PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA A Versión 1
PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN
INS – EV – EI - 036 Página 1

1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA

DE AUDITORÍA A PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN

GUÍA

Para la elaboración del Plan de Visita de Auditoría a los procesos de

documentación de la Procuraduría General de la Nación.

1 DESCRIPCIÓN

Un programa de auditoría a los procesos de documentación incluye las actividades

de elaboración del plan de auditoría y la distribución de tareas en el equipo
auditor.

2 OBJETIVOS

Definir el Plan de Visita del auditor a los procesos de documentación tales como
biblioteca, relatoría, archivo, a fin de determinar el cumplimiento de las normas y
políticas que los regulan, determinar la gestión y sus resultados, analizar los
hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor.

3 REQUISITOS

Designación del equipo auditor, recursos físicos, tecnológicos y presupuestales

para el desarrollo de la visita.

4 OPERACIÓN

El auditor (entiéndase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes

tareas:

a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría.

i. Precisar los detalles de la auditoría tales como:
  Determinación del tipo de auditoria.
 Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a
utilizar.
 Consideración y definición de fechas, inicio y terminación, actividades
in situ, preparación y entrega de informe.
 Asignación de tareas al equipo auditor.
 Determinación de recursos necesarios.
ii. Definir:
 Objetivos
 Alcance
 Antecedentes
b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de
Control Interno
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.

4.1 Especificidades en la Preparación del Plan de Visita de Auditoría a los

procesos de documentación

4.1.1 Objetivos1

Es necesario precisar el propósito de la visita, seleccione de la lista de objetivos

siguientes los que se adecuen a la situación específica que se desea revisar, en
caso de requerir otros por favor concertarlos con el servidor público encargado de
administrar los parámetros de auditoría:

4.1.1.1 General2:

‫ﻡ‬ Ejercer el control de gestión sobre los procesos de documentación.

‫ﻡ‬ Verificar que la gestión del proceso de relatoría se esté desarrollando de
acuerdo con los parámetros, normas y procedimientos establecidos
‫ﻡ‬ Verificar que la gestión del proceso de biblioteca se esté desarrollando de
acuerdo con los parámetros, normas y procedimientos establecidos
‫ﻡ‬ Verificar que la gestión del proceso de archivo se esté desarrollando de
acuerdo con los parámetros, normas y procedimientos establecidos
‫ﻡ‬ Verificar el cumplimiento de la normatividad general que regula los procesos
‫ﻡ‬ Determinar que los procesos se cumplen conforme los manuales y
parámetros definidos para su operación

1
En caso de utilizar el software regístrelo en Proaudit menú de <Resumen Ejecutivo>
2
Para la inclusión de esta información en el software de auditoría remítase al capítulo respctivo.
‫ ﻡ‬Verificar el cumplimiento de políticas institucionales definidas en resoluciones,
directivas, circulares, manuales e instructivos.
‫ ﻡ‬Verificar la identificación de los riesgos asociados a los procesos y su debida
administración.

4.1.1.2 Específicos:

El auditor se formará un juicio en torno a:

OBJETO DE CONTROL COMUNES A LOS PROCESOS

‫ ﻡ‬Constatar la existencia de planes operativos y de mejoramiento y su

aplicación o desarrollo
‫ ﻡ‬Verificar el manejo del sistema de información que soporta la operación, su
correcta operación, actualización, calidad de información, atención a
requerimientos de soporte.
‫ ﻡ‬Constatar que los registros se realizan con base en soportes
‫ ﻡ‬Verificar el adecuado archivo de los soportes documentales
‫ﻡ‬ Determinar el nivel de soporte de tecnología informática y su adecuada
operación
‫ﻡ‬ Considerar si se presentan los informes en la debida oportunidad
‫ﻡ‬ Determinar la administración de los riesgos asociados al proceso

OBJETO DE CONTROL BIBLIOTECA

‫ﻡ‬ Verificar la identificación de necesidades y la programación de su atención

‫ﻡ‬ Verificar la atención al público interno o externo
‫ﻡ‬ Verificar la existencia de convenios y su soporte documental
‫ﻡ‬ Valorar la adquisición y dotación de materiales de consulta
‫ﻡ‬ Constatar el cumplimiento de funciones y objetivos
‫ﻡ‬ Verificar el cumplimiento de los procesos de biblioteca
‫ﻡ‬ Determinar la productividad del personal.
‫ﻡ‬ Valorar la utilización y operación del sistema de información o los medios de
registro de atención
‫ﻡ‬ Valorar las cifras y estadísticas de atención
‫ﻡ‬ Determinar el efectivo control del material prestado y su recuperación
‫ﻡ‬ Verificar los informes y reportes que se presentan, su consistencia y
oportunidad
‫ﻡ‬ Inspeccionar las instalaciones donde se presta el servicio

OBJETO DE CONTROL DE RELATORIA

‫ﻡ‬ Determinar la gestión y productividad de los procesos
‫ﻡ‬ Valorar la oportunidad en el registro de información
‫ﻡ‬ Revisar los mecanismos electrónicos de servicio y su funcionalidad
‫ﻡ‬ Verificar la atención al público interno y externo
‫ﻡ‬ Verificar el cumplimiento de los procesos de relatoría
‫ﻡ‬ Verificar la estadísticas y cifras de atención
‫ﻡ‬ Verificar los informes y reportes que se presentan, su consistencia y
oportunidad
‫ﻡ‬ Valorar el proceso de consolidación de información
‫ﻡ‬ Valorar los controles a la operación y su efectividad
‫ﻡ‬ Determinar los requerimientos que han recibido sobre su labor y la forma
como son atendidos
‫ﻡ‬ Determinar el soporte de tecnología informática que se brinda al proceso y las
oportunidades de mejora
‫ﻡ‬ Valorar la calidad de información y los procesos de calidad de la información
registrada
‫ﻡ‬ Determinar la calidad de la información reportada,
‫ﻡ‬ Revisar el archivo de gestión y los procesos de recuperación de información
‫ﻡ‬ Inspeccionar las instalaciones donde se presta el servicio
‫ﻡ‬ Establecer si las condiciones físicas e instalaciones son adecuadas para la
labor.

OBJETO DE CONTROL ARCHIVO CENTRAL

‫ﻡ‬ Determinar la existencia de la tablas de retención y valoración de archivo

‫ﻡ‬ Verificar las condiciones físicas de bodega de documentación
‫ﻡ‬ Determinar la adecuada organización en los estantes, su identificación
‫ﻡ‬ Establecer la fácil consulta de la documentación
‫ﻡ‬ Verificar el proceso de clasificación y depuración
‫ﻡ‬ Verificar el cumplimiento del traslado de fondos documentales de las
dependencias al archivo central
‫ﻡ‬ Determinar si se realiza en forma adecuada y se cumple con los parámetros
establecidos por el archivo
‫ﻡ‬ Determinar la realización de reuniones del comité de Archivo
‫ﻡ‬ Determinar el control de documentación prestada y su efectiva recuperación
‫ﻡ‬ Establecer la realización del proceso de eliminación documental
‫ﻡ‬ Determinar las medidas de seguridad en las bodegas del archivo central
‫ﻡ‬ Valorar la adecuada manipulación de la documentación y la existencia de los
elementos de protección de los servidores que realizan los procesos
‫ﻡ‬ Inspeccionar las instalaciones donde se presta el servicio
‫ﻡ‬ Establecer si las condiciones físicas e instalaciones son adecuadas para la
labor.
4.1.2 Alcance

Se refiere a los procesos, períodos, cuentas que serán objeto de revisión, se

busca delimitar el objeto de la auditoría lo que se convierte en el compromiso de la
auditoría.

A manera de ejemplo se presentan las siguientes:

‫ﻡ‬ El proceso de relatoría

‫ﻡ‬ Control a la gestión de traslados documentales del primer semestre de 2007
‫ﻡ‬ Un procedimiento, Vg. La atención al público, en la biblioteca
‫ﻡ‬ Un evento, el cumplimiento del plan de mejoramiento para el archivo central

4.1.3 Antecedentes

Justificación de la necesidad de realizar la auditoría e información relevante que

debe ser considerada por el equipo auditor:

 las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditoría

 las consideraciones que tiene el auditor al revisar el proceso
 hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de
verificación

Al ser aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno se crea el Registro

REG-OCI-000 Plan de Visita de Auditoría.

4.2 Elaboración Plan de Visita de Auditoría a procesos de documentación

Se refiere al método que seguirá el auditor e incluye la revisión de las mejores

prácticas de la Oficina de Control Interno, para la determinación de las áreas del
plan de auditoría, sus pasos, así como la preparación de algunos de los papeles
de trabajo a obtener y algunas de las pruebas a realizar; normalmente in situ es
apropiado recoger más papeles de trabajo y aplicar más pruebas de las
inicialmente previstas.

4.2.1 Áreas de Programa3

Es la definición del nombre del proceso, subproceso, área o asunto que será
objeto de examen, en forma general pueden ser:

‫ﻡ‬ Proceso de biblioteca

‫ﻡ‬ Proceso de relatoría

3
En el software se incluyen por <áreas de programa>, por menús <Detalles> y <pasos de programa>.
‫ﻡ‬ Proceso de archivo

Al definir un área de programa se pasa a definir detalles, actividades y pruebas

que serán realizadas.

Detalles

Presentación de la definición del proceso, los objetivos de la realización de la

auditoria y la secuencia que se define para realizar la visita.

En este caso se incluye

Definición de: PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN

Los procesos de documentación son procesos orientados a gestionar el

conocimiento de la PGN y el archivo final de su documentación, a través de la
puesta a disposición de los funcionarios y la comunidad de información
institucional y de textos, libros y bases de consulta, de conceptos, directivas, entre
otra, lo que desarrolla y posibilita el cumplimiento de la misión institucional.

Proceso de Biblioteca: Es la secuencia que se cumple para asesorar, orientar e

informar al usuario sobre los servicios que presta la Procuraduría General de la
Nación y recibir las quejas que sean de competencia de la Entidad, de manera
clara, concreta y eficaz. Se considera también la orientación a la ciudadanía sobre
las entidades públicas a las que deben recurrir según sus necesidades.

Proceso de Relatoría4: Es la secuencia de actividades que se cumple para

recopilar y mantener actualizada la documentación en materia de conceptos y
decisiones de la PGN, la jurisprudencia de las altas Cortes, cuyo conocimiento
resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad, su
divulgación, conservación, y que se permita su recuperación y consulta oportuna y
fidedigna, así como de recopilar y mantener actualizada la documentación en
materia de resoluciones, directivas y circulares de la PGN, para conservarla en
condiciones técnicas que permitan su recuperación y consulta en forma eficaz y
oportuna. Incluye la recopilación y difusión de conceptos y decisiones de la PGN,
la recopilación y difusión de resoluciones y directivas de la PGN, la actualización
de jurisprudencia, y la divulgación de información jurídica.

4
Resolución 041 de 2001. Manual de Procesos de la PGN
Proceso de Archivo5: Es la secuencia que se sigue para la gestión documental
institucional y la tenencia de los archivos inactivos y la e eliminación documental.
Incluye procedimientos de almacenamiento de documentos, apertura de unidades
de conservación, transferencia de documentos, preparación de documentos,
eliminación de documentos, destrucción de documentos, trasferencias
documentales, establecimiento y modificación de la Tabla de Retención
Documental TRD, la recuperación y consulta de documentos, selección
documental.

Se incluyen siempre la valoración de los planes operativos y de mejoramiento

asociados a estos procesos.

4.2.2 Determinación de actividades y pruebas6

La metodología que seguirá el auditor se define en los denominados “pasos de

programa”, que son la definición de actividades y pruebas que in situ 7 se van a
realizar para cumplir el compromiso de auditoría.

Las acciones del plan considerados como la mejor práctica son los siguientes:

Instructivo, Descripción
Actividades y
pruebas
INS-EV-EI-009- Guía
Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los
Realización de la
servidores que atenderán la auditoría
Reunión de
Apertura
Formato REG-EV-EI-
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
032 Lista de chequeo
generales e institucionales en el proceso de relatoría
de relatoría
Formato REG-EV-EI-
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
031- Lista de
generales e institucionales en el proceso de Biblioteca
Chequeo
de Biblioteca
Formato REG-EV-EI-
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
033- Lista de
generales e institucionales en el proceso de Archivo
chequeo
de Archivo
INS-EV-EI-014- Guía En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de
realización de la reuniones o despacho del jefe de la dependencia
reunión de cierre visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de

5
Guía disciplinaria única y Resolución 041 de 2001 Manual de Procesos PGN
6
Pasos de programa en el software
7
En el sitio o lugar
 auditoría. (Incluye la organización de la documentación,)

4.2.3 Selección de pruebas a realizar

Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación

y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en
registros (o papeles de trabajo).

Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los
auditores y soportar los conceptos posteriores.

5 PAPELES DE TRABAJO

Permanentes:

 Constitución Política
 Ley 734 de 2002. código disciplinario único
 Decreto 262 de 2000
 Resolución 034 de 2004. Por medio de la cual se modifica y adiciona la
Resolución 191 de 2003 por la cual se adopta la Guía Disciplinaria Única.
 Resolución 191 de 2003 por al cual se adopta la Guía Disciplinaria Única.
 Resolución 041 de 2001. Manual de Procesos y procedimientos

Archivo y Biblioteca
 Ley 4 de 1913. Obligación de recibir los archivos por inventario y arreglarlos
convenientemente de acuerdo al tiempo en que funcionen.
 Decreto 2620 de 1993. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la
utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.
 Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al
Archivo General de la Nación de Colombia.
 Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y
se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
 Decreto 1747 de 2000. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de
1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las
firmas digitales.
 Acuerdo 56 de 2000 Archivo General de La Nación, Acceso a documentos de
archivo para historiadores
 Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
 Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la implementación de
nuevas Tecnologías en los archivos públicos Archivo General de la Nación

 Resoluciones Nos. 0264 de 2000. Por la cual se adopta la tabla de retención

documental de la Procuraduría General de la Nación.
 Resoluciones 265 de 2000 Creación comité de archivo
 Resolución Número 380 de 2000. “Por medio de la cual se organiza la División
de Documentación, se crean unos grupos internos de trabajo, y se asignan
unas funciones”
 Resolución 254 de 2003 identidad visual
 Circular No. 003 de Febrero 2001 de la Viceprocuraduria inventarios
documentales.

Corrientes:

 Soportes de los procesos

 Plan Operativo Anual POA
 Plan de Mejoramiento
 Informe de la visita anterior e información de seguimiento
 Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría
 Formato REG-EV-EI-031 Lista de chequeo de Biblioteca
 Formato REG-EV-EI-032- Lista de Chequeo de Relatoría
 Formato REG-EV-EI-033- Lista de chequeo de Archivo