Ensayo.

Tema: Aplicación de Tablas de Retención Documental en el Contexto Institucional

Colombiano: Cumplimiento Normativo y Principios Archivísticos
Programa de formación: Organización documental en el entorno laboral.
Aprendiz: María de los Angeles Manzano de Mieres

Introducción

En el ámbito institucional colombiano, la gestión documental se erige como un

pilar fundamental para garantizar la transparencia, la eficiencia y la preservación
de la memoria histórica de las entidades. En este contexto, las tablas de retención
documental adquieren una relevancia indiscutible al establecer los plazos y
procedimientos para la conservación y disposición de documentos. En este
ensayo, se explorará la importancia del cumplimiento de la normativa vigente y de
la política institucional para lograr la adecuada aplicación de las tablas de
retención documental, en consonancia con los principios archivísticos. Se
examinarán la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013 como marcos
regulatorios centrales.

Desarrollo
La Ley 594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, constituye el pilar
legal en Colombia para la gestión documental y el acceso a la información. Esta
ley establece la obligatoriedad de aplicar principios archivísticos, entre ellos el
principio de procedencia, el de organicidad y el de unicidad. Asimismo, destaca la
importancia de establecer instrumentos como las tablas de retención documental
para garantizar la eficiente selección, conservación y disposición de documentos.

Acuerdo 004 de 2013, emitido por el Archivo General de la Nación, complementa

la Ley 594 al establecer lineamientos específicos para la elaboración,
implementación y actualización de tablas de retención documental. Este acuerdo
busca homogeneizar los criterios de gestión documental en las entidades,
considerando sus particularidades. Al adherirse a estos lineamientos, las
instituciones se comprometen a realizar una clasificación documental precisa,
determinando los tiempos de conservación y eliminación.

El cumplimiento de la normativa vigente, en este caso la Ley 594 y el Acuerdo

004, asegura que las instituciones apliquen una gestión documental coherente y
congruente con los intereses públicos y privados. La correcta aplicación de las
tablas de retención documental es esencial para salvaguardar la información vital,
eliminar la documentación superflua y preservar la historia institucional.

La política institucional, por otro lado, es el instrumento interno que guía la gestión
documental alineándola con los objetivos y valores de la entidad. Una política
sólida fomenta la adhesión a los principios archivísticos y a la normativa vigente.
Asimismo, establece responsabilidades y procedimientos claros para la
implementación y seguimiento de las tablas de retención documental.

Aplicación de las Tablas de Retención Documental

La aplicación efectiva de las tablas de retención documental implica la

identificación precisa de los tipos documentales y su clasificación según las
categorías establecidas. Es fundamental que las instituciones cuenten con
profesionales capacitados en archivística para llevar a cabo esta tarea. La
selección adecuada de documentos garantiza la preservación de aquellos que
tienen valor administrativo, legal, fiscal, histórico o cultural.

Además, las tablas de retención documental deben ser actualizadas regularmente

para adaptarse a los cambios normativos y a las transformaciones institucionales.
El cumplimiento constante de esta tarea evita la acumulación de documentos
innecesarios y mantiene un flujo de información ordenado y eficiente.

Conclusión
En el contexto institucional colombiano, la aplicación de las tablas de retención
documental emerge como una obligación crucial para garantizar la eficiente
gestión documental. La adhesión a la normativa vigente, representada por la Ley
594 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013, junto con la implementación de una
política institucional coherente, son factores fundamentales para el éxito de esta
empresa.

Cumplir con los principios archivísticos y las disposiciones legales no solo

salvaguarda la información y la memoria institucional, sino que también contribuye
al fortalecimiento de la transparencia y la rendición de cuentas en el país.

Referencias Bibliográficas

1. Archivo General de la Nación. (2022). Tablas de Retención Documental:

Herramientas para la Gestión Documental. Recuperado de
https://www.archivogeneral.gov.co/contenido/contenido.aspx?
catID=202&conID=9122

2. García, A. (2019). La Importancia de las Tablas de Retención Documental

en la Administración Pública. Archivando Conocimiento. Recuperado de
http://archivandoconocimiento.blogspot.com/2019/08/la-importancia-de-las-
tablas-de.html

3. Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MinTIC).

(2021). Guía para la Aplicación de Tablas de Retención Documental en el
Marco de la Transformación Digital. Recuperado de
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-115762_recurso_5.pdf

4. Martínez, R. (Usuario: ArchivistaOnline). (2018). Experiencias Prácticas en

la Implementación de Tablas de Retención Documental. Archiveros en
Línea. Recuperado de
http://www.archiverosenlinea.com/foro/viewtopic.php?f=10&t=123
5. López, S. (2020). Aplicación de las Tablas de Retención Documental en el
Sector Educativo. SlideShare. Recuperado de
https://www.slideshare.net/usuario/aplicacion-de-las-tablas-de-retencion-
documental-en-el-sector-educativo-236318850