De acuerdo con el tratadista Víctor de santo el documento es voz que proviene de
dekos, de uso corriente en los círculos religiosos, que significa el gesto de las manos extendidas, tanto para ofrecer como para recibir. La raíz dek o doc es fuente de varios vocablos, doctor, doctrina, docente. Todos los relacionados con el concepto de enseñanza. La palabra documentum tiene una triple aceptación: aquello con lo que alguien se instruye, aquello que se refiere a la enseñanza y aquello que se enseña. Desde el punto de vista jurídico, el concepto de documento se circunscribió a toda cosa que sirve de medio para que el hombre exprese sus ideas y pensamientos mediante la palabra escrita, esta constituye elemento esencial del documento, en la actualidad su entorno es más amplio comprende toda forma de expresión que consiste en una cosa, como fotografía, el video, la cinta magnetofónica, etc. El código de procedimiento civil en su artículo 251 y reiterado en el código general del proceso artículo 243, enumera varias modalidades de documentos y también lo define como todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, con lo cual destaca las modalidades esenciales que caracterizan este medio probatorio. El documento puede decirse que es todo objeto producto, directo o indirecto, de la voluntad humana y que contiene una declaración o representación de un hecho. Aunque el documento contiene una idea, pensamiento u objeto. Preferimos utilizar el vocablo hecho, por cuanto esto es lo que constituye el objeto de todo medio probatorio. CARACTERÍSTICAS A- Es histórica por cuanto declara o representa hechos del pasado. B- Es indirecta porque el conocimiento de los hechos le llega al juez por la declaración o representación que contiene. C- Es real o material porque el documento se encuentra en un objeto que contiene la declaración o representación. D- Es preconstituida por cuanto el documento surge con antelación al proceso en el cual se hace valer. Esta característica es exclusiva de la prueba documental, ya que no se presenta en las restantes, que aun cuando pueden practicarse antes del proceso, con carácter de anticipadas, requieren la intervención del juez. El documento, desde el punto de vista procesal, tiene dos oportunidades: la de su creación y la de su incorporación al proceso. Esta característica destaca la doble función del documento en el aspecto sustancial, porque constituye requisito esencial para la validez de determinados actos jurídicos, los denominados ad solemnitatem y procesal o ad probationem, porque las partes hacen constar en el documento el acto jurídico que han celebrado no solo con objeto de establecer y precisar los derechos y obligaciones que surgen de el, sino para proporcionarse una prueba de su existencia que les permita demostrarlo en un proceso. DIFERENCIAS CON EL TESTIMONIO A- Como pruebas históricas documento y testimonio se asemejan por ser ambas pruebas históricas, pero difiere de este en la oportunidad en que ocurren, en efecto los hechos son basados respecto del momento en que el testigo y el documento les suministran al juez la información mientras el testigo narra hechos que han sucedido, el documento contiene para el futuro un hecho presente. B- como pruebas indirectas: el documento se asemeja al testimonio pues ambos son pruebas indirectas, pero se diferencia de este en la forma como se produce. El testimonio es un acto procesal y, por lo tanto, requiere la intervención del funcionario, mientras que el documento es producto de quien lo elabora y, por ende, ajeno al proceso. El documento siempre es anterior al proceso. C- En cuanto a su naturaleza: a diferencia del testimonio, el documento no es un acto, sino una cosa. CLASES La prueba documental aporta varias modalidades: A- según su contenido. Los documentos se dividen en declarativos y representativos. Los declarativos son los que contienen una manifestación o pronunciamiento de quien provienen, como acontece con las cintas magnetofónicas, el video tape, etc. Según la naturaleza de su contenido, los documentos declarativos pueden ser simplemente declarativos o dispositivos, los simplemente declarativos contienen una manifestación de ciencia, pero sin que implique un acto jurídico, como una carta, los dispositivos contienen una declaración de voluntad o un acto jurídico, como un contrato de arrendamiento. De conformidad con su forma, los declarativos son instrumentales y no instrumentales. Los instrumentales constan por escrito. Están sometidos a la formalidad instrumental los actos jurídicos que requieren la escritura pública, como los títulos valores. Y los no instrumentales son los no escritos, como las cintas magnetofónicas, etc. B- los representativos: se llaman así por contener la representación de algo, que puede ser objeto, animal, persona o simplemente una idea, como las fotografías, películas, etc. Es factible que un documento tenga a la vez la condición de ser declarativo y representativo, como ocurre con el video tape cuando muestra a una persona que hace una manifestación. C- de acuerdo con el acto jurídico que se hace constar en el documento, se distinguen en ad probationem, ad solemnitatem y ad sustanciam actus. El ad probationem contiene un acto jurídico producto del acuerdo de voluntades entre las partes sobre los aspectos esenciales del contrato, acto que no requiere del documento pero que se utiliza con el propósito de dejar constancia de su celebración. Es ad solemnitatem, el documento esencial para que el acto jurídico que en el se hace constar tenga existencia y surta sus efectos, como en la promesa de compraventa en materia civil, que requiere ser por escrito. El ad sustanciam actus consiste en que el documento es esencial para que el acto jurídico, que en él se hace constar, exista. La diferencia entre esta modalidad y la anterior es que mientras en el ad solemnitatem en acto jurídico no existe sino cuando se produce el documento, en el ad sustanciam actus el acto surge a la vida desde el momento en que se realiza, pero el documento es indispensable para establecer si existencia. D- Según intervenga o no un funcionario público, se distinguen en públicos y privados. Los documentos públicos provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones. Siempre que se den los requisitos o presupuestos indicados, el documento tiene la calidad de público, como es el caso de las certificaciones expedidas por los funcionarios, como los jueces respecto en el ejercicio de sus funciones, los secretarios de los despachos judiciales sobre la existencia de procesos, los directores de oficinas públicas respecto de la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos. Los registradores de instrumentos públicos, los notarios y otros funcionarios públicos en los casos expresamente determinados por la ley. Son privados aquellos que no cumplen con uno o cualquiera de los requisitos exigidos para los públicos. Esto implica que el documento que proviene de las partes, sin intervención de funcionario público, tiene la calidad de privado, como en él se hace constar en un contrato de arrendamiento es el que proviene del funcionario público que no actúa en ejercicio de sus funciones. E- De acuerdo con la forma que tenga son originales o copia. El documento original es el que produce directamente su autor por ejemplo la escritura pública. Documento en copia es el reproducido a partir del original. Es factible que un mismo acto jurídico conste en un doble documento como cuando uno se obtiene mecanografiándolo y otro al carbón, pero firmados ambos por las partes contratantes para que cada quien conserve el suyo. La copia comprende todo documento, incluyendo las firmas, como ocurre con la fotocopia. Se impone distinguir la clase del documento donde se obtiene la copia y lo que este documenta, pues desde el punto de vista técnico o practico puede tener la condición de copia, pero desde el jurídico podría ser un original. La ley 527 de 1999 artículo 8, ordena que se tendrá como original la información contenida en mensaje de datos cuando, de conformidad con una disposición legal se requiera esa formalidad, si se garantiza que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó en su forma definitiva y de requerirse dicha información pueda mostrarse a la persona a quien se deba presentar. F- De acuerdo con la autenticidad, el documento puede ser auténtico y no auténtico. El documento es auténtico cuando hay certeza respecto de la persona de quien proviene y acerca de su contenido. La autenticidad se presume en los documentos públicos y en los privados a los que la ley expresamente le atribuye esa calidad o cuando, en ausencia de ella, son reconocidos por su autor. El documento no es auténtico sino hay plena certeza acerca de quién es su autor y, consecuentemente, sobre su contenido. Tiene esa condición el documento privado instrumental no manuscrito ni firmado por la persona a quien se le atribuye la copia que se obtiene del original de un documento público, carece de autenticidad si no cumple las formalidades que para su expedición consagra la ley. G- De acuerdo con el sitio donde se otorgue, el documento puede ser nacional o extranjero. El documento nacional es el otorgado y destinado para surtir efectos en el territorio colombiano. El documento extranjero es el otorgado fuera del territorio nacional pero destinado a producir efectos en este. Para que produzca efectos en el territorio colombiano es indispensable que esté debidamente apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. Los documentos se deben presentar debidamente autentificados por el cónsul o agente diplomático de la Republica de Colombia en ese país, y en su defecto, por el de una nación amiga. La autenticación hace presumir que el documento se otorgó de conformidad con las leyes del respectivo país, tal presunción es legal, esto, admite prueba contraria. También que se abone la firma del agente consular o diplomático que hace la autenticación por el ministerio de relaciones exteriores de Colombia. H- de conformidad con el idioma, el documento puede leerse en castellano o en otro idioma. Se habla de idioma distinto y no extranjero, por cuanto es factible que el documento otorgado en idioma diferente del castellano para que se pueda apreciar como prueba es indispensable que obre en el proceso con la correspondiente traducción, efectuada por un intérprete oficial del ministerio de relaciones exteriores o por un traductor designado por el juez. La norma dispone que cuando se hace la traducción por el ministerio de relaciones exteriores o por el intérprete oficial, no es preciso autenticarla ya que proviene de un funcionario en ejercicio de sus funciones. I- según el documento este o no suscrito se clasifica en firmado o sin firmar. Documento sin firma es el que no está suscrito por la persona de quien proviene o lo otorga. Y el documento con firma es el suscrito por la persona de quien proviene. No siempre la firma es autógrafa, es decir, de puño y letra de quien otorga el documento o de la persona a quien se le ruega un favor, por cuanto en artículo 827 código de comercio permite utilizar sello u otro medio mecánico cuando la ley y la costumbre lo consagran. Podemos decir que la forma es el medio que se emplea para expresar quien es el autor de un documento. El documento de acuerdo con la persona de quien provenga la firma, puede ser autógrafo o heterótrofo. El autógrafo es el suscrito, directa o indirectamente por quien lo otorga, si la firma es puesta de puño y letra del otorgante, es directo, pero si otra persona lo suscribe en su nombre y representación es indirecta. El literal c del artículo 2 de la ley 527 de 1999 reconoce la firma digital, qué consiste en el valor numérico que se adquiere a un mensaje de datos esa firma digital tiene la mima fuerza y efectos de la firma manuscrita, si reúne los siguientes requisitos: es única la persona que la usa, es susceptible de ser verificada, está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, y está ligada a la información o mensaje dental manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada. Documento heterógrafo: es el que contiene la firma de una persona ajena al acto que se documenta y para darle el valor o la eficacia que exige la ley. Es el caso de la escritura pública, en la que la firma del notario es esencial para que tenga existencia. La firma es requisito esencial en los instrumentos públicos, porque sin ella no se considera producido, como ocurre con las certificaciones expedidas por los jueces y secretarios de despachos judiciales, los directores de oficinas públicas y los notarios y registradores de instrumentos públicos y demás funcionarios expresamente autorizados. En cambio, no existe norma que exija para la validez o eficacia de los documentos privados la firma de quienes los otorgan, aunque algunas disposiciones en materia civil y comercial la requiere para que el acto que en él se hace constar sea válido o tenga eficacia. J- Según se conozca o no su autor, puede ser nominado o anónimo. El nominado es el documento en que existen elementos necesarios que permiten establecer quien es su autor. El anónimo por oposición al anterior, es el documento que carece de elementos que permiten determinar quién es su autor, como acontece con el que se limita a un escrito elaborado a máquina o en una impresora. K- según el autor es autógrafo o heterógrafo. A diferencia de lo ya expuesto con referencia a la firma, de acuerdo con la concepción de carnelutti, se toma en cuenta al autor del documento como tal. El autógrafo se presenta cuando el documento representa un hecho de la persona misma que lo forma. Hay coincidencia entre el autor del documento y el hecho documentado. El heterógrafo no está formado por quien realiza el hecho documentado, hay diversidad entre el autor del hecho documentado y el autor del hecho documentado y el autor del documento. L- según su naturaleza, desde el punto de vista, concebido como la esencia o estructura, el documento puede estar constituido por medios tradicionales u ordinarios y por medios electrónicos. El tradicional u ordinario es el que responde a la forma reconocida por nuestra legislación y se refiere al documento contenido en cualquier medio material, llámese papel, lápida, cinta magnetofónica, fotografía, el electrónico es el utilizado por mensaje de datos para generar, almacenar, enviar o recibir información y que está constituido entre otros, por el intercambio electrónico de datos, la internet, el correo electrónico, el telegrama, telex o telefax. REQUISITOS Para que el documento pueda generar los efectos previstos por la ley, es necesario que cumpla los requisitos de existencia, validez y eficacia de acuerdo con la concepción del maestro Devis Echandia, previstos para los restantes medios probatorios. A- existencia Que se trate de objeto mueble producto de un acto humano: es todo objeto mueble, vale decir que puede transportarse de un lugar a otro. Entre los documentos están las inscripciones de las lapidas, monumentos, edificios o similares, que incuestionablemente se encuentran en inmuebles, pero que no tienen esta calidad, pues la disposición se refiere al contenido, en otras palabras, a su texto, por ejemplo, la placa que indica una dirección, etc. El objeto del documento es el contenido que, a su vez, recae sobre hechos entendidos en sentido amplio. Sin embargo, el documento, como tal es susceptible de ser objeto de prueba, como ocurre cuando se le tacha de falso. La inscripción de una lápida, monumento o similar no pierden su condición de documento por no poderse llevar al proceso en forma directa, sino por otro medio probatorio, como sería la inspección judicial u otro documento, como la fotografía, por cuanto lo constituye la prueba documental es el contenido. Que sea de carácter declarativo o representativo: la declaración o representación son las dos manifestaciones que asume el documento y de las cuales obtiene el juez el conocimiento de los hechos ante la imposibilidad de percibirlos directamente mediante sus sentidos por haber ocurrido en el pasado. Que tenga significación probatoria: el documento tiene la condición de medio probatorio en la medida en que demuestre un hecho con trascendencia jurídica. La representación procede dos hechos; el hecho representado o recibido y el hecho representativo o ideado. Entre esos dos hechos se requiere una relación en el sentido que el hecho percibido o representado se llegue al representativo o ideado. En la aptitud del hecho percibido tenga para determinar la idea del hacho diverso radica su capacidad representativa. En efecto, si en un papel hay varias palabras puestas arbitrariamente, sin ninguna relación entre ellas, no existe declaración alguna. B- Validez: Están constituidas únicamente por las formalidades propias de un acto documentado en particular, como acontece con las escrituras públicas, cuando no conservan las formalidades legales, etc. Una cuestión es la validez de la escritura y otra la del acto que se documenta mediante ella. Es factible que la escritura sea válida, cuando se cumplan todas sus etapas, pero el acto jurídico que ella contiene, sea nulo por faltar los requisitos de orden sustancial consagrados por la ley. Si la escritura es declarada nula, lo que se documenta mediante ella también queda afectado por el mismo vicio. C- Eficacia: En el documento se distingue eficacia probatoria de fuerza obligatoria. La eficacia probatoria tiene que ver con el grado de convicción que el juez le otorga al documento, mientras la fuerza obligatoria es el derecho a la obligación, según el caso, que surge entre las partes como consecuencia del acto jurídico que hacen constar en el documento. Como por ejemplo el de eficacia probatoria puede mencionarse la certificación que otorga un funcionario, a la que el juez le confiere plena credibilidad por parte de documento público y fuerza obligatoria, el contrato de arrendamiento contenido en un documento del cual emana la obligación para el arrendatario de cubrir la renta. Los requisitos que configuran la eficacia del documento son los siguientes: Autenticidad: consiste en la certeza respecto de la persona de quien proviene el documento y de su contenido. Que observe las formalidades para incorporarlo al proceso: son los requisitos que el documento debe de cumplir para quedar incorporados al proceso. Tiene especial importancia en el caso de los documentos otorgados en el exterior y en idioma extranjero. ELEMENTOS De acuerdo con la estructura que según Jaime Guasp tiene el acto procesal, del cual el probatorio es una modalidad, en el documento se puede hablar de los mismos elementos: sujetos, objeto y actividad. A- Sujetos: los sujetos del documento, como medio probatorio, están constituidos por la persona de la que proviene, en calidad de autor jurídico, y por el juez, como destinatario encargado de valorarlo o de apreciar su eficacia o grado de credibilidad. Cuando el documento contiene una declaración de voluntad que se traduce en un acto jurídico, tiene, además, como sujetos a las personas o partes que en el intervienen. Como el documento puede contener una manifestación de carácter reservado, el derecho a su publicación o mejor, el de conocerlo por personas distintas de su destinatario, tiene en su autor a quien puede disponer en esta materia. El documento como todo medio probatorio, requiere que la parte contra quien se presenta pueda impugnarlo, sea desconociéndolo, cuando aquel carece de autenticidad o si la tiene tachándolo la parte que tiene esta facultad, adopta la calidad de sujeto contradictor. B- Objeto: el objeto del documento es su contenido, que a su vez lo tiene en el hecho que se pretende demostrar, entendido en su aceptación amplia. El objeto puede ser diferente, según se trate de documento declarativo o representativo. En efecto en el documento declarativo el objeto es la manifestación o acto jurídico que se hace constar. En cambio, si el documento es representativo, el objeto es lo que aparece en él. Esto significa que en el declarativo el objeto puede separarse del documento, mientras esto es imposible en el representativo. El documento declarativo es factible transcribir lo expuesto a otro documento; en el representativo, en cambio, implica reproducirlo. En el documento declarativo cuando contiene un acto jurídico como se desprende particularmente del articulo 258 del código de procedimiento civil reproducido en el artículo 250 del código general del proceso, se distinguen dos partes: la enunciativa y la dispositiva. La parte enunciativa consiste en una declaración de ciencia, que se profiere a clausulas o cuestiones accesorias, como son las condiciones jurídicas de quienes intervienen en el acto, etc. La parte dispositiva también es una declaración, pero de voluntad, destinada a producir efectos jurídicos como las cláusulas que contienen los elementos esenciales del contrato de compraventa, arriendo o de mutuo. C- actividad: atañe a los tres que la integran lugar, tiempo y modo. Lugar: se refiere a la localidad en la que el documento se elabora o donde ocurre el acto que se hace constar. El lugar tiene relevancia en los documentos públicos, entre ellos la escritura para determinar si el funcionario actuó dentro del territorio en el cual ejerce sus funciones. Tiempo: la fecha es parte integral de la data y obra de diferente manera según se trate el documento público, la fecha, es la que aparece en él, esto se predica, por ejemplo, de las escrituras públicas, en el documento privado, revestido de su autenticidad, por mandato legal o en virtud de reconocimiento, la fecha es la que figura en el o aquella en la que se produce la diligencia mediante la cual se reconoce. En cambio, en los documentos que carecen de autenticidad la situación es diferente según sea entre las partes o frente a terceros. En relación con las partes, esto es, quienes intervienen en el acto jurídico que se hace constar, la fecha es la que se indica en el documento. Y en relación con terceras personas ajenas a las partes, la fecha no es la que aparece en el documento sino aquella que se infiere de la ocurrencia de determinados actos que permiten al juez tener certeza acerca de su existencia a saber. Modo: se refiere a la manera como el documento se incorpora al proceso. La regla general es que el documento se incorpora al proceso en original y como excepción, en copia. La copia se presenta con mayor ocurrencia en los documentos públicos porque la mayoría están archivados o se encuentran en despachos públicos de los cuales no se pueden sustraer como ocurren con la escritura públicas y las partidas de estado civil. Los protocolizados: el articulo 56 del decreto 960 de 1970 estatuto de notariado, permite que se incorporen en el protocolo los documentos que con ese fin presenten las partes, protocolizando un documento, no es factible sustraerlo, por lo que se debe de acudir a la copia. Los que forman parte de otro proceso del que no puedan ser desglosados siempre que la copia se expida por orden del juez. Aquellos cuyo original no esté en poder de quien lo aporta, la condición consiste en que la parte solo puede utilizar la copia cuando el original no esté en su poder. El código de procedimiento civil y el código general del proceso determinan la forma de obtener las copias y el valor probatorio que estas tienen. Las copias deben de ser total, o al menos constar los aspectos inherentes al hecho que se pretende demostrar, para evitar que se utilicen copias parciales que desvirtúen los hechos la contraparte de quien la pida puede solicitar se adicione con lo que estime conducente. El código general del proceso articulo 249 consagra esa facultad, que se debe ejercer en el término que se ocurre para pronunciarse al respecto. ESCRITURA PÚBLICA A-concepto la escritura pública es, de acuerdo con el articulo 13 del decreto 960 de 1970 el instrumento que tiene declaraciones en actos jurídicos emitidos ante notario, con requisitos provistos en la ley y que se incorporan la protocolo. B- Características: la escritura es un documento público, por cuanto en el interviene un funcionario en ejercicio de sus funciones, pero su contenido por limitarse a dar constancia del acto que mediante de ella celebran las partes, es de carácter privado y se rige por normas del derecho sustancial. C- Etapas: las etapas que debe de cumplir la escritura pública para que se le considere legalmente producidas son: comparecencia, recepción, extensión otorgamiento y autorización. Comparecencia: consiste en que las partes se hacen presentes en la notaria, se identifican e indican la calidad con la que actúan. La identificación se hace mediante los documentos legales pertinente. Sin embargo, en caso de urgencia y a falta de esos documentos, el notario puede identificar a los intervinientes con otros documentos auténticos o dando fe de que los conoce. Cuando quien comparece obre como representante, se indicará el nombre del representado y la clase de representación que ejerce, vale decir, como gerente, apoderado general, o apoderado especial. Si se trata de funcionarios públicos que representan al estado, un departamento o municipio se indica el cargo que desempeña. Por recepción: se entiende que el notario reciba las declaraciones de las personas que comparecen, que pueden llevar confeccionada la minuta; en caso contrario, lo hace el notario. La extensión: es la versión escrita de lo declarado, según lo preceptúa el articulo 14 del decreto 960 de 1970. La escritura se redacta en lenguaje sencillo, jurídico y preciso. El idioma que se emplea es el castellano y si los otorgantes no lo conocen suficientemente, los asesorara un intérprete, que firma con ellos y de cuya intervención el notario dejara constancia. Otorgamiento: es el consentimiento expreso que los exponentes hacen respecto del contenido del documento, extendida la escritura, se lee en su totalidad por el notario, por los otorgantes o la persona designada por estos, quienes pueden aclarar, modificar, o corregir lo que les pareciere y al estar conformes expresan su consentimiento. Autorización: es la fe que le imprime al instrumento en vista que se cumplen los requisitos legales y que las declaraciones han sido emitidas por los interesados. La autorización la hace el notario una vez cumplidos todos los requisitos e incorporados los correspondientes comprobantes, suscribiéndolo con la firma autógrafa en último lugar. Cancelación: se agrega la cancelación, que no es una etapa propia de su perfeccionamiento, sino posterior, que consiste en quitarle eficacia al acto jurídico que en ella se hace constar, por la estrecha relación que tienen y por estar ambas reguladas por el estatuto notarial. RECONOCIMIENTO Para que el documento privado tenga valor, requiere que sea autentico, vale decir, que exista certeza de su contenido y que se conozca la persona de quien proviene. Cuando el documento no está amparado de autenticidad, la manera de obtenerla se denomina reconocimiento, pero varía según se surta por la parte o por un tercero. El reconocimiento tiene amplia regulación en le código general del proceso y en aquellas ramas en la que este aplique y aunque muchos de sus aspectos también operan en el proceso penal. A- En materia civil y procesal general: a los documentos privados que se incorporen al proceso con fines probatorios, criterio que con mayor amplitud consagro el articulo 244 del código general del proceso. Aunque podría creerse que se derogaron tácitamente varias modalidades de reconocimiento, realmente lo que hizo fue limitar su alcance, en razón de lo que documenten y de quien provengan. El reconocimiento presenta las siguientes modalidades: Por atestación: es necesario distinguir dos figuras similares, pues comparten aspectos comunes, cuales son el reconocimiento y la autenticación. El reconocimiento se presenta cuando en el documento se hace constar su autenticidad mediante una diligencia que se surte ante un juez o notario, funcionarios a quienes se les ha otorgado esa función, esta modalidad de reconocimiento es necesaria para establecer la autoría del acto documentado cuando la firma ha sido puesta a ruego y aun cuando este firmado por su autor. La autenticación es una actuación notarial, establecida principalmente para confrontar la copia de un documento con el original o con otra copia autentica, de la que se deja la correspondiente anotación en cada una de sus páginas, con la fecha y firma del notario. Implícito: el articulo 244 del código general del proceso reitero lo previsto por el articulo 276 del código de procedimiento civil al consagrar el reconocimiento que obra con respecto a la parte que aporta el proceso un documento privado, en original o copia, y no alega su falsedad. Pero mientras el código general del proceso no empleo ningún calificativo para distinguir, el código de procedimiento civil lo denomino implícito. Los requisitos para que se produzcan el reconocimiento implícito del documento son: 1- que se aporten al proceso: el documento se incorpora debidamente al proceso cuando ello se hace en las oportunidades establecidas por la ley para cumplir dicha formalidad, especialmente por acompañarlos a la demanda, al proponer excepciones, y en sus respectivas respuestas, en el curso de una inspección judicial o en el interrogatorio de parte. Además, puede aportarse en original o en copia. 2- que no esté amparado de autenticidad: no obra respecto de los documentos privados revestidos de autenticidad por reconocimiento expreso anterior o por otorgarlo la ley. 3- que al aportado al proceso la parte no alegue su falsedad: es preciso que el acto el cual se acompaña el documento, sea la demanda, la proposición de excepciones o sus respectivas contestaciones, expresamente la parte no proponga la falsedad del documento. Tácito: se presenta cuando allegado el documento al proceso, la parte contra quien se opone no lo tacha de falso en la oportunidad señalada al efecto por la ley. El código general del proceso por su parte, al concederle autenticidad general a los documentos, cualquiera sea su modalidad, expresamente en el artículo 272 considero improcedente el desconocimiento respecto de las reproducciones de voz o de imagen de la parte contra quien se aduce, o de los documentos suscritos o manuscritos por esa parte, respecto de los cuales solo es producente la tacha que debe probar quien invoca. Para que el documento se incorpore al proceso, en la oportunidad establecida para ello y que no esté revestido de autenticidad, son requisitos específicos los siguientes: 1- que se trate de documentos instrumental no firmado, ni manuscrito pero cuya elaboración se atribuya a la parte contra quien se presenta y que contenga distintivos de los que se infieren su autoría. La misma regla rige en acción con los documentos que provienen de terceros y que se encuentran en las mismas condiciones, pues no están amparados de autenticidad. 2- que la parte contra quien se presente no lo desconozca en oportunidad. El articulo 244 del código general del proceso, se refiere a este medio de conocimiento para evitar que la parte contra quien se presente lo tache o desconozca, según el caso. La misma obra en los documentos dispositivos y representativos que emana de terceros. El término que se dispone para desconocer el documento en materia civil es variable, de acuerdo con la oportunidad en que se incorpore al proceso, que es auténtica a la prevista por la tacha. Judicial: como se concluye de su denominación, es el que se hace ante funcionario judicial. Clases: puede asumir dos modalidades: de acuerdo con la conducta de la persona llamada a reconocer el documento expresa o por disposición judicial. Por decisión judicial se presenta cuando la parte desconoce el documento y se obtiene su reconocimiento mediante decisión judicial que se profiere previamente a la actuación que corresponde surtir al efecto. Expresa: cuando a instancia de la parte que aporta el documento se cita al llamado a reconocerlo, para que haga la manifestación correspondiente ante el funcionario judicial. Esta modalidad, presenta a su vez una doble condición, según la oportunidad en que se lleve a cabo: la procesal y la extraprocesal. La extraprocesal si se hace antes del proceso y como medida previa o mediante actuación independiente. La procesal es aquella que se lleva a cabo en un proceso, no existe reconocimiento propiamente dicho, sino confesión de parte de la persona a quien se atribuye el documento, en virtud de la cual acepta su contenido y en el firmado a ruego, pues se encargó a otro para que lo elaborara. Tramite: el reconocimiento judicial procesal o extraprocesal tiene el mismo tramite o procedimiento e igual reglamentación, respecto a la legitimación activa y pasiva. La legitimación activa se refiere a la persona que está facultada para solicitar el reconocimiento, que no pueda ser otra, según se infiere de la regulación, que quien presente el documento y este legitimado para pedir su reconocimiento. La legitimación pasiva la persona contra quien se solicita el reconocimiento o que está legitimada para efectuarlo, es el autor del documento. En el caso de la persona jurídica obra respecto del representante, así quien desempeñe el cargo al hacer reconocimiento no sea quien elaboro el documento, la razón de esto estriba en que la persona jurídica actúa por conducto de su representante, sin considerar quien lo sea. El articulo 272 del código de procedimiento civil y el articulo 185 del código general del proceso, permiten citar al mandatario de quien proviene el documento, cuando este está facultado para obligar al mandante mediante actos de dicha naturaleza. Esto quiere decir que para que proceda el reconocimiento respecto del mandatario es indispensable que el mandato este vigente y que se traten de actos que lo comprendan. Cuando el documento ha sido suscrito por el mandatario, para tener su reconocimiento se puede citar al mandatario o al mandante, a opción del interesado, para que opere esta modalidad es indispensable que el mandato este vigente por la época en que se produce el documento y que este suscrito por el mandatario. Petición: consiste en solicitar el reconocimiento y para ello se adjunta el documento correspondiente. Auto: el reconocimiento se decreta mediante auto en que se fija la hora para adelantar la diligencia. La providencia que se pronuncie sobre el reconocimiento, para negarlo o decretarlo, es de simple trámite, por lo que solo procede el recurso de reposición a instancia de la parte que se considere afectada. Notificación: el auto que decreta el reconocimiento se notifica de manera diferente, según se realice en el proceso o antes de él, como anticipada. En efecto la actuación es procesal y el reconocimiento se surte de las partes, por estar vinculados al proceso y por tal circunstancia en las decisiones que en el se produzcan, la notificación se hace por estado. En cambio, si el reconocimiento se hace dentro del proceso, pero con un tercero, la notificación será personal o, en subsidio por aviso. Si el reconocimiento se surte como prueba anticipada, porque la persona con quien corresponde surtirlo es ajena a la actuación, la notificación será personalmente y, en subsidio por aviso. Diligencia: la diligencia se surte con la persona que hace el reconocimiento e implica su presencia en el despacho judicial donde se lleva a cabo la actuación, pues si no asiste se configura otra situación que genera consecuencias. Surtida la identificación de quien es llamado a reconocer el documento que es la primera actuación que se debe cumplir, el juez procede a tomarle el juramento, por cuya gravedad promete decir la verdad. Si el juramento se omite y la persona no reconoce el documento, se debe volver a surtir observando esa formalidad. La forma de practicar el reconocimiento varía de acuerdo con el tipo de documento de que se trate. En efecto, si el documento es impreso, basta reconocer el texto, lo cual implica el del acto jurídico que se hace constar. Si el documento está formado a ruego, quien hace el reconocimiento manifiesta si se extendió por orden suya, si el signatario obro en su nombre y si es cierto. Cuando la persona llamada a reconocer el documento no sabe leer ni escribir, el juez debe leerle todo el texto. Si no se cumplen estos requisitos no se produce el reconocimiento y, por ende, la carga de la prueba para establecer su autenticidad recae sobre la parte que allega el documento y pide la diligencia. Cumplida la diligencia, reconózcase o no el documento, se deja constancia en el acta que al efecto se sienta y que suscriben el juez, la persona con quien se verifica y el secretario. Cuando se desconoce el documento, es preciso verificar su autenticidad, si así lo solicita el interesado dentro del traslado que se otorga para la tacha, esto es, en la misma audiencia. El articulo 173 del código general del proceso permite que un documento pueda ser reconocido mediante actuación surtida de común acuerdo por las partes, siempre que conste en escrito que suscriba la parte llamada a reconocerlo. La norma no distingue si el documento privado proviene de quien es parte o de un tercero; solo dispone que sea necesario reconocer, en cuyo se procederá de manera diferente, según corresponda a uno otro. Ficta o presunta: constituye una modalidad de la judicial, pues ocurre en una actuación de esta clase, concretamente como consecuencia de la solicitud de reconocimiento que obra cuando la persona citada no concurre a la diligencia sin causa que lo justifique o, así se haga presente, cuando no responde o lo hace con evasivas. Inasistencia. No es suficiente que la parte citada a reconocer no lo haga en el día y la hora señalados, pues dispone de tres días para justificar su inasistencia, mediante prueba sumaria. Si la excusa se presenta en termino, el juez fija nueva fecha y hora, mediante auto que se notifica por estado, pues el interesado o la persona con quien se adelanta el reconocimiento, está vinculado al proceso. Si el citado no presenta excusa, lo hace extemporáneamente o se considera que el inconveniente que aduce no es serio, se tiene por surtido el reconocimiento y el juez deja la correspondiente constancia en el documento. Negativa del citado: son las actitudes del citado a reconocer el documento que la implican, coacreditados en las siguientes: Negativa a prestar juramento: la diligencia requiere esta formalidad, que se surte entes del reconocimiento, de acuerdo con la regla general vigente en la materia. En efecto, el interesado puede negarse a jurar, pero puede aceptar que el documento es de su autoría, con lo que existirá reconocimiento, por configurarse una situación semejante a la del interrogatorio de parte. Negarse a declarar: dos actitudes del interesado o llamado a reconocer el documento configuran este supuesto: manifestar que se abstiene de declarar, lo que implica que aún no se le haya formulado pregunta alguna, y negarse a responder cada interrogante en particular. Contestar con evasivas: es una forma de negación, pues el termino excluye el pronunciamiento expreso en cualquiera de sus modalidades, vale decir, aceptar o negar, que es el indicado. En cualquiera de estas tres modalidades, el juez da por reconocido el documento y así lo hace constar en escrito que pone al pie del documento. En la rama penal. Obra en las siguientes variantes: Reconocimiento expreso: es prácticamente el único medio con el que se le puede dar autenticidad al documento en materia penal. Tiene modalidades en cuanto a la forma de operar, en particular respecto de la persona con quien se surta. La ley 960 de 2004 en su artículo 426, numeral 3, entre los varios métodos para dar autenticidad a un documento, enuncia la certificación expedida por la entidad encargada del registro de la firma digital de la persona natural o jurídica autora del correo electrónico, mención que en realidad está más por cuanto con esa finalidad y mediante esta formalidad la establece la regla general, a semejanza de la efectuada por el notario en un escrito. En el ordenamiento acusatorio, regulado por la ley 906 de 2004, expresamente el articulo 426 para darle autenticidad al documento establece el reconocimiento expreso, que se obtiene de la persona de quien proviene o contra quien se hace valer. El reconocimiento se obtiene en la etapa del juicio mediante la recepción del testimonio de la parte con quien se surte o del experto que rinde el informe técnico. Pero si el documento no requiere esta formalidad, porque este revestido de autenticidad, basta relacionarlo en la proposición de pruebas en la audiencia preparatoria y presentar en el juicio. Reconocimiento tácito: solo obra en el proceso regulado por la ley 600 de 2000, donde está previsto expresamente, sujeto a los siguientes requisitos: 1- que el documento obre en un proceso, por cuanto es necesario que la parte contra quien se hace valer pueda conocerlo y controvertirlo. 2- que la incorporación del documento se produzca en la oportunidad y forma prevista por la ley. 3- que el documento no esté amparado por la presunción de autenticidad. El articulo 262 es más preciso, por cuanto habla únicamente de documentos y que se aduzcan, con lo cual los comprende a todos. Se excluyen los revestidos de autenticidad. 4- No es necesario que el documento provenga de la parte contra quien se opone. A diferencia de lo que acontecía en materia civil, en que expresamente el articulo 252 se refería a ciertos documentos producto de la parte contra la que se hacían valer en materia penal. Tal como lo preceptúa el código general del proceso articulo 244, comprende tanto a quien es parte como a quien es tercero. 5- Que la parte contra quien se presenta no manifieste inconformidad antes de terminar la audiencia pública, según dispone el articulo 262 de la ley 600 de 2000. El articulo 252 del código de procedimiento civil y el articulo 244 del código general del proceso hablan de tachar el documento, lo cual, en estricto sentido, queda referido a los revestidos se autenticidad, mas no a los que carecen de ella, porque en relación con estos basta desconocerlos para evitar que se produzcan su reconocimiento tácito y que se consideren auténticos. En materia penal no se habla de tacha, sino de desconocer y de inconformidad. Desconocer es la de no conocer o negar ser suya una cosa, mientras que la inconformidad es la falta de correspondencia entre una cosa y otra. Mediante informe de experto: el informe de experto en la disciplina sugerida en el artículo 424 cuando se trata de documentos que requieren establecer su autenticidad mediante prueba técnica, como acontece con la grafología respecto de los escritos, la determinación de la voz en las grabaciones, etc. DOCUMENTOS DE TERCEROS El articulo 244 del código general del proceso, con criterio más amplio y pormenorizado que el código de procedimiento civil, reconoce autenticidad a los documentos privados que obran en un proceso y que provienen de las partes o de terceros, sin embargo, en relación con estos es preciso tener en consideración cuál es su contenido a saber. A- cuando son dispositivos: se refiere s los que contienen actos de índole jurídica, como un contrato, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos o que reproduzcan la voz. B- cuando son representativos: son representativos los que contienen una imagen, como las fotografías, cuando de ellas, como es lo indicado, se derivan consecuencias jurídicas, como la que da cuenta de una pelea, una reunión, etc. C- Cuando son simplemente declarativos: esta clase de documentos, que solo contienen una relación de hechos, por asemejárseles al testimonio se aprecian por el funcionario contra quien se aducen solicite de manera expresa su ratificación. En materia penal la autenticidad del documento no se refiere específicamente a las partes y de esta suerte se extiende a los terceros. Por consiguiente, las formas de revestir de autenticidad a un documento son las mismas para toda persona a quien se le atribuya su autoría, entendida esta en su más amplia acepción. OPORTUNIDAD PARA INCORPORAR EL DOCUMENTO AL PROCESO Puede agruparse en dos. Unas son de carácter general, por estar previstas, además, para los otros medios probatorios, y la otra es especial, referida a la prueba documental en particular. Oportunidad general: la regla general de acuerdo con el código general del proceso, aplicable al proceso contencioso administrativo, consiste en que, si el documento está en poder del aparte, debe acompañarlo a la demanda o al escrito en que propone excepciones y sus respectivas contestaciones, según se trate de proceso declarativo o ejecutivo. En cambio, si el documento no está en poder de la parte que pretende hacerlo valer en el proceso, puede solicitar en las oportunidades que al efecto tiene, esto es, la demanda, la proposición de excepciones y sus respectivas respuestas o durante el traslado de la demanda, cuando se proponen excepciones de mérito o de fondo, que el juez decrete la exhibición por quien tenga el documento. El proceso penal se puede aportar documentos a instancia de cualquiera de las partes durante la indagación e investigación, pero su relación debe hacerse en la audiencia preparatoria y su incorporación en la de juicio, mediante la recepción del testimonio de quien proviene o del experto que rinde dictamen. Oportunidad especial: respecto del documento, en el código general del proceso, en el código procesal del trabajo y en el contencioso administrativo, las oportunidades para incorporarlo son las siguientes: En segunda instancia: cuando el documento no pues ser incorporado en la primera instancia por fuerza mayor, por caso fortuito o maniobra de la contraparte, supuesto en el cual es dable solicitar la apertura a prueba con esa especifica finalidad. En inspección judicial: se pueden aportar documentos, a condición de que tengan relación directa con su objeto, por ejemplo, cuando la inspección tiene por finalidad identificar un inmueble. En la recepción de declaraciones: el código general del proceso articulo 221 es más amplio que la norma del código de procedimiento civil, por cuanto en su numeral 6 no solo permite que el testigo presente documentos que tenga en su poder, sino que reconoce documentos relacionados con su declaración. Desecha el traslado por cuanto este se surte con la persona a quien se le atribuye el documento para que pueda tacharlo o desconocerlo, según el caso y no con quien lo reconoce. Mediante exhibición: es un acto de adquisición procesal, mediante el cual las partes ponen espontáneamente a disposición del juez o tribunal, pruebas o bienes, pero no es espontánea y puede hacerse solo respecto de documentos o bienes muebles. Las Características de exhibición son: 1- Es un acto procesal de adquisición: esta característica consiste en que el objeto de la exhibición forma parte del proceso y al funcionario jurisdiccional le corresponde evaluarlo sin considerar cual parte la solicita. 2- es provocada: cuando la parte o el tercero que tienen en su poder el documento o la cosa mueble lo presentan por su iniciativa, pero en sentido estricto y de acuerdo con el ordenamiento procesal es provocada por estar condicionada a la petición que haga el interesado. La oportunidad en dos ocasiones se puede solicitar la exhibición como prueba anticipada antes del proceso, o en el curso de este, por lo que se denomina procesal. La legitimación activa recae en la parte o en la presunta contraparte, según que la exhibición se solicite en el proceso o con antelación a este como prueba anticipada. Para que proceda la exhibición es necesario que se cumplan los siguientes requisitos: 1- que el documento o mueble este en poder de la persona contra quien se pida la exhibición: esta formalidad debe afirmarla quien solicita la exhibición y además establecer su clase y la relación que el documento tiene con los hechos del proceso. 2- Que se trate de documento o bien mueble: de acuerdo con la normativa procesal, la exhibición queda circunscrita a los documentos, en general y a los muebles en particular. 3- que se formule la petición: la exhibición procede a iniciativa de las partes o presuntas partes, es decir, está dominada por el principio dispositivo, pero en materia penal, cuyo proceso es esencialmente inquisitivo, el funcionario por iniciativa propia puede ordenar que se presente el documento, situación equivalente a la exhibición, por no existir en ese ordenamiento esa denominación. La exhibición comprende varias etapas, que son la petición la solicitud se contrae a la exhibición del documento respecto de determinada persona, tercero o parte; la afirmación de que el documento se encuentra en poder del llamado a exhibirlo; cual es la clase de documento, si es público o privado y además, su calidad de original o copia; cuál es su contenido y por último lo que se pretende demostrar que determina la pertinencia de la prueba. Notificación: el auto que decrete la exhibición, para que se surta sola o con la inspección judicial y tanto para la actuación preprocesal como la procesal, se le notifica al tercero por aviso. En relación con las partes y en el proceso, la notificación se hace por estado. Diligencia: por lo general, la diligencia de exhibición se realiza en el despacho del órgano jurisdiccional que conoce de esa actuación, con carácter preprocesal o procesal. Este criterio se aplicará cuando los documentos u objetos materia de la exhibición pueden llevarse al despacho judicial; en caso contrario, se impone efectuarla en el lugar donde ellos se encuentren. Oposición: la persona a quien se le ordena hacer la exhibición, sea parte o tercero, puede oponerse a ella. El termino de que dispone con ese propósito es el de ejecutoria de la providencia que decreta la exhibición y la oposición solo procederá si su objeto no se encuentra en su poder y, además, cuando se trata de terceros, por existir reserva legal o porque su exhibición pueda ocasionar perjuicio. Cuando la actuación es preprocesal o funge como prueba anticipada, la parte que solicita la exhibición puede pedir las pruebas tendentes a desvirtuar la negativa del llamado a efectuarla, porque se aduzca que no tiene el documento en su poder, durante el traslado del escrito que contiene la oposición, pues esta actuación se impone por constituir parte del incidente, que es el trámite que se debe seguir. Renuencia a exhibir: se puede definir la renuencia como la negativa, injustificada, a exhibir o presentar el documento o la cosa mueble en el día, hora y lugar señalados por el juez. Cuando prospera la oposición se le impone la renuencia si la oposición no prospera, si se demuestra que el opositor tenía el documento a que aquel no justifica el perjuicio que aduce la ocasionaría la exhibición o no prueba la reserva que dice tener el documento. Justificar la inasistencia al llamarlo a exhibir el documento le corresponde establecer, mediante prueba sumaria, en los tres días siguientes al señalado para la diligencia, la circunstancia que le impidió concurrir. Si la parte llamada a exhibir, que no justifica su inasistencia, presenta el documento en cualquier oportunidad lo que sucedería si se logra el propósito de la exhibición por no prohibirlo la norma, no habrá renuencia y por ende tampoco lugar a la sanción. Si el citado a exhibir justifica su inasistencia el día y hora señalados, le corresponde presentar el documento en la oportunidad nueva que ordene el juez. La sanción por renuencia a exhibir el documento varía según que la persona llamada a presentarlo sea un aparte o un tercero. Para la parte constituye una confesión ficta, por cuanto si los hechos son susceptibles de ella, se tienen por ciertos y de no como indicio en su contra. En cuanto al tercero, la sanción no es de carácter jurídico, por no tener la condición de parte, sino económica y consiste en una multa fijada por el juez no inferior a cinco salarios mínimos. En el caso en que la exhibición se solicita y es decretada, pero no hay lugar a practicarla, pues con antelación a esa actuación el documento ha sido incorporado al proceso, con respecto al tercero en cuyo poder se encuentra el documento que se debe exhibir, la situación es semejante basta con que lo presente aun cuando es conveniente acompañarlo de un escrito en el que se haga mención de esta circunstancia, sin necesidad de autenticarlos, por estar amparados por la presunción de autenticidad. Por entrega: la exhibición se aplica en el proceso general y en los ordenamientos que siguen sus lineamientos, como el laboral y el contencioso administrativo, en el proceso penal se reemplaza por lo que podemos denominar entrega. TACHA DE FALSEDAD La falsedad material es la alteración total o parcial del texto, del contenido del documento o de su firma. En consecuencia, hay falsedad material cuando se borra, cambia o agrega una parte del texto. También si se suprime una firma o la que aparece no es la de la persona a quien se atribuye. La falsedad material se opone la intelectual o ideológica, que recae en el contenido y cuando el acto que se hace constar no corresponde a la verdadera intención de las partes y configura lo que se denomina simulación, como ocurre cuando se hace constar una venta si en realidad se ha hecho una donación. La intelectual constituye objeto de un proceso tendiente a obtener la declaración de simulación y la consiguiente vigencia del acato jurídico real celebrado entre las partes. Para que se proceda la tache se requiere varios requisitos, cuya ausencia entraña que el juez se abstenga de darle curso a la actuación que ella determina: A- Solo procede respecto de documentos auténticos: al decir documentos auténticos quedan involucrados todos los que tienen esa calidad. B- Que el documento influya en la decisión. El documento debe versar sobre un hecho que constituya presupuesto esencial de la pretensión o de la excepción, descartándose los que carecen de esa condición o buscan demostrar situaciones superfluas. C- Legitimación activa. La tacha debe proponerla la parte contra quien se presenta el documento, sea demandante, demandado o tercero interviniente y la carga de la prueba, como es necesario desvirtuar la presunción de autenticidad que lo ampara, también le corresponde a ella. D- Legitimación pasiva. Toma en cuenta la parte a quien favorece el documento sin considerar al autor. E- oportunidad. Las oportunidades para proponer la tacha dependen del momento en que el documento se incorpore al proceso, cuando se adjunta a la demanda, cuando se acompaña a la contestación a la demanda, cuando la tacha la formula quien aporte el documento, aportando en audiencia o diligencia, en otras oportunidades. El trámite comprende la petición que lo origina, la actuación que determina y la forma como decide. Si el documento objeto de la tacha se presenta con la demanda, aquella se formula en la contestación. Si se presenta con la contestación, la tacha se propone durante el traslado de las excepciones y cuando es en otra oportunidad los era en el curso de la audiencia en que se ordena tenerlo como prueba. Formulada la tacha si es procedente y la petición reúne los requisitos anotados, el juez ordenara reproducir el documento y dejar constancia del estado en que se encuentra. Cuando el documento aportado es una copia, el juez puede exigir que se presente el original. Precluido en traslado, se decretan las pruebas pedidas y las que el juez considere necesarias, que deben producirse en la oportunidad establecida para practicar las del proceso o incidente en cual se adujo el documento. Para establecer la tacha puede acudirse a cualquier medio probatorio, como los testigos instrumentales que suscriben el documento.