ao de la promocin de la industria responsable y del

compromiso climtico


Profesor: Coz Cano Carlos


Asignatura: Documentacin Sanitaria


Alumno: aupari Paucar Joel


Tema: Archivo hospitalario









introduccion



Las tecnologas informticas comenzaron a aplicarse a la archivstica en los aos 60. Estas
tecnologas modernas se desarrollan en 3 etapas. La 1 se caracteriza por la poca fiabilidad
y elevados costes. La segunda se caracteriza por el abaratamiento de software y hardware,
mientras que en la tercera etapa se implanta en cantidad de centros hospitalarios, pero no en
todos. La informatizacin implica que los profesionales deben conocer estos nuevos medios
y sus ventajas, como la eleccin de sistemas de transferencia de datos desde el laboratorio
sin necesidad de escanear.







Archivos hospitalarios
5.1. Almacenamiento y recuperacin electrnica
-Ventajas
-Registro de pacientes rpido y completo.
-Consulta, acceso y prstamo de Historias Clnicas.
-Reduccin de costes.
-Inconvenientes
-Al evolucionar constantemente, los formatos actuales pueden ser incompatibles con
formatos futuros (incompatibilidad).
-El soporte de almacenamiento electrnico genera an archivos voluminosos.
-Existen soportes de tipo ptico que no garantizan durabilidad por encima de los 10 aos.
-Fallo de sistemas y prdida de datos.
5.2. Tecnologas pticas
Lo ms utilizable son los discos pticos y el OCR (Reconocimiento ptico de Caracteres
por escner).
-Tipos de formatos pticos ms usados: CDROM, WORM (cdrom grabable) y discos
magnetopticos.
Implantar un sistema ptico es difcil y complejo ya que existe abundante documentacin
clnica y esto implicara escanear una mirada impresionante de documentos.
Como ventajas sealar que se mejora la gestin, el fcil acceso, la operatividad y la
seguridad en el control de datos confidenciales.
Como principal inconveniente sera el problema derivado de mala compatibilidad entre
formatos electrnicos. Cuando se vayan a digitalizar documentos de la H.C., habr que
pensar cuales son y qu destino final van a tener, adems de tener en cuenta el estado de
dichos documentos.
5.3. Archivo en soporte magntico
Los discos magnticos (aparte de su mayor durabilidad) permiten un acceso inmediato a los
datos. Para almacenar datos mecanografiados son los ms usados, siendo preferible que en
el futuro evolucionen convenientemente para sustituir los sistemas pticos.
-Cdigos de barras:
Sirven para identificar el nmero correspondiente de Historia Clnica, lo cual ayuda a su
seguimiento durante los prstamos y a identificar por barrido los documentos de la H.C..
Tambin se evitan fallos de transcripcin de datos.
5.4. Intercambio electrnico de informacin
La transmisin de informacin se ha visto favorecida gracias al desarrollo de aplicaciones
informticas como procesadores de texto, hojas de clculo, etc...
El e-mail o correo electrnico facilita enviar y recibir datos y mensajes. Sus principales
ventajas son:
-Permitir el mantenimiento de un nico expediente clnico.
-Ahorra tiempo y recursos.
-Tendencia obligada a formalizar una normalizacin documental.
-Avance y desarrollo de sistemas digitales de telecomunicaciones.
-Comunicacin interprofesional.
-Traspasa y enva ficheros de cualquier ordenador.
Como principales desventajas o inconvenientes:
-Problemas relativos a la confidencialidad.
-Se debe garantizar la veracidad de la informacin.
-Tiempo de respuesta y disponibilidad de los documentos.
-Vacos de legislacin referentes a la informacin transmitida.
6. INDICADORES DE ACTIVIDAD Y CONTROLES DE CALIDAD
DEL ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS CLNICAS:
Se plantea con frecuencia que cuando un archivo central da al resto de profesionales
sanitarios la documentacin necesaria para una adecuada atencin al paciente, cumple sus
objetivos. Pero en un sentido cualitativo ms estricto, no slo debe prestar adecuadamente,
sino que tambin debe gestionar correctamente, lo que obliga a autoevaluarse y controlarse
para corregir y detectar posibles deficiencias y mejorar en lo posible, lo cual permitir una
correcta distribucin de los recursos destinados.
Dichos controles evaluativos se realizarn mediante valoracin de procesos de gestin y
eficiencia, es decir, la valoracin de costes y los tiempos de operacin.
identificativos que son introducidos por admisin en el momento que dicho paciente toma
por primera vez contacto con el hospital). Realizacin de catas peridicas con las que poder
asegurar que este ndice slo contenga un registro por paciente y que a su vez haga
referencia a una sola historia clnica. Este fichero ha de ser nico, sin divisiones por razn
de sexo, edad, etc... Cada ficha slo contendr aquellos datos que permitan la correcta
identificacin del paciente y la localizacin de la historia clnica. Este ndice ha de estar
siempre puesto al da y en disposicin de ser utilizado las 24 horas del da.
Es preciso contabilizar el nmero de historias clnicas que son suministradas a diario por
los distintos conceptos: hospitalizacin, consultas externas, informes, estudios, y que se
encuentran a disposicin del facultativo a la hora de efectuar la peticin. Habr que
registrar tambin el nmero de historias clnicas que faltan y las razones por las que no han
sido suministradas.
la actividad realizada y especificando las deficiencias observadas (nmero de
historias clnicas duplicadas, extraviadas, mal archivadas, no reclamadas...) y motivos que
los expliquen.
Todo archivo hospitalario debe elaborar ndices, con periodicidad variable, pero nunca
superior a un ao, que den una idea de los resultados de su actividad. Los ms usuales son:
a) ndice de eficacia = N de documentos encontrados / N de documentos buscados; b)
ndice de seguridad = N de documentos que vuelven / N de documentos que salen. Ambos
ndices deben situarse lo ms prximos posibles a la unidad y nunca deben bajar de 0,95. c)
ndice de rentabilidad = N de documentos buscados al ao / N de documentos archivados.
El ndice de rentabilidad funcional tiene en cuenta slo el depsito activo y admite cifras de
hasta 3 o 4.
En los hospitales con mucha actividad programada y donde las historias permanecen fuera
del archivo central durante ms tiempo que el estrictamente necesario para llevar a cabo la
actividad asistencial, es preciso hacer un censo, con periodicidad frecuente. Esto ayuda a
mantener un control activo y acta como mtodo de evaluacin del sistema de localizacin,
permitiendo que los fallos se descubran antes y puedan subsanarse con mayor celeridad.
Adems de lo aqu expuesto, existen otra serie de indicadores para evaluar la calidad de
un archivo central de historias clnicas que pueden consultarse de forma amplia en el
captulo de este manual dedicado al control de calidad.
8. ARQUITECTURA Y SEGURIDAD: INSTRUCCIONES Y NORMATIVAS
Trataremos ahora sobre las condiciones de construccin, normativas y recomendaciones
para la edificacin de archivos elaborados por el Ministerio de Cultura publicadas por la
Direccin General de Archivos Estatales en 1992.
Por otra parte y teniendo en cuenta que las necesidades arquitectnicas de unas
instalaciones tienen que considerar tanto la funcin que desarrollan, como las personas que
llevarn a cabo el trabajo en estas instalaciones, hemos considerado de utilidad abordar
conjuntamente ambos aspectos, es decir, tanto los arquitectnicos propiamente dichos con
la consiguiente distribucin del espacio entre las diferentes reas que conforman la unidad
de documentacin clnica, como el nmero de profesionales necesarios para que la funcin
encomendada sea la mejor posible.
La necesidad de tener una construccin de edificios concebidos especficamente para
archivos, choca diametralmente con la situacin de stos en la mayor parte de nuestros
hospitales en los que predominan un deficiente estado de sus instalaciones: Espacios
inadecuados, estanteras de baja calidad o deficientes sistemas de ventilacin, evacuacin y
prevencin de incendios u otros posibles accidentes. Todo ello imposibilita la adecuacin a
una serie de normas y caractersticas especiales para lograr la mxima funcionalidad en los
servicios que deben desempearse en este tipo de instituciones, as como la conservacin
adecuada de las historias clnicas de acuerdo con las exigencias de los distintos soportes de
materiales de los fondos del archivo central.
Presentamos, en definitiva, aquel conjunto de caractersticas de inters que debera reunir
todo archivo hospitalario concebido no slo como lugar de almacenamiento y custodia de
las historias clnicas, sino tambin como centro de informacin y consulta cientfica.
8.1. Requisitos generales
8.1.1. rea de archivo, recepcin y prstamo de documentacin clnica

Desde el punto de vista de la dimensin, sta vendr determinada por el volumen de
documentacin existente y el ndice de crecimiento previsible en un plazo prudencial. En
general se considera que el espacio que debe destinarse para la adecuada custodia de la
documentacin clnica generada en un hospital ser aquel que permita la conservacin en
formato original de las historias correspondientes a la mitad de la poblacin asignada. As
para un hospital de 800 camas con una poblacin cubierta de aproximadamente 500.000
personas, necesitaramos una zona de almacenaje con capacidad para mantener activamente
de 250 a 300.000 historias clnicas. A ello deberemos aadir el espacio destinado al
almacenamiento de las placas radiogrficas correspondientes.
Si la distribucin se realiza por triple dgito terminal se destinar un mximo de 2.75 metros
lineales de estantera por cada dgito, o tambin 72 vagones de armarios mviles de 5,5
metros de fondo y 7 alturas, para el caso de la historia clnica y 0,5 metros por dgito para
las radiografas, lo que supone 18 vagones de armarios mviles de 5,5 metros de fondo y 5
alturas. El rea de depsito y custodia de las historias clnicas requerir, (siempre segn los
clculos derivados del ejemplo apuntado) entre 350-400 metros cuadrados, a los que habr
que aadir 80 metros cuadrados para circulacin interna, 50 metros cuadrados para zona de
recepcin y pre archivado, y 50 metros cuadrados para archivado de la documentacin
generada en el rea de urgencias. Total 580-600 metros cuadrados.
Las necesidades previsibles de crecimiento anual del rea de archivo, debern
fundamentalmente establecerse en base a dos variables. Nmero de historias clnicas
nuevas generadas anualmente, y grosor medio del conjunto de historias custodiadas.
-Historias de nueva creacin / ao: La previsin de crecimiento suele hacerse en base a
muestreo retrospectivo referido a las historias de nueva creacin en los ltimos cinco aos,
pero tambin teniendo en cuenta variables del tipo de poblacin asistida, tasa de
envejecimiento y otros indicadores del nivel de dependencia, frecuentacin hospitalaria,
nmero de reingresos, cantidad de pacientes nuevos de consultas externas, tamao y nivel
asistencial del hospital, incorporacin de nuevas especialidades, etc.
-Aumento del volumen de la documentacin anterior: La medida del crecimiento de la
documentacin contenida en la historia clnica a lo largo de los diferentes episodios
asistenciales proporciona datos de utilidad para el dimensionado del archivo central as
como el establecimiento de polticas de determinacin y tratamiento diferenciado de
pasivos. El grosor de los expedientes clnicos se obtiene a partir del cociente entre los
metros lineales de estantera ocupados y el nmero de historias clnicas archivadas. Suelen
aceptarse cifras que varan entre 1 y 1,5 cm de grosor medio para historias con una
antigedad no superior a 7 aos. Estas cifras dependen de la antigedad del archivo,
nmero de reingresos por paciente, nivel asistencial del hospital y el volumen de asistencia
en consultas externas, existencia o no de rutinas para la depuracin de documentos no
relevantes, ordenacin de los documentos que componen el episodio asistencial y grado de
normalizacin de los documentos de la historia, estancia media, tipo de poblacin y
patologas atendidas, tasa de reingresos y cualquier otra variable relacionada. Adems y en
el caso de usar algn sistema de sujecin de los documentos (tipo fastener o similares)
deberemos valorar el incremento que ello supone con respecto a la previsin inicial.
Como aproximacin diremos que una superficie til de 250 metros cuadrados, -mxima
extensin que se autoriza sin necesidad de compartimentar como medida preventiva para
evitar la propagacin de incendios y para la aplicacin de tratamientos preventivos y/o
curativos frente a factores qumicos o biolgicos-, con una altura libre de 2,30 metros y
estanteras fijas de 7 baldas, podra albergar alrededor de 1500 metros lineales de
documentacin.

Para el clculo de la plantilla requerida en las tareas de prstamo y mantenimiento del
archivo central podemos tomar como referencia las siguientes cifras:
-rea de archivo:
Ratio de productividad: historias clnicas por puesto y da de trabajo de 7 horas.
Funciones Horas
-Sacar/archivar historias clnicas para hospitalizacin..............................................0,85
-Sacar/archivar historias clnicas. Consultas programadas........................................3,20
-Sacar/archivar historias clnicas. Otros conceptos....................................................0,30
-Sacar/archivar radiografas por todos los conceptos.................................................0,30
-Recuperar/reclamar documentacin fuera del archivo central..................................1,30
-Atencin de peticiones urgentes (no programadas)...................................................0,70
-Control de archivado y bsquedas especiales............................................................0,15
TOTAL ......................................................................................................................6,80
Perfil profesional para la cobertura del rea: Auxiliares administrativos.
-rea administrativa:
La distribucin de la jornada laboral se establece en base a las siguientes funciones:
Funciones Horas
-Mantenimiento del fichero maestro de pacientes.......................................................0,75
-Mantenimiento y registro de exitus............................................................................0,15
-Apertura y control de nuevas historias clnicas..........................................................4,50
-Control y archivado de documentacin de urgencias.................................................0,40
-Estadsticas y control de actividad..............................................................................1,00
TOTAL .......................................................................................................................6,80
Perfil profesional para la cobertura del rea: Auxiliares administrativos.
-Transporte y reparto de documentacin:
Funciones Horas
-Recogida/reparto de documentacin a zona de hospitalizacin de enfermos.............3,25
-Recogida/reparto de documentacin en consultas externas........................................2,75
-Traslado de pasivos, documentacin desechable y otros............................................0,80
TOTAL .......................................................................................................................6,80
Perfil profesional para la cobertura del rea: Personal subalterno tipo celador.
8.1.2. rea de reproduccin e informacin clnica a terceros
En dependencia de la maquinaria existente (fotocopiadora, reproductora de Rx, disco
ptico, etc...) 50 metros cuadrados. Aadir un puesto de trabajo -hasta un mximo de 15
peticiones/da- para secretara y tramitacin de peticiones (despacho de 20 metros
cuadrados).
Perfil profesional para la cobertura del rea: Auxiliar administrativo.
8.1.3. rea de Codificacin de episodios y extraccin del C.M.B.D.
Se requiere una mesa y puesto de trabajo para cada 30 episodios/da, ms un puesto para
grabacin de C.M.B.D., 70 metros cuadrados.
Perfil profesional para la cobertura del rea:
-Codificacin: Diplomados y tcnicos de grado medio con formacin especfica en
documentacin mdica y sistemas de informacin sanitaria (ATS, DUE, FP-III
documentacin sanitaria, etc.).
-Grabacin y mantenimiento de la base de datos del C.M.B.D.: Auxiliar administrativo. Se
requiere un puesto de trabajo para cada dos puestos de codificacin.
8.1.4. rea de tratamiento de pasivos
Destinada a la preparacin de la documentacin y posterior
miniaturizacin/microfilmacin, digitalizacin o cualquier otro tipo de grabacin de las
historias clnicas de pasivo. Son necesarios un mnimo de 60 metros cuadrados.
Perfil profesional para la cobertura del rea: Auxiliar administrativo. El nmero de
personas necesarias para la realizacin de esta tarea se valorar a partir del tiempo que
cuesta el tratamiento de cada uno de los episodios, teniendo en cuenta que ste dura
aproximadamente 20 minutos: 11 minutos para preparacin de la documentacin del
episodio, 4 minutos para miniaturizacin o escaneo, 1,5 minutos para control de la
actividad y 3,5 minutos para la recolocacin de la historia clnica.
8.1.5. rea de estudio y revisin de historias clnicas
Constar del espacio suficiente para que los profesionales autorizados puedan llevar a cabo
la revisin de aquellos casos de inters para la docencia, investigacin o evaluacin de la
calidad de la asistencia dispensada. Mnimo de 60 metros cuadrados.
8.1.6. Direccin de la Unidad. Ligada a las siguientes competencias
-Organizacin funcional y planificacin del trabajo de la unidad.
-Establecimiento de controles e indicadores de actividad y calidad del archivo central de
historias clnicas.
-Supervisin del trabajo de codificacin e impulso de actividades de evaluacin y
explotacin de la base de datos clnica a partir del CMBD.
-Diseo e implantacin de sistemas de informacin clnica, tanto los derivados de la simple
explotacin estadstica del C.M.B.D. como sistemas basados en la agrupacin de casustica
para la medida de la produccin hospitalaria y la propia complejidad del case-mix
(GRDs, PMCs).
-Participacin en las actividades de formacin en reas de competencia y comisiones
clnicas hospitalarias y coordinacin con el resto de unidades clnicas del rea sanitaria.
Para la realizacin de esta actividad se destinar un despacho (20 metros cuadrados) para
cada facultativo.
Perfil profesional para la cobertura del rea: Facultativo especialista del rea (FEA) con
formacin especfica (acreditada) en documentacin mdica. Para hospitales con un
nmero de camas superior a 1.000 se considera necesario la adscripcin de otra plaza de
Facultativo especialista de rea (FEA).
En relacin con el tamao de la plantilla es aconsejable, para la realizacin de tareas
relacionadas con la organizacin (35%), supervisin y atencin de reclamaciones (5%) y
gestin de personal (60%), la asignacin de una jefatura de equipo (administrativa) cada 8
puestos de trabajo, una jefatura de grupo (administrativo) cada tres jefaturas de equipo y
una jefatura de seccin (administrativo) cada dos jefaturas de grupo.
8.1.7. rea de almacn. 30 metros cuadrados
8.1.8. rea comn: sala de descanso, vestuarios, aseos, etc.
Con lo anteriormente apuntado y retomando el referido ejemplo, podemos resumir las
necesidades de espacio.
Hospital de 800 camas, con un volumen de poblacin de referencia de 500.000 habitantes.
N de historias clnicas activas a custodiar: 250-300.000
Distribucin del espacio:
rea de trabajo Metros cuadrados

.....................70


storias clnicas...............................................60

...................................30

TOTAL ................................................................................................................980
8.2. Ubicacin
Por tratarse de un servicio central, debe tenerse en cuenta en primer lugar el grado de
proximidad a los distintos servicios, unidades de hospitalizacin y consultas externas que
vayan a utilizar sus servicios. Se evitarn los emplazamientos aislados que dificulten la
labor de reparto y recogida de historias clnicas, y por tanto se facilitar la consulta de los
distintos profesionales a la hora de efectuar revisiones o trabajos de investigacin.
En segundo lugar debe considerarse la eleccin de un espacio estable con suficiente
disponibilidad para albergar las distintas reas de circulacin y preparacin de la
documentacin y su aumento previsible para la asuncin de otras tareas.
Otras consideraciones a tener en cuenta para la correcta ubicacin del archivo central sern:
Subsuelo apto, resistente y sin riesgo de humedades (Ley 13. 7/4/82).
Se considera como ideal de ubicacin el estar situado en un edificio aislado y en cualquier
caso de uso exclusivo para archivo, teniendo en cuenta en este caso la necesidad de
establecer mecanismos que faciliten las comunicaciones entre el archivo y las otras
dependencias del hospital.
Es conveniente la ubicacin en zonas de relativa tranquilidad, alejadas de ruidos molestos o
vibraciones nocivas, considerando a este respecto, factores excluyentes, la proximidad a
reas peligrosas: instalaciones con riesgo de incendio o explosin, etc... Igualmente se
considera zona excluyente aquellos emplazamientos prximos al mar, zonas pantanosas,
ros, ramblas y torrentes, y cualquier otro donde pueda producirse inundacin. Debe
procurarse la ubicacin en zonas con bajo nivel de insectos o especies biblifagas o
biodepredadoras.
8.3. Requisitos estructurales
8.3.1. Planificacin
Todo archivo debe cumplir una serie de funciones que han sido ampliamente expuestas y
para ello, deber contar con la existencia de diferentes reas que por razones de seguridad
dispondrn de accesos y salidas independientes desde el exterior del edificio.
Se proyectar la distribucin interior y sus circulaciones con un criterio de absoluta
independencia entre ellas. El archivo propiamente dicho, donde se encuentran almacenadas
las historias clnicas y su iconografa, deber aislarse lo ms posible del resto del edificio,
como consecuencia del tipo de material que contiene.
Los accesos tipo pasillos y puertas interiores se dimensionarn con la suficiente amplitud
para permitir la entrada de carros de transporte, maquinaria para reprografa y
miniaturizacin, resto de equipos y mobiliario.
Debern estudiarse las rutas de evacuacin para casos de apremio, de acuerdo con las
normas bsicas de la edificacin, as como respetar la legislacin sobre proteccin contra
incendios de los edificios.
8.3.2. Dependencias
El rea de archivado y custodia de las historias clnicas se situar convenientemente aislada
del resto, dotada con medidas de proteccin contra riesgos de deterioro procedentes del
exterior y comunicada con las restantes dependencias mediante accesos (vestbulos y
puertas corta-fuegos, escaleras, etc...) de las dimensiones y caractersticas establecidas.
Cualquier sistema mecnico para facilitar el transporte de la documentacin clnica desde el
archivo central a las reas de hospitalizacin y zona de policlnicas, como ascensores,
montacargas y tubos neumticos, deber estar situado en un distribuidor exterior o
vestbulo cortafuegos sin que pueda accederse directamente desde la propia zona de
archivado y custodia de las historias clnicas.
Aunque nos movemos siempre con cifras orientativas que lgicamente debern quedar en
funcin de las circunstancias y disponibilidades de cada hospital, se recomienda que la
altura libre de techo se encuentre entre 2,25 y 2,50 metros.
8.3.3. Dotacin
Con independencia de las necesidades de mobiliario que debern acomodarse a las
dimensiones del hospital, nmero de personas que trabajen en la unidad y conjunto de
prestaciones que en ella se oferten, se tendr en cuenta en lo referente a estanteras las
siguientes prescripciones:
Estanteras fijas: Estarn formadas por uno o varios mdulos, simples o dobles.
Debern ser metlicas, con tratamiento anticorrosivo. Estarn desprovistas de elementos
punzantes que puedan lesionar al personal que trabaja y por otra parte ocasionar deterioros
a la documentacin almacenada.
Las estanteras irn colocadas en paralelo (perpendicularmente a la direccin de las
viguetas en el caso de forjados unidireccionales), exentas de paredes, salvo en el caso de las
de los extremos, y de forma que no dejen rincones de difcil aireacin o limpieza.
La separacin entre estanteras ser del orden de 1 metro en los pasillos principales y 0,75
m en pasillos secundarios, mientras que el tamao de los mdulos atender a las siguientes
directrices:
-La longitud aconsejable de los pasillos entre estanteras ser de 7-11 metros, con un
mximo de 7 niveles de carga (el nivel ideal es el que no pase de 6 alturas). La balda ms
alta de la estantera debe ser accesible (aproximadamente 1,70-1,90 metros) para una
persona de estatura normal, sin tener que recurrir a taburetes o escaleras.
-El fondo de las baldas ser tal que la documentacin clnica depositada no sobresalga. De
esta forma, en el caso de que se opte por la opcin de separar en estanteras diferentes las
historias clnicas de las radiografas, sta sera entre 30-40 cm de fondo por 25-30 cm de
altura mxima entre baldas. Se dejar una separacin entre las mismas de una holgura
mnima de 3-5 cm entre la lnea de coronacin de los expedientes clnicos y la balda
inmediata superior. El mdulo de estantera se completar con un zcalo mnimo de 6 cm
imprescindible para las labores de limpieza y desinseccin de los locales.
Estanteras mviles: En este caso las condiciones generales son las mismas que las
expuestas anteriormente para las estanteras fijas, slo que deberemos tener en cuenta las
siguientes precisiones de carcter particular:
La carga a soportar se ver incrementada debido al mayor peso de la estantera mvil con
respecto a la fija, adems en el caso de mdulos deslizantes, deberemos observar la perfecta
horizontalidad indispensable en el pavimento. Por otra parte se consigue una mayor
fiabilidad de las estanteras mviles cuando los carriles se apoyan directamente sobre el
suelo frente a las colocadas sobre tarima ya que las cargas soportadas as como las
irregularidades y deformaciones de las mencionadas tarimas dificultan a la larga, la
movilidad de los armarios y el consiguiente desaprovechamiento de su principal
caracterstica de ahorro de espacio.
En todos los casos hay que disponer las previsiones necesarias para garantizar una
suficiente aireacin del interior.
La longitud de las baldas suele corresponder entre 0,90 y 1 metro por lo que deberemos
disponer de separadores mviles a colocar como mnimo cada 30 cm, de esta forma, en el
caso de que la documentacin permanezca apoyada sobre la balda, puede mantenerse
adecuadamente su verticalidad as como la visin colorstica de los dgitos terminales
identificadores de los expedientes clnicos.
8.4. Requisitos de construccin
8.4.1. Generales
Con independencia del sistema de cimentacin, que deber ajustarse a las condiciones del
terreno segn las normas vigentes, puede ser de inters referirnos a la resistencia mecnica
como medida de clculo del nmero de estanteras que tendremos que disear, as como el
reparto de pesos que las mismas debern soportar.
En el caso del rea de archivado y custodia de las historias clnicas deberemos contar con
una carga de 750 Kgs por metro cuadrado si los expedientes estn colocados en estanteras
fijas, mientras que este peso aumentar hasta 1.250 Kgs por metro cuadrado en el caso de
estanteras mviles. Estos valores se refieren a una altura mxima de 2,20 metros.
El resto de las instalaciones podrn dimensionarse en dependencia del uso al que vayan a
estar destinadas, debiendo para ello seguir las directrices establecidas.
Como elementos de cierre estanco se emplearn puertas cortafuegos metlicas, con
cerraduras antipnico. En las reas de trabajo (distintas a la propia de archivo) las puertas
sern como las anteriores pudiendo ser sustituidas por otro material celulsico o sinttico
de propiedades ignfugas.
8.4.2. Proteccin
-Contra el fuego: deber ajustarse a lo estipulado, tanto en lo que se refiere a deteccin
como para la incorporacin de sistemas que permitan la extincin sin que suponga aumento
en el deterioro de la documentacin almacenada. Las vas de evacuacin estarn
sealizadas y su ancho se determinar en funcin de las ocupaciones previstas; el sistema
de deteccin automtica por humos ser exigible en los siguientes sectores de incendio:
depsito de historias clnicas, servicios generales, sala de ordenadores, salas de
microfilmacin o escaneado, sala de consultas y revisin de historias clnicas.
Los sistemas de extincin deben ser capaces de preservar la integridad de la documentacin
clnica, por lo que se excluir el empleo de agua o espuma.
-Contra inundaciones: Dada la ubicacin habitual de los archivos en el hospital resulta
obligado prever roturas de conducciones de agua con las consiguientes inundaciones,
principalmente a travs de arquetas por obstruccin de desages del hospital. Frente a ello
es conveniente disponer de un doble techo impermeabilizado con una cada para desage
hacia el exterior.
-Contra robos: Se instalarn sistemas con la finalidad de detectar la presencia de intrusos,
rejas en las ventanas cuyo alfizar est situado a menos de 4 metros sobre el nivel exterior,
y las puertas irn dotadas con cerraduras de seguridad.
-Contra roedores e insectos: Se tomarn medidas en el mismo momento de la construccin
o acondicionamiento del archivo central, basadas en el hermetismo de accesos con
exclusin de orificios y rendijas por donde puedan acceder los roedores u otros animales al
interior del edificio.
-Contra la humedad: Debern tomarse medidas para evitar humedades, ya sean por
capilaridad, filtracin o condensacin, sobre todo en las reas de archivo y custodia de la
documentacin clnica.
8.4.3. Medidas ambientales
En lo que respecta a las condiciones ambientales se considera que la temperatura adecuada
para la conservacin de la documentacin custodiada oscile entre 15 y 21C con una
humedad relativa que puede variar entre 45 y 65%.
8.4.4. Iluminacin
En edificios de nueva planta se procurar evitar en los archivos de historias clnicas la
ubicacin de ventanas a las fachadas de mayor incidencia solar. Los rayos solares no
debern incidir directamente en la documentacin almacenada.
La iluminacin artificial dispondr de un sistema deflector y/o difusor y otros que anulen
las radiaciones directas sobre la documentacin. Sus lneas de alimentacin sern
independientes para cada una de las dependencias del archivo, debindose controlar el
alumbrado mediante temporizadores y potencimetros. Otros condicionantes para la
adecuada instalacin elctrica son las medidas de seguridad en prevencin de incendios, as
como la reduccin del consumo energtico, y la instalacin de diferenciales. Por fin, no hay
que olvidar la instalacin de alumbrado de emergencia.
Las necesidades de intensidad luminosa de un archivo de historias clnicas se cifran entre
150 lux como mnimo en las zonas de estar, vestuarios y otras zonas comunes hasta un
mximo de 750 lux para las reas donde se desarrollen trabajos de clasificacin y otros
especiales.
En trminos generales se recomienda el empleo de alumbrado fluorescente. El empleo del
incandescente deber justificarse mediante un estudio acreditativo de que su mayor
consumo no incida sensiblemente en los gastos de uso o que el calor desprendido no afecte
a las temperaturas idneas.










