NORMAS DE EJECUCIÓN DOCUMENTARIA DE AUDITORÍA.

1. DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA.

El proceso de documentación de la auditoría es quizás el momento más importante y

trascendental del trabajo del auditor, dado que es la oportunidad para acceder y obtener
evidencia sobre cada una de las aseveraciones (afirmaciones) de la auditoría en forma
suficiente y apropiada, entonces toda esta evidencia se debe vincular en los papales de
trabajo, como garantía que el trabajo se llevó a cabo con la diligencia profesional que
corresponde.

Existe el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de la

documentación de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo, conllevando a
conclusiones erradas, y en consecuencia, un trabajo que puede quedar descalificado para
sustentar la opinión final del auditor frente a los Estados Financieros auditados. De ahí
que resulta necesario el control de calidad sobre estos procesos de auditoría (temas ya
desarrollados en artículos anteriores), y por su puesto el factor humano es determinador
de los resultados como es natural.

¿Qué comprende la documentación de auditoría?

La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la evidencia del

trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y
electrónicos o digitalizados, los cuales se van acumulando con el aporte de cada uno de
los miembros del equipo de auditoría, sufren un proceso de control de calidad, con la
revisión y supervisión. En la actualidad existen herramientas contenidas en software que
hacen más práctico y eficiente el proceso de auditoría, teniendo en cuenta que esta
herramienta permite controlar el flujo de documentación y el acceso restringido
únicamente a miembros del equipo de auditoría asignado.

La documentación de auditoría puede provenir de fuente interna y de fuente externa.

Fuente interna es la documentación del cliente, los registros contables, contratos,
facturas, etc. Fuente externa, confirmaciones recibidas de clientes, bancos, proveedores
y abogados, en base a esta documentación el auditor prepara sus análisis y aplica las
técnicas de auditoría para completar el proceso de obtención de evidencia y concluir
sobre cada una de las aseveraciones en los estados financieros.
Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de
auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial
que no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar
por un uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de terceros no autorizados.

CLASE DE DOCUMENTACIÓN. ORIGEN O FUENTE.

Plan de auditoría:
o Programas de auditoría.
o Memorando de asuntos críticos.
o Mapa de riesgos.
o Sumaria de saldos contables.
Interna
o Memorando de entendimiento del
negocio.
o Materialidad de auditoría.
o Cronograma de trabajo.
o Recursos necesarios.

Actas de Gobierno corporativo / actas de

Interna
comités

Comprobantes de contabilidad y soportes

(facturas, contratos, recibos de caja, Interna
egresos)

Análisis de datos (minería de datos) Interna

Conteo físico de activos (activos fijos,

Interna
inventarios, títulos)

Correspondencia recibida - Correos

electrónicos (entidades de control, Externa
abogados, etc.)

Confirmaciones recibidas (Bancos,

abogados, clientes, proveedores, Externa
empleados)

Anotaciones de asuntos tratados en Externa

reunión con terceras personas (asesores,
expertos, autoridades, proveedores,
 abogados, contratistas)

Información estadística gubernamental,

Externa
gremial o sectorial

Investigaciones periodísticas o de
Externa
instituciones especializadas

Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las técnicas
de auditoría, se concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es útil, se convierte
en un “papel de trabajo” y en adelante servirá de soporte para sustentar la opinión de
auditoría y los informes a la dirección de la Compañía y a los niveles de gobierno
corporativo que corresponda.

2. PRINCIPALES CONSIDERACIONES QUE EL AUDITOR DEBE

CUIDAR EN EL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN DE LA
AUDITORÍA.
o La documentación de la auditoría debe ser clara, concisa y precisa, explicita, de
tal forma que facilite llegar a las conclusiones. En otras palabras, los papeles de
trabajo deben explicarse por sí mismos, dado que cualquier explicación verbal
del auditor no constituye un soporte adecuado sobre su desempeño frente al
trabajo.
o Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza, oportunidad y
extensión de los procedimientos realizados en la auditoría.
o Se incluirá los resultados de los procedimientos y la evidencia de auditoría
obtenida.
o Se documenta los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.
o Riesgos identificados de representación errónea de la información financiera de
la auditoría.
o La metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría.
o Al cierre del proceso de auditoría, el equipo deberá excluir del archivo, aquellos
borradores o prospectos que definitivamente no agregan evidencia al proceso de
auditoría, para evitar confusiones y desviaciones en las apreciaciones, al
momento de emitir el dictamen de la auditoría.
o Partes o secciones que debe contener un papel de trabajo estándar:
 Encabezado
 » Nombre de la firma
» Nombre del cliente
» Nombre del auditor/iniciales y rol
» Área de auditoría
» Fecha de corte
» Fecha de elaboración
 Objetivos de auditoría (asociado a las aseveraciones)
 Procedimientos a desarrollar.
 Resultados / evidencias obtenidas
 Conclusiones.

3. NORMAS DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA.

El objetivo principal de las normas de auditoría, es proveer orientación técnica

profesional y están diseñadas para ayudar al auditor en su propósito, entonces cualquier
incumplimiento a una de ellas deberá corresponder a una circunstancia excepcional.

En esas circunstancias excepcionales, el auditor juzga la conveniencia de apartarse de

un principio básico o un procedimiento esencial que sea relevante para el trabajo de
auditoría.

Es en este punto donde el auditor debe sacar a flote toda su experticia y maniobra de
acuerdo con las circunstancias, para a través de otros procedimientos llegar a similares
conclusiones y debe documentar y justificar las razones que lo llevaron a ir en ese
camino.

En estos casos, el auditor puede hacer uso de todos los recursos asignados, acceso a la
gerencia, a expertos, a demás miembros de mayor experiencia en el equipo de auditoría,
o a otros profesionales dentro de la Firma, para garantizar que estos procedimientos
alternos son suficientes y apropiados. Por ejemplo, un procedimiento esencial es la
confirmación de saldos y transacciones con clientes, pero regularmente no se obtienen
las respuestas dentro de la oportunidad requerida, a pesar de toda la gestión que se
pueda desplegar a la obtención de respuesta, entonces se deben plantear procedimientos
alternos, en este caso puntual se pueden aplicar, entre otros los siguientes:

a) Recaudos posteriores.
 b) Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al saldo
que se haya auditado en el periodo anterior, se requieren cierta información del
período para la operación aritmética.
c) Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el
despacho, y el recibido del bien o servicio por parte del cliente.
d) Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos interinos.
e) Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la dirección
financiera.
f) Acceso a información pública del cliente.

4. NIA 230 – NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA.

esta NIA 230 requiere que el auditor complete oportunamente la compilación del
archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor.

Teniendo en cuenta que (como se requiere la NIC1) las Firmas deben implementar
políticas y procedimientos de control de calidad, una de esas políticas deberá establecer
cuál es el tiempo razonable para realizar el cierre definitivo del archivo de auditoría,
desde ese momento, no se debe realizar ninguna modificación, adición, o retiro de
documentos o papeles de trabajo, se sugiere que un tiempo razonable son 60 días
después de la fecha del dictamen u opinión de auditoría.

Completar la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del

dictamen del auditor, es un proceso administrativo que no implica el desempeño de
nuevos procedimientos de auditora ni la elaboración de nuevas conclusiones. Sin
embargo, es posible hacer cambios a la documentación de auditora durante el proceso
final de compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los ejemplos de
estos cambios incluyen:

o Suprimir o desechar la documentación reemplazada.

o Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.
o Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de compilación
del archivo.
o Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y
acordado con los miembros relevantes del equipo de auditora antes de la fecha
del dictamen del auditor.