ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es

indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la
Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos
adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto
laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina
que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que
constituyan la empresa.

La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el
manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene que
tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área,

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la
cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes
aspectos:

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de

estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se
aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones:

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera
que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de
principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

 Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La

Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de
los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la
Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La
definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El
establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
 Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento,
puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del
medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se
conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se
realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se
preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de
cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida,
 vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medios
magnético.
 Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos,
debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en
un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características
no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa,
e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural
dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información
muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que
esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo
confidencial.
 Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de
ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que
empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se
identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del
lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo
insinuación de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la normatividad, según el
tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006
de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y
toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la
actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente
son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez
años.
 Recuperación de la Información:
 Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se
desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se
acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos
que pueden ser claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:
 El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran
número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
 Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o
hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio,

explique cómo se hace la clasificación de los archivos. Tome apuntes cuando esté desarrollando la
actividad. Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el
desarrollo de las actividades de evaluación.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición
final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

 Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentación de la organización.
 Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo
descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva
cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un
archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, según a los requerimientos de la organización:

 Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años
anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta
permanente.
 Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
 Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que los demás
documentos los maneja en archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se
explicarán a continuación:

 Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

Según su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

 Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

 Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
 Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.