ACTIVIDADES DEL TEMA 10: “AREAS DE UN SERVICIO DE

ARCHIVOS CLÍNICOS”

1- Haz un resumen de las diferentes áreas de un archivo.

1) Área de Archivo, recepción y préstamo de la documentación
clínica.

La dimensión viene determinada por el volumen de la documentación existente

y el índice de crecimiento previsible en plazo prudencial.

Se considera espacio adecuado aquel que permite la adecuada custodia de la

documentación clínica generada en formato original del las HC
correspondientes a la mitad de la población asignada, más el espacio
designado al almacenamiento de las placas radiográficas correspondientes.

Las necesidades de crecimiento anual del Archivo se establecen en base a dos

variables:

-Número de HC nuevas generadas anualmente, basado en un muestreo

retrospectivo de HC de nueva generación en los últimos 5 años y teniendo en
cuenta:

 población asistida.
 tasa de envejecimiento y otros indicadores del nivel de
dependencia.
 frecuentación hospitalaria.
 número de reingresos.
 cantidad de pacientes nuevos de consultas externas.
 tamaño y nivel asistencial del hospital
 incorporación de nuevas especialidades, etc

-Grosor medio del conjunto de HC custodiadas; a medida del crecimiento de la

documentación contenida en la historia clínica a lo largo de los diferentes
episodios asistenciales proporciona datos de utilidad para el dimensionado del
archivo central así como el establecimiento de políticas de determinación y
tratamiento diferenciado de pasivos.

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CABE DESTACAR QUE ACTUALMENTE, CON LA DIGITALIZACIÓN DE LAS
HC, TODO ESTO SE ESTÁ MODIFICANDO PROGRESIVAMENTE.

Las necesidades de personal para dar cobertura al Área de Archivo se realizan

en base a ratios de productividad: HC por puesto y día de trabajo de 7 horas.

El perfil profesional del Área son Auxiliares administrativos y TSDS.

2) Área de reproducción e información clínica a terceros.

Se encarga de reproducir, desde cualquier tecnología, la documentación.

El perfil profesional de Área son Auxiliares administrativos o TSDS.

3) Área administrativa.

Sus funciones son:

1. Mantenimiento del fichero maestro de pacientes.

2. Mantenimiento y registros de éxitus.

3. Apertura y control de HC.

4. Control y archivado de documentación de urgencias.

5. Estadísticas y control de la actividad.

Puede ser atendido por TSDS y Auxiliares administrativos.

Área de transporte y reparto de la documentación.

Se encarga de:

1. Recogida y reparto de la documentación a zona de hospitalización de

enfermos.

2. Recogida y reparto de la documentación a consultas externas.

3. Traslado de pasivos.

4. Documentación desechable y otros

Puede ser atendido por personal subalterno tipo celador aunque lo puede hacer
el personal de cada servicio.

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 4) Área de codificación de episodios y extracción del CMBD.

Sus funciones son:

1. La codificación, la realizará personal diplomado (DUE) y técnicos de grado

superior con formación específica en documentación médica y sistemas de
información sanitaria (FP 2 y TSDS).

2. La grabación y mantenimiento de la Base de Datos del CMBD (lo pueden

realizar administrativos).

5) Área de tratamiento de pasivos.

Está destinada a la preparación de la documentación y posterior

miniaturización/microfilmación, digitalización o cualquier otro tipo de grabación
de las HC de pasivo,

El perfil profesional son Auxiliar administrativo y TSDS.

Dirección de la unidad.

Sus funciones son:

1. Organización funcional y planificación del trabajo de la unidad.

2.Establecimiento de controles e indicadores de actividad y calidad del Archivo

Central de HC.

3. Supervisión del trabajo de codificación e impulso de actividades de

evaluación y explotación de la Base de datos clínica a partir de los CMBD.

4. Diseño e implantación de sistemas de información clínica, tanto los

derivados de la simple explotación estadística del CMBD como sistemas
basados en la agrupación de casuística para la medida de la producción
hospitalaria.

5. Participación en las actividades de formación en áreas de competencia y

comisiones clínicas hospitalarias y coordinación con el resto de unidades
clínicas del área sanitaria.

El perfil profesional son Facultativo especialista del área (FEA) con formación
específica en documentación médica.

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 6) Área de estudio y revisión de HC.

Consta del espacio suficiente para que los profesionales autorizados puedan
llevar a cabo la revisión de los caso de interés para docencia, investigación o
evaluación de la calidad de la asistencia prestada,

7) Área de almacén.

Área dedicada al almacenamiento. Alrededor de 30 metros cuadrados.

8) Área común: sala de descanso, vestuarios, aseso, etc.

Incluye salas de descanso, vestuarios y aseos.

2- ¿Dónde debería estar ubicada una Central de Archivos?

Debe escogerse una ubicación:

1- Próxima a los distintos servicios, unidades de hospitalización y consultas

externa, que son los que van a utilizar los servicios del Archivo.
2- Accesible para favorecer la labor de reparto y recogida de HC.
3- Con un espacio estable, con suficiente disponibilidad para albergar las
distintas áreas de circulación y preparación de la documentación y su
aumento previsible para asumir otras tareas.

3- Condiciones a tener en cuenta para su ubicación.

Para la correcta ubicación del Archivo Central las consideraciones a tener en

cuenta son:

1- Con un subsuelo apto y resistente sin riesgos de humedades.

