Criterios Técnicos Archivísticos para el Diseño y Adecuación de Edificaciones,

Preservación, Conservación y Limpieza de Documentos

Elaborado por: Arcángel Sánchez, Nelson Castillo, Roxana Sánchez, Willian Ladino, María del
Carmen Elizalde, Rocio Ponce, Grecia Eivar y Manuel Romero
Aprobados bajo Resolución 10-2019 del Directorio de la RAUEC de fecha 29-06-2019

1. INTRODUCCIÓN

Parte importante de la labor archivística está referida a la conservación y preservación de los

documentos a través del tiempo, aspecto que no sólo incluye el mantener medidas de
temperatura y humedad relativa controladas, sino que a su vez ha de vincular una serie de
consideraciones técnicas referidas al diseño y/o adecuación de los espacios físicos destinados a
los archivos, así como a la selección adecuada de materiales y equipos donde se instalarán los
documentos, e inclusive la planificación y aplicación de un plan rutinario y permanente de
limpieza.

La Red de Archivos Universitarios del Ecuador (RAUEC) en vista de la importancia de este tema,
presenta a continuación una serie de criterios que permitan a los encargados de los archivos
universitarios establecer planes de mejora en sus instituciones, garantizando con ello la
preservación del patrimonio histórico y documental de las universidades donde laboran.

2. DEFINICIONES BÁSICAS.-

ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Unidad de archivo que tiene a su cargo organizar, seleccionar,

prestar, conservar, transferir y/o eliminar, los documentos que se encuentran en la fase
administrativa de su ciclo de vida. En estos archivos se concentran los documentos
producidos y/o recibidos en los archivos de gestión de una dependencia o unidad de la
organización.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Unidad de archivo que tiene a su cargo gestionar, tramitar, organizar,
seleccionar, prestar, conservar, transferir y/o eliminar, los documentos que se encuentra en la
fase pre-archivística de su ciclo de vida.
ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad de archivo que tiene a su cargo el preservar, organizar y difundir
el patrimonio histórico y documental de la institución.
ARCHIVO INTERMEDIO: Unidad de archivo que tiene a su cargo organizar, seleccionar,
prestar, conservar, transferir, eliminar y centralizar, los documentos que se encuentra en la
fase intermedia de su ciclo de vida.
ARCHIVO: 1) Conjunto orgánico de documentos, producidos y/o recibidos por una institución,
familia y/o persona en el ejercicio de sus funciones o realización de sus actividades. 2)
Institución o dependencia que tiene a su cargo la gestión documental.
CONSERVACION: Función archivística que afecta a los edificios e instalaciones de los Archivos
y a los documentos en ellos contenidos y está integrada por todas las actuaciones
preventivas y curativas para mantener el buen estado de los unos y de los otros.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte modificado por un texto, que es producto y testimonio de
la realización de las actividades de una organización, familia o persona.
DOCUMENTO: Expresión en lenguaje natural o convencional y/o cualquier otra, sea esta
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material.
HUMEDAD: Es el peso del agua en forma de vapor en determinado volumen de aire a una
presión atmosférica normal, independientemente de la temperatura.

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 INSTALACIÓN: Es la operación que consiste en la colocación ordenada de las unidades de
instalación en las estanterías de depósito del Archivo tras el ingreso de los documentos.
PRESERVACION: Conjunto de medidas y actuaciones para proteger los documentos y
prevenir cualquier daño derivado de las condiciones de almacenamiento e instalación, así
como de situaciones imprevisibles de emergencias y desastres.

TEMPERATURA: es el nivel de energía cinética asociada con el movimiento de las partículas y

que produce la sensación de calor o frío en un sistema.

3. GENERALIDADES.-

 Los criterios que a continuación se presentan se pueden integrar a los incluidos en:
 REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS expedida por el SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPUBLICA en fecha 10-04-2019, bajo Acuerdo 107 e incluida en el Registro Oficial
Suplemento 487 de fecha 14 de mayo de 2019.
 PROPUESTA DE DIRECTRICES PARA EL DISEÑO, CONSOLIDACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN
SUPERIOR, elaboradas por el Abog. Andrés Jaramillo Paredes y MSc. Arcángel Sánchez
Gómez, aprobadas por el Consejo de Educación Superior (CES) a través de la resolución
RPC-SO-41-No. 856-2016 de fecha 16 de noviembre de 2016
 Manuales y bibliografía técnica especializada en materia archivística, incluida en la
bibliografía del presente documento.
 Para una correcta preservación de los documentos se han de adquirir materiales, equipos y
suministros especiales para esta tarea, así como para la conservación de la salud del personal
que labora en los archivos, y por ende, de los usuarios que consultan estos servicios, por lo
que su selección deberá estar fundamentada en la preservación de los materiales
documentales y no en los bajos costos de materiales de igual tipo, pero que por su mala
calidad, configuración y materia prima, degradan la físico-química del papel, o pueden no
proteger al personal y usuarios de enfermedades inclusive mortales.
 Es necesario asegurar unas óptimas condiciones ambientales desde el momento en que se
diseña, construye o adecúa el local para un archivo.
 Las condiciones ambientales de un archivo o microclima, se deben mantener controladas y
monitoreadas de manera permanente tanto en los locales donde se conservan los
documentos (depósitos), en las oficinas donde labora el personal, y en los espacios de
atención a usuarios, con el fin de garantizar la conservación de los documentos, así como la
seguridad y salud de trabajadores-usuarios.
 Al igual que son importantes las condiciones del microclima en espacios de archivos, también
resulta fundamental lo referido a su diseño, planificación y/o adecuación.
 Para una buena gestión de la preservación documental es importante el establecimiento de
un plan rutinario y permanente de limpieza tanto de los documentos como de los espacios
físicos, tratando en lo posible de consolidar un ambiente dedicado especialmente para este
trabajo, dotado de mobiliario y equipos fundamentales para realizar la limpieza de los
documentos, así como de personal suficiente y capacitado para realizar esta importante
tarea.

4. DISEÑO, PLANIFICACIÓN Y ADECUACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS

4.1.- Al elegir, diseñar, planificar o adecuar un local para un archivo sobre todo de tipo general
o institucional, se podrán determinar, entre otros, espacios:
• Área de consigna: Espacio físico donde se almacenan los documentos por un corto
periodo de tiempo con la finalidad de ser verificados durante el proceso de
transferencia, antes de ser enviados al área de limpieza y restauración y de allí a su
respetivo archivo, sea este el intermedio o el histórico.
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 • Área de depósito documental: Espacio físico donde se instalarán los documentos para
ser conservados por determinado período de tiempo (temporal o permanente),
protegidos contra los agentes que los afectan.
• Depósito de suministros: Espacio para el almacenaje de suministros, materiales e
insumos de trabajo archivístico.
• Área de trabajo del personal: Espacio para el procesamiento técnico de la
documentación.
• Área de atención a usuarios, consulta y acceso a la información: Espacio
especialmente acondicionado con mobiliario para la consulta física de los
documentos por parte de usuarios internos y externos al archivo, puede estar equipado
con materiales y equipos informáticos que permitan la consulta y acceso a la
información sobre documentación (inventarios, listados, índices, catálogos, etc.),
• Área de reproducción y digitalización: Espacio para la realización de trabajos de
digitalización y reproducción de los documentos.
• Área de limpieza y restauración: Espacio para limpiar de forma rutinaria y permanente
los documentos ubicados en los depósitos, así como prestar servicio o apoyo en la
limpieza de los distintos ambientes o espacios físicos del archivo.
• Área de descanso del personal, baños y cafetería: Espacios de uso común destinados
al descanso y aseo del recurso humano, así como de los usuarios que visitan el archivo.
• Áreas comunes, pasillos y de movimiento de documentos: Espacios para el uso común
del personal y usuarios, así como para el ingreso y salida de los documentos durante
las entradas y salidas (transferencias y préstamos), y de los materiales, equipos y
suministros que ingresan a la unidad.
• Área de máquinas y mantenimiento: Espacio para la instalación de equipos de
monitoreo, calefacción, ventilación, electricidad y seguridad del archivo.

4.2.- Lo ideal es que los espacios de archivo sean proyectados o diseñados institucionalmente a
objeto que se determine-formalice un proyecto en donde se diseñe, construya o adecuen los
ambientes de acuerdo con los lineamientos que a continuación se señalan:
• Hay que tomar en cuenta el crecimiento de los fondos documentales, ya que los
documentos seguirán generándose de manera exponencial. En este sentido, se
deberán proyectar depósitos lo suficientemente amplios y con equipos de
almacenamiento especiales (preferiblemente de tipo móvil) con el fin de prever (de
ser posible) un crecimiento y almacenamiento mayor a veinte (20) años. De no tenerlo,
deberá recurrirse, a medios, sistemas, mobiliario y equipos que permitan aprovechar al
máximo el espacio disponible, así como ejecutar planes de valoración, selección y
eliminación normada de documentos, sin dejar de lado la obtención de nuevos
espacios de almacenamiento que permitan preservar el patrimonio documental de la
universidad.
• Es importante implementar métodos permanentes de medición del crecimiento de los
documentos en la institución. Tarea que puede ir llevándose a partir de la medición en
metros lineales de los documentos que son transferidos al archivo general, central o
institucional, o a través de estudios diagnósticos (se incluye en anexo un cuestionario
diagnóstico) de los diferentes archivos de la institución. Para realizar esta tarea se
recomienda aplicar y apoyarse en la Norma Colombiana de Medición de Archivos NT
5029 de fecha 19-12-2011.
• La seguridad en los locales de los archivos es un factor de vital importancia. Por
seguridad no solo se entiende lo referente a la accesibilidad para evitar adulteraciones
o robos, sino que también se refiere a la seguridad física o preservación de la
documentación, a la seguridad industrial y gestión de riesgos aplicada a los espacios
del archivo y a la prevención de enfermedades del personal.

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4.3.- Toda edificación y/o local de archivo universitario deberá reunir algunas condiciones
especiales, mismas condiciones que han de servir para el archivo de cualquier organización:
 La ubicación del archivo deberá responder a los requisitos de:
o Ubicación estratégica con cercanía a los usuarios.
o Evitar ubicaciones de riesgo respecto a las condiciones ambientales como
contaminación atmosférica, acústica y térmica.
o Evadir zonas geográficas de riesgo como terrenos deslizantes, alto riesgo
sísmico y vulcanológico, cercano a quebradas y ríos, entre otros.
o Evitar zonas y climas tropicales, pero de darse el caso requerirán soluciones de
control para las condiciones ambientales a las que estarán expuestos los
documentos (fumigación, aireación).
 La edificación deberá ser sólida y segura. La estructura de la construcción de
preferencia será en hormigón armado evitando la incorporación de elementos en
madera. Planificada con poco costo energético. Las paredes deberán ser de
preferencia lisas y pintadas en colores claros.
 Los archivos no deberán instalarse en pisos altos de edificios o en locales donde su
estructura física no soporte el gran peso de los fondos documentales. Procurar utilizar
la planta baja para ubicar los documentos de archivo. Se recomienda que se consulte
a ingenieros estructurales a la hora de seleccionar para su adecuación o construir un
espacio para un archivo, con el fin que se determine el peso que podrían tener los
documentos, mobiliario y equipos sobre la edificación. Por lo tanto, el piso debe resistir
el peso de los fondos documentales y del mobiliario para su conservación. Los pisos
recomendables son los de concreto endurecido alisado o micro alisados (puede
también ser esmaltado), o en última instancia porcelanatos y cerámicos (aunque para
estos deberá considerarse la carga o peso que resistirán); estos materiales evitan la
acumulación de polvo y son de características frías lo que ayuda en la conservación
de los documentos.
 Se recomienda, que los depósitos para los documentos deban construirse o adecuarse
en espacios no mayores a 150 metros cuadrados, siendo lo ideal entre 100 y 150 mtrs
cuadrados. Deberán consolidarse o asignarse tantos depósitos como volumen
documental exista y se requiera, previendo el crecimiento futuro de los documentos.
 Es recomendable que los muros de las edificaciones de los depósitos tengan un
espesor promedio de 25 cmtrs., con el objeto de aislar la humedad y calor, y con una
altura de 2,70 metros aproximadamente.
 Se sugiere que el área de conservación no cuente con ángulos, debido que este tipo
de diseño reducirá la capacidad de almacenamiento. El área de conservación o
depósito no deberá contar con separaciones internas de ambientes, a no ser, como
excepción, que se conserven soportes diferentes al papel, exigiendo medidas de
temperatura, humedad y ventilación diferentes al resto de los espacios.
 No es recomendable que los archivos sean instalados en sótanos, debido a la
humedad que puede generarse en estos espacios, ni en pisos muy altos, por el peso
que los documentos generan a la estructura. Si han de instalarse en sótanos o semi-
sótanos deberán tomarse las previsiones necesarias, adquiriendo equipos de
deshumificación y purificación, así como previendo el desvío de tuberías de aguas
negras y blancas realizando, además, los respectivos tratamientos de
impermeabilización a paredes, pisos y techos.
 El local debe ser seco y que posea un clima templado, alejado de la humedad y el
calor, evitando escoger locales que se encuentren cerca de baños, piscinas, sótanos,
tuberías, equipos eléctricos, calefactores, desagües de aires acondicionados, etc.
 Los espacios contarán con salidas de emergencia y evacuación de acuerdo con las
normativas de seguridad del país o región.
 Los espacios contarán con una debida y visible señalización (salidas de emergencia,
extintores, escaleras, planos de desalojo), inclusive de tipo fluorescente para
momentos en que falle la luz.

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  Los espacios del archivo deberán contar con lámparas de emergencia, sistemas de
detección de incendios, alarmas y extintores contra incendio de polvo químico seco
de acuerdo a las normas de seguridad y riesgos a aplicarse.
 Los mecanismos de elevación, de requerirse, o poseerse, no deberán instalarse junto a
los depósitos a fin de prever posibles siniestros o el transporte directo de insectos
bibliófagos.
 Dentro de los depósitos no deberán instalarse puestos fijos de trabajo. Se recomienda
que los depósitos de documentos estén separados de los espacios de trabajo del
personal, aunque pueden incluirse lugares para la revisión de documentos los cuales
se utilicen por cortos períodos de tiempo. Los ambientes destinados a depósito
deberán utilizar un sistema de ventilación diferente al de los espacios de trabajo del
personal. Si se cuenta con un gran espacio en donde se tenga que instalar ambos
ambientes (depósito-lugares de trabajo del personal), deberán separarse con puertas
y divisiones.
 Los espacios deberán contar con un sistema de control de acceso, limitando la
entrada sólo a personal autorizado.
 Los espacios deberán poseer planos de las rutas de evacuación de acuerdo a las
normas en materia de seguridad.
 Los estacionamientos deberán estar alejados de los espacios de depósito y consulta.
 De acuerdo con el clima del sitio geográfico de instalación del archivo se hace
necesario dotar a los depósitos de medios mecánicos de ventilación, climatización,
purificación y deshumificación, ya que la temperatura y humedad deben mantenerse
en niveles estables de acuerdo a los lineamientos internacionales en este tema para
los diferentes tipos de soporte de documentos y monitoreadas de manera
permanente.

5.- CONDICIONES DE PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ESPACIOS FÍSICOS DE ARCHIVOS-

MICROCLIMA

5.1.- Iluminación

 Las longitudes de ondas de la luz promueven la descomposición química de los

materiales orgánicos, entre estos los documentos.
 En los espacios para atención a usuarios y de trabajo del personal es importante el uso
de la luz natural y artificial en partes iguales, esta situación facilita la atención sobre el
contenido de los documentos a la hora de su lectura y procesamiento.
 En los depósitos se recomienda solo la luz artificial, con permanencia de la luz apagada
mientras no se estén consultando documentos. Lo más idóneo a la hora de instalar luz
artificial es la proveniente de bombillas de 20 vatios, la cual es cálida, emite menos
radiaciones infrarrojas y produce menos flujo luminoso, sin embargo, lo más
recomendable y económico es la luz fría si se utiliza con filtros neutralizantes. Si no se
puede suprimir la entrada de luz natural, lo más idóneo es la utilización de filtros, persianas
o cortinas.
 Los espacios destinados a depósitos de documentos deberán planificarse en materia de
iluminación, por lo que se deberán tomar en cuenta los lugares donde quedarán los
pasillos dejados por las estanterías metálicas y/o el archivo rodante, instalando tantas
lámparas como sean necesarias para iluminar cada pasillo de manera eficiente.

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 Niveles de iluminación en ambientes de archivo

AREAS NIVEL DE LUZ OBSERVACIONES

Salas de lectura o de 200-300 lumens Considerar si existe luz natural y la
atención a usuarios medida para el uso de luz artificial
dentro de estos espacios
Área de almacenamiento o 50-100-200 lumens Se aplica estos rangos cuando se
depósito excluye totalmente la presencia de luz
natural
Para exhibición documental 50 a 70 lumesn Durante la jornada de exhibición, no
más de ocho horas y con un máximo
de 60 a 90 días
Fuente (modificado por los autores): REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS. Acuerdo SGPR-2019-0107, incluida en el Registro Oficial Suplemento Nº 487, de fecha martes 14-05-
2019.

5.2.- Temperatura y humedad

 Estos factores tienen un impacto significativo en la preservación del papel. Entre más
baja sea la temperatura y humedad relativa del local, más larga será la capacidad de
del papel para retener la resistencia física y aspecto. Estos dos elementos tienen un
impacto significativo en la preservación del papel a través del tiempo.
 Para documentos en soporte papel, se recomienda una temperatura entre los 16 °C y
los 21 °C y una humedad relativa entre los 40 y 60 %. Estas medidas deberán ser
monitoreadas permanentemente utilizando termómetros e higrómetros. En la tabla que
a continuación se presenta, se exponen las medidas de temperatura y humedad, tanto
para documentos en soporte papel, así como fotografías, grabaciones, discos ópticos y
microfilm:

Fuente: Acuerdos sobre Conservación Preventiva. Archivo general de la Nación de

Colombia. Años 2000-2002. Incluido en el libro: Chacón A., Virginia y González H., Sara
(2005). Edificios de Archivo en clima tropical y bajos recursos. Colombia: Esfera Editores
Ltda
 De acuerdo con el lugar geográfico donde se encuentre instalado el archivo, se podrán
utilizar medios automatizados de control de ventilación (aires acondicionados) en el
caso de lugares o espacios calurosos, o en su defecto la instalación de deshumificadores
de aire en el caso de espacios con alto porcentaje de humedad relativa.
5.3.- Ventilación

 Los locales de archivo deberán estar bien ventilados y con una buena renovación del
aire. Para lograr esto se recomienda contemplar la posibilidad de colocar extractores de
entrada y salida de aire, provistos con filtros que no permitan el ingreso de partículas de
polvo.
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 El sistema de ventilación de las áreas de depósito, deberá ser independiente al de las
áreas de trabajo y atención a usuarios, debido a que, de generarse algún tipo de
contaminación en la documentación, no se enferme el personal y/o usuarios.
 Las ventanas deberán estar protegidas con filtros que no permitan la entrada de insectos
y de polvo.

5.4.- Polvo y limpieza

 La acumulación de documentos propicia la concentración de polvo. La contaminación

ambiental y partículas aerotransportadas (polvo) representan dos de los factores de
alteración más nocivos para los bienes documentales. El polvo contiene contaminantes
gaseosos del aire que generan acidez en el papel. La necesidad de limpieza y remoción
del polvo es esencial.
 Para reducir los problemas de polvo, se deberán asegurar todas las puertas y ventanas.
Se recomienda utilizar ventanas basculantes y no ventanas deslizantes, debido a que
estas nunca están libres de polvo (Dureu y Clements, 1987).
 Se recomienda la adquisición de purificadores de aire y dejarlo encendido las 24 horas
del día para garantizar el continuo cambio de aire, tanto dentro de los depósitos como
en las áreas de trabajo y atención. Asimismo, hacer los cambios de filtro en el momento
que el aparato lo indique. Muchos equipos modernos de extracción de aire incluyen
tanto sistemas de purificación como de deshumificación.
 Deberá realizarse un plan rutinario y continuo de limpieza el cual deberá ser efectuado
con cuidado y supervisión, tanto en las áreas de conservación de documentos, como
en las áreas de trabajo y atención a los usuarios.
 Dentro de los equipos de limpieza del archivo deberá contarse con una aspiradora con
depósito para líquidos, dotada en su boquilla con una tela de algodón o trama cerrada,
y brochas de cerda suave. Como limpiador de los equipos de archivo, puede utilizarse
un germicida o bactericida, o en su defecto un desinfectante el cual debe pasarse sobre
las estanterías y nunca sobre los documentos. Para evitar el levantamiento y
acumulación de polvo, los pisos deben limpiarse con un trapo húmedo con pequeñas
cantidades de desinfectante.
 Lo ideal es limpiar documentos permanentemente, por lo que se deberá prever la
asignación o construcción de un área especial para esta actividad, dotada con todos
los equipos, materiales, mobiliario y suministros para realizar esta tarea.
 El personal que se encargue de la limpieza de los documentos y de los equipos y áreas
de archivo deberá utilizar guantes de latex, tapa bocas desechables (mascarillas), lentes
protectores, gorras y batas.
 No se deberá consumir alimentos y bebidas dentro de los depósitos de documentos.

5.4.1.- Lineamientos para la limpieza de espacios físicos y documentos en archivos:

 La limpieza de documentos, equipos de almacenamiento y espacios físicos de archivo

debe realizarse en forma rutinaria, sistemática y permanente, de acuerdo con un
calendario diseñado entre el personal encargado de la unidad de archivo y el
personal de limpieza, con el objeto de:
o Garantizar la buena salud de los empleados
o Conservar los documentos de la universidad como parte de su patrimonio
documental
 El plan de limpieza a seguir de forma permanente por las unidades de archivo de las
dependencias de la universidad, deberá especificar la periodicidad de la actividad,
los materiales a utilizar, el orden de los documentos a ser tratados y el personal
responsable, por lo que podrá utilizarse un Formato de control de actividades de
limpieza de espacios físicos, mobiliario y documentos, con el fin de medir y verificar el
progreso del plan de limpieza.
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 La limpieza documental no se realiza de la misma manera como se limpia una oficina,
ya que requiere de conocimientos, entrenamiento y equipos especiales, a objeto de
no alterar con las acciones emprendidas, la físico-química de los documentos.
 El personal responsable de la limpieza del mobiliario y los documentos debe estar
protegido adecuadamente con batas de mangas largas, faja, mascarillas antipolvo,
lentes, gorro y guantes, así como otros materiales que requiera para realizar la limpieza
de los documentos.
 No deben emplearse solventes o sustancias volátiles en el proceso de limpieza.
 La limpieza de documentos debe realizarse en un sitio especialmente acondicionado
para esta labor, ya que, si se lleva a cabo en los espacios de archivo o de oficina,
podría generar enfermedades al personal; si se realiza dentro de los mismos depósitos
estaría ensuciando el resto de los documentos y mobiliario durante el proceso. Lo más
recomendable es que se acondicione dentro de la universidad, un espacio
especialmente asignado y acondicionado para las tareas de limpieza y restauración
de documentos.
 No se deben utilizar aspiradoras en materiales y documentos que posean dispositivos
magnéticos.
 La aspiradora sólo debe ser utilizada en la limpieza de documentos, y por ningún
motivo deberá usarse para limpiar alfombras o sillas. Adicionalmente, los documentos
y cajas podrán limpiarse con trapos secos, plumeros o brochas de afeitar. Nunca con
trapos húmedos.
 Los funcionarios del archivo que conozca(n) la organización de los documentos que
se manipulará durante los procedimientos de limpieza, deberá encargarse de dar las
instrucciones a la persona que realizará este trabajo, así como supervisar
frecuentemente sus labores, con el objeto de verificar que se efectúe
adecuadamente, llenando el respectivo formato de control de actividades de
limpieza especial de documentos y archivos.

Limpieza de Estanterías

 El personal de limpieza deberá retirar las carpetas, cajas, empastados o libros de

la estantería en lotes manejables, dependiendo del grosor de estas. En caso de
cajas de documentos deberá hacerse de una en una.
 Deberá colocar las carpetas y/o cajas en un carrito transportador, en el mismo
orden en que estaban en la estantería.
 Una vez desmontados los documentos y/o cajas, se procederá a la limpieza de la
estantería, con trapo humedecido con limpiador desinfectante y agua, bien
exprimido, comenzando por el primer tramo superior y continuando hasta el
último tramo inferior. Dependiendo de la cantidad de polvo que exista en la
estantería, podrá utilizarse la aspiradora, antes de pasar el trapo húmedo.
 Luego de la limpieza de la estantería o bandeja, se deberá esperar que la misma
se seque, para instalar nuevamente los documentos y/o cajas en el mismo orden
que estaban inicialmente.
 Si la unidad dispone de archivos rodantes, los mismos deberán limpiarse tanto en
sus entrepaños como en su techo, rieles y paredes.

Limpieza de documentos

 Antes de colocar nuevamente las cajas y/o carpetas en el tramo, respetando su

ubicación inicial, se procede a la limpieza de documentos de la siguiente manera:
• Debe limpiarse la carpeta, empastado o caja en una mesa alejada de la
estantería o archivos que se están limpiando. Preferiblemente en el espacio
especialmente destinado y acondicionado para la limpieza y restauración de
documentos.

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 • Si las carpetas o empastados están ubicados dentro de las cajas de archivo, se
deberán sacar los mismos de la caja de forma ordenada, a fin de que puedan
integrarse nuevamente de la misma forma como estaban instalados.
• Luego que las carpetas o empastados son extraídas de la caja, se deberá aspirar
la caja, en todas sus partes, levantando los compartimientos a fin de extraer de
la mejor forma el polvo almacenado. Se recomienda colocar en la punta de la
aspiradora un pedazo de gaza a objeto que los documentos no sean aspirados
al depósito de la aspiradora.
• Cada carpeta deberá ser aspirada tanto en su parte externa como interna,
siempre en una sola dirección. Para ello se deberá aspirar las dos cartulinas que
conforman la carpeta, así como su lomo o acordeón que las une. En el caso de
los empastados, se deberá aspirar su tapa y contratapa, así como las uniones de
los mismos. La parte interna de las carpetas y empastados, se deberá abrir con
sumo cuidado e ir aspirando los documentos cuidando que estos no sean
separados de los ganchos y/o cocido por la fuerza de succión de la aspiradora.
• Una vez aspiradas las carpetas y/o empastados, se colocarán dentro de la caja
y ésta en el estante respectivo, en el mismo orden en que fueron encontradas.
• Si se identifica un material frágil, friable o roto no debe aspirarse y ha de
notificarse de inmediato al personal coordinador de la actividad de limpieza de
la dependencia.
• Cuando el material lo amerite, sustituya la aspiradora por brocha de afeitar,
brocha de pintar pequeña, lanilla o plumero.

Limpieza de espacios físicos de archivos

 Los archivos por el tipo de material que conservan (documentos) deberán ser
espacios en donde la actividad de limpieza sea una de las más importantes, ya
que de ello dependerá la conservación del patrimonio documental de la
institución y la salud de los funcionarios que laboran en estas unidades y sus
usuarios.
 Los espacios físicos de archivo deberán limpiarse a través de un plan permanente
a ser monitoreado constantemente en su aplicación, cuidando que los
materiales y suministros de limpieza puedan ser remplazados rápidamente
cuando se agoten.
 Los espacios físicos deberán barrerse y trapearse de forma rutinaria, tanto los
depósitos, áreas de trabajo, áreas de atención y áreas comunes. Los pisos de los
espacios de archivo deberán trapearse con desinfectante.
 Se deberá incluir en el plan de limpieza las ventanas, puertas, rejas, baños,
depósitos de materiales, jardinería, espacios de oficina, espacios de atención,
pasillos, ascensores y demás ambientes asignados a la unidad.
 No deberá acumularse desechos en papeleras, por lo que ha de retirarse
diariamente la basura con el objeto de que no se propicie la aparición de
insectos y roedores que puedan destruir la documentación.

Tratamiento de documentos contaminados

Para documentos que presentan biodeterioro (microorganismos) se deberá

elaborar el protocolo de actuación, que incluya la identificación del material, el
aislamiento de este material para su tratamiento, su desinfección puntual, el uso de
productos en lo posible naturales o de baja toxicidad, la disposición luego del
tratamiento de estos documentos en un área que cuente con una ventilación
constante y de renovación del aire (análisis de calidad del aire), y el monitoreo del
material tratado para que pueda ser incorporado al fondo sin ningún riesgo de

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 contaminación. Las medidas frente al ataque biológico incluyen también control
de plagas.

La desinfección de los documentos contaminados se ha de realizar contratando a

una empresa especializada en realizar este tipo de trabajo, instalando una cámara
al vacío en donde previamente se han instalado los documentos. Posteriormente
utilizando equipos especiales, se extrae el aire de la cámara durante uno o días,
para luego inyectar gases que se encargan de matar cualquier tipo de infección
en el papel. Todo hongo, espora o insecto muere con este tratamiento. Luego de la
desinfección se ha de proceder a una limpieza mecánica de los documentos, la
cual consiste en eliminar todo rastro dejado por las infecciones sobre los
documentos, utilizando aspiradoras, paños y brochas. La realización de este trabajo
requiere altos niveles de protección del personal que va a manipular los
documentos, utilizando además de todos los utensilios de protección señalados en
este documento, mascarillas especiales con filtros de carbón. Revisar el INSTRUCTIVO
DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO, del
Archivo General de la Nación de Colombia.

Materiales, equipos y suministros utilizados en las actividades de limpieza

Carrito transportador de Carretilla Escalera

documentos

Brochas y plumeros Pañitos Limpiador desinfectante

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Aspiradoras
El archivo universitario deberá contar con dos tipos de
aspiradoras:
• Aspiradora normal para aspirar alfombras y sillas, la cual sea
manejada y utilizada por el personal de limpieza de la
universidad.
• Aspiradora con depósito de agua, para aspirar
documentos. La cual sea adscrita a la Dirección del Sistema
de Gestión de Documentos y Archivo Institucional, y que
sea utilizada sólo para la actividad de limpieza mecánica
de documentos de archivo

Para la limpieza documental, se deberá llenar el depósito de la

aspiradora hasta un nivel en el cual el líquido no moje el filtro Aspiradora con depósito de sólidos y
de este equipo, deberá tenerse sumo cuidado con la líquidos
manipulación de la aspiradora durante su uso.
El depósito deberá llenarse con agua y un 1/4 de su cantidad
de vinagre. Esto permitirá que el polvo y ácaros queden
depositados en el líquido y no sean aerotransportados con el
encendido de la aspiradora. De no tener vinagre, podrá
utilizarse Amonio Cuaternario.

Para el mantenimiento de la aspiradora con depósito de agua,

se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:
 Debe realizarse el cambio de liquidos diariamente
(no debe dejarse el recipiente lleno de un día para
otro)
 Debe realizarse la limpieza interna del filtro de la
aspiradora con regularidad, así como de su
depósito y partes componentes
Vinagre
 Cuando el filtro cambie de color, este debe ser
sustituido

ESPACIO PARA LA LIMPIEZA Y RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS

Se recomienda que en la universidad o en el archivo institucional, exista un espacio físico

especialmente destinado para la limpieza y restauración de los documentos.

Este espacio deberá contar con:

• Lavaplatos para la limpieza de utensilios especiales de trabajo, brochas y paños
• Lavadero para la limpieza de trapeadores, el llenado y limpieza de tobos o baldes,
recolección de agua, limpieza de filtros, etc.
• Mesón de acero inoxidable para la limpieza y aspirado de documentos
• Campana extractora de polvo con ductos, a en su defecto una Soborna Extractora con
ductos
• Sillas para el personal
• Estantería metálica para la colocación de los documentos mientras se encuentren en
proceso de limpieza
• Mueble para la colocación de materiales de trabajo y suministros
• Reloj termómetros-higrómetro
• Deshumificador
• Purificador

Página Nº 11
 CAMPANA SOBORNA

MESA SILLAS

ESTANTERÍA METÁLICA MUEBLE PARA ALMACENAR MATERIALES

Página Nº 12
 LAVAPLATOS LAVADERO

6.- EQUIPOS PARA EL MANTENIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE, PROTECCIÓN Y VESTUARIO DEL
PERSONAL

6.1.- Equipos para el mantenimiento y control del medio ambiente

PURIFICADORES DE AIRE

Cada uno de los archivos de la universidad deberá contar con

purificadores de aire con la finalidad de reducir bacterias,
gérmenes y esporas, garantizando de esta forma un ambiente
limpio y estéril.

Estos equipos deberán adquirirse previendo la cantidad de metros

cúbicos sobre el cual actúan, por lo que, de acuerdo a la
medición del local en metros cúbicos, se han de adquirir tantos
equipos como sean necesarios para cubrir adecuadamente los
ambientes.

DESHUMIDIFICADOR PORTATIL

En caso de tener presencia de un nivel elevado de humedad

relativa en los espacios de archivo, es necesario contar con
deshumificadores de aire, los cuales controlarán los niveles de
humedad que puedan resultar nocivos para el papel.

Estos equipos deberán adquirirse previendo la cantidad de metros

cúbicos sobre el cual actúan, por lo que, de acuerdo a la
medición del local en metros cúbicos, se han de adquirir tantos
equipos como sean necesarios para cubrir adecuadamente los
ambientes.

Si los espacios se mantienen fuera de los rangos de humedad establecidos, se deberá mantener
encendido el/los deshumificador(es) de forma permanente, verificando y vaciando su depósito
de agua de forma preventiva.

Se debe tener extremo cuidado con la colocación del reservorio o envase, ya que, al estar mal
colocado, el agua puede caer fuera del aparato, ocasionando daños irremediables sobre la
documentación.

Página Nº 13
EXTRACTORES DE AIRE

Lo ideal es que los espacios de depósito de los archivos se

encuentren protegidos del ingreso del polvo, sin embargo, a su vez
se debe contar con renovación permanente de aire, por lo que lo
más recomendable es instalar extractores de aire en pares, es
decir, uno instalado para la entrada de aire y otro para la salida.
Estos aparatos deberán incluir filtros a objeto de no dejar pasar el
polvo a los ambientes.

La cantidad y tamaño de los extractores de aire a adquirir e

instalar dependerá del tamaño del espacio físico donde serán
colocados.

Existen extractores que a la vez son purificadores y deshumificadores de aire, por lo que podría
considerarse estos modelos de acuerdo con el presupuesto asignado.

De poseer un sistema de ventilación o de aire acondicionado, igual debe verificarse si existe

renovación del aire, con el fin de decidir si se instalan extractores de aire.

6.2.- Equipos para el monitoreo de temperatura y humedad

RELOJ/TERMOMETRO/ HIGROMETRO

Estos relojes permiten monitorear de manera permanente las

condiciones de temperatura y humedad de los espacios físicos
destinados a los archivos. Deberá adquirirse por lo menos uno de
estos relojes por cada depósito o ambiente donde se manipulen,
almacenen, limpien, restauren o procesen documentos.

6.3.- Equipos para la Limpieza documental

ASPIRADORA PARA DESECHOS SOLIDOS Y LIQUIDOS

Se debe realizar la limpieza documental de cada uno de los

archivos de forma periódica. Para ello se recomienda utilizar
una aspiradora para desechos sólidos y líquidos.

El uso de esta aspiradora será exclusivamente para la

limpieza documental de los archivos, en ningún caso deberá
usarse para aspirar alfombras, muebles o cualquier otro
mobiliario o espacio físico.

La aspiradora tiene un recipiente para el almacenaje de los

residuos en general, pero en el uso de los archivos, este
recipiente se utilizará para colocar líquidos. Esto permitirá
combatir de manera más eficiente las esporas y ácaros
existentes en el mismo.

Página Nº 14
 FILTRO PARA ASPIRADORA

Se deben mantener de forma permanente en stock filtros

alérgenos para la aspiradora adquirida. Estos filtros deberán
poseer 5 capas, especiales para combatir partículas finas
interiores como ácaros, esporas y pelusas.

Este filtro deberá limpiarse de manera frecuente. En primer

lugar, se debe sacudir el polvo en un lugar abierto y posterior
a esto puede lavarse con una manguera de presión de
agua, teniendo cuidado de no dañarlo, dejándolo secar al
aire libre.

6.4.- Suministros para la protección de la salud del personal

• Todos los archivos que componen la universidad deberán estar provistos de equipos
mínimos de protección para el personal que manipula los documentos.

• Los equipos de protección deben usarlos tanto el personal que labora en los archivos, el
que realiza la limpieza documental y de las instalaciones, así como los usuarios cuando requieran
revisar y manipular documentos.

• Se considera la obligatoriedad del uso de los equipos de protección como medida de

higiene y seguridad laboral.

• Entre los distintos tipos de equipos de protección, en los archivos de la universidad

utilizarán los siguientes: mascarillas anti-polvo, lentes, guantes de latex, gorros desechables, batas
de laboratorio, etc.

MASCARILLAS ANTI-POLVO

Descripción:

•Mascarilla básica de protección frente a partículas

(ej.: polvo, nieblas) / Recomendada: Marca 3M
modelo N95.
•Forma moldeada para una fácil colocación
•Clip nasal de aluminio y doble banda de sujeción
para proporcionar un buen ajuste facial
•Certificación: Marcado CE
•Norma: EN149:2001
•Tipo: FFP1 La fotografía muestra Mascarilla marca 3M™ 8011

•Máximo nivel de uso: 4 x VLA (valor límite ambiental)

para partículas

Aplicación:

La mascarilla debe ser usada siempre que se esté en contacto con documentos,
específicamente si estos son de data antigua y si se percibe alguna característica de deterioro
Página Nº 15
o envejecimiento en el papel. Su uso es desechable e intransferible y no debe dejarse sobre
superficies sucias o documentos.

En los archivos no deberán usarse las mascarillas médicas corrientes, ya que las mismas no
protegen a las personas de posibles enfermedades que puedan poseer los documentos, al igual
que no protegen los documentos de la respiración de las personas.

LENTES PROTECTORES

Descripción:

•Gafa de seguridad con ocular integral claro antivaho

o anti-empañante.
•Montura de nylon negro regulable en extensión y
altura.
•Especial para colocar encima de gafas de visión

Aplicación:
Estos lentes deben usarse siempre que se esté en contacto con documentos, específicamente si
estos son de data antigua y se percibe alguna característica de deterioro o envejecimiento en
el papel.

GUANTES DE LATEX

Descripción:

•Fabricados de látex natural, al que se conoce como

la óptima composición química para reducir la
acumulación de calor, proporcionar mayor confort y
sensibilidad al tacto.

•La sensibilidad al tacto, la resistencia, su plasticidad y

durabilidad superiores, los vuelven ideales para el
cuidado industrial de la salud y para su uso en los
laboratorios y archivos.

Un pequeño número de personas desarrollan alergias

(a las que se les refiere comúnmente como "alergias al
látex"), y que algunas instituciones han
aparentemente prohibido el uso de estos guantes.
Para quienes se preocupan por estas alergias, se
recomienda usar guantes desechables de vinilo, libres
de talco.

•Se recomienda adquirir y mantener en stock las tallas

S, M y L.

Aplicación:

Los guantes deben ser usados siempre que se esté en contacto con documentos,
específicamente si estos son de data antigua y se percibe alguna característica de deterioro o
envejecimiento en el papel. Su uso es desechable

Página Nº 16
GORROS DESECHABLES

Descripción:

•Fabricados para multitud de aplicaciones, bajo estrictas

condiciones médicas para asegurar su limpieza e higiene.

•Se puede utilizar en entornos con altas restricciones de higiene

como hospitales o la industria alimentaria.

Aplicación:

El gorro debe ser usado siempre que se esté en contacto con

documentos, específicamente si estos son de data antigua y se
percibe alguna característica de deterioro o envejecimiento en el
papel. Su uso es desechable.

6.5.- Vestuario del personal de archivo

BATAS DE LABORATORIO- MANDILES

Descripción:

Bata de laboratorio o mandil para usos múltiples, con tela de

mezcla de algodón para dar mayor agilidad de movimiento y alta
duración bajo condiciones diversas.

Aplicación:

El personal de archivo deberá utilizar estas batas o mandiles

cuando se encuentre laborando.

MANGAS PLASTICAS PROTECTORAS DE BRAZOS

Descripción:

Mangas desechables de plástico impermeable para proteger el

brazo durante la realización de los procesos de tratamiento y
limpieza documental.

Aplicación:

Las mangas deberán ser colocadas por encima de las mangas de las batas para proteger las
mismas de los ácaros y polvo.

Página Nº 17
FAJAS
Descripción:
También llamadas fajas abdominales o apoyo lumbar,
el objetivo teórico primordial de las fajas de seguridad
es el de reducir y/o eliminar la posibilidad de lesiones
en la zona lumbar, que se manifiestan a través de
lumbalgias, fundamentalmente en los trabajadores
que levantan y mueven cargas en forma manual.

Se han de adquirir de acuerdo con la descripción de

las tallas del personal que las utilizará (Tallas
disponibles: S, M, L y XL).

Aplicación:

Las fajas de seguridad deberán ser utilizadas por el personal que realiza movimientos o traslados
de cajas de conservación y carpetas, al objeto de salvaguardar su salud al efectuar estos
trabajos. Si el personal de limpieza lo requiere, de acuerdo al tamaño y cantidad de cajas a ser
limpiadas, deberá utilizar estas fajas.

6.6.- Cajas de conservación

Caja de conservación modelo Nº T03

Descripción: Caja de cartón microcorrugado doble

faz, con lámina de cartulina montada en color
blanco, con doble impresión y agarradera en lateral
frontal, tapa plegada y cierre. Autoarmable.
Medidas: Largo: 36 cm. / Ancho: 16cm. / Altura: 26 cm
Especificaciones de uso: Este tipo de caja con
cartulina montada color blanco, ayuda a que los
documentos mantengan su ph y por lo tanto no se
degradan de forma rápida como aquellas cajas que
no poseen este recubrimiento. Por su tamaño, no
almacenan alto contenido de documentos, por lo
que permite su manipulación y transporte.

Caja de conservación modelo Nº T15

Descripción: Caja de cartón microcorrugado doble

faz, con lámina de cartulina montada en color
blanco, con doble impresión. Tapa y agarraderas en
laterales. Autoarmable.
Medidas: Largo: 37 cm. o 38,5 / Ancho: 35cm. o 32,20
/ Altura: 25 o 26 cm (incluyendo la tapa)
Especificaciones de uso: Este tipo de caja con
cartulina montada color blanco, ayuda a que los
documentos mantengan su ph y por lo tanto no se
degradan de forma rápida como aquellas cajas que
no poseen este recubrimiento. Almacenan grandes
cantidades de documentos, por lo que su peso no
facilita su manipulación y transporte.

Página Nº 18
 Capacidad de las cajas de conservación y su instalación en el mobiliario

Unidad de Almacenamientos Capacidad de Almacenamiento Unidades de conservación por

Aproximado metro lineal
Caja Técnica T03 1000 hojas formato A4, o 10 1 m = 6 cajas T03
folders, o 4 biblioratos L4, o 2
biblioratos L8
Caja Técnica T03 2000 hojas formato A4, o 20 1 m = 3 cajas T03
folders, o 8 biblioratos L4, o 4
biblioratos L8
Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS. Acuerdo SGPR-2019-0107, incluida en el Registro Oficial Suplemento Nº 487,
de fecha martes 14-05-2019

6.7.- Carpetas

Existen en el mercado diferentes tipos de carpetas, sin embargo, la utilización de las mismas
dependerá del tipo del archivo y de su capacidad de almacenamiento:

Material Tipo de archivo Capacidad de Fotografía

donde se puede usar almacenamiento
Folder o carpeta Archivos de Gestión, 100 hojas tamaño A4
de cartulina Administrativo,
Intermedio e Histórico

Bibliorato L4 Archivos de Gestión y 250 hojas tamaño A4

Administrativos

Bibliorato L4 Archivos de Gestión y 500 hojas tamaño A4

Administrativos

Carpeta especial Archivos de Gestión, 250 hojas tamaño A4

con separadores, Administrativos,
acordeón Intermedio e Histórico
ajustable. Corte
lateral y pestaña
superior para
colocar etiquetas
según el tipo de
mobiliario existente.

Página Nº 19
6.8.- Estantería Metálica y/o Archivos Rodantes (compactos)

En los archivos universitarios podrán utilizarse estantes metálicos o archivos rodantes,

dependiendo de la disponibilidad presupuestaria. Deberá evitarse la utilización de mobiliario en
madera.

Según Chacón y González (2005), las estanterías

metálicas deberán ser de acero rolado en frio,
pintados con esmaltes horneados en altas
temperaturas, con tratamiento previo
anticorrosivo. Se recomienda que cada cuerpo
de la estantería tenga un máximo de 10 metros
de largo, altura de 2.20 mts. a 2.40 mts, dotada
con bandejas de entre 90 cm. y 110 cm. de largo
y 40 cm, con un grosor superior al 1.1 mm. , a
objeto que el material soporte adecuadamente
el peso de los documentos. La bandeja debe
tener una resistencia igual o superior a 80 kilos por
metro cuadrado. Los postes de acero ya sea
tubular o estructural, perforados a cada 2.5 cm.,
con tornillos, rondana y tuerca, lo cual permite una versatilidad muy aceptable y lograr costos
relativamente bajos. Algunos sistemas podrán ser soldados dependiendo de las necesidades y
presupuestos.

La distancia entre cada bandeja dependerá si la documentación se guarda en cajas o se

coloca un expediente sobre el otro en estibas. Si la documentación se guarda en cajas pueden
colocarse las bandejas con una distancia de 32 cm. de alto, entre ellas y se obtendrán 7
bandejas aprovechables y la última servirá de techo al estante.

Si los documentos se colocan en estibas, para

aprovechar más el espacio pueden ubicarse a 38 cm.
una de la otra, resultando 6 bandejas aprovechables
por cuerpo o tramo y la séptima servirá
de techo.

Las estanterías deberán ir aseguradas con placas al

piso y entre los estantes con tirantes del mismo metal,
sobre todo en los países en donde es frecuente la
actividad sísmica. La distancia entre el piso y la primera
bandeja debe tener unos 10 cms. para facilitar la
limpieza y la aireación.

Los pasillos entre estantes pueden ser de 70 cms. de ancho y los pasillos principales de 1.00 a 1.25
metros. Los pasillos entre los estantes permiten movimiento de aire y refrescan el ambiente, por
esta razón es conveniente no pegar los estantes a las paredes, lo que además ayuda contra la
transmisión de calor a los documentos.

Es muy importante que entre la estantería y la cubierta o techo del sitio donde se encuentre el
archivo, exista un espacio suficiente que permita una buena cantidad de aire, se sugiere como
mínimo 50 cms.

Es importante que tanto en estanterías metálicas como en archivo rodantes se tome en cuenta
la planificación previa de las lámparas que alumbrarán los pasillos.

Página Nº 20
Para almacenar mapas y planos que
generalmente son documentos de gran
formato, estos deberán ser almacenados
extendidos en cajones cerrados y sin
fricción con ninguna superficie o borde, se
puede utilizar el tipo de mueble llamado
planero, mapoteca o planoteca. Las
medidas más comunes de los cajones de
estos muebles son: 100 x 70 cms., lo cual
permite albergar el plano típico de 90 x 60
cms. Pueden mandarse a diseñar y
construir muebles metálicos con cajones
de diferentes dimensiones, de acuerdo a
los tamaños de los planos que se disponen
en el archivo.

De igual forma se podrán diseñar y mandar a construir muebles especiales para las fotografías y
otros tipos o soportes de documentos como videos, casetes, discos compactos, etc.

En el caso de instalar estantería rodante o

compacta su configuración puede variar entre
un proveedor y otro, sin embargo, se pueden
tomar en cuenta algunas recomendaciones en
la configuración de estos equipos:
 Los sistemas de Archivadores Rodantes,
en todos sus componentes: Rieles guía,
mecanismos de transmisión, ejes,
engranajes, cadenas, estructura,
Armarios, bandejas, etc. serán fabricados
completamente en acero.
 Todo el conjunto deberá estar protegido
con pintura electrostática de secamiento
al horno a altas temperaturas
 Las manivelas de accionamiento serán de acero cromado.
 Para los cuerpos de contenedores metálicos y para los frentes decorativos metálicos se
usará lámina metálica (tol) de 1,1mm.
 Para repisas fijas y extraíbles se usará lámina metálica de 1,1 mm, con refuerzo inferior y
con rebordes en los tres costados.
 Pletina de acero para tensores
 Grilletes de ¼ para tensores.
 Templadores de ¼ para tensores
 Cadena paso 40 para la transmisión de movimiento.
 Chumaceras 1” para todos los ejes.
 Eje de ¾ para eje porta ruedas y para ejes de piñones.
 Piñones de paso 40 para transmisión de movimiento.
 Frente metálico con color a elegir según disponga el administrador del contrato.
 Angulo de 2” x 6 mm para fabricación de bases móviles y fijas.
 Ruedas de acero mínimo de 3” de diámetro y mínimo 3,5cm de espesor, que todas giren
sobre rulimanes, chumaceras.
 Ruedas de acero soldadas con suelda mig al eje porta ruedas.
 Platina de 2” x 3 mm para base de rieles.
 Riel de acero macizo calibrado de 25 mm
 Unión desarmable de volante a eje chaveteado.
 Sistema de bloqueo general en bloque y cerradura de seguridad

Página Nº 21
7.- PREVENCIÓN DE RIESGOS

La gestión de riesgos implica qué actividades deben ejecutarse durante y después de un siniestro
e incluye pautas para cada caso. Las acciones de prevención y gestión han de considerar los
posibles riesgos y sus impactos, así como la documentación que debe rescatarse de forma
prioritaria en un siniestro.

La planificación para enfrentar los desastres debe contemplar todos los posibles riesgos naturales
y provocados por el ser humano:

Tipo de riesgos para los archivos y su documentación

Naturales Provocados por el ser humano
Inundaciones Actos de guerra, terrorismo, vandalismo
Movimientos telúricos Incendios, agua (cañerías rotas, filtraciones, etc)
Erupciones volcánicas Explosiones

Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS. Acuerdo SGPR-2019-0107, incluida en el Registro Oficial Suplemento Nº 487,
de fecha martes 14-05-2019

Prevención de Incendios

 La protección contra el fuego empieza con el diseño arquitectónico

del edificio y/o archivo, el cual debe prever espacios abiertos y
escaleras ornamentales, así como la instalación de puertas
adecuadas y barreras contra el fuego.
 Los materiales utilizados en el edificio y el equipamiento deberán ser
no inflamables y no tóxicos o perjudiciales para los usuarios y
empleados.
 Se deberán instalar dispositivos de detección de incendios y/o
alarmas y su mantenimiento debe ser debidamente verificado
regularmente.
 En todas las áreas del archivo deberán colocarse dispositivos
portátiles (extintores) para apagar incendios, provistos única y
exclusivamente de polvo químico seco. Estos equipos deberán
poseer su respectiva señalización.
 La instalación y disposición de extintores en los espacios de los archivos deberá ser
dispuesta por la Unidad de Riesgos o Infraestructura de la universidad, utilizando para ello
la Norma para Extintores Portátiles Contra Incendios NFPA10.

Robos

 Es imprescindible planificar mecanismos anti-robo de la documentación, empezando

esta actividad con el local y su mobiliario, el cual debe asegurar que este tipo de
situaciones no ocurra.
 Deberá preverse la instalación de rejas en ventanas y puertas las cuales garanticen la
seguridad del local. De igual forma de mecanismos de bloqueo de accesos a través de
los ascensores de poseerlos, así como alarmas y cámaras de vigilancia de ser necesario.

Página Nº 22
 Inundaciones

 El daño por agua suele ser potencialmente

más perjudicial que el ocasionado por el
fuego.
 Deberán preverse posibles averías de los tubos
de aguas negras y blancas, así como de
filtraciones. En este sentido, en el momento de
planificar los espacios se deberán realizar las
respectivas modificaciones o adecuaciones
de tuberías, alejándolas de los espacios de los
archivos.
 Es importante cuidar el estado de las
conexiones de aire acondicionado.

Insectos y roedores

 La prevención de los mismos se ejerce sobre el edificio y sobre los

documentos, y está relacionada con el clima, especialmente en
zonas húmedas.
 Las medidas mínimas contra insectos y roedores pueden ser: la
fumigación esporádica. Se recomienda en este caso mantener
relaciones comerciales con una empresa que se encargue de la
fumigación y de la desinfección de documentos que puedan, en
muchos casos, considerarse contaminados por cualquier tipo de
desorden del microclima.

Condiciones de temperatura y humedad favorables para la reproducción de insectos

Tipo de insecto Temperatura Humedad relativa

Cucaracha 25-30 ºC <70%
Pescadito de plata 16-24 ºC 90%
Termitas 26-30 ºC 97-100%
Algunos tipos de escarabajos 20-28 ºC 70-90%
Fuente: Chacón A., Virginia y González H., Sara (2005). Edificios de Archivo en clima tropical y bajos recursos.
Colombia: Esfera Editores Ltda.

Página Nº 23
 Anexo 1: Formato de control de actividades de limpieza
FORMATO DE CONTROL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA DE ESPACIOS FÍSICOS, MOBILIARIO Y DOCUMENTOS

Valoración del
Espacio al que se realizó limpieza Funcionario que
trabajo
Fecha Responsable de la limpieza Oficina Baños Pasillos Ventanas y Archivo 1 Archivo 2 Archivo 3 Archivos Cajas
Materiales faltantes Observaciones
B R M supervisa
puertas Rodantes (Cantidad)
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Anexo 2: CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA, CONDICIONES
AMBIENTALES Y DOTACIÓN DE MATERIALES, EQUIPOS Y MOBILIARIO DE ARCHIVOS

1.- Tipo de archivo evaluado: Histórico____ Intermedio____ Administrativo____ Gestión____ Especializado____

Descentralizado con control central____ Otro_________________________________________________________
2.- Infraestructura Física:
2.1.- Época de construcción (Edificio):____________________
2.2.- Función original (Edificio): ___________________________________________________________________
2.3.- Ubicación (Edificio):________________________________________________________________________
2.4.- Existen planos arquitectónicos: SI___ NO___
2.5.- Nivel de ubicación (Archivo): No. de planta: ____ Sótano____ Mezanina___
2.6.- Número de ambientes o espacios:
Ambiente Destinado a
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

2.7.- Cantidad de pisos del que dispone el espacio físico del archivo y/o depósito: _______
2.8.- Metros cuadrados del espacio físico: ______________________________
2.9.- Áreas de las que dispone el archivo y/o depósito: Administrativa:___ Procesamiento Técnico:___
Reprografía:___ Atención al público:___ Limpieza:___ Baños:___ Cafetería:___ Conservación Documental:___
Otros:________________________________________________________________________________________
2.10.- Las áreas de depósito documental se encuentran separadas de las del personal: SI___ NO___
2.11.- Las condiciones generales del espacio físico asignado al archivo o depósito son:
Muy buenas_____ Buenas_____ Regulares______ Malas______
2.12.- El espacio físico es el adecuado para el funcionamiento del archivo o depósito: SI___ NO___
2.13.- Los espacios del archivo poseen conexión de internet:
Espacios Internet-Red Wifi
Oficina y Trabajo de Personal SI___ NO___ SI___ NO___
Depósitos SI___ NO___ SI___ NO___
Área de atención a usuarios SI___ NO___ SI___ NO___

3.- Condiciones ambientales:

3.1.- Humedad Relativa:_____%
3.2.- Existe presencia de paredes húmedas: SI___ NO___
3.3.- Temperatura: ______ºC
3.4.- Posee equipos de medición de: Temperatura: SI___ NO___ Humedad: SI___ NO___
Automatizado: SI___ NO___ Termometro/Higrómetro: SI___ NO___
3.5.- Iluminación: Buena___ Regular___ Mala___
3.6.- Tipo de iluminación: Natural___ Artificial___ Ambas___
3.7.- Posee lámparas o bombillos en mal estado SI___ NO___ Cantidad_____
3.8.- Posee calefacción: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:__________________________________
3.9.- Ventilación: Buena___ Regular___ Mala___
3.10.- Tipo de ventilación artificial:
Aire Acondicionado___ Cantidad de horas prendido al día___
Ventiladores___ Cantidad de horas prendido al día___
Puertas ____ Ventanas ____
3.11.- Contaminación: Microorganismos___ Roedores___ Insectos___ Polvo___ Polución___
Otros__________________________________________________________________________________
3.12.- Ingresa polvo por puertas y ventanas: SI___ NO___
Razones:_______________________________________________________________________________

Página Nº 25
 3.13.- Existen o se utilizan instrumentos de control y/o mantenimiento de la preservación documental
como:
Deshumificadores: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:____________________________________
Purificadores: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:_______________________________________
Extractores: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:_________________________________________
Higrómetros: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:_________________________________________
Termómetros: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:_________________________________________
Cortinas: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:_____________________________________________
Persianas: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:___________________________________________
Vidrios polarizados: SI___ NO___ Cantidad:____ Ubicación:____________________________________

4.- Seguridad, señalización, mantenimiento y planificación de actividades en caso de desastres:

4.1.- ¿Existen detectores contra incendios? SI___ NO___

4.2.- ¿Existen extintores de incendio? SI___ NO___ Tipo:______________________________________________
4.3.- ¿Existen mangueras extintoras de incendio? SI___ NO___ Están localizadas dentro de los depósitos: SI__
NO__
4.4.- ¿Hay un sistema de alarmas contra robos? SI___ NO___
4.5.- ¿Existen cámaras de seguridad? SI___ NO___ Estado: En funcionamiento____ No funcionan____
4.6.- ¿Existe personal de seguridad o vigilancia? SI___ NO___ Horario de trabajo:__________________________
4.7.- ¿Existe un sistema o medidas de control de acceso de personal al área de archivo y/o depósito? SI___
NO___
4.8.- ¿Existe un plan de desastres? SI___ NO___
4.9.- ¿Si la respuesta anterior es positiva, se encuentra dicho plan documentado por escrito? SI___ NO___
4.10.- ¿Se cuenta con centros de apoyo cercanos en caso de ocurrir un desastre?: SI___ NO___
4.11.- Cuenta la edificación, archivo y/o depósito con:
Mapa de riesgos: SI___ NO___ Plan de evacuación: SI___ NO___
4.12.- Se encuentran señalizados los espacios físicos del archivo:
Áreas de oficina y servicios: SI___ NO___
Áreas comunes: SI___ NO___
Áreas de depósitos: SI___ NO___
Estanterías: SI___ NO___
Equipos contra incendio: SI___ NO___
Salidas de emergencia: SI___ NO___
4.13. Cuentan los depósitos con señalización fluorescente de emergencia
SI___ NO___
4.14.- Cuentan las estanterías con mecanismos para señalizar la información de los documentos que
contienen y su organización. SI___ NO___
4.15.- Cuenta la edificación con ascensor para el ingreso de los documentos: SI___ NO___
4.16.- El archivo y/o depósito cuenta con personal de limpieza: SI___ NO___
4.17.- Al archivo y/o depósito se le realiza limpieza especial o limpieza mecánica: SI___ NO___
4.18.- Con qué frecuencia se realiza:
Limpieza de áreas comunes, oficina, atención a usuarios: Nunca___ Diaria___ Semanal___ Mensual____
Anual ____
Limpieza de baños: Nunca___ Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____
Limpieza de depósitos: Nunca___ Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____
Limpieza mecánica a los documentos: Nunca___ Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____
4.19.- El archivo posee personal asignado a la realización de:
Limpieza de espacios físico de oficina: SI___ NO___
Limpieza de áreas comunes y baños: SI___ NO___
Limpieza de espacios de depósitos: SI___ NO___
Limpieza de estanterías y documentos: SI___ NO___
4.20.- Se realizan inspecciones rutinarias de los espacios físicos: SI___ NO___
4.21.- Si la respuesta a la anterior pregunta es positiva cual es la periodicidad de las inspecciones rutinarias:
Nunca___ Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____
4.22.- Se retira la basura acumulada por el personal de manera:
Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____
4.23.- Se fumigan los espacios: SI___ NO___
4.24.- Frecuencia de las fumigaciones: Diaria___ Semanal___ Mensual____ Anual ____

Página Nº 26
5.- Mobiliario y equipos:

Cantidad Distribución Observaciones

Cantidad Existente Suficiente Condiciones Físicas
Requerida Adecuada
Actividad Servicios Material Dimensiones
Administr al SI NO Bueno Regular Malo SI NO
ativa Público
Escritorios/
Modulares
Mesas de
reuniones
Mesas para
atención
usuarios
Archivos
Rodantes

Estanterías

Muebles
aéreos

Telefonera

RAC

Carritos
transportadore
s

Escaleras

Sillas Personal

Sillas Público

Campana
Extractora
Mesones
Limpieza
Documental
Batea para
limpieza

Página Nº 27
 Cantidad Distribución Observaciones
Cantidad Existente Suficiente Condiciones Físicas
Requerida Adecuada
Actividad Material Dimensiones
Servicios al
Administrat SI NO Bueno Regular Malo SI NO
Público
iva

Página Nº 28
6.- Equipos:
Cantidad Cantidad
Suficiente Condiciones Físicas
Equipos Existente Requerida Ubicación
SI NO Bueno Regular Malo
Máquinas de Escribir

Computadoras

Fotocopiadora

Scanner alta
velocidad
Scanner Plano

Scanner Planetario

Fax

Impresora

Impresora Cebra de
Etiquetas

Página Nº 29
Bibliografia:

Archivo General de la Nación (S/F). Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de

documentos de Archivo. [Documento en línea]. Colombia: Archivo General de la
Nación. Disponible:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Rec
ursos/Publicacionees/InstructivoLimpieza.pdf [Consulta: 2019, Junio 06].

Calderón, Marco A. (2004). Conservación Preventiva de Documentos. [Documento en

línea]. Disponible:
http://www.ilam.org/viejo/ILAMDOC/conservacion_preventiva_documentos085.pdf
[Consulta: 2019, Junio 06].

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