Código PGC 16 SIG

PROCEDIMIENTOS SISTEMA Revisión Nº 006

INTEGRADO DE GESTIÓN
Comunicación Fecha 27/11/2014
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Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Departamento Recursos Gerente de Administración Gerente General
Humanos y Finanzas
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1.- Objetivo
Este procedimiento tiene como objetivo establecer una metodología mediante la cual,
Coexca S.A. recibe, documenta y responde información e inquietudes a los diversos
niveles, funciones de la organización y de las partes interesadas sobre el desempeño del
SIG.

2. Alcance
Este procedimiento es de alcance para todo Coexca S.A., que soliciten y que
comuniquen información sobre el Sistema Integrado Gestión

3. Referencias:
Norma ISO 9001:2008; 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; Cláusula: 4.4.3
Comunicación, Participación y Consulta

4. Glosario de Términos
Comunicaciones Internas: son aquellas que se efectúan en el ámbito interno de la
empresa.

Comunicaciones Externas: son aquellas no comprendidas en las comunicaciones

internas, y que involucran a organismos gubernamentales, autoridades, clientes,
proveedores y la comunidad en general.

Consulta: es un requerimiento de información o inquietud recepcionada por la empresa

referida a temas ambientales, salud y seguridad ocupacional, calidad del producto o
servicio, efectuada de parte de una organización o un particular.

Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por, el desempeño de

una organización.

5. Responsables

La Gerencia General junto con los Gerentes de Áreas, tienen la responsabilidad y

autoridad de liderar la difusión hacia el personal y partes interesadas con respecto ha:

 Política de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.

 Metas y Objetivos del Sistema de Gestión Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y
Salud Ocupacional.
 Cualquier información de interés que involucre al personal sobre el Sistema de
Gestión Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.

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 Cambios que se realicen en el Sistema de Gestión Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional.
 Manual de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.

6. Desarrollo

6.1 Comunicaciones Internas

Es responsabilidad del Gerente General establecer procesos e instrumentos de
comunicación apropiados dentro de la organización, proporcionando recursos
necesarios para el cumplimiento de estos procesos con el fin de asegurarse de que la
implementación y mejora del SIG sea eficaz.

La forma de comunicación de las partes interesadas internas pueden ser, entre otras,
por vías tales como:

 Correo electrónico.
 Jefe Directo (Personalmente)
 Charlas de Seguridad
 Diario Mural
 Reuniones Regulares de los Grupos de trabajo
 Diario Interno mensual
 Comité Paritario.

El objetivo de establecer estos medios de comunicación internos, es poder formalizar

un sistema de comunicaciones tal, que permita traspasar la información correcta de la
empresa a todos sus niveles de la organización, realizando una continua
retroalimentación entre los diferentes estamentos de ésta, buscando alinear a los
colaboradores en torno a la política, visión y filosofía de la empresa.

Los objetivos específicos, según cada instrumento comunicacional se muestran con más
detalle más adelante.

Comunicaciones de la Empresa al Trabajador

PERIODICID
MEDIO SOPORTE CONTENIDO/OBJETIVO RESPONSABLE
AD
Transmitir información
oficial a todos los
trabajadores de la empresa, Gerentes o quien
Correo relacionada a cambios en la designen, Jefe
Según
electrónico Electrónico documentación del sistema Prevención de
contingencia
integrado de gestión, Riesgos y jefes de
invitaciones a reuniones área.
informativas, convocación a
charla y/o cursos, etc.
Diario Mural ubicado  Noticias ISO del Sistema Según Jefe Prevención de
Mural en sala de de Gestión Calidad, contingencia Riesgos/Jefe

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Medio Ambiente,
Seguridad y Salud
Ocupacional.
, gráficas y resultados,
Informaciones generales,
etc. Aseguramiento de
descanso Manejar información de la Calidad, Jefe de
características más RRHH,
informales entre las
personas, fortaleciendo
valores y el encuentro entre
los diferentes
colaboradores.
Entregar información
contingente, cultural, y
recreativa, de interés
inmediato para el personal
Informativo respecto a la operación
de circulación mensual, la cual puede Gerente de
interna, incidir directamente en la Administración y
Diario
consistente en eficiencia del servicio. Finanzas, Jefe de
Interno Mensual
“Diario” con Reforzar los valores y RRHH y Jefe de
informaciones actitudes esperadas en los Aseguramiento de
Mensuales. conductores para asegurar la Calidad
excelencia en el servicio,
explicando acciones
específicas y alineando en
torno a la visión y filosofía
de la empresa.
Comunicar información Jefe en Prevención
respecto a la seguridad en el de Riesgos,
Semanal o
Charlas de Reuniones trabajo, y además otros Asistente de
según
Seguridad semanales temas relacionados con las Prevención de
contingencia
actividades diarias de la Riesgo, y
empresa. supervisores de área
Reuniones Reuniones Temas relacionados con los Según Gerentes de Áreas
con resultados del SIG su contingencia o quien estos
metodología desarrollo, problemas, designen/ Jefe
informativa logros, etc. Reforzar Aseguramiento de
del estado del importancia de la gestión de la Calidad/Jefe
Sistema de calidad y medioambiental. Prevención de
Gestión riesgos y jefes de
Calidad, área.
Medio
Ambiente,
Seguridad y
Salud

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Ocupacional.
, los avances
y dificultades
en su
desarrollo a
nivel
organizaciona
l.

Comunicaciones y Consultas del Trabajador a la empresa.

Este tipo de comunicaciones son recopiladas por la persona responsable según el tipo
de medio (ver siguiente tabla).

 Es responsabilidad del Jefe Directo del trabajador recepcionar todas las consultas
que surjan del trabajador, sobre el Sistema de Gestión Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional., y enviarla al Representante de la gerencia vía
mail, así como también generar una respuesta.
Los medios y responsabilidades definidas para este tipo de comunicaciones son las
siguientes:

6.2 Comunicaciones en Situaciones de Emergencia.

Los Responsables son el Comité de Emergencia y Brigada de Emergencia los cuales

deben indicar y comunicar a toda la empresa, el plan de emergencia y las actividades
sobre este tema.

Los roles más específicos de comunicación ante situaciones de emergencias, se detallan

en el procedimiento “Plan de emergencias” SOP 015 GO”, “Preparación y
Responsables ante Emergencia”. Este se encuentra en archivo “público”/sistema de
gestión/procedimientos ISO/plan de emergencias.

6.3 Comité Paritario.

El Comité Paritario es un equipo de trabajo formado por representantes de la empresa, y
trabajadores con el propósito de:

 Asesorar e instruir a los trabajadores.

 Vigilar el cumplimiento de las medidas de prevención, higiene y seguridad, de
parte de la empresa como de los trabajadores.
 Investigar las causas de accidentes laborales o enfermedades que se produzcan
en la empresa.
 Promover cursos de capacitación.

COMUNICACIONES EXTERNAS.
Es responsabilidad del Gerente General establecer el medio o la vía por el cual se
realizarán las comunicaciones realizadas por entes externos. Estas vías pueden variar

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dependiendo de varios factores, incluido el tipo de información que se va a comunicar,
el grupo objetivo y las circunstancias individuales de Coexca S.A.. Los métodos de
comunicación externos pueden ser:

 Pagina Web
 Publicidad
 Informes Anuales
 Boletines

6.4 Recepción y Respuestas de Comunicaciones Externas.

El Gerente Área o quien designe debe proceder a la recepción de las comunicaciones y

asignarles un, nivel de importancia o categoría.

Las comunicaciones consideradas relevantes pueden ser:

 Consultas o Quejas de Clientes

 Consultas de organismos fiscalizadores
 Consultas o Quejas de la comunidad

Las comunicaciones consideradas no relevantes pueden ser:

Otro tipo de consultas.

Es importante mencionar que para las comunicaciones externas el Gerente Área o quien
designe debe emitir una respuesta utilizando la vía más rápida para informar o convocar
a todas las partes interesadas internas tales como a la Gerencia General de Coexca S.A.
Toda comunicación considerada como relevante deberá ser analizada por el Gerente de
Área afectado en conjunto con el Gerente General para dar una respuesta.

6.5. Comunicados por la página Web, a Autoridades y Publicaciones a Partes

Interesadas.

Las publicaciones en periódicos, revistas especializadas, revistas de interés general y/o

referido a las actividades de Coexca S.A., son consensuadas entre los Gerentes
responsable de cada departamento y el Gerente General.

Las comunicaciones recibidas y entregadas por medio de la página Web, sobre el SIG,
son responsabilidad del Gerente General o quien designe, actualizar las informaciones
y/o datos contenidos en este medio.

Las comunicaciones recibidas y entregadas por alguna parte interesada externas tales
como: autoridades u organismos fiscalizadores, comunidad, etc. serán dirigidas al
Gerente General o quien este designe, el cual tendrá la responsabilidad de analizar el
contenido y la autoridad de designar un equipo de discusión formado por el mismo y
Gerentes involucrados.

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Página Comunicaciones Información y Noticias Mensual y/o Gerente General o
Web recibidas y entregadas del Sistema de Gestión según quien designe.
por medio de la Integrado, gráficas y contingencia
pagina Web de la resultados.
organización  Temas relacionados
con el Sistema de
Gestión Calidad,
Medio Ambiente,
Seguridad y Salud
Ocupacional.
emergencias,
contingencias,
aspectos e impactos
ambientales, etc.
Peticiones Comunicaciones Temas relacionados con Según Gerente General
de partes recibidas y el SIG ,emergencias, corresponda y/o otros
externas entregadas por contingencias, aspectos Gerentes
(comunidad medio Reuniones e impactos ambientales,
clientes, Mensaje e-mail y/o peligros y riesgos,
organismos Cartas. procedimientos,
Autori inquietudes, consultas,
dades etc.
etc.)

Public Comunicaciones Publicación escrita, Según Gerente General

acione entregadas por distribuida contingencia y/o otros Gerentes
s medio de prensa, masivamente a todas
Extern revistas las partes interesadas
as especializadas, externas.
revistas de interés Transmitir
general u otros. comunicados oficiales
de interés general.

Finalmente, cabe mencionar que Coexca S.A. ha decidido no comunicar

externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos.

7.- REGISTROS
- Actas de Comité Paritario,
- Registro de Charlas de 5 Minutos.

8.- Documentos relacionados

N/A

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9.- Tabla de revisiones

Nº de revisión Fecha de Descripción del cambio

última revisión
001 11/02/2011 Sin observaciones
002 30/05/2012 Sin observaciones.
003 01/08/2012 Se actualiza procedimiento en cuanto a formato y fecha, se
agregan nuevos responsables, se incorpora ubicación del plan
de emergencia, se incorpora fecha de creación de
procedimiento.
004 20/12/2012 Se integra a procedimiento la Norma OHSAS 18001.
005 20/12/213 Sin Observaciones
006 27/11/2014 Se modifica en el ítem de comunicación de la empresa al
trabajador, donde el soporte del medio del diario mural, se
elimina pizarra acrílica y solo es mural ubicado en sala de
descanso.

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