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NEA 4: Documentacin

Introduccin 1. El propsito de esta Norma Ecuatoriana de Auditora (NEA) es establecer normas y

proveer lineamientos respecto de la documentacin en el contexto de la auditora de estados financieros. 2. El auditor deber documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinin de auditora y dar evidencia de que la auditora se llev a cabo de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora. 3. Documentacin significa el material (papeles de trabajo) preparado por y para, u

obtenido o retenido por el auditor en conexin con la realizacin de la auditora. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, microfilm, medios electrnicos, u otros medios. 4. Los papeles de trabajo: a) ayudan en la planificacin y realizacin de la auditora; b) ayudan en la supervisin y revisin del trabajo de auditora; y c) registran la evidencia de auditora resultante del trabajo de auditora efectuado, para apoyar a la opinin del auditor. Forma y contenido de los papeles de trabajo 5. El auditor deber preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proveer una comprensin global de la auditora. 6. El auditor deber registrar en papeles de trabajo la planificacin, la naturaleza,

oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora efectuados, y por lo tanto de los resultados, y las conclusiones extradas de la evidencia de auditora obtenida. Los papeles de trabajo incluiran el razonamiento del auditor sobre todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio, junto con la conclusin del auditor. En reas que impliquen cuestiones difciles de principio o juicio, los papeles de trabajo registrarn los hechos relevantes que fueron conocidos por el auditor al momento de llegar a las conclusiones. 7. La extensin de los papeles de trabajo es un asunto de juicio profesional ya que no es necesario ni prctico documentar todos los asuntos que el auditor considera. Al evaluar la extensin de los papeles de trabajo que se debern preparar y ser retenidos, puede ser til para el auditor considerar qu es lo que sera necesario para proveer a otro auditor sin

experiencia previa, con la auditora una posibilidad de comprensin del trabajo efectuado y la base de las decisiones de los principios tomados, pero no los aspectos detallados de la auditora. Ese otro auditor quiz slo pueda obtener una comprensin de los aspectos detallados de la auditora discutindolos con los auditores que prepararon los papeles de trabajo. 8. La forma y contenido de los papeles de trabajo son efectuados por asuntos como: La naturaleza del trabajo Formas del dictamen del auditor. La naturaleza y complejidad del negocio. La naturaleza y condicin de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad. Las necesidades en las circunstancias particulares, de direccin, supervisin, y revisin del trabajo efectuado por los auxiliares. Metodologa y tecnologa de auditora especficas utilizadas en el curso de la auditora. 9. Los papeles de trabajo son diseados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditora en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas estndar, organizacin estndar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegacin de trabajo a la vez que proveen un medio para controlar su calidad. 10. Para mejorar la eficiencia de la auditora, el auditor puede utilizar calendarios, anlisis y otros documentos preparados por la entidad. En tales circunstancias, el auditor necesitar estar satisfecho de que esos materiales han sido apropiadamente preparados. 11. Los papeles de trabajo regularmente incluyen: Informacin referente a la estructura organizacional de la entidad. Estratos o copia de documentos legales importantes, convenios, y minutas. Informacin con respecto a la industria, entorno econmico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad. Evidencia del proceso de planificacin incluyendo programas de auditora y cualesquier cambio al respecto.

Evidencia de la comprensin del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno. Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquier revisin al respecto. Evidencia de la consideracin del auditor del trabajo de auditora interna y las conclusiones alcanzadas. Anlisis de transacciones y balances. Anlisis de tendencias e ndices importantes. Un registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora efectuados y de los resultados de dichos procedimientos. Evidencia de que el trabajo realizado por los auxiliares fue supervisado y revisado. Una indicacin sobre quin efectu los procedimientos de auditora y cundo fueron realizados.

Detalles de los procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor. Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otros terceros. Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyendo los trminos del trabajo y las debilidades substanciales de control interno. Cartas de representacin recibidas de la entidad. Conclusiones a las que lleg el auditor con respecto a aspectos importantes de la auditora, incluyendo cmo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor. Copias de los estados financieros y dictamen del auditor. 12. En el caso de auditoras recurrentes, algunos archivos de papeles de trabajo pueden ser clasificados como archivos de auditora permanentes que son actualizados con nueva informacin de importancia que subsiste, distinto de los archivos peridicos de auditora que contienen informacin relacionada primordialmente a la auditora de un nico perodo. Confidencialidad, salvaguarda, retencin y propiedad de los papeles de trabajo

13. El

auditor

deber

adoptar

procedimientos

apropiados

para

mantener

la

confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retencin por un perodo suficiente para satisfacer las necesidades de la prctica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retencin de registros. 14. Los papeles de trabajo son propiedad de el auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los papeles de trabajo pueden ponerse a disposicin de la entidad a discrecin del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad.