Código: ADM-I-015

INSTRUCTIVO PARA INGRESO DE Versión: 02

PERSONAL A LAS LOCACIONES Fecha: 19-09-2013
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VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA

01 Versión inicial 11-03-2011
02 Cambio logo 19-09-2013

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Asistente SIG Jefe SIG Gerencia

Aprobó 19-09-2013 19-09-2013 19-09-2013

Firma
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CONTENIDO

1. OBJETIVO..........................................................................................................................3
2. ALCANCE...........................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................3
4. RESPONSABLE................................................................................................................3
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................3
6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.........................................................................4
7. MEDIDAS DE PREVENCIÓN HSE.................................................................................4
8. REGISTRO O DOCUMENTOS.......................................................................................4
9. ANEXOS.............................................................................................................................4
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1. OBJETIVO
El Objetivo del presente Instructivo es asegurar el control y la distribución de
los comunicados emitidos por la organización.

2. ALCANCE
Este instructivo se aplica para la emisión y envío de comunicados a clientes,
entes de control, entes certificadores, entre otros.

3. DEFINICIONES
 No aplica

4. RESPONSABLE
Departamento comercial, Coordinador de calidad

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ENVÍO DE COMUNICADOS

Todo comunicado externo enviado por la organización debe ser elaborado por
el responsable del proceso (jefe de área), quien tiene la necesidad o deber de
enviarlo (esto último se refiere al evento de contestar un oficio recibido que
requiere una respuesta).

El comunicado externo debe llevar el consecutivo que se maneja dentro de la

organización de acuerdo a lo implementado por el sistema de gestión de la
organización y la asignación y control de dicho consecutivo lo realiza el
departamento comercial.

El consecutivo de cada comunicación hacia el exterior de la organización tiene

la estructura CEXX- YYYY – 000 -1/1, en donde:

CE: Comunicación externa.

XX: dos últimos dígitos del año de envío.

(YYYY): Siglas que identifican el proyecto. Cuando sea un contrato se debe

referenciar el número de contrato para evitar confusiones en caso que se
tengan varios en ejecución. (Si no tiene número de proyecto el numero general
es 9999)

001: consecutivo de cada comunicación. Empieza desde 001 cuando inicia

cada año.

1/1: Numero de páginas que contiene el comunicado 1/1, 1/2, 1/3…1/n

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Ejemplo 1: CE05-9999-042-1/1 significa que es un comunicado externo

enviado en el año 2005, sin numero de proyecto y cuyo consecutivo es el
número 42, de una sola página.

Ejemplo 2: CE05-1244–042-1-3 significa que es un comunicado externo

enviado en el año 2005, el cual el número del proyecto es 1244, y cuyo
consecutivo es el número 42, de tres páginas.

Al comunicado ya impreso con el consecutivo correspondiente y debidamente

firmada el responsable del área saca una fotocopia y la remite al destinatario
junto con la original para su radicación. El mensajero trae de regreso la copia
de la carta con la radicación del destinatario, la entrega al departamento
comercial y éste la archiva en la carpeta correspondiente.

Nota: si el responsable de enviar el comunicado externo requiere de una copia

para su archivo personal, éste es el responsable de sacar una fotocopia al
documento ya radicado.

Cuando se emite una comunicación por medio de fax, se envía y se confirma la

recepción anotando fecha, hora y nombre de la persona que recibe en la
ubicación del destinatario.

6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Plantilla de comunicados externos.

7. MEDIDAS DE PREVENCIÓN HSE

No aplica.

8. REGISTRO O DOCUMENTOS
No aplica.

9. ANEXOS
No aplica.