2- En la que el Archivo ocupe un edificio aislado y exclusivo, teniendo en
cuenta la proximidad a otros servicios comentada en el punto 1.
3- En zonas de relativa tranquilidad, alejada de ruidos molestos o
vibraciones nocivas y alejadas de zonas peligrosas con riesgo de
incendios o explosión, de zonas próximas al mar, inundables y
pantanosas.
4- En zonas de bajo nivel de insectos o especies bibliófagas o
biodepredadoras.

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 5- Con la recepción en directa comunicación y proximidad al área de
Archivo activo y con la sala de lectura, los despachos médicos y la
secretaría con acceso desde el exterior para impedir la circulación por el
resto de áreas de trabajo.

4- Resume los requisitos estructurales de un archivo.

PLANIFICACIÓN
-Disponer de áreas con accesos y salidas
independientes desde el exterior del edificio del Archivo.
La zona del Archivo que contiene el fondo documental
de HC, debe estar aislado del resto del edificio.
Los accesos, pasillos y puertas interiores deben contar
con la suficiente amplitud para permitir la entrada de
carros de transporte, maquinaria de reprografía y
miniaturización, resto de equipos y mobiliario.
Vías de evacuación que cumplan las normas básicas de
edificación y que respeten la legislación contra incendios
de los edificios.
DEPENDENCIAS
-El área de archivado y custodia debe ubicarse aislada
del desto de dependencias, con las adecuadas
medidas de protección contra riesgos de deterioro
procedentes del exterior y comunicada con el resto de
dependencias mediante accesos como vestíbulos,
puertas cortafuegos, escaleras, etc. de las
dimensiones y características legalmente
establecidas.
- Los sistemas mecánicos de trasnporte y distribución
de HC deben ubicarse en un distribuidor exterior o
vestíbulo cortafuegos sin acceso desde la zona de
archivado y custodia de las HC.
- Se recomienda que la altura libre del techo se
encuentre entre 2,25 y 2,50 m.

DOTACIÓN REQUISITOS
ESTRUCTURALES
En lo referente a ESTANTERÍAS, se deben tener en
cuenta las siguientes prescripciones:
ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTANTERÍAS FIJAS-CARACTERÍSTICAS
El Archivo que almacena las HC separadas de la
Material: metálicas con tratamiento anticorrosivo.
iconografía necesita dos tipos de estanterías:
Formadas por uno o varios módulos, simples o dobles.
1. Estanterias para HC
Desprovistas de materiales punzantes.
2. Estanterías para radiografías.
Colocadas en paralelo, exentas de paredes y sin
rincones de difícil aireación y limpieza.
Separación entre estanterías del orden de 1 m en los
pasillos principales y 0,75 en los secundarios.
RSTANTERÍAS MÓVILES- CARACTERÍSTICAS

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 5- Resume los requisitos de construcción

6- Conclusión final.

PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO

Sistemas de extinción que no incrementen el deterioro de la documentación
almacenada, no uso de agua ni espuma. Uso de puertas contra fuegos con
cerraduras antipánico.
Sisteme de detección automática de humos obligatorio en:
- Depóstito de HC.
- Servicios generales
-Sala de ordenadores.
Sala de microfilmación o escaneado.
Sala de consulta y revisión de HC.

PROTECCIÓN CONTRA INUNDACIONES

Uso de arquetas por obstrucción de desagües y doble techo impermeabilizado con
caída para desagüe hacia el exterior.
COSNTRUCCIÓN

PROTECCIÓN CONTRA ROBOS

REQUISITOS DE

Instalación de sistemas para detectar presencia de intrusos, rejas en ventanas y

puertas con cerradura de seguridad.

PROTECCIÓN CONTRA ROEDORES E INSECTOS

Hermetismo de accesos con exclusión de orificios y rendijas por donde puedan
acceder roedores u otros animales al interior del edificio.

PROTECCIÓN CONTRA LA HUMEDAD

Medidas que eviten humedades, bien por capilaridad, filtración o condensación,
principalmente en las Áreas de Archivo y Custodia de la documentación clínica.

MEDIDAS AMBIENTALES
Temperatura adecuada para la conservación de la documentación: 15-21ºC.
Humedad relativa: 45-65%
Renovación del aire.

ILUMINACIÓN
Los rayos solares no deben incidir directamente en la documentación almacenada.
Iluminación artifical con sistema deflector y/o difusor para ebitar radiación directa
sobre la documentación.
150 lux en zonas de estar, vesturarior y zonas comunes y máximo de 750 lux para
Áreas de Trabajo y Clasificación.
Uso recomendado de alumnbrado fluorescente.

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Con la digitalización progresiva de las HC, el TSDS (Técnico Superior en
Documentación Sanitaria), debe estar convenientemente formado en las
diferentes herramientas informáticas y conocer los sistemas de almacenaje,
conservación y transmisión adecuada y precisa de la información y los distintos
soportes y formatos utilizados, para así, desenvolverse en este espacio de
trabajo de forma rápida y eficaz.
sus competencias son:
 Organizar y gestionar los archivos de documentación e historias clínicas.
 Definir y/o evaluar el proceso de tratamiento de la información y los
documentos clínicos.
 Identificar, extraer y codificar datos clínicos y no clínicos de la
documentación sanitaria.
 Validar y explotar los datos del Conjunto Mínimo Básico de Datos
(C.M.B.D.) mediante herramientas estadísticas, epidemiológicas y de
control de calidad.