Conclusin

Las cada vez mayores labores que exige el cuidado, tratamiento y manejo de los archivos
hospitalarios, al ir creciendo de forma paulatina pero continua la documentacin clnica en
ellos almacenada, obliga a que el Tcnico Superior Documentalista Sanitario, sepa
desenvolverse en su medio de trabajo de una forma rpida y eficaz, es decir, profesional.
Para ello, y dada la mayor informatizacin de los archivos debe conocer de una forma
exhaustiva las diferentes herramientas y mltiples sistemas de almacenaje, conservacin y
transmisin adecuada y precisa de la informacin as como conocer los distintos soportes y
formatos utilizados en estos menesteres tecnolgicos.
Con todos estos conocimientos tericos y prcticos, el documentalista podr realizar
adecuadamente sus competencias, que a mi entender son las siguientes:
Organizar y gestionar los archivos de documentacin e historias clnicas.
Definir y/o evaluar el proceso de tratamiento de la informacin y los documentos
clnicos.
Identificar, extraer y codificar datos clnicos y no clnicos de la documentacin
sanitaria.
Validar y explotar los datos del Conjunto Mnimo Bsico de Datos (C.M.B.D.)
mediante herramientas estadsticas, epidemiolgicas y de control de calidad.
Todo lo precedente convertir al Tcnico Superior en Documentacin Sanitaria en un
profesional imprescindible para el mbito sanitario.








Bibliografa

Organizar y gestionar los archivos de documentacin e
historias clnicas.
Definir y/o evaluar el proceso de tratamiento de la informacin
y los documentos clnicos.
Identificar, extraer y codificar datos clnicos y no clnicos de la
documentacin sanitaria.
Validar y explotar los datos del Conjunto Mnimo Bsico de
Datos (C.M.B.D.) mediante herramientas estadsticas,
epidemiolgicas y de control de calidad.