este, la regla general enseña que solo las obligaciones impuestas mediante
sentencia y las contenidas en documentos provenientes del deudor constituyen
título ejecutivo contra este, sin embargo la ley, con objeto de proteger determinadas
situaciones, le otorga expresamente a algunos documentos privados que no
proviene del deudor la calidad de auténticos para poder reclamar de este las
obligaciones que en el consten.
Las microfilmaciones es una película de tamaño reducido que contiene fotografías
de documentos, este tipo de documentos es objeto de regulación legal especial, por
lo que prevalece sobre las reglas generales que rigen la prueba documental, dado
que el negativo que contiene la microfilmación es una copia tomada del original. La
micro filmación puede ser de documentos públicos o privados.
Los libros de comercio. El articulo 60 del ordenamiento mercantil dispone que en la
cámara de comercio donde están registrados los libros se verifique la exactitud de la
reproducción y el secretario de la misma firmara el acta del procedimiento utilizado
para reproducirlos.

LA PRUEBA POR INFORME

El código general del proceso le confirió carácter de medio probatorio a los informes.
Otra era la visión del código de procedimiento civil, que regulaba ciertas expresiones
de informes, pero no como prueba autónoma sino como herramienta o
procedimiento especial para llevar en proceso. El informen de representante de la
nación y ciertas entidades públicas, que valían como testimonio; las certificaciones
expedidas por servidores judiciales sobre procesos, actuaciones o hechos ocurridos
en su presencia de los que no hubiere constancia en el expediente. Los informes
técnicos o científicos sobre avalúos y otros hechos de interés para el proceso que
podían requerirse de entidades y dependencias oficiales que tuviesen personal
especializado. Pero el código general del proceso opto por una postura diferente,
puesto que en unos casos el informe será prueba principal y autónoma, mientras
que en otros tendrá el alcance de prueba sustituta.
INFORME COMO PRUEBA AUTÓNOMA
El informe es un medio de prueba que materializa en los procesos judiciales el
derecho fundamental que tiene toda persona a acceder y recibir información veraz,
imparcial y completa sobre hechos, actuaciones, cifras y, en general, cualquier dato
que se encuentre en los archivos o registros de la persona requerida para rendirlo.
Características:
Concierne al derecho fundamental a recibir información, reconocido en el artículo 74
de la constitución política. Concordado con los artículos 15 y 20 de la misma, en
torno al cual ha precisado la corte constitucional que cumple al menos tres
funciones esenciales en nuestro ordenamiento. En primer lugar, el acceso a la
información pública garantiza la participación democrática y el ejercicio de los
derechos políticos, en segundo lugar, el acceso a la información pública cumple una
función instrumental para el ejercicio de otros derechos constitucionales, ya que
permite conocer las condiciones necesarias para su realización y finalmente, el
derecho a acceder a la información pública garantiza la trasparencia de la gestión
pública y por lo tanto se constituye en un mecanismo de control ciudadano de la
actividad estatal.
El derecho a la información establece los principios que lo gobiernan: principio de
máxima publicidad para titular universal, principio de la transparencia, principio de la
buena fe, principio de la facilitación, principio de la no discriminación, principio de
gratuidad, principio de celeridad, principio de eficacia, principio de la calidad de la
información, principio de divulgación proactiva, principio de responsabilidad.
El código general del proceso no regulo el derecho fundamental a la información,
como no podía hacerlo, dado que se trata de una materia propia de leyes
estatutaria. Lo que hizo el código fue regular un medio de prueba, lo que, si es
asunto de ley ordinaria, Maxime en un código procesal. El código simplemente
establecido que un informe es prueba judicial, y con esta perspectiva regulo la
petición del medio probatorio, incluso como prueba extraprocesal, su decreto por el
juez, la manera como debía rendirse, su contradicción y el mecanismo para resolver
una oposición por reserva.
Su objeto es una especifica información o documentación, entendida la primera
como el conjunto de datos que obren en archivos o registros que maneje la persona
que deba rendir el informe. Se trata de daros registrados o documentados. Por eso
el articulo 275 del código general del proceso hace alusión a hechos, actuaciones,
cifras o demás datos que resulten de los archivos o registros de quien rinde el
informe. Por lo tanto, si la persona requerida conoce el hecho, el dato o cifra, o si,
en general, tiene el conocimiento que el peticionario quiere utilizar en el proceso
como prueba, pero no consta en archivo o registro alguno bajo su meneo, debe
acudirse a otro medio de prueba, como el testimonio o la peritación. Por su
importancia, la información puede clasificarse en personal, impersonal, publica,
privada, semiprivada o reservada.
Un ejemplo puede ser que se puede contar los actos normativos de carácter
general, los documentos públicos en los términos del artículo 74 de la constitución, y
las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente serian públicos,
los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformación de la familia.
Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin del
deber de satisfacer requisito alguno.
La información semiprivada, será aquella que, por versar sobre información personal
o impersonal, presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo de
limitación, de tal forma que la misma solo puede ser obtenida y ofrecida por orden
de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones.
La información privada, será aquella que por versar sobre información personal o
no, y que, por encontrarse en un ámbito privado, solo puede ser obtenida y ofrecida
por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones.
La información reservada, que por versar sobre información personal y sobre todo
por su estrecha relación con los derechos fundamentales del titular, dignidad,
intimidad y libertad, se encuentra reservada a su órbita y ni puede siquiera ser
obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones.
En cuanto al sujeto obligado a rendir el informe, basta decir que toda persona,
natural o jurídica, pública o privada está obligada, por regla general, a rendir los
informes que se le requiera. Por eso el código señala que pueden solicitárseles a
entidades públicas, privadas o s sus representantes o a cualquier persona. Los
juicios entre particulares, en los que se mantiene información privada, ninguno de
ellos puede invocar la reserva para frustra el derecho a la prueba de su contraparte.
No procede respecto de datos y documentos que gocen de reserva, como lo precisa
enfáticamente el articulo 275 del código general del proceso. Al fin y al cabo, el
articulo 15 de la constitución establece que la correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. De igual manera, aunque la carta política
garantiza el acceso a los documentos públicos, hace salvedad de los casos que
establezca la ley, puntualizando el secreto profesional es inviolable.
Esa protección de la reserva constitucional y legal de la información puede darse en
dos momentos: el primero en el momento en que el juez resuelve sobre la solicitud
de la prueba, porque solo podrá decretarla si la información o el documento no
gozan de reserva; se trata de un control genético. Y el segundo, con posterioridad al
ordenamiento de la prueba, si la persona requerida se opone a rendir la información
o a entregar los documentos, aduciendo que existe reserva; aquí el control es
funcional, caso en el cual el opositor debe justificar su rebeldía, y el juez resolverá si
hay lugar a aceptación o negarla.
Cuando se trata de información clasificada, se deberá sopesar en el caso concreto
si la divulgación de ese tipo de información cumple una función constitucional
importante o constituye una carga desproporcionada e irrazonable para el derecho a
la intimidad de las personas afectadas, que no están obligadas a soportar. En los
procesos judiciales en los que se decrete una prueba por informe, regulada, por
tanto, por el código general del proceso, si existe oposición por cuestión de reserva
no es necesario agotar el recurso o el procedimiento previsto en el artículo 27 de la
ley 1712 de 2014.
Es una prueba que se rinde y contradice por fuera de audiencia. En efecto, aunque
el código establece que las actuaciones judiciales deben cumplirse en forma oral y
en audiencias públicas, sus propias normas autorizan que algunas se surtan por
escrito y sin necesidad de acudir a una visita pública. Es el caso de la prueba por
informe, que debe rendirse por escrito y bajo juramento. Incluso, la contradicción no
se da en la audiencia que regulan sus normas, sino por fuera de ella, puesto que el
juez dará traslado a las partes por el termino de tres días, dentro de la cual podrán
solicitar su aclaración, complementación o ajuste a los asuntos solicitados.
Diferencias entre la prueba por informe y otros medios probatorios
Las diferencias entre la prueba por informe y otros medios probatorios como el
testimonio, la peritación y los documentos:
Con el testimonio, porque en este el hecho esta en el hombre, en el testigo, el cual,
en el principio, debió percibir el hecho directamente.
Con la peritación, porque esta exige unos conocimientos especiales es materias
científicas, técnicas o artísticas, razón por la cual quien la rinde debe acreditarse
como experto por la cual quien la rinde debe acreditarse como experto. En la prueba
por informe no se reclama nada de eso, la persona que lo rinde no tiene que ser
experta en nada, y si lo es, no tiene ninguna relevancia; simplemente informa sobre
los hechos, actuaciones, cifras o datos que obran en archivos o registros a su cargo.
Con los documentos, porque la circunstancia de rendirse por escrito no traduce que
el informe sea prueba documental. No hay lugar a escrutinios sobre indivisibilidad de
la prueba que resulte de un documento, tampoco se aplicaran las reglas que
gobiernan el alcance probatorio de ese otro medio probatorio; menos aún se pueden
invocar las reglas de aportación que son propias a la prueba documental.
Valoración de los informes
Al igual que toda prueba, el juez debe valorarlo en conjunto con las demás, plegado
al sistema de persuasión racional con fundamento en la sana critica.
INFORME COMO PRUEBA SUCEDÁNEA
Se trata de procedimientos habilitados por la ley para que se cumpla el propósito de
otro medio de prueba, algunos de ellos son:
A- las certificaciones que pueden expedir el juez y el secretario sobre ciertos hachos
y actuaciones.
B- El informe que debe remitir al consejo superior de la judicatura el juez o
magistrado que asume la competencia para conocer de un proceso del que su
homologo perdió competencia.
C- También es un testimonio, esta vez de parte en sentido amplio, el informe que el
juez o magistrado debe darle al consejo superior de la judicatura sobre el hecho de
no haber dictado sentencia oral en un determinado proceso y las razones por las
cuales opto por anunciar el sentido de su fallo.
D- El informe escrito que puede rendir los representantes de las entidades públicas
sobre los hechos que se debaten en el proceso.
E- Las comunicaciones que deben hacer las secretarias de los despachos judiciales
de primera y segunda instancia cuando, en el primer caso, se dicta sentencia que no
es apelada, para que el superior declare desiertos los recursos de apelación
pendientes.
Existen dos casos especiales de informes previstos en la ley, uno de ellos los
cuales, aunque calificando como tal, en verdad que no lo es, mientras que el otro,
que parece no serlo, en lo cierto que si lo es.
En el primer caso, de la hipótesis del inciso 2° del articulo 275 del código general del
proceso, relativo a la procedencia de la prueba por informe, en el que se establecía
que las partes o sus apoderados, unilateralmente o de común acuerdo, puede
solicitar ante cualquier entidad pública o privada copias de documentos, informes o
actuaciones administrativas o jurisdiccionales, no sujetas a reserva legal,
expresando que tienen como objeto servir de prueba en un proceso judicial en curso
o por iniciarse. Pues bien, esta no es ninguna prueba por informe. Se trata
simplemente, del ejercicio del derecho de petición para obtener documentos.
El segundo caso es el de los informes requeridos por autoridad competente sobre
una actuación judicial. Suelen pedirse en el trámite de acciones de tutela, o en
vigilancias administrativas, e incluso en procesos disciplinarios.