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Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza,
lección”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está documentado en
castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo que sirve
para enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y finalmente
“escrito que contiene información fehaciente.
El Código Civil Venezolano, en el artículo 1.355 expresa: “El instrumento redactado por las
partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su
nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a
probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto”.
De la lectura de los artículos 1.355 y 1.357 del Código Civil y 434 y siguientes del Código
de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos, que como se dijo,
vienen a ser sinónimos, de documentos o de las otras acepciones legales expresadas.
Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación objetiva de
un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las
marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a comprobar una relación
jurídica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que según su
pensamiento no hay sinonimia entre los términos, sino más bien responden a conceptos
diferentes, porque el documento es el género, y el instrumento una de sus especies.
Clasificación
C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y,
fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.
Elementos Esenciales
B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaración de
voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes,
es decir, que declaran en el documento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la
representación gráfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.
C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la
manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva para probar los
hechos a que se refiere.
Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la que estudiaremos aquí es la que
los clasifica en públicos y privados.
El Documento Público
Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública
y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que
han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de
personas.
También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un Registro
Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del
Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones
matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes
de la celebración del matrimonio.
Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos
es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por
duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene duplicado, en él se plasma
una síntesis del contenido del documento.
El Documento Auténtico
Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo
documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer-Carías,
que el documento es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario
público facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha
realizado, visto u oído; y el documento auténtico que son aquéllos formados únicamente
por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención a posteriori del
funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.
El Documento Privado
Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin
testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua
Sentencia dela Antigua CorteFederal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Carías en
un trabajo sobrela Autenticidaddel Documento Público, nos aclara el concepto de
documento privado que textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos
privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin
intervención del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a
hechos jurídicos a los cuales pueden servir de prueba”.
Borjas, manifiesta que “los instrumentos privados, como obra que son de los particulares
que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estén
justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia”.
Otros autores como Pietri, sostiene que “la escritura privada no es sino la confesión hecha
mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han querido contraer; entonces
ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión”.
Por último se tiene a Chiovenda, que afirma “que el documento privado, no proviniendo del
funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, no hace por sí prueba ni de sí
mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura
sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto
probatorio que el acto público”.
Dentro de las atribuciones de los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17 dela Leyde
Registro Público y del Notariado procede la autenticación de los documentos que son:
EI Art. 927 del Código de Procedimiento Civil señala: “Todo instrumento que se presente
ante un Juez o Notario para ser autenticado se leerá en su presencia por el otorgante o
cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarará autenticado,
extendiéndose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente la cual
firmarán el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no
pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el secretario del Tribunal.
En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. en su Art. 1.924 afirma que: “Los
documentos, actos y sentencia quela Leysujeta a las formalidades del registro y que no
hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningún efecto contra terceros, que por
cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.
Cuandola Leyexige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse
aquél con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales”.
Jurisprudencia
Documento Registrado
Prescribe el Art. 1.924 del Código Civil que: “Los documentos, actos y sentencias quela
Leysujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no
tienen ningún efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado
legalmente derechos sobre el inmueble”.
Cuandola Leyexige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse
aquel con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales.
Igualmente los Arts. 1.920 y ss. del Código Civil, y el Art. 75, num. 1 dela Leyde Registro
Público y del Notariado, prescriben que determinados actos y documentos deben regis-
trarse; y mientras no se cumpla esa formalidad, no tendrán efecto contra terceros; y
mientras no sean registrados, esos actos y documentos no podrán probarse por otros medios
de prueba, cuando se exige título registrado.
Documentos extendidos en idiomas extranjeros legalizados
Según el artículo 185 del Código de Procedimiento Civil, cuando se examinan documentos
que no están extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenará su traducción por un
intérprete público, quien prestará juramento de traducir con fidelidad su contenido, facultad
ésta que deben ejercer en todo caso los Jueces en virtud de la soberanía de apreciación de
que están investidos.
Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados pueden probarse
todos los actos o contratos que por disposición dela Ley no requieran ser extendidos en
escritura pública o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen
por sí mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos
legalmente por reconocidos, tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